Berikut adalah lima langkah yang dapat membantu Anda menyelesaikan situasi ini secara diplomatis dan efektif.
-
Jangan mengabaikan masalah
Jangan berharap masalah teratasi dengan sendirinya. Mengabaikannya hanya akan memperburuk situasi. Sementara beberapa orang menikmati konfrontasi, Anda tidak dapat membiarkan karyawan membuat kekacauan di tempat kerja Anda. Sikap dan tindakan buruk karyaawn dapat merusak moral dan budaya organisasi Anda. Budaya yang sehat dan produktif adalah kunci untuk membuat karyawan tetap aktif dan bersemangat dengan pekerjaan mereka.
Jika Anda dianggap mengabaikan karyawan bermasalah, orang lain akan memperhatikan. Beberapa karyawan top Anda dapat pergi, terutama jika mereka mengambil pekerjaan tambahan untuk menghindari interaksi dengan karyawan yang sulit itu. Perilaku buruk itu bisa menular ke klien juga. Jika seorang karyawan suka membantah dan kasar kepada rekan kerja, maka mereka bisa saja mengambil pendekatan yang sama dengan pelanggan Anda.
Intinya: ada terlalu banyak yang dipertaruhkan untuk mengabaikan masalah.
-
Non-personalisasi percakapan
Bagaimana Anda berinteraksi dengan karyawan tersebut sangat penting untuk kesuksesan Anda. Dalam pertemuan Anda, ciptakan lingkungan yang profesional dan nyaman di mana karyawan merasa disambut untuk membagikan apa yang mereka alami. Jangan ikut membuat komentar atau tuduhan negatif. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan dalam percakapan yang sulit adalah mencaci maki mereka dengan kesalahan mereka dan menuntut agar mereka berhenti. Tujuan Anda adalah diskusi yang santai dan mengalir bebas. Tunjukkan bahwa Anda peduli tetapi Anda juga ada di sana untuk memenuhi tujuan organisasi.
Ingat: ini adalah percakapan bisnis.
-
Jangan membuat asumsi
Jangan langsung menyimpulkan. Lakukan percakapan dengan prinsip mencari tau untuk memahami. Saat Anda membuka dialog dengan orang tersebut, cari tahu apakah mereka mengetahui perilaku buruk yang mereka lakukan dan dampaknya terhadap tim.
Jika tidak, berikan contoh spesifik yang menggambarkan mengapa Anda merasa rapat ini perlu. Secara ringkas dan faktual menggambarkan perilaku mereka dan dampaknya pada tim. Mungkin ada masalah yang enggan mereka diskusikan. Tentukan apakah mungkin ada faktor eksternal dan pribadi yang memengaruhi tindakan mereka. Kehidupan pribadi karyawan mungkin dalam kekacauan, dan mereka mungkin tidak menyadari bahwa itu menjadi masalah di tempat kerja.
Jika seorang karyawan membutuhkan bantuan untuk mengatur kehidupan pribadinya, berikan mereka sumber daya apa pun yang mungkin dimiliki perusahaan Anda, seperti program bantuan karyawan. Namun, jangan berasumsi seseorang memiliki masalah di luar pekerjaan yang berkontribusi terhadap perilaku mereka. Dalam hal ini, sikap anda dapat mengendur meskipun tidak seharusnya.
Jadi sebaiknya, buka akar penyebab tindakan bermasalah dari individu dan kemudian bekerja untuk mengatasi masalah tersebut. Setelah Anda sampai pada masalah dasar dan apa yang mungkin menyebabkannya, maka Anda dapat bekerja untuk menyelesaikan masalah tersebut.
-
Sarankan perbaikan
Setelah Anda menentukan masalahnya, maka alat dan sumber daya yang sesuai dapat dibawa untuk ditanggung. Pertama, minta mereka untuk mengartikulasikan dukungan apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan perilaku mereka.
Ingatkan karyawan bahwa sebagian dari kinerja mereka diukur dari seberapa baik mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi. Setiap saran untuk perbaikan harus objektif, terukur, realistis, dan bermanfaat.
Solusi yang tepat dapat mencakup program bantuan karyawan, berbagai pelatihan, pelatihan eksekutif dan alat-alat lain yang dapat membantu karyawan di daerah-daerah di mana mungkin ada kesenjangan. Solusi permasalahan untuk satu karyawan dengan karyawan lain dapat berbeda. Sesuaikan pendekatan Anda dengan kebutuhan karyawan yang memungkinkan mereka memiliki kesempatan terbaik untuk berhasil kembali berintegrasi dengan tim.
