Bagaimana cara yang tepat bagi manajer dalam menghadapi karyawan yang bermasalah?

Pemilik bisnis, manajer, atau pemimpin SDM, harus menjadi ahli dalam berurusan dengan karyawan yang sulit. Karyawan yang sulit bukan hanya masalah antara satu karyawan dan karyawan lainnya. Jika seseorang menyulitkan kinerja perusahaan, ketidakpuasan dapat memburuk dan menjadi gangguan besar. Atmosfer perbedaan pendapat mempengaruhi semua orang dan dapat menyebabkan penurunan dramatis dalam produktivitas dan kepergian karyawan lain.

Namun jika masalah ini ditangani dengan benar, seorang manajer memiliki kekuatan untuk meredakan situasi dan mengembalikan tim ke produktivitas. Sayangnya, berurusan dengan karyawan yang sulit adalah bagian yang tidak dapat dihindari dari pekerjaan, dan yang terbaik adalah mengatasi masalah lebih cepat daripada nanti.

Menurut Anda, bagaimana cara yang tepat bagi manajer dalam menghadapi situasi seperti ini?

Berikut adalah lima langkah yang dapat membantu Anda menyelesaikan situasi ini secara diplomatis dan efektif.

  • Jangan mengabaikan masalah
    Jangan berharap masalah teratasi dengan sendirinya. Mengabaikannya hanya akan memperburuk situasi. Sementara beberapa orang menikmati konfrontasi, Anda tidak dapat membiarkan karyawan membuat kekacauan di tempat kerja Anda. Sikap dan tindakan buruk karyaawn dapat merusak moral dan budaya organisasi Anda. Budaya yang sehat dan produktif adalah kunci untuk membuat karyawan tetap aktif dan bersemangat dengan pekerjaan mereka.

    Jika Anda dianggap mengabaikan karyawan bermasalah, orang lain akan memperhatikan. Beberapa karyawan top Anda dapat pergi, terutama jika mereka mengambil pekerjaan tambahan untuk menghindari interaksi dengan karyawan yang sulit itu. Perilaku buruk itu bisa menular ke klien juga. Jika seorang karyawan suka membantah dan kasar kepada rekan kerja, maka mereka bisa saja mengambil pendekatan yang sama dengan pelanggan Anda.

    Intinya: ada terlalu banyak yang dipertaruhkan untuk mengabaikan masalah.

  • Non-personalisasi percakapan
    Bagaimana Anda berinteraksi dengan karyawan tersebut sangat penting untuk kesuksesan Anda. Dalam pertemuan Anda, ciptakan lingkungan yang profesional dan nyaman di mana karyawan merasa disambut untuk membagikan apa yang mereka alami. Jangan ikut membuat komentar atau tuduhan negatif. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan dalam percakapan yang sulit adalah mencaci maki mereka dengan kesalahan mereka dan menuntut agar mereka berhenti. Tujuan Anda adalah diskusi yang santai dan mengalir bebas. Tunjukkan bahwa Anda peduli tetapi Anda juga ada di sana untuk memenuhi tujuan organisasi.

    Ingat: ini adalah percakapan bisnis.

  • Jangan membuat asumsi
    Jangan langsung menyimpulkan. Lakukan percakapan dengan prinsip mencari tau untuk memahami. Saat Anda membuka dialog dengan orang tersebut, cari tahu apakah mereka mengetahui perilaku buruk yang mereka lakukan dan dampaknya terhadap tim.

    Jika tidak, berikan contoh spesifik yang menggambarkan mengapa Anda merasa rapat ini perlu. Secara ringkas dan faktual menggambarkan perilaku mereka dan dampaknya pada tim. Mungkin ada masalah yang enggan mereka diskusikan. Tentukan apakah mungkin ada faktor eksternal dan pribadi yang memengaruhi tindakan mereka. Kehidupan pribadi karyawan mungkin dalam kekacauan, dan mereka mungkin tidak menyadari bahwa itu menjadi masalah di tempat kerja.

    Jika seorang karyawan membutuhkan bantuan untuk mengatur kehidupan pribadinya, berikan mereka sumber daya apa pun yang mungkin dimiliki perusahaan Anda, seperti program bantuan karyawan. Namun, jangan berasumsi seseorang memiliki masalah di luar pekerjaan yang berkontribusi terhadap perilaku mereka. Dalam hal ini, sikap anda dapat mengendur meskipun tidak seharusnya.

    Jadi sebaiknya, buka akar penyebab tindakan bermasalah dari individu dan kemudian bekerja untuk mengatasi masalah tersebut. Setelah Anda sampai pada masalah dasar dan apa yang mungkin menyebabkannya, maka Anda dapat bekerja untuk menyelesaikan masalah tersebut.

