Kebutuhan untuk memastikan dan meningkatkan produktivitas karyawan adalah sebuah kenyataan yang tidak dapat diabaikan oleh perusahaan. Sebuah perusahaan akan bisa bersaing apabila diisi oleh orang-orang yang mempunyai produktivitas yang tinggi.
Oleh karena itu, seorang pegawai dituntut untuk selalu bekerja secara maksimal, efisien dan efektif. Untuk dapat menjadi orang yang produktif, sebetulnya tidak akan bisa didapat secara instan, butuh latihan-latihan yang panjang. Sehingga meningkatkan produktivitas tidak hanya berlaku bagi pekerja saja, tetapi berlaku untuk seluruh manusia. Mulailah belajar untuk produktif minimal ketika masih berada di bangku kuliah.
Berikut beberapa cara untuk meningkatkan produktivitas kerja kita, berdasarkan Amit Chowdhry, yang ditulis pada forbes.com dalam artikelnya yang berjudul 12 Tips For Increasing Productivity
1. Carilah bantuan
Semua orang membutuhkan bantuan dan hindari untuk melakukan tugas besar sendirian. Dua hambatan terbesar untuk mendapatkan bantuan adalah kepercayaan dan introversi.
Untuk mendapatkan bantuan dari orang lain, Anda perlu mempercayai rekan kerja Anda dalam membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda memberi tahu rekan Anda berapa batas waktu proyek ini, mungkin mereka akan menganggapnya sangat serius. Pastikan untuk memberi rekan Anda semua sumber yang dia butuhkan.
Jika Anda terlalu tertutup untuk meminta bantuan, kemungkinan besar Anda akan melakukan tugas anda sendiri sendirian.
2. Jangan terjebak kedalam pertemuan yang tidak perlu
Waktu adalah mata uang terpenting dalam hidup Anda. Meskipun anda mungkin tergoda untuk bertemu dengan banyak, untuk membuat jaringan, tetapi waktu yang Anda punyai di meja kerja anda merupakan hal yang sangat berharga.
Jika manajer Anda ingin mengadakan pertemuan satu lawan satu, maka itu jelas sangat penting. Namun, menghadiri sebuah pertemuan yang tidak penting akan banyak menghabiskan waktu bekerja anda.
Menurut Schaffer Consulting managing partner, Ron Ashkenas, perusahaan farmasi GlaxoSmithKline menyadari bahwa begitu banyak waktu mereka terbuang dalam pertemuan yang tidak perlu. Orang-orang menghabiskan banyak waktu dalam pertemuan karena mereka terlibat dalam proses pengembangan obat.
Oleh karena itu, perusahaan mengambil strategi untuk membut pertemuan / rapat yang “cocok untuk tujuan” dimana hanya orang-orang yang terlibat langsung dalam fase proyek yang akan menghadiri pertemuan / rapat tersebut. Pihak yang tertarik dengan apa yang terjadi dalam pertemuan tersebut akan menerima catatan dengan rincian-rincian yang dirasa paling penting.
3. Buat daftar tugas
Dalam hidup Anda, ada tugas yang sederhana dan yang kompleks. Kerjakan yang mudak terlebih dahulu lalu beranjak ke pekerjaan yang lebih sulit. Anda dapat menggunakan bantuan perangkat lunak dalam membuat daftar tugas atau pekerjaan anda, misalnya dengan menggunakan Google Tasks.
Jika anda memiliki beberapa tugas yang besar, maka pisahkan tugas besar tersebut menjadi beberapa tugas yang lebih kecil.
Memberikan batas waktu pengerjaan tugas juga perlu dipertimbangkan agar Anda tidak kehilangan fokus pada tugas lainnya yang ada pada daftar tugas Anda. Terkadang kita terlalu fokus pada satu tugas sementara tugas yang lain terbengkalai.
Salah satu aspek yang paling memuaskan dalam menciptakan daftar tugas adalah ketika mencoret daftar tugas tersebut ketika kita telah menyelesaikannya. Ini memberi Anda rasa kesenangan dan memberikan gambaran secara nyata terkait dengan kemajuan pekerjaan anda.
4. Istirahat
Baru-baru ini para ilmuwan di Pennington Biomedical Research Center di Louisiana meneliti gaya hidup 17.000 pria dan wanita selama 13 tahun. Para ilmuwan menemukan bahwa 54% orang tersebut kemungkinan meninggal karena serangan jantung! Alasannya karena orang-orang itu duduk hampir sepanjang hari.
Menurut Marc Hamilton, seorang profesor ilmu biomedis di University of Missouri, mengatakan bahwa ketika orang dalam posisi duduk, kemungkinan tingkat lipoprotein lipase (LPL) akan menurun, hal ini yang menyebabkan terbentuknya sel lemak.
Enzim lipoprotein lipase (LPL), adalah enzim yang memecah lemak di aliran darah dan mengubahnya menjadi energi.
Jika Anda menghabiskan lebih dari 8-10 jam di meja dan tanpa banyak bergerak, maka Anda akan memiliki sedikit energi. Produktivitas tidak diukur dengan jumlah jam Anda duduk di meja kerja. Hal ini diukur dari berapa banyak yang telah Anda lakukan tanpa mengorbankan kesehatan Anda.
Salah satu alasan utama obesitas dalam 20 tahun terakhir adalah karena menurunnya tingkat aktivitas fisik sehari-hari.
5. Hancurkan gangguan-gangguan yang ada
Saya mengenal beberapa orang yang memiliki akun Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Hootsuite, Tumblr, Foursquare, Shutterfly, Pinterest, Google Chat, Reddit, dan StumbleUpon. Bila mereka tidak menggunakan media sosial ini, mereka mungkin memeriksa e-mail mereka di ponsel cerdas mereka atau membaca fakta acak di Wikipedia setiap 5 menit. Putuskan kebiasaan tersebut!
Di A.S., lebih dari 12,2 miliar jam dihabiskan untuk berselancar di media sosial setiap hari. Secara ekonomi, hal ini menghabiskan biaya sekitar $ 650 miliar (8.450 Trilliun rupiah) per tahun, berdasarkan data dari LearnStuff.com.
Dalam studi yang sama, terungkap bahwa gangguan tidak hanya mempengaruhi orang dewasa yang bekerja di perusahaan. Rata-rata mahasiswa menghabiskan sekitar 3 jam per hari di jejaring sosial , sedangkan mereka menghabiskan waktu hanya 2 jam per hari untuk belajar.
Pertimbangkan untuk menghapus pemasangan aplikasi Facebook dan Twitter (media sosial) dari ponsel cerdas Anda. Jejaring sosial bukanlah prioritas terbesar anda saat ini.
6. Kurangi waktu anda menonton TV
Banyak informasi penting yang bisa kita dapatkan ketika kita menonton televisi. Menurut data dari Nielsen, orang Amerika menghabiskan sekitar 34 jam per minggu menonton TV.Mulailah untuk selektif dalam memilih tayangan telivisi yang anda tonton. Bayangkan berapa banyak produktivitas yang bisa anda dapatkan dengan mengganti jam yang Anda habiskan untuk menonton TV dengan mengerjakan tugas-tugas yang produktif.
Selain itu, Duduk di sofa sambil menonton TV juga memiliki efek merugikan pada kesehatan Anda.
7. Tetapkan tujuan yang ambisius namun realistis
Les Brown, seorang pembicara motivasi dan radio DJ, pernah berkata "Tembak untuk bulan. Bahkan jika Anda merindukannya, Anda akan mendarat di antara bintang-bintang. "
Jika Anda dapat menyelesaikan semua tugas dari daftar tugas Anda dalam satu hari, Anda perlu mempertimbangkan untuk membuat daftar tugas yang lebih ambisius lagi. Bisa jadi daftar tugas yang anda buat terlalu ringan bagi anda.
Orang-orang yang menetapkan sasaran yang lebih tinggi memiliki kecenderungan untuk lebih puas daripada mereka yang memiliki harapan lebih rendah, menurut penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Consumer Research.
Salah satu alasan utama mengapa orang gagal mencapai tujuan adalah karena mereka tidak menetapkan tenggat waktu. Sasaran atau harus dibuat dengan sangat spesifik dan harus dituliskan. Lebih baik lagi untuk mendapatkan umpan balik tentang tujuan anda. Hal itu digunakan untuk memperbaiki tujuan anda.
8. Tetapkan waktu untuk menangani e-mail
Setiap hari ada banyak waktu yang dihabiskan untuk menulis balasan e-mail pada waktu yang tepat. Jika Anda terus-menerus memeriksa e-mail Anda, ini bisa berarti Anda memiliki terlalu banyak waktu luang. Jika Anda menghabiskan rata-rata lebih dari 2 jam per hari untuk membalas e-mail, Anda mungkin perlu mengatur ulang bagaimana Anda dalam mengelola waktu.
9. Berilah hadiah untuk diri sendiri.
Saat mencapai tujuan, penting untuk menghargai diri sendiri entah bagaimana caranya, hal ini bertujuan untuk memberikan motivasi pada diri anda sendiri. Hadiah dapat diberikan dalam bentuk materi ataupun makan makanan tertentu yang menjadi favorit anda.
10. Terus tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang sedang Anda lakukan saat ini
Saya mendapati diri saya menghabiskan banyak waktu dengan menggunakan Facebook atau berpartisipasi dalam percakapan yang tidak relevan saat bekerja. Ketika saya menyadari bahwa saya tidak mengerjakan sesuatu yang produktif, saya secara mental memarahi diri sendiri dan kembali ke pekerjaan.
11. Luangkan beberapa menit untuk mempersiapkan keperluan esok hari
Tip ini adalah salah satu favorit saya. Pada hari Minggu, saya biasanya mengatur lemari pakaian saya, apa yang akan saya gunakan, selama seminggu. Jangan buat pagi hari anda menjadi kacau dengan melakukan banyak hal yang tidak terlalu penting, misalnya, mencari baju seragam, mencari kaos kaki atau bahkan menyiapkan makanan.
12. Tidur lebih awal dan bangun pagi-pagi
Tidur telat dan bangun lebih awal bisa merugikan produktivitas Anda keesokan harinya. Jika Anda masih merasa mengantuk ketika berada di tempat kerja, kemungkinannya adalah kualitas pekerjaan Anda akan turun drastis. Usahakan untuk selalu tidur selama 8 jam sehari. Seperti Benjamin Franklin pernah berkata “Tidur awal dan bangun pagi membuat pria sehat, kaya dan bijak.”