Kebijakan waktu dan kehadiran merupakan seperangkat aturan untuk karyawan Anda tentang kapan harus datang untuk bekerja dan dalam keadaan apa mereka dapat dimaafkan. Kebijakan ini sangat penting untuk menjalankan bisnis dengan baik. Bagaimana cara untuk membuat, menerapkan dan menegakkan kebijakan waktu dan kehadiran?
Manfaat Menetapkan Kebijakan Mengenai Waktu dan Kehadiran
Saya sepakat dengan pernyataan Anda bahwa kebijakan mengenai waktu dan kehadiran di tempat kerja sangat penting. Mengapa? Karena kebijakan ini berpengaruh terhadap banyak aspek seperti yang disebutkan dalam poin-poin berikut :
mendukung lingkungan kerja yang profesional.
mendorong produktivitas.
membantu untuk menetapkan ekspektasi bagi karyawan dan menanamkan pemahaman tentang apa yang membuat mereka bertanggung jawab.
menetapkan aturan main yang sama untuk setiap karyawan sehingga setiap orang memiliki jaminan bahwa kolega mereka memiliki standar yang sama dan bekerja dalam jumlah waktu yang sama, serta mendapatkan tuntutan pekerjaan masing-masing.
Apa yang terjadi pada perusahaan Anda tanpa kebijakan waktu dan kehadiran - atau kebijakan yang dijalankan secara sembarangan?
Ketidakmampuan bisnis Anda untuk beroperasi tanpa gangguan dan kegagalan dalam memberikan layanan yang konsisten
Pengalaman pelanggan yang buruk
Budaya tempat kerja negatif penuh dengan kebencian dan paranoia (karyawan yakin orang lain menerima perlakuan istimewa dan tidak berpegang pada standar yang sama)
Kesulitan memberhentikan karyawan karena alasan yang terkait dengan keterlambatan atau ketidakhadiran
Kerentanan terhadap tindakan hukum atas nama karyawan
Apa pun jenis bisnis yang Anda miliki, industri tempat Anda beroperasi atau di mana kantor Anda berada, Anda memerlukan kebijakan waktu dan kehadiran untuk karyawan Anda.
Bagaimana dengan tempat kerja yang fleksibel?
Sekarang, Anda mungkin bertanya: Tetapi bagaimana dengan tempat kerja yang fleksibel? Anda mungkin merasa bahwa perusahaan Anda tidak formal dan terlalu kaku untuk menjamin memiliki waktu dan kebijakan kehadiran.
Tapi Anda salah. Pembicaraan ini juga berlaku untuk perusahaan Anda.
Semakin berkembang, tempat kerja menjadi lebih fleksibel dan kurang formal. Sejumlah besar karyawan bekerja dari jarak jauh dan didistribusikan di beberapa lokasi dan bahkan zona waktu yang berbeda.
Selain itu generasi Millenial - sekarang menjadi kelompok terbesar di dunia kerja - dan Generasi Z adalah masa depan pekerja . Karyawan generasi ini cenderung mengharapkan fleksibilitas.
Mengapa begitu?Ada dua alasan.
Hal ini bisa diterima. Jika jenis bisnis Anda selaras dengan pendekatan yang fleksibel, hal ini dapat membuat perusahaan Anda menjadi perusahaan yang sangat menarik dan memberi Anda keunggulan jangka panjang dalam mempertahankan karyawan.
Namun, Anda masih memerlukan kebijakan waktu dan kehadiran untuk tujuan:
Bahkan ketika tempat kerja berkembang menjadi lebih fleksibel, jauh dan terdistribusi, Anda perlu memiliki beberapa parameter karena potensi penyalahgunaan perusahaan Anda menjadi semakin besar. Anda harus bisa mendisiplinkan atau memberhentikan karyawan saat dipanggil. Sulit untuk melakukan ini ketika kebijakan Anda ambigu dan tidak dinyatakan secara tertulis.
Kebijakan waktu dan kehadiran Anda bisa setepat dan seketat itu, atau setinggi dan sesantai yang Anda inginkan – tetapi aturannya harus dibuat dengan jelas dan harus dipublikasikan kepada karyawan (dalam buku pedoman karyawan atau diletakkan di tempat yang mencolok sehingga karyawan tahu bahwa peraturan itu ada). Setiap orang harus mematuhi peraturan tersebut dan kinerja standar juga harus dipenuhi.
Apa saja yang harus diatur dalam peraturan?
Jam kerja
Jam resmi Anda adalah hari dalam seminggu dan lamanya waktu setiap hari ketika Anda mengharapkan karyawan berada di kantor atau tersedia untuk bekerja jika mereka bekerja dari jarak jauh.
Hal ini harus Anda perhatikan, jika:
Keterlambatan
Hal ini menyangkut karyawan yang datang terlambat saat jam kerja sudah ditetapkan tanpa alasan kuat yang mendasari perilaku tersebut
Dalam kebijakan Anda, perjelas poin-poin ini:
Waktu dimana Anda menganggap karyawan terlambat, dan apakah ada masa tenggang
Prosedur perizinan (contohnya cara meminta persetujuan karena terlambat dalam situasi darurat atau acara yang sudah direncanakan sebelumnya seperti kunjungan dokter).
Proses pendisiplinan
Ketidakhadiran
Hal ini menyangkut karyawan yang terus-menerus keluar dari kantor, mengambil istirahat terlalu lama, meninggalkan pekerjaan lebih awal tanpa izin atau tidak memenuhi waktu datan dan pergi berkali-kali, tanpa alasan kuat mengapa, di lingkungan kerja dengan jam kerja yang ditetapkan.
Anda tidak tahu di mana orang-orang ini atau apa yang sedang mereka kerjakan pada sebagian besar waktu.
Ketidakhadiran yang berlebihan dari karyawan mana pun adalah masalah besar, karena hal itu dapat membunuh semangat kerja dan menumbuhkan kebencian di antara karyawan lain sehingga disiplin mereka juga ikut mengendur.
Dalam kebijakan Anda, perjelas poin-poin ini:
Bagaimana Anda mendefinisikan ketidakhadiran
Frekuensi dan durasi istirahat yang dapat diterima
Prosedur untuk masuk dan keluar, atau mengisi lembar waktu
Proses pendisiplinan
Cuti (dibayar dan tidak dibayar)
Jelaskan kepada karyawan semua paid time off (PTO) yang mereka dapatkan, yang mungkin termasuk:
Jumlah hari liburan (jika terbuka berakhir, katakan demikian)
Jumlah hari sakit
Liburan
Liburan mengambang
Wajib, minimum waktu istirahat tahunan
Beberapa perusahaan menyatukan waktu libur bersama dan waktu sakit untuk menciptakan lebih banyak fleksibilitas bagi karyawan. Pastikan juga untuk menjelaskan:
Tingkat akrual untuk PTO
Apakah PTO yang tidak digunakan melanjutkan ke tahun kalender berikutnya; periksa keadaan
Proses untuk meminta cuti, termasuk tenggat waktu atau batasan apa pun (misalnya, membuat permintaan liburan di sekitar hari libur)
Cuti lain yang diizinkan
Semua cuti yang belum dibayar
Dokumentasi yang diperlukan untuk cuti atau waktu di luar kantor
Perlu diingat bahwa kerja lembur dapat meningkatkan akrual tahunan rata-rata atau yang diharapkan. Selain itu, periksa semua hukum negara untuk memastikan kepatuhan perusahaan dalam memberikan hak karyawan.
Selain itu ada beberapa hal lagi yang harus diperhatikan dalam membuat kebijakan tentang waktu kerja. Mulai dari bagaimana mensosialisasikannya hingga penerapannya.
Metode komunikasi yang disukai
Biarkan karyawan Anda tahu cara memberi tahu Anda jika mereka terlambat atau tidak hadir. Apakah Anda lebih suka email, panggilan telepon atau teks?
Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, Anda juga perlu menjelaskan proses untuk meminta PTO atau segala jenis cuti. Apakah ada portal SDM atau intranet perusahaan tempat karyawan dapat melakukan ini secara elektronik dan mandiri? Atau apakah Anda lebih suka karyawan bertanya kepada Anda melalui email, teks, atau pertemuan langsung?
Selain itu, banyak perusahaan menggunakan kalender online dan interaktif untuk membantu karyawan dengan mudah berbagi dengan kolega mereka ketika mereka akan keluar kantor untuk mengoordinasikan jadwal kerja dengan lebih baik.
Proses pendisiplinan
Jelaskan dengan jelas apa yang terjadi ketika seorang karyawan melanggar waktu dan kebijakan kehadiran Anda. Tujuan Anda adalah agar karyawan tidak terkejut dengan tindakan hukuman apa pun yang Anda ambil terhadap mereka.
Proses disipliner progresif yang khas adalah sebagai berikut:
Dalam proses disipliner ini hindari membuat angka konkrit tentang berapa jumlah pelanggaran yang ditoleransi sebelum disipliner berlanjut ke tahap yang lebih tinggi. Apabila jumlah tertentu dipublikasikan, maka karyawan dapat denga pandai mengakali sistem tersebut.
Misalnya, jika mereka tahu mereka bisa terlambat tepat tiga kali - tanpa menimbulkan konsekuensi negatif - sebelum mendapat peringatan, maka tidak ada yang menghalangi mereka untuk melakukan keterlambatan sebanyak dua kali. Alih-alih, kelola ini berdasarkan kasus per kasus, dengan memperhitungkan peran dan dampak karyawan pada bisnis Anda.
Anda juga harus menjaga dialog dengan karyawan Anda tentang alasan keterlambatan atau ketidakhadiran mereka. Jika alasannya valid, adillah. Anda harus memastikan bahwa Anda mengakomodasi masalah pribadi, keluarga atau medis, mungkin dalam bentuk perubahan jadwal.
Setiap kali Anda mengirimkan peringatan kepada karyawan, ini harus didokumentasikan dalam file personel mereka. Ini penting untuk membela diri jika ada tuduhan perlakuan tidak adil.
Dokumentasi kebijakan
Kebijakan waktu dan kehadiran Anda adalah salah satu dari banyak jenis kebijakan SDM yang harus Anda dokumentasikan dengan benar. Kebijakan Anda harus diberikan kepada setiap karyawan secara tertulis - baik dalam bentuk cetak atau elektronik. Hal itu juga harus dimasukkan dalam buku pedoman karyawan Anda, jika perusahaan Anda memilikinya.
Ketika karyawan Anda diberikan salinan kebijakan, Anda harus meminta mereka untuk menandatangani dan memberi tanggal pengakuan bahwa mereka telah membaca dan memahami kebijakan tersebut. Proses sosialisasi karyawan baru adalah waktu yang tepat untuk melakukan ini.
Kemampuan Anda untuk menunjukkan kesadaran dan penerimaan karyawan akan waktu dan kebijakan kehadiran Anda dapat melindungi Anda selama proses hukum.
Penegakan kebijakan
Sejak awal, tetapkan ekspektasi bahwa kebijakan itu berlaku untuk semua karyawan, termasuk ke pimpinan.
Sangat penting bahwa manajer memimpin dengan memberi contoh dan menegakkan kebijakan dari atas ke bawah. Lagi pula, perilaku apa pun dari pimpinan yang melanggar kebijakan akan memberikan izin tak terucapkan kepada karyawan untuk bertindak serupa karena hal itu menunjukkan pada mereka bahwa perusahaan tidak benar-benar memperhatikan kebijakan tersebut
Meninjau data dari kartu kunci elektronik dan lembar waktu adalah cara mudah yang Anda dapat lakukan untuk memantau perilaku karyawan - serta kalender kantor bersama yang disebutkan sebelumnya. Semua opsi ini memberikan bukti kuat yang dapat mendukung kasus Anda untuk mendisiplinkan atau memberhentikan seorang karyawan dengan alasan keterlambatan atau ketidakhadiran yang berlebihan.
Dorong manajer untuk berkeliling kantor secara berkala dan dengan santai memeriksa tim Anda dan melihat siapa yang ada di sana.
Berhati-hatilah dengan micromanaging . Jangan membuat karyawan merasa seperti Anda selalu bersembunyi di balik bahu mereka, mengawasi setiap gerakan mereka. Sebagai pemimpin perusahaan, Anda memiliki hal-hal yang lebih baik untuk dilakukan karena hal itu akan merusak moral dan membuat orang ingin berhenti.
Hal yang sama juga berlaku untuk karyawan jarak jauh. Misalnya, jika Anda memberi tahu mereka bahwa mereka harus masuk ke sistem perusahaan selama setidaknya X jam per hari, hal itu dapat terasa sewenang-wenang dan menumbuhkan kebencian. Hanya karena mereka tidak masuk secara resmi bukan berarti mereka tidak bekerja.
Menegakkan kebijakan waktu dan kehadiran benar-benar berujung pada kepercayaan dan rasa hormat. Anggaplah karyawan Anda akan bertindak seperti para profesional sebagaimana yang seharusnya.
Simpan upaya pengawasan utama Anda ketika kinerja pekerjaan menurun, karyawan lain berbagi kekhawatiran, atau Anda menyaksikan perilaku yang melanggar kebijakan yang membuat Anda waspada.
