Bagaimana Caranya Meningkatkan Kemampuan dalam Mengelola Masalah?

problem management

Mengelola masalah (Problem Management) – kemampuan untuk menjaga masalah kritis secara kontekstual sehingga bisa mengerti apa yang sedang terjadi dan memanfaatkan kecerdasan yang dipunyai untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Dr. Rafis Abazov dalam sebuah artikelnya menjelaskan ada beberapa cara yang dilakukan untuk meningkatkan kemampuan mengelola masalah, yaitu:

  1. IDENTIFY the problem (identifikasi masalah) Keterampilan pemecahan masalah adalah kemampuan untuk mengidentifikasi sifat masalah, memecahkannya dan mengembangkan tindakan yang efektif untuk mengatasi tantangan yang berkaitan dengan itu. Dalam beberapa situasi yang menantang banyak orang kewalahan dan hanya melihatnya sebagai rintangan besar, hambatan atau kesulitan. Namun, pemecah masalah profesional biasanya mencoba untuk mengidentifikasi akar-akar masalahnya, karakteristik suatu masalah tertentu yang dapat dibedakan secara jelas, ditangani dan akhirnya dipecahkan.
  2. DEFINE the main elements of the problem (temukan penyebab masalah) Langkah berikutnya dalam pemecahan masalah dan dalam meningkatkan kemampuan memecahkan masalah adalah kemampuan untuk memecah masalah menjadi potongan-potongan kecil, atau bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola dengan mendefinisikan unsur-unsur utama dari masalah tersebut. Ini merupakan langkah penting dan keterampilan untuk mengembangkan masalah baik secara psikologis dan manajerial.
  3. EXAMINE possible solutions (cari solusi yang memungkinkan) Mencari solusi adalah langkah yang sangat rumit dalam proses pemecahan masalah. Pada kenyataannya, seseorang tidak hanya harus mencari cara sederhana untuk mengatasi unsur-unsur dari masalah, tapi juga harus menemukan cara yang paling efektif dan mengubahnya menjadi kesempatan untuk membuat cerita sukses yang kuat. Steve Jobs sering suka menunjukkan bahwa ketika timnya dihadapkan dengan masalah mereka harus mencari "solusi elegan yang benar-benar indah dan dapat bekerja."
  4. ACT on resolving the problem (bekerja untuk memecahkan masalah) Membuat perencanaan dan bertindak secara efektif dan tegas adalah tahap akhir dalam proses pemecahan masalah. Ini juga merupakan keterampilan penting karena tidak peduli seberapa efektif Anda mengidentifikasi masalah, menentukan unsur-unsur dan mencari solusi, semuanya masih bergantung pada kemampuan Anda untuk melakukan langkah-langkah konkret dalam melaksanakan rencana tersebut. Sehingga Anda juga harus menguasai keterampilan seperti monitoring dan evaluasi seluruh proses pelaksanaan tindakan, jika itu adalah kegiatan kelompok belajarlah bagaimana untuk membagikan tugas pada orang lain atau pemangku kepentingan eksternal.
  5. LOOK for lessons to learn (belajar dari pengalaman) Pada saat ketika masalah terselesaikan, disarankanuntuk duduk dan mengalasisa apa yang telah kita kerjakan. Ini adalah saat untuk melihat ke belakang dan melihat apakah ada kebutuhan untukmemperbaiki pekerjaan yang telah selesai. Sangat penting untuk mengambil waktu mengevaluasi seluruh proses dan mencari apa yang harus dipelajari sehingga pengelolaan masalah berikutnya akan lebih efektif dan menghasilkan solusi yang lebih elegan.

Cara Efektif Mengembangkan Diri dalam Mengelola Masalah

Dengan banyak masalah yang kita hadapi dalam pekerjaan maupun kehidupan kita, seolah-olah tampak tak ada waktu yang cukup untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Masalah terus berdatangan, sedangkan kita mencari jalan tercepat untuk menyelesaikan masalahnya, untuk mengurangi beban atas masalah-masalah yang kita hadapi. Sehingga, kita dapat memikirkan solusi dari masalah berikutnya. Namun dalam tahap ini, kita gagal untuk memecahkan poin penting dari setiap masalah kita ditangani; dengan demikian kita akan terus terjebak pada masalah yang sama terus menerus sampai kita menemukan solusi yang lebih baik.