  • Sarankan perbaikan
    Setelah Anda menentukan masalahnya, maka alat dan sumber daya yang sesuai dapat dibawa untuk ditanggung. Pertama, minta mereka untuk mengartikulasikan dukungan apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan perilaku mereka.

    Ingatkan karyawan bahwa sebagian dari kinerja mereka diukur dari seberapa baik mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi. Setiap saran untuk perbaikan harus objektif, terukur, realistis, dan bermanfaat.

    Solusi yang tepat dapat mencakup program bantuan karyawan, berbagai pelatihan, pelatihan eksekutif dan alat-alat lain yang dapat membantu karyawan di daerah-daerah di mana mungkin ada kesenjangan. Solusi permasalahan untuk satu karyawan dengan karyawan lain dapat berbeda. Sesuaikan pendekatan Anda dengan kebutuhan karyawan yang memungkinkan mereka memiliki kesempatan terbaik untuk berhasil kembali berintegrasi dengan tim.

  • Pantau terus
    Pada titik ini, setelah Anda memiliki percakapan yang sulit dalam mengungkap masalah yang mendasarinya dan menerapkan rencana yang dirancang khusus, sekarang Anda harus mundur dan memantau kemajuan individu.

    Menetapkan tujuan dan kerangka waktu yang terukur untuk menyelesaikannya. Seberapa sering Anda memeriksa kemajuan mereka, juga harus disesuaikan dengan prosesnya. Kuncinya adalah bahwa semua pihak menetapkan dan menyetujui jadwal waktu yang konkret.

    Jika perilaku yang tidak diinginkan berlanjut, pertimbangkan untuk mengambil tindakan disipliner. Jika HRD belum terlibat, sekaranglah saatnya untuk memasukkan mereka.

    Bergantung pada situasinya, Anda dapat mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan ke tim atau unit bisnis yang berbeda. Namun, transfer bukan sesuatu yang ingin Anda biasakan karena itu sering kali tidak menyelesaikan masalah mendasar. Dalam kasus yang lebih ekstrem atau persisten, pemutusan hubungan kerja karyawan mungkin merupakan tindakan yang perlu.

    Ini adalah langkah terakhir. Tujuannya adalah agar karyawan yang bersangkutan dapat mengatasi masalahnya dengan memuaskan semua pihak.

Bagaimana proses ini terlihat dalam praktik? (Studi Kasus)

Mari kita simak masalah Bob, seorang manajer. Gaya manajemennya yang kurang ajar dan berorientasi pada hasil berbeda dari yang lain di organisasi. Ia tidak membangun hubungan yang baik dengan karyawan di timnya.

Bob tidak mengerti mengapa timnya atau tim lain tidak bekerja sepanjang waktu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan standar spesifiknya. Banyak yang menghindarinya dan tidak ingin bekerja dengannya. Moral dan produktivitas berada pada posisi terendah sepanjang masa.

Atasan Bob meminta pertemuan untuk membahas penurunan produktivitas tim. Mereka bertanya kepada Bob apakah dia tahu mengapa output tim turun.

Bob mengatakan bahwa ia dan timnya tidak saling berhadapan. Mereka malas, katanya, dan tidak memiliki dorongan untuk menyelesaikan beban kerja mereka dalam kerangka waktu yang diberikan, bahkan jika itu berarti kerja lembur dan bekerja di akhir pekan untuk menyelesaikannya. Itu menuntun Bob untuk menyerang timnya karena tenggat waktu yang hilang, dan baru-baru ini, pekerjaan timnya menjadi merangkak.

Atasan Bob mengingatkannya bahwa salah satu nilai inti perusahaan adalah menawarkan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat kepada karyawan. Dan sementara upaya diskresi tambahan didorong saat diperlukan, bekerja lembur tidak seharusnya menjadi norma.

Mereka berterima kasih kepada Bob atas kegigihannya dalam mengejar tenggat waktu rapat, tetapi menegaskan bahwa timnya sekarang dalam bahaya kehilangan sejumlah tonggak penting. Bob, kata mereka, tidak boleh melupakan produktivitas jangka panjang dan kohesi tim demi tenggat waktu jangka pendek.

Pemimpin perusahaan bertanya kepada Bob apakah ia melihat solusi untuk situasi saat ini. Bob mengatakan dia akan menyesuaikan tenggat waktu dan mengambil pendekatan yang lebih lembut untuk berinteraksi dengan timnya. Dia mengakui bahwa dia merusak moral tim, dan menyarankan tamasya tim triwulanan untuk mulai memperbaiki hubungan itu.

Atasan Bob setuju dengan saran ini. Mereka juga mendaftarkannya untuk mengikuti kursus kepemimpinan dan sensitivitas yang disponsori perusahaan.

