Bagaimana cara menyampaikan masalah kepada karyawan?

Di tempat kerja, dinamika masalah selalu bergulir. Mulai dari masalah buruknya kinerja, karyawan yang berseteru, atau keluhan dan gerutuan karyawan di balik punggung atasan. Seringkali para manajer mengabaikan masalah ini dan pura-pura tidak mengetahui. Banyak dari mereka yang tidak tahu bagaimana cara menangani situasi atau menghadapi emosi karyawan. Tapi apapun masalahnya, tindakan mengabaikan merupakan kesalahan besar. Di sisi lain, duduk untuk membicarakan masalah emosi memang bukan hal yang menyenangkan dan seringkali ingin dihindari. Namun semakin lama menghindar maka semakin lama pula masalah dapat terselesaikan. Harus ada penyelesaian yang dimulai dengan membicarakan masalah ini, sebelum akhirnya masalah menjelma menjadi bom waktu dengan dampak buruk yang tidak diinginkan. Bagaimana cara yang tepat untuk membicarakan hal-hal semacam ini dengan karyawan?

Berikut adalah tips yang dapat digunakan manajer untuk membuat percakapan yang berhasil dengan karyawan terkait masalah yang dihadapi saat ini.

  • Taklukkan ketakutan Anda
    Tidak ada orang yang suka dengan konflik. Banyak manajer yang ragu untuk terlibat dalam percakapan yang sulit, karena mereka tidak yakin bagaimana cara mendekati karyawan mereka. Bahkan seringkali pemimpin takut pembicaraan tidak berjalan dengan baik dan karyawan menjadi marah.

    Kekhawatiran itu beralasan. Beberapa karyawan tidak ingin diberi tahu bahwa mereka gagal atau melakukan kesalahan. Mereka tidak ingin merasa bahwa mereka sedang berada dalam masalah.

    Anda harus mempertimbangkan bahwa karyawan tidak selalu memahami bagaimana perilaku mereka memengaruhi orang lain di sekitar mereka atau lingkungan secara keseluruhan. Dengan bicara, mereka mungkin menghargai perhatian Anda.

  • Kerjakan Pekerjaan Rumah Anda
    Semakin baik persiapan Anda, semakin baik pula pertemuan itu.

    Tentunya Anda tidak ingin menarik karyawan dan memberikan teguran hanya berdasarkan pengamatan Anda. Bila hal itu terjadi, maka artinya pertemuan atau percakapan itu tidak dipersiapkan. Sebelumnya, Anda butuh bukti dan fakta yang solid. Kurangnya persiapan Anda tidak akan membantu pertumbuhan karyawan Anda

    Ingatlah bahwa selain sebagai pemimpin bisnis, Anda juga seorang pembimbing bagi karyawan Anda. Apapun yang anda sediakan bagi karyawan terkait segala kebutuhan mereka agar berhasil, penting bagi Anda untuk berkomitmen pada target menyeluruh perusahaan Anda seperti halnya karyawan Anda.

    Anda harus dapat menjabarkan harapan dan menjelaskan bagaimana karyawan Anda melewatkan sasaran. Tinjauan kinerja adalah cara untuk mengevaluasi jika tujuan atau sasaran tertentu tidak terpenuhi. Memiliki bukti berdasarkan fakta menyisakan lebih sedikit ruang untuk interpretasi.

    Penting untuk mendokumentasikan atau mencatat konflik dan memiliki kebijakan untuk situasi tertentu.
    Misalnya, jika Anda memiliki karyawan yang sering terlambat bekerja, pastikan Anda memiliki kebijakan mengenai kehadiran yang jelas. Hal ini penting. Minta mereka membaca dan menandatangani kebijakan. Sulit untuk menegakkan aturan dan pedoman jika tidak ditetapkan dari awal.

    Jika karyawan mendatangi Anda dengan keluhan tentang satu sama lain, Anda harus sangat mempertimbangkan untuk mengajukan keluhan atas nama mereka. Saat karyawan maju, Anda jadi mengetahui sebuah masalah dan memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan konflik. Dengan begitu, Anda dapat membantu mengurangi kekurangan pada manajemen dan perusahaan Anda.

  • Bersikap positif
    Penting untuk mengatur nada positif ke pertemuan Anda. Jika Anda memiliki pendekatan negatif, karyawan Anda akan cenderung bersikap defensif dan argumentatif.

    Beri mereka contoh hal-hal positif yang dapat mereka lakukan untuk meningkatkan kinerja. Jangan hanya memberi tahu mereka apa kesalahan yang mereka lakukan. Berikan mereka alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perbaikan.

    Setiap situasi berbeda. Coba tempatkan diri Anda di posisi mereka. Bagaimana Anda ingin hal semacam ini disampaikan kepada Anda?

    Pilih nada percakapan yang diantisipasi sebagai “obrolan singkat”. Hindari bahasa yang dapat menyiratkan hukuman, seperti “pertemuan disipliner.”

    Berikut adalah beberapa pertanyaan sederhana untuk membantu menggulirkan percakapan:

    • Bagaimana kondisi pekerjaan saat ini?

    • Bagaimana perasaan Anda dengan tim Anda saat ini?

    • Saya punya ide tentang apa yang bisa kita lakukan. Tetapi apakah Anda memiliki ide tentang bagaimana kami dapat mencapai tujuan itu?

    • Dapatkah saya memiliki waktu sebentar untuk membicarakan feedback yang kami terima tentang perilaku Anda?

    Sampaikan pertanyaan Anda dengan pendekatan positif untuk membuka jalur komunikasi dan melakukan dialog yang membimbing

    Anda tidak ingin karyawan Anda merasa seperti mereka dalam masalah. Jika tidak, mereka akan memiliki mentalitas bahwa mereka berada di jalur yang tidak terhindarkan untuk pemutusan hubungan kerja dan kehilangan motivasi untuk mengerjakan pekerjaan mereka.

