Ada perbedaan yang mendasar antara kebutuhan pengguna(user requirements) dan kebutuhan sistem (system requirements) sehingga kedua hal tersebut memang harus dipisahkan.
Kebutuhan pengguna(user requirements) dimaksudkan untuk menggambarkan fungsi dan fitur sistem dari perspektif pengguna agar sistem sesuai dengan keinginan pengguna. Pengembang software yang terlibat dalam proses harus mampu memahami perspektif/sudut pandang pengguna.
Kebutuhan sistem(system requirements) ini merupakan hal yang lebih rinci lagi daripada kebutuhan pengguna dan juga dapat dimasukan ke dalam kontrak sistem. Kebutuhan sistem dikembangkan setelah kebutuhan pengguna telah ditetapkan dimana semua fitur dan kemampuan sistem dijelaskan.
Maka yang ingin saya tanyakan adalah bagaimana cara mengidentifikasi kebutuhan pengguna untuk membuat suatu aplikasi ?
Berikut ini beberapa tips atau langkah sederhana yang dapat dilakukan untuk menganalisa kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan kita buat.
Tips #1. Selalu menjaga hubungan yang baik dengan pihak perusahaan (instansi). Hal ini cukup penting karena akan memperlancar proses pembangunan software.
Tips #2. Wawancarai seluruh stakeholder atau pihak-pihak yang terkait dengan sistem (software) yang akan dibangun. Sebagai contoh dalam sistem perpustakaan sekolah, tentu stakeholder utama yang berkenaan dengan sistem yaitu petugas perpustakaan, kepala perpustakaan, kepala sekolah dan juga siswa. Hasil wawancara dapat dicatat atau akan lebih baik lagi jika direkam untuk selanjutnya diubah ke dalam bentuk transkrip wawancara.
Tips #3. Lakukan pengamatan secara langsung proses yang terjadi di perusahaan (instansi), sehingga kita dapat mengetahui secara lebih rinci mengenai permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan proses bisnisnya. Jika diperlukan dapat direkam ke dalam bentuk video.
Tips #4. Lakukan benchmarking terhadap sistem sejenis atau perusahaan lain yang sudah menerapkan sistem sejenis. Hal ini penting untuk mengetahui pola umum dan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selain itu juga dapat sebagai masukan sehubungan dengan teknologi terkini yang tepat untuk pengembangan sistem tersebut.
Tips #5. Setelah proses analisa kebutuhan dirasa cukup, buatlah daftar sederhana yang menggambarkan mengenai software yang akan dibangun termasuk batasan-batasannya. Sampaikan ke pengguna (user) dan jika perlu sertakan bukti approval dari pengguna (misalnya dengan tanda tangan) sehingga di kemudian hari tidak terjadi perubahan terhadap spesifikasi software yang dibangun.