Mereka menetapkan batas waktu tiga bulan bagi Bob untuk membalikkan produktivitas tim. Pada akhir periode, kolega dan anggota tim Bob akan memberikan umpan balik tentang kemajuannya. Dan setelah waktu itu, jika moral dan output tim belum meningkat, maka tindakan disipliner yang ketat akan dilaksanakan, seperti yang digariskan oleh atasan.

Dalam skenario ini, Bob memahami bahwa tindakannya merugikan perusahaan, tetapi ia tidak dipermalukan atau dipermalukan karena perilakunya. Alih-alih, atasan perusahaan dengan bijaksana berbicara melalui situasi dan mengimplementasikan rencana yang terukur untuk memperbaiki arah tim.

Jika Anda menghadapi situasi yang sama, strategi ini harus menawarkan jalan untuk dengan penuh percaya diri menangani karyawan yang sulit sebelum situasi menjadi tidak terkendali. Karyawan Anda yang lain akan berterima kasih dan menghargai Anda atas hal itu.

Menjadi manajer berarti harus siap berurusan dengan berbagai jenis karyawan, yang sering kali ditemukan memiliki karakter yang “agak sulit” untuk dihadapi. Hal ini juga menjadi tantangan bagi seorang manajer. Berikut adalah beberapa tips untuk para manajer agar tidak tersedot ke dalam pusaran rasa frustrasi dan ketidakefektifan yang berlarut-larut.

  1. dengarkan .
    Seringkali, ketika menghadapi seorang karyawan yang sulit, kita jadi tidak memperhatikan apa yang sebenarnya terjadi. Kita jengkel, berpikir bahwa sepertinya tidak ada harapan, dan dengan segera kita memutuskan apa yang kita pikirkan tentang karyawan tersebut, lantas mengalihkan perhatian ke hal-hal lain sebagai kombinasi dari penghindaran dan perlindungan diri. Tetapi manajer terbaik menjadi sangat perhatian ketika seseorang tidak melakukan pekerjaannya dengan baik. Mereka tahu, upaya terbaik untuk memperbaiki situasi terletak pada pemahaman yang baik tentang situasi - termasuk mengetahui sudut pandang karyawan yang bermasalah. Bonus tambahan: dalam beberapa kasus, dengan sekadar mendengarkan karyawan, kita bisa menyelamatkan banyak hal dari kesalahpahaman dan kerumitan. Kita mungkin akan mendengar tentang masalah nyata yang bukan kesalahan karyawan yang dapat kita selesaikan; karyawan yang sulit mungkin mulai bertindak sangat berbeda begitu dia merasa didengar; kita mungkin juga menemukan akar permasalahan sebenarnya yang perlu ditangani.

  2. berikan umpan balik perilaku yang jelas .
    Sebagian besar manajer akan menghabiskan berbulan-bulan, bahkan bertahun-tahun, mengeluh tentang karyawan yang buruk … dan tidak pernah memberi mereka umpan balik aktual tentang apa yang harus mereka lakukan secara berbeda. Ya, memang memberikan umpan balik mengenai hal-hal yang tidak berjalan baik adalah salah satu hal paling tidak nyaman yang harus dilakukan seorang manajer. Tetapi manajer hebat belajar melakukannya dengan cukup baik, dan kemudian mereka melakukannya.

    Memberikan umpan balik ini sebenarnya dapat dilakukan dengan pendekatan. Ada dua fungsi dari pendekatan. Pertama menurunkan pertahanan diri orang lain sehingga tidak bersikap defensif dan merasa diserang dengan umpan balik negatif, yang kedua, memberi mereka informasi spesifik mengenai apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja. Apa pun jenis pendekatan yang Anda gunakan, pastikan keduanya tercapai.

  1. dokumentasikan.
    Setiap kali kita memiliki masalah signifikan dengan seorang karyawan, TULISKAN POIN-POIN UTAMANYA. Hal ini harus ditekankan, karena dalam banyak kasus, seorang manajer tidak bisa menindak karyawan yang sulit karena mereka tidak memiliki catatan perilaku buruknya. Dan sering kali kurangnya dokumentasi ini muncul karena harapan yang salah tempat; bahwa seorang manajer tidak ingin menjadi ‘terlalu negatif’ terhadap karyawan (seolah-olah semua perilaku buruk akan hilang secara ajaib jika mereka tidak menuliskannya atau mendokumentasikannya). Manajer yang baik tahu bahwa dokumentasi tidak negatif - itu bijaksana. Ingat, jika kita, sebagai manajer bisa menyelesaikan masalah, maka kita akan bisa menarik napas lega saat masalah selesai dan meletakkan dokumentasi itu di belakang laci.