-
Pantau terus
Pada titik ini, setelah Anda memiliki percakapan yang sulit dalam mengungkap masalah yang mendasarinya dan menerapkan rencana yang dirancang khusus, sekarang Anda harus mundur dan memantau kemajuan individu.
Menetapkan tujuan dan kerangka waktu yang terukur untuk menyelesaikannya. Seberapa sering Anda memeriksa kemajuan mereka, juga harus disesuaikan dengan prosesnya. Kuncinya adalah bahwa semua pihak menetapkan dan menyetujui jadwal waktu yang konkret.
Jika perilaku yang tidak diinginkan berlanjut, pertimbangkan untuk mengambil tindakan disipliner. Jika HRD belum terlibat, sekaranglah saatnya untuk memasukkan mereka.
Bergantung pada situasinya, Anda dapat mempertimbangkan untuk memindahkan karyawan ke tim atau unit bisnis yang berbeda. Namun, transfer bukan sesuatu yang ingin Anda biasakan karena itu sering kali tidak menyelesaikan masalah mendasar. Dalam kasus yang lebih ekstrem atau persisten, pemutusan hubungan kerja karyawan mungkin merupakan tindakan yang perlu.
Ini adalah langkah terakhir. Tujuannya adalah agar karyawan yang bersangkutan dapat mengatasi masalahnya dengan memuaskan semua pihak.
Bagaimana proses ini terlihat dalam praktik? (Studi Kasus)
Mari kita simak masalah Bob, seorang manajer. Gaya manajemennya yang kurang ajar dan berorientasi pada hasil berbeda dari yang lain di organisasi. Ia tidak membangun hubungan yang baik dengan karyawan di timnya.
Bob tidak mengerti mengapa timnya atau tim lain tidak bekerja sepanjang waktu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan standar spesifiknya. Banyak yang menghindarinya dan tidak ingin bekerja dengannya. Moral dan produktivitas berada pada posisi terendah sepanjang masa.
Atasan Bob meminta pertemuan untuk membahas penurunan produktivitas tim. Mereka bertanya kepada Bob apakah dia tahu mengapa output tim turun.
Bob mengatakan bahwa ia dan timnya tidak saling berhadapan. Mereka malas, katanya, dan tidak memiliki dorongan untuk menyelesaikan beban kerja mereka dalam kerangka waktu yang diberikan, bahkan jika itu berarti kerja lembur dan bekerja di akhir pekan untuk menyelesaikannya. Itu menuntun Bob untuk menyerang timnya karena tenggat waktu yang hilang, dan baru-baru ini, pekerjaan timnya menjadi merangkak.
Atasan Bob mengingatkannya bahwa salah satu nilai inti perusahaan adalah menawarkan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat kepada karyawan. Dan sementara upaya diskresi tambahan didorong saat diperlukan, bekerja lembur tidak seharusnya menjadi norma.
Mereka berterima kasih kepada Bob atas kegigihannya dalam mengejar tenggat waktu rapat, tetapi menegaskan bahwa timnya sekarang dalam bahaya kehilangan sejumlah tonggak penting. Bob, kata mereka, tidak boleh melupakan produktivitas jangka panjang dan kohesi tim demi tenggat waktu jangka pendek.
Pemimpin perusahaan bertanya kepada Bob apakah ia melihat solusi untuk situasi saat ini. Bob mengatakan dia akan menyesuaikan tenggat waktu dan mengambil pendekatan yang lebih lembut untuk berinteraksi dengan timnya. Dia mengakui bahwa dia merusak moral tim, dan menyarankan tamasya tim triwulanan untuk mulai memperbaiki hubungan itu.
Atasan Bob setuju dengan saran ini. Mereka juga mendaftarkannya untuk mengikuti kursus kepemimpinan dan sensitivitas yang disponsori perusahaan.
Mereka menetapkan batas waktu tiga bulan bagi Bob untuk membalikkan produktivitas tim. Pada akhir periode, kolega dan anggota tim Bob akan memberikan umpan balik tentang kemajuannya. Dan setelah waktu itu, jika moral dan output tim belum meningkat, maka tindakan disipliner yang ketat akan dilaksanakan, seperti yang digariskan oleh atasan.
Dalam skenario ini, Bob memahami bahwa tindakannya merugikan perusahaan, tetapi ia tidak dipermalukan atau dipermalukan karena perilakunya. Alih-alih, atasan perusahaan dengan bijaksana berbicara melalui situasi dan mengimplementasikan rencana yang terukur untuk memperbaiki arah tim.
Jika Anda menghadapi situasi yang sama, strategi ini harus menawarkan jalan untuk dengan penuh percaya diri menangani karyawan yang sulit sebelum situasi menjadi tidak terkendali. Karyawan Anda yang lain akan berterima kasih dan menghargai Anda atas hal itu.