Terkadang kita merasa kalau 24 jam dalam sehari itu tidak cukup. Bagaimana cara menyelesaikan permasalahan tersebut?
Ketika Anda belajar manajemen waktu, Anda akan merasa terbebas dari tekanan deadline dan dari stres akan pekerjaan. Anda akan menjadi lebih produktif, terhindar dari sifat menunda-nunda pekerjaan, dan lebih banyak memiliki waktu untuk bersantai, yang mana kedepannya mampu mengurangi stres dan kegelisahan.
Setiap orang memiliki cara berbeda dalam memanfaatkan waktunya. Berikut beberapa cara untuk melatih kemampuan manajemen waktu Anda supaya menjadi lebih baik.
1. Buatlah Daftar Pekerjaan
Membuat daftar pekerjaan sangatlah membantu dalam urusan manajemen waktu. Anda bisa membuat daftar pekerjaan berupa tulisan di kertas ataupun pada smartphones. Sebagai catatan, daftar pekerjaan yang anda buat haruslah masuk akal dan dapat dicapai. Buatlah daftar pekerjaan berdasarkan prioritas dan bagilah berdasar kelompok yakni pribadi, rumah, dan kantor.
2. Buatlah Deadline
Deadline sangatlah membantu dalam hal manajemen waktu, ini sebenarnya memberikan dampak positif pada penyelesaian tugas. Anda akan merasa dikejar waktu dan mau tidak mau harus segera menyelesaikan tugas tersebut. Anda harus menetapkan deadline pada setiap tugas dan berusaha terbaik untuk menaatinya. Perlu diingat bahwa jadikan deadline sebagai teman Anda, bukan malah sebaliknya yang nantinya malah membuat Anda merasa terbebani.
3. Berhenti Multi Tasking
Sebenarnya dengan adanya multi tasking tidak selalu bermanfaat dan ada kalanya malah membuat Anda semakin tidak produktif. Ini terlihat bagaimana pikiran anda bercabang membuat hasilnya menjadi rawan kesalahan, merasa lebih terbebani, dan menyebabkan stres . Anda lebih baik fokus dan berkonsentrasi pada satu hal untuk menghasilkan pencapaian yang terbaik dan maksimal.
4. Bagilah Tanggung Jawab
Tidak peduli seberapa baik Anda dalam hal kecerdasan atau kepribadian, Anda tetap tidak bisa mengerjakan semua hal sendirian. Terkadang kita terlalu banyak menerima tanggung jawab. Membagi tanggung jawab bukanlah sebuah kelemahan, tapi tanda kecerdasan. Temukan orang yang kompeten dan bagilah tanggung jawab. Ini akan membantu Anda mengurangi stres dan bisa bekerja lebih produktif.
5. Cobalah Beristirahat
Beristirahat mampu membuat pikiran Anda menjadi lebih relaks. Manfaatkan waktu istarahat untuk mengembalikan pikiran Anda yang banyak terkuras. Pemanfaatan waktu istirahat yang optimal mampu membuat Anda kembali prima sehingga bisa kembali fokus. Ini berdampak pada kemampuan manajemen waktu yang semakin baik dan terkontrol.
6. Rayakan Pencapaianmu
Ketika Anda mencapai sesuatu, rayakanlah. Terserah bagaimana Anda merayakannya yang terpenting membuat Anda merasa bahagia dan relaks. Tapi jangan sampai berbuat berlebihan. Setelah mendapat perasaan yang relaks akan mampu membuat kemampuan manajemen waktu Anda meningkat. Kemampuan manajemem membuat hidup Anda lebih mudah.
Apakah kamu pernah merasa seperti tidak cukup waktu dalam sehari? Kamu sudah berlari kesana kemari, sibuk sepanjang hari, lalu pada akhir hari kamu merasa belum semua pekerjaanmu terselesaikan. Lelah dan frustasi, kamu menulis daftar yang harus dilakukan esok hari dengan harapan kamu dapat mengatur dirimu lebih baik. Lalu pekerjaan, anak-anak, tagihan, cucian, olahraga, dan lagi kamu menemukan dirimu di akhir hari dengan banyak sekali pekerjaan yang belum dilakukan. Maka dari itu kamu memerlukan beberapa ide manajemen waktu.
Ketika orang merasa sibuk, waktu terasa seakan semakin cepat. Manajemen waktu tidak mengenai melakukan semua kegiatan pada hari tersebut, ini tentang memiliki waktu yang cukup untuk hal-hal yang lebih diprioritaskan.