  2. bersikaplah konsisten.
    Jika sudah mengatakan bahwa kita tidak setuju dengan suatu perilaku, jangan kadang-kadang berbalik sikap menjadi setuju atau baik-baik saja dengan hal itu. Karyawan memperhatikan apa yang seorang manajer lakukan lebih dari apa yang ia katakan. Jika, misalnya, kita memberi tahu karyawan bahwa penting untuk mereka mengirimkan laporan tertentu pada waktu tertentu, dan kemudian kita terkadang bertindak tegas dan terkadang juga tidak marah ketika mereka tidak melakukannya, maka karyawan yang kurang baik umumnya tidak akan mematuhi instruksi itu lagi. Pilih sikap Anda, lalu tetapkan standar yang benar-benar ingin Anda pegang, dan pegang hal itu dengan konsisten.

  3. tetapkan konsekuensi jika segalanya tidak berubah .
    Jika hal-hal masih belum membaik hingga saat ini, manajer yang baik perlu spesifik. Mereka mengatakan beberapa versi, “Saya masih percaya Anda bisa membalikkan ini. Di sini akan terlihat seperti apa bentuknya. Jika saya tidak melihat perilaku itu berdasarkan x date, inilah yang akan terjadi “(mis.,” Anda akan dilepaskan, “atau” Anda akan diberi peringatan, “atau” Anda tidak akan memenuhi syarat untuk suatu promosi ”- beberapa konsekuensi negatif substantif.) Jika karyawan yang bermasalah tidak percaya bahwa perilaku mereka akan berdampak negatif nyata pada mereka - mengapa mereka berubah?

  4. bekerja melalui proses perusahaan
    Manajer yang baik mengulurkan harapan untuk perbaikan sampai pada titik ketika mereka benar-benar memutuskan untuk membiarkan orang itu pergi. Jika Anda pada titik ini dalam upaya Anda untuk mengatasi situasi tersebut, Anda harus melakukan percakapan yang sangat jelas dengan HR sehingga Anda tahu apa yang perlu Anda lakukan untuk membersihkan jalan menuju pemutusan hubungan kerja, jika pemecatan itu diperlukan.

  5. jangan mengumbar keburukan karyawan yang bermasalah
    Seringkali, manajer yang buruk menggantikan karyawan yang bermasalah dengan menggunjing keburukan karyawan tersebut semua orang daripada mengambil langkah-langkah yang telah diuraikan di atas. Tidak peduli sesulit apa pun seorang karyawan, manajer yang baik tidak perlu berbicara dengan karyawan lain mengenai keburukan seorang karyawan. Karena bila hal itu dilakukan, dapat menciptakan ketidaksalingpercayaan dan perbuatan menusuk dari belakang di lingkungan kerja. Perbuatan mengumbar keburukan itu juga akan mencemari persepsi orang lain tentang orang tersebut, dan itu membuat Anda, sebagai manajer terlihat lemah dan tidak profesional. Jangan lakukan itu.

  6. kelola self-talk Anda
    Selama proses ini, pastikan self-talk Anda tidak positif atau negatif. Berpikir pada diri sendiri, “Orang ini idiot dan tidak akan pernah berubah,” tidak berguna, juga tidak boleh juga berpikir, “Semuanya akan berubah baik-baik saja, dia hebat, tidak ada masalah.” Manajer yang baik mengambil sikap yang adil, memastikan bahwa apa yang mereka katakan kepada diri mereka sendiri tentang situasi yang dihadapi seakurat mungkin. Misalnya, “Perilakunya menciptakan masalah nyata bagi tim. Saya melakukan apa yang saya bisa untuk mendukungnya berubah. Jika dia melakukannya, bagus, dan jika dia tidak melakukannya, saya akan melakukan apa yang saya katakan akan saya lakukan".

  7. beranilah
    Memecat seseorang adalah hal tersulit yang harus dilakukan manajer. Jika sampai pada titik itu, lakukan dengan benar. Jangan membuat alasan, jangan menundanya, jangan membuat orang lain melakukannya. Manajer terbaik melakukan hal-hal sulit tanpa cela. Dan jika segalanya berbalik, cukup berani untuk menerima itu; kadang terbukti salah ketika kita berpikir seseorang tidak dapat diselamatkan hampir sama sulitnya dengan dibuktikan benar.

Jika Anda belajar menggunakan pendekatan ‘manajer yang baik’ ini ketika Anda memiliki karyawan yang sulit, maka tidak masalah bagaimana keadaannya, Anda pada akhirnya akan tahu bahwa Anda telah melakukan yang terbaik dalam situasi yang sulit. Dan itu mungkin peredam stres terbaik.