    Jadikan percakapan Anda dialog terbuka dengan fakta dan data yang terbukti untuk mendukung kasus Anda.

    Selalu akhiri rapat dengan nada positif. Karyawan Anda harus pergi dengan berpikir mereka bisa melakukan yang lebih baik. Anda ingin mereka merasa bertanggung jawab atas metrik kinerja dan berkomitmen untuk memenuhi tujuan mereka.

  • Tinggalkan Emosi Anda di Depan Pintu
    Pertemuan-pertemuan ini dapat dengan mudah menjadi emosional, jadi Anda harus berusaha keras untuk menjaga perasaan Anda sendiri. Rapat Anda harus selalu berdasarkan fakta.

    Hindari mengatakan “Saya kecewa” atau “Saya merasa.” Melakukan hal itu hanya menambah elemen emosional yang bias dalam percakapan. Anda bisa bersikap suportif tanpa menggunakan garis-garis ini.

    Jika tingkat emosi meningkat untuk salah satu pihak, jeda rapat dan minta dijadwal ulang. Sangat penting untuk menavigasi situasi ini dengan hati-hati.

  • Temukan setting yang tepat
    Dengan mengidentifikasi setting yang tepat, Anda dapat membantu mengatur nada pertemuan.

    Tergantung pada situasinya, kantor Anda biasanya merupakan lokasi yang dapat diterima untuk percakapan semacam ini

    Untuk dialog umum, Anda dapat memilih untuk berbicara sambil minum kopi atau makan siang. Menarik mereka dari tempat kerja untuk percakapan dapat mengurangi kemungkinan karyawan merasa malu. Namun, pertemuan di tempat kerja yang digunakan untuk menyampaikan masalah mungkin bisa jadi tidak sesuai atau bisa disalahartikan. Hal ini tergantung pada budaya perusahaan.

    Jika serius, secangkir kopi mungkin tidak sesuai. Menyampaikan konseling formal atau rencana peningkatan kinerja sambil minum kopi di kedai makan lokal adalah cara yang tidak lazim. Dalam hal ini, Anda harus memilih tempat pertemuan umum, seperti ruang konferensi di kantor Anda.

    Bagaimanapun, pilih lingkungan yang aman yang membuat semua orang merasa nyaman.

  • Bisakah saya mendapatkan saksi?
    Meskipun itu obrolan singkat, Anda harus selalu menemukan saksi untuk hadir.

    Hal ini akan menjadi lebih penting ketika berurusan dengan pelanggaran kebijakan, masalah perilaku, atau apa pun yang mungkin memerlukan interaksi pembinaan disiplin.

    Perwakilan SDM di tempat Anda dapat digunakan sebagai saksi pihak ketiga. Jika orang itu tidak tersedia, pertimbangkan untuk menggunakan manajer tim lain atau penghubung SDM. Jangan pernah melibatkan karyawan lain.

    Pihak ketiga Anda harus diberi pengarahan tentang situasinya untuk memastikan bahwa Anda berdua jelas tentang peran dan tanggung jawab satu sama lain selama pertemuan.

  • Konsisten
    Jadikan semua karyawan Anda bertanggung jawab pada ekspektasi kinerja yang sama.

    Lakukan dialog yang sama dengan siapa pun yang tidak memenuhi target. Anda tentunya tidak ingin tampak seperti mengasingkan atau memilih kelompok atau individu tertentu.

    Dengan persiapan yang tepat, Anda harus dapat merujuk kembali ke fakta untuk menjelaskan mengapa Anda mengadakan pertemuan. Hal ini akan menjawab segala kekhawatiran yang mungkin dimiliki karyawan Anda ketika mereka dipanggil dalam pertemuan.

  • Jaga Kerahasiaannya
    Anda ingin bersikap yudisial saat menangani konflik di antara karyawan. Karyawan mana pun yang tidak terlibat tidak boleh mengetahui situasinya.

    Jika karyawan mendatangi Anda “secara rahasia,” pastikan mereka memahami bahwa Anda tidak dapat menjamin kerahasiaan 100 persen. Bergantung pada apa yang mereka ungkapkan, Anda mungkin memiliki tanggung jawab untuk mengambil tindakan atau berbicara kepada orang lain.

    Gunakan keluhan karyawan Anda, pihak pertama dari saksi mana pun dan fakta-fakta untuk menentukan apa yang sebenarnya terjadi. Ambil langkah mundur dan pahami ada lebih dari satu sisi untuk setiap cerita.

    Beri tahu karyawan Anda bahwa Anda telah menerima feedback mengenai perilaku ofensif mereka. Biarkan ini menjadi bersifat general untuk melindungi semua orang yang terlibat. Selalu ada tiga sisi dari situasi ini: karyawan yang mengeluh, karyawan dikeluhkan dan kebenaran.

  • Tetap Pantau dan Terus Beri Dukungan
    Terakhir, setelah Anda memulai percakapan awal dan situasinya telah mulai teratasi atau membaik. Raih mereka untuk diskusi informal dan informal sambil melihat ke belakang atau mengulangi dukungan Anda.

    Jangan ragu untuk menggunakan waktu pertemuan tatap muka yang sudah dijadwalkan atau tanyakan apakah mereka ingin berjalan-jalan untuk minum kopi atau makan. Jadilah manusia.

    Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda ada di sana untuk terus mendukung karyawan bahkan setelah masalah awal diselesaikan.

    Jangan biarkan percakapan yang sulit menghancurkan upaya Anda untuk mempertahankan dan menarik karyawan hebat.