Bagaimana caranya meningkatkan produktivitas diri ?

Produktifitas dapat diukur dari proses dan hasil dari apa yang kita lakukan. Bagaimana kita membuat ataupun menambah nilai dari apa yang kita lakukan. Bukan menambah waktu yang terbuang atau bertambah sibuk. Menjadi produktif tidak selamanya harus menjadi sibuk. Menjadi sibuk, akan senantiasa membuang-buang waktu. Tetapi menjadi produktif berarti menambah nilai dan hasil lebih dari waktu yang sama digunakan oleh orang-orang kebanyakan.

Untuk meningkatkan produktifitas, berikut adalah tips dari motivator Reza Gunawan ;

  1. Menangkap Ide
    Bawalah pena dan notes kemana pun Anda pergi, setiap saat. Berbagai ide cemerlang serta bermacam hal penting yang sering terlupakan, biasanya muncul di pikiran secara tak terduga, sekilas, dan sepintas. Dengan ini, Anda bisa menangkapnya dengan segera dan tidak harus mengandalkan otak untuk mengingat-ingatnya kembali.

  2. Membuat Daftar Tugas – Lengkap
    Segera ketika tiba di rumah/kantor, pindahkan berbagai tugas dan ide yang perlu Anda tindaklanjuti ke sebuah daftar besar, katakanlah namanya “Daftar Tugas – Lengkap”.

    PERINGATAN: jangan sekali-kali bekerja langsung berdasarkan daftar ini kalau Anda tidak ingin terjebak jadi “Produktif Super Sibuk”.

  3. Membuat Daftar Tugas – Harian
    Setiap hari, tuliskan tugas terpenting hari ini. Cukup 1-3 tugas saja yang Anda ambil dari Daftar Tugas – Lengkap. Daftar baru yang berisi 3 TT (Tugas Terpenting) ini kita sebut “Daftar Tugas – Harian”. Bagaimana menentukan mana 1-3 Tugas Terpenting? Pilih berdasarkan mana yang paling mempengaruhi produktivitas, kepuasan hati, dan kebahagiaan Anda secara signifikan. Bila dalam satu hari Anda berhasil menyelesaikan 1-3 tugas ini, tentu waktu luang sisanya bisa Anda gunakan untuk menikmati hidup, atau melanjutkan tugas terpenting selanjutnya yang ada dalam Daftar Tugas – Lengkap.

Berikut catatan penting dalam mengerjakan suatu tugas :

  • Dahulukan di Awal Hari
    Setiap hari, dahulukan awal hari Anda untuk mengerjakan 1-3 Tugas Terpenting yang ada di dalam Daftar Tugas – Harian Anda. Sisihkan waktu 30 menit hingga 2 jam di awal hari, untuk menyelesaikan ini terlebih dahulu sebelum melakukan yang lain.

  • Distraksi
    Matikan berbagai pengalih perhatian. Salah satu tip paling produktif bagi saya adalah: putuskan sambungan Anda ke internet bila sedang bekerja. Hanya sambungkan diri bila memang sedang perlu memakainya. Percayalah, godaan terlalu kuat dari bawah sadar akan menyebabkan kebocoran efisiensi yang luar biasa. Matikan dahulu internet, e-mail, facebook, chat, browser, dan koneksi Blackberry Anda saat mengerjakan Daftar Tugas – Harian.

  • Meeting
    Sebisa mungkin, hindari rapat dan pertemuan yang tidak perlu. Begitu banyak waktu terbuang dalam berbagai rapat yang tidak produktif. Bila mungkin, koordinasikan pekerjaan Anda via e-mail dan telepon. Bila harus meeting, sebelumnya agenda rapat sudah harus diterima semua pihak, dan pastikan ada rencana tindak lanjut yang jelas bagi setiap pihak.

  • Delegasi
    Lihat kembali Daftar Tugas – Lengkap Anda, dan delegasikan berbagai hal yang bisa dipercayai kepada orang lain agar Anda lebih mampu mengelola waktu dan energi Anda.


Bagaimana menurut anda ?

Produktifitas merupakan hal yang sangat penting bagi kesuksesan Anda di tempat kerja. Pemilik bisnis, manajer dan eksekutif selaluingin mendapatkan hasil maksimal dari karyawan mereka. Jika Anda tidak berkinerja seefisien atau seefektif yang lain, prospek pekerjaan jangka panjang Anda mungkin berada dalam masalah. Berikut adalah tips dari Kristin Marquet, yang dimuat di entrepreneur.com

Tetapkan jadwal esok hari sebelum Anda meninggalkan kantor.

Prioritaskan tugas mana yang harus diselesaikan. Bahkan jika Anda terganggu oleh tugas atau keadaan darurat yang tak terduga, anda akan tahu persis apa yang perlu dilakukan saat kembali ke meja kerja. Dengan membuat jadwal kerja,tidak hanya akan membantu Anda tetap teratur dan fokus pekerjaan, tetapi anda juga akan mendapatkan kepuasan tersendiri ketika anda mencoret daftar pekerjaan yang ada pada daftar “to do” Anda setelah Anda menyelesaikannya.

Istirahat 5 - 10 menit setiap kali Anda merasa lelah secara mental.

Berjalanlah sebentar menyusuri lorong, atau bahkan di seberang jalan untuk minum secangkir kopi. Selingan singkat dari pekerjaan sebenarnya dapat meningkatkan produktivitas Anda.

Kurangi multi tasking anda.

Meskipun pekerjaan yang bersifta multi-tasking saat ini sedang populer di dunia kerja, tetapi mencoba untuk mengerjakan lebih dari satu tugas sekaligus mempunyai dampak negatif yang lebih besar dibandingkan dampak positifnya.

Beberapa penelitian telah menunjukkan bahwa orang-orang yang mencoba melakukan dua atau lebih aktivitas sekaligus akhirnya menjadi terganggu, dan kualitas pekerjaan mereka menjadi jauh lebih buruk. Fokus pada satu tugas pada satu waktu, selesaikan dengan benar dan lanjutkan ke proyek berikutnya.

Hilangkan potensi gangguan.

Meskipun interupsi atau gangguan tdaik dapat dihindari selama kita bekerja, tetapi anda dapat meminimalkannya sejauh mungkin. Jika Anda memiliki ruangan kerja dengan pintu, tutup rapat ruangan anda. Jika anda memiliki smartphone, gunakan dengan bijak smartphone anda. Jangan terlalu sering men-cek notifikasi-notifikasi yang ada pada smartphone anda.

Menerapkan tenggat waktu pada diri Anda sendiri.

Anggarankan waktu Anda untuk membantu Anda memenuhi tenggat waktu dengan lebih cepat. Beberapa orang akan lebih berkembang apabila bekerja dibawah tekanan deadline pekerjaan. Bahkan banyak kasus, dengan adanya deadline, mereka dapat menyelesaikan pekerjaannya dibawah tenggat waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Hindari makan siang yang berat dan berporsi banyak.

Makan siang yang berat dan berporsi akan membuat Anda merasa lelah Sebagai gantinya, anda dapat makan makanan tinggi protein, serat dan antioksidan sepanjang hari. Sereal dan buah beri akan membuat Anda tetap kenyang dan fokus. Makanan manis dan minuman energi membuat Anda semangat bekerja, tetapi hanya dalam waktu singkat.

Baca : Makanan dan minuman apa yang membantu anda tetap fokus dan konsentrasi

Buat ruang kerja Anda selalu bersih.

Seperti pepatah lama, “Meja yang berantakan adalah gejala pikiran yang berantakan.” Waktu yang Anda habiskan untuk mencari dokumen adalah waktu tambahan yang bisa Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Demikian juga, dengan dokumen atau file yang ada di komputer anda. Buatlah pengkategorian yang baik pada dokumen anda, sehingga anda dapat dengan mudah mencari dokumen yang anda butuhkan ketika dokumen tersebut dibutuhkan.

Kebutuhan untuk memastikan dan meningkatkan produktivitas karyawan adalah sebuah kenyataan yang tidak dapat diabaikan oleh perusahaan. Sebuah perusahaan akan bisa bersaing apabila diisi oleh orang-orang yang mempunyai produktivitas yang tinggi.

Oleh karena itu, seorang pegawai dituntut untuk selalu bekerja secara maksimal, efisien dan efektif. Untuk dapat menjadi orang yang produktif, sebetulnya tidak akan bisa didapat secara instan, butuh latihan-latihan yang panjang. Sehingga meningkatkan produktivitas tidak hanya berlaku bagi pekerja saja, tetapi berlaku untuk seluruh manusia. Mulailah belajar untuk produktif minimal ketika masih berada di bangku kuliah.

Berikut beberapa cara untuk meningkatkan produktivitas kerja kita, berdasarkan Amit Chowdhry, yang ditulis pada forbes.com dalam artikelnya yang berjudul 12 Tips For Increasing Productivity

1. Carilah bantuan

Semua orang membutuhkan bantuan dan hindari untuk melakukan tugas besar sendirian. Dua hambatan terbesar untuk mendapatkan bantuan adalah kepercayaan dan introversi.

Untuk mendapatkan bantuan dari orang lain, Anda perlu mempercayai rekan kerja Anda dalam membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda memberi tahu rekan Anda berapa batas waktu proyek ini, mungkin mereka akan menganggapnya sangat serius. Pastikan untuk memberi rekan Anda semua sumber yang dia butuhkan.

Jika Anda terlalu tertutup untuk meminta bantuan, kemungkinan besar Anda akan melakukan tugas anda sendiri sendirian.

2. Jangan terjebak kedalam pertemuan yang tidak perlu

Waktu adalah mata uang terpenting dalam hidup Anda. Meskipun anda mungkin tergoda untuk bertemu dengan banyak, untuk membuat jaringan, tetapi waktu yang Anda punyai di meja kerja anda merupakan hal yang sangat berharga.

Jika manajer Anda ingin mengadakan pertemuan satu lawan satu, maka itu jelas sangat penting. Namun, menghadiri sebuah pertemuan yang tidak penting akan banyak menghabiskan waktu bekerja anda.

Menurut Schaffer Consulting managing partner, Ron Ashkenas, perusahaan farmasi GlaxoSmithKline menyadari bahwa begitu banyak waktu mereka terbuang dalam pertemuan yang tidak perlu. Orang-orang menghabiskan banyak waktu dalam pertemuan karena mereka terlibat dalam proses pengembangan obat.

Oleh karena itu, perusahaan mengambil strategi untuk membut pertemuan / rapat yang “cocok untuk tujuan” dimana hanya orang-orang yang terlibat langsung dalam fase proyek yang akan menghadiri pertemuan / rapat tersebut. Pihak yang tertarik dengan apa yang terjadi dalam pertemuan tersebut akan menerima catatan dengan rincian-rincian yang dirasa paling penting.

3. Buat daftar tugas

Dalam hidup Anda, ada tugas yang sederhana dan yang kompleks. Kerjakan yang mudak terlebih dahulu lalu beranjak ke pekerjaan yang lebih sulit. Anda dapat menggunakan bantuan perangkat lunak dalam membuat daftar tugas atau pekerjaan anda, misalnya dengan menggunakan Google Tasks.

Jika anda memiliki beberapa tugas yang besar, maka pisahkan tugas besar tersebut menjadi beberapa tugas yang lebih kecil.

Memberikan batas waktu pengerjaan tugas juga perlu dipertimbangkan agar Anda tidak kehilangan fokus pada tugas lainnya yang ada pada daftar tugas Anda. Terkadang kita terlalu fokus pada satu tugas sementara tugas yang lain terbengkalai.

Salah satu aspek yang paling memuaskan dalam menciptakan daftar tugas adalah ketika mencoret daftar tugas tersebut ketika kita telah menyelesaikannya. Ini memberi Anda rasa kesenangan dan memberikan gambaran secara nyata terkait dengan kemajuan pekerjaan anda.

4. Istirahat

Baru-baru ini para ilmuwan di Pennington Biomedical Research Center di Louisiana meneliti gaya hidup 17.000 pria dan wanita selama 13 tahun. Para ilmuwan menemukan bahwa 54% orang tersebut kemungkinan meninggal karena serangan jantung! Alasannya karena orang-orang itu duduk hampir sepanjang hari.

Menurut Marc Hamilton, seorang profesor ilmu biomedis di University of Missouri, mengatakan bahwa ketika orang dalam posisi duduk, kemungkinan tingkat lipoprotein lipase (LPL) akan menurun, hal ini yang menyebabkan terbentuknya sel lemak.

Enzim lipoprotein lipase (LPL), adalah enzim yang memecah lemak di aliran darah dan mengubahnya menjadi energi.

Jika Anda menghabiskan lebih dari 8-10 jam di meja dan tanpa banyak bergerak, maka Anda akan memiliki sedikit energi. Produktivitas tidak diukur dengan jumlah jam Anda duduk di meja kerja. Hal ini diukur dari berapa banyak yang telah Anda lakukan tanpa mengorbankan kesehatan Anda.

Salah satu alasan utama obesitas dalam 20 tahun terakhir adalah karena menurunnya tingkat aktivitas fisik sehari-hari.

5. Hancurkan gangguan-gangguan yang ada

Saya mengenal beberapa orang yang memiliki akun Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Hootsuite, Tumblr, Foursquare, Shutterfly, Pinterest, Google Chat, Reddit, dan StumbleUpon. Bila mereka tidak menggunakan media sosial ini, mereka mungkin memeriksa e-mail mereka di ponsel cerdas mereka atau membaca fakta acak di Wikipedia setiap 5 menit. Putuskan kebiasaan tersebut!

Di A.S., lebih dari 12,2 miliar jam dihabiskan untuk berselancar di media sosial setiap hari. Secara ekonomi, hal ini menghabiskan biaya sekitar $ 650 miliar (8.450 Trilliun rupiah) per tahun, berdasarkan data dari LearnStuff.com.

Dalam studi yang sama, terungkap bahwa gangguan tidak hanya mempengaruhi orang dewasa yang bekerja di perusahaan. Rata-rata mahasiswa menghabiskan sekitar 3 jam per hari di jejaring sosial , sedangkan mereka menghabiskan waktu hanya 2 jam per hari untuk belajar.

Pertimbangkan untuk menghapus pemasangan aplikasi Facebook dan Twitter (media sosial) dari ponsel cerdas Anda. Jejaring sosial bukanlah prioritas terbesar anda saat ini.

6. Kurangi waktu anda menonton TV

Banyak informasi penting yang bisa kita dapatkan ketika kita menonton televisi. Menurut data dari Nielsen, orang Amerika menghabiskan sekitar 34 jam per minggu menonton TV.Mulailah untuk selektif dalam memilih tayangan telivisi yang anda tonton. Bayangkan berapa banyak produktivitas yang bisa anda dapatkan dengan mengganti jam yang Anda habiskan untuk menonton TV dengan mengerjakan tugas-tugas yang produktif.

Selain itu, Duduk di sofa sambil menonton TV juga memiliki efek merugikan pada kesehatan Anda.

image

7. Tetapkan tujuan yang ambisius namun realistis

Les Brown, seorang pembicara motivasi dan radio DJ, pernah berkata "Tembak untuk bulan. Bahkan jika Anda merindukannya, Anda akan mendarat di antara bintang-bintang. "

Jika Anda dapat menyelesaikan semua tugas dari daftar tugas Anda dalam satu hari, Anda perlu mempertimbangkan untuk membuat daftar tugas yang lebih ambisius lagi. Bisa jadi daftar tugas yang anda buat terlalu ringan bagi anda.

Orang-orang yang menetapkan sasaran yang lebih tinggi memiliki kecenderungan untuk lebih puas daripada mereka yang memiliki harapan lebih rendah, menurut penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Consumer Research.

Salah satu alasan utama mengapa orang gagal mencapai tujuan adalah karena mereka tidak menetapkan tenggat waktu. Sasaran atau harus dibuat dengan sangat spesifik dan harus dituliskan. Lebih baik lagi untuk mendapatkan umpan balik tentang tujuan anda. Hal itu digunakan untuk memperbaiki tujuan anda.

8. Tetapkan waktu untuk menangani e-mail

Setiap hari ada banyak waktu yang dihabiskan untuk menulis balasan e-mail pada waktu yang tepat. Jika Anda terus-menerus memeriksa e-mail Anda, ini bisa berarti Anda memiliki terlalu banyak waktu luang. Jika Anda menghabiskan rata-rata lebih dari 2 jam per hari untuk membalas e-mail, Anda mungkin perlu mengatur ulang bagaimana Anda dalam mengelola waktu.

9. Berilah hadiah untuk diri sendiri.

Saat mencapai tujuan, penting untuk menghargai diri sendiri entah bagaimana caranya, hal ini bertujuan untuk memberikan motivasi pada diri anda sendiri. Hadiah dapat diberikan dalam bentuk materi ataupun makan makanan tertentu yang menjadi favorit anda.

10. Terus tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang sedang Anda lakukan saat ini

Saya mendapati diri saya menghabiskan banyak waktu dengan menggunakan Facebook atau berpartisipasi dalam percakapan yang tidak relevan saat bekerja. Ketika saya menyadari bahwa saya tidak mengerjakan sesuatu yang produktif, saya secara mental memarahi diri sendiri dan kembali ke pekerjaan.

image

11. Luangkan beberapa menit untuk mempersiapkan keperluan esok hari

Tip ini adalah salah satu favorit saya. Pada hari Minggu, saya biasanya mengatur lemari pakaian saya, apa yang akan saya gunakan, selama seminggu. Jangan buat pagi hari anda menjadi kacau dengan melakukan banyak hal yang tidak terlalu penting, misalnya, mencari baju seragam, mencari kaos kaki atau bahkan menyiapkan makanan.

12. Tidur lebih awal dan bangun pagi-pagi

Tidur telat dan bangun lebih awal bisa merugikan produktivitas Anda keesokan harinya. Jika Anda masih merasa mengantuk ketika berada di tempat kerja, kemungkinannya adalah kualitas pekerjaan Anda akan turun drastis. Usahakan untuk selalu tidur selama 8 jam sehari. Seperti Benjamin Franklin pernah berkata “Tidur awal dan bangun pagi membuat pria sehat, kaya dan bijak.”

Berikut kebiasaan-kebiasaan yang dapat membuat produktivitas kita meningkat, menurut Celestine Chua,