Beberapa keuntungan yang didapat dengan manajemen waktu yang baik:
- Mencapai tujuanmu
- Menemukan kestabilan dalam hidup
- Menambah produktivitas
- Mengurangi tingkat frustasi
- Lebih banyak waktu luang
- Perkembangan karir menjadi lebih baik
- Menjaga dan meningkatkan kesehatan
Berikut adalah 6 cara untuk memperbaiki manajemen waktumu dan akan menjadi kekuatan tersendiri bagi pribadimu:
-
Ketahui pribadimu dan ‘tumit Achilles’ mu (tumit achilles merupakan istilah untuk kelemahan/masalah kecil seseorang/sistem yang dapat berakibat pada kegagalan). Apakah kamu penunda? Apakah kamu telah menulis sesuatu lalu kamu lupa menaruhnya dimana? Ini adalah beberapa halangan untuk mencapai tujuanmu. Ketahui dimana kamu perlu untuk fokus dan apa yang perlu kamu rubah dalam pendekatan, pertama dan utama. Kenali dirimu sendiri adalah langkah pertama yang penting untuk membuat perubahan terjadi.
-
Bebaskan dirimu dari to-do-list. Hal ini memang sangat popular, namun seringkali mereka tidak bekerja dengan baik. Hal ini disebabkan karena mereka tidak memprioritaskan hal apa yang harus kamu lakukan terlebih dahulu. Seringkali hanya berisi apa saja hal hal yang harus kamu kerjakan. Hal mana yang menurutmu penting? Lalu lihat mana yang perlu diselesaikan dan buat daftar prioritas.
-
Fokus tiap hari pada daftar 3 teratasmu. Sisihkan waktu di akhir hari untuk hari selanjutnya, atau sebelum kamu memulai hari untuk mengidentifikasi 3 prioritas teratasmu. Tetap bawa dirimu kepada daftar 3 teratas itu sebelum kamu menuju daftar yang lain. Apabila kamu sudah fokus terhadap 3 hal itu makan hal yang lain akan mengikuti dengan baik.
-
Rincikan daftarmu menjadi beberapa langkah. Setelah kamu mengetahui 3 prioritas teratasmu, buat sebuah daftar yang lebih rinci apa yang perlu kamu lakukan. Sebagian besar orang merincikan daftar mereka dalam bagian-bagian kecil agar pekerjaan tersebut dapat dilakukan. Setelah kamu merincikan dalam bagian yang lebih kecil, kamu dapat menambahkan langkah, batas waktu dan lain-lain dalam setiap bagian. Ini akan mempermudah kita untuk melihat kemajuan pekerjaan kita daripada kita melihat dari sisi yang besar. Melakukan hal ini juga akan mengefisiensikan waktu yang digunakan.
-
Tempatkan semuanya pada tempatnya. Berjanji untuk tidak kececeran. Buat sistemmu sendiri dan letakkan sesuatu di tempat dimana kamu dapat menemukannya. Tidak tertatanya barang seringkali merujuk kepada tidak tertatanya pikiran, dan keduanya akan menghalangimu menuju hal-hal penting dan tujuan dalam hidupmu. Jangan ragu untuk membuang beberapa sesuatu yang dapat menyebabkan kekacauan, dan kembangkan sistem yang bekerja dengan baik untukmu. Lagi, kamu memerlukan waktu untuk menata, tapi kamu akan memperoleh waktu di akhir nanti.
-
Sayang dengan waktumu. Tentu, facebook dan instagram sangat menyenangkan sekali, tapi perhatikan waktumu dengan hati-hati. Semakin sering kamu menghabiskan waktumu di dunia maya, semakin sulit kamu untuk kembali pada tujuan awal, Kenyatannya, pengamat juga menemukan bahwa penggunaan facebook yang berkepanjangan dan memengaruhi harga diri seseorang secara negatif, selain itu, juga mengurangi kepercayaan diri. Ijinkan dirimu selama 10 menit untuk istirahat lalu segera kembalikan fokusmu ke hal yang lebih penting.
Referensi
Saat ini, banyak orang yang mengalami kesulitan dalam mengatur manajemen waktu. kita punya banyak hal untuk dilakukan baik urusan pekerjaan atau pribadi, namun waktu kita sangat terbatas untuk melakukan semua itu. Jika anda, manajer, eksekutif, atau pendiri perusahaan, manajemen waktu menjadi lebih menantang bagi anda, anda harus mengatur kebutuhan tim dan kebutuhan anda sendiri.
Sebenarnya, banyak cara untuk meningkatkan skill manajemen waktu. banyak sumber dan teknik yang bisa digunakan untuk membantu anda dalam usaha ini. Berikut tujuh cara yang paling saya sukai :
1. Buat jadwal dan Lakukan
Mulai tingkatkan kemampuan manajemen waktu anda dengan cara mengatur hari dan minggu anda terlebih dahulu. Pasti ada kejutan nantinya, namun anggap saja seperti anda memiliki sebuah ide mengenai sebuah tugas dan tanggungjawab yang harus anda kerjakan setiap hari.
Jika anda merasa sedikit kosong, luangkan satu atau dua minggu untuk melacak setiap hal yang anda lakukan setiap hari. Ini akan membantu anda mengidentifikasi pola dan tugas berulang, yang kemudian dapat anda masukkan dalam jadwal kalian.