Menurut Glenn Llopis, pada artikel The 4 Most Effective Ways Leaders Solve Problems menjelaskan cara kita menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat.

  1. Transparent Communication (Komunikasi yang Terbuka)
    Pemecahan masalah membutuhkan komunikasi yang transparan antar personal yang bersangkutan, di mana semua uneg-uneg dan sudut pandang yang bebas diekspresikan. Dapat dilihat bagaimana sulitnya mencari akar masalah dengan cepat ketika orang-orang tidak mau untuk menyuarakan aspirasinya.

  2. Break Down Silos (Membuka Batas Pemisah)
    Komunikasi yang transparan itu memungkinkan untuk pihak lain untuk turut andil dalam pemecahan suatu masalah dan perbaikan dibeberapa kondisi. Mereka tidak perlu tahu hal-hal yang bersifat rahasia, cukup melakukan kolaborasi untuk memecahkan masalah.

  3. Open-minded People (Orang yang Berpikiran Terbuka)
    Untuk membuka keterbatasan komunikasi perlu orang yang berpikiran terbuka. Pada akhirnya, suatu pemecahan masalah akan ditemukan oleh orang-orang yang komunikatif dan aktif dalam menyampaikan pendapat. Oleh karena itu, jika anda tergabung dalam kelompok yang orang-orangnya tertutup, akan sulit menemukan jalan keluar dari suatu masalah.

  4. A Solid Foundational Strategy (Strategi Dasar yang Solid)
    Tanpa strategi, perubahan hanya bersifat sementara, tidak untuk selamanya. Sebuah strategi yang solid harus dilaksanakan dalam rangka memecahkan masalah. Banyak pimpinan berusaha untuk membedah masalahnya daripada mengidentifikasi strategi untuk perubahan yang ada di dalam masalah itu sendiri.

Pemecahan masalah adalah pendukung terbesar untuk pertumbuhan dan kesempatan. Jadilah pemimpin yang dapat menentukan jatuh tempo, bertindak berani, dan memerlukan akuntabilitas. Menerapkan beberapa pelajaran ini dapat membantu Anda menjadi ahli dalam pemecahan masalah. Setiap pengalaman mengajarkan kita semua hal-hal baru.

Tujuh Langkah Efektif Memecahkan Masalah di Tempat Kerja

  1. Identifikasi masalah.
    Pisahkan permasalahan dan cari solusi dari sudut pandang yang berbeda. Dengan begitu kita dapat mengantisipasi masalah yang mungkin selanjutnya dapat terjadi

  2. Memahami kepentingan semua orang.
    Solusi yang terbaik adalah solusi yang memenuhi kepentingan semua orang. Setiap orang memiliki pemahaman dan kepentingan yang berbeda. Maka solusi yang tepat tidak akan mengakibatkan permasalahan individu

  3. Daftar kemungkinan solusi (Pilihan)
    Ini adalah waktu untuk melakukan brainstorming. Mungkin ada banyak ruang untuk kreativitas.
    Pisahkan daftar pilihan dari evaluasi pilihan.

  4. Mengevaluasi pilihan.
    Pisahkan solusi sesuai plus minusnya. Hal tersebut akan mempermudah pertimbangan

  5. Pilih opsi atau pilihan.
    Pilihlah pilihan yang terbaik secara bersama-sama

  6. Dokumen perjanjian.
    Tuliskan semua dokumentasi, jangan andalkan memori. Jika terjadi hal dimana kita tidak dapat mengingat keputusan sebelumnya itu akan menghambat dalam pengambilan keputusan

  7. Sepakati kontinjensi, monitoring, dan evaluasi.
    Buatlah perjanjian untuk masa depan mengenai kemungkinan ketidaklanjutan. Pikirkan apa yang akan dilakukan jika benar terjadi