2. Prioritas
Pelajaran kedua dalam mempelajari manajemen waktu adalah bagaimana untuk menentukan skala prioritas. Untuk mengefisienkan penyelesaian sebuah proyek, anda harus menentukan mana yang paling penting dan mana yang kurang penting, juga mana yang paling berdampak dalam kehidupan anda dan mana yang kurang berdampak.
Dengan kata laim, anda harus membayangkan tugas atau kegiatan mana yang akan memberikan hasil yang terbaik atau keuntungan terbesar bagi anda. Dengan begitu, anda bisa memprioritaskannya daripada kegiatan yang tidak perlu.
3. Tetapkan Beberapa Batasan
Jika anda ingin tim anda dan keluarga anda membiarkan anda bekerja dengan tenang, anda perlu menginformasikan kepada mereka kapan anda tidak bisa membantu mereka. Orang-orang tidak dapat membaca pikiran anda, jadi itu terserah anda untuk menepatkan beberapa batasan jika perlu. Anda pasti tidak ingin dianggap sombong dan kasar, jadi pastikan anda mengatakan batasan anda dengan sopan tapi langsung.
Untuk membuat ini bekerja, anda harus menjelaskan beberapa hal:
- Jam berapa anda tidak ingin diganggu sama sekali, kecuali ada kasus darurat.
- Apa yang dianggap sebagai kasus darurat.
- Kapan anda bisa menerima panggilan dan menjawab pesan.
- Bagaimana tim anda harus merencanakan rapat jangka panjang untuk masalah yang kompleks
4. Arahkan Gangguang yang Baik
Tidak peduli seberapa keras anda mencoba, anda akan terganggu disana sini. Ini adalah fakta kehidupan. Lagi pula, tidak ada seseorang yang bisa bekerja selama berjam-jam. Semua orang butuh istirahat untuk membantu mereka tetap produktif. Hal terbaik yang harus anda lakukan adalah menerima bahwa gangguan akan terjadi dan mencoba menggabungkan diri ke dalam jadwal anda.
Siapkan beberapa waktu di sela sela jadwal harian anda. Maksudnya habiskan beberapa menit untuk meminum segelas kopi, jalan jalan di koridor, atau keluar mencari udara segar. Istirahat ini sangatlah penting jika anda bekerja di depan meja setiap waktu.
5. Jauhi Gangguan yang Buruk
Jika ada sisi baik dari sebuah gangguan, pasti ada juga sisi buruknya. Jika gangguan menyita banyak waktu anda, anda akan menemukan bahwa diri anda jauh tertinggal di belakang. Jadi, ketahui gangguan mana yang menyita banyak waktu anda, kemudian buatlah sebuah upaya untuk menghindarinya.
6. Gunakan Bantuan teknologia
Ada banyak aplikasi manajemen waktu yang tersedia di perangkat android. Aplikasi tersebut dapat membantu anda meningkatkan tingkat produktivitas dan memastikan anda melakukan apa yang harus anda lakukan. Seperti, Rescue Time, aCalendar, Focus Booster, dan Trello.
7. Jangan Menunda
Jika bisa diselesaikan hari ini, selesaikan hari ini. Peraturan ini seharusnya menjadi moto anda jika anda ingin memaksimalkan penggunaan waktu anda. Jadilah selangkah lebih maju. Jika jadwal anda berubah dan anda memiliki waktu ekstra sebelum hari berakhir, lakukan agenda untuk esok hari tanpa berfikir dua kali. Lebih baik menyelesaikan tugas anda lebih cepat daripada harus terjebak mengerjakan tugas di menit-menit akhir.
Manajemen waktu membutuhkan kedisiplinan, rencana, pendirian yang kuat, dan bantuan dari beberapa teknologi yang berguna. Tapi jika anda berhasil, maka tingkat produktivitas anda akan meningkat dan tingkat stres anda akan menurun.
Sumber: (Recruiting | Recruiting Solutions, Trends, and Definitions)
Waktu merupakan komoditi yang terbatas. Semua orang mempunyai sumber waktu yang sama yaitu 24 jam atau 86.400 detik setiap hari. Namun ada sebagian orang yang mengaku tidak mempunyai cukup waktu untuk melakukan sesuatu, sebagian lagi justru dapat menyelesaikan banyak hal dibandingkan dengan orang lain.
Manajemen waktu adalah suatu kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber-sumber untuk mencapai tujuan. Keterampilan dalam mengelola waktu adalah bagaimana kita meluangkan waktu untuk memprioritaskan dan mencapai beberapa tujuan kehidupan serta menghasilkan kesejahteraan. Manajemen waktu merupakan keterampilan personal dan manajerial. Hal ini merupakan proses untuk menyusun dan mencapai tujuan, memperkirakan waktu dan sumber-sumber waktu yang dibutuhkan untuk mencapai masing-masing tujuan dan mendisiplinkan diri sendiri memfokuskan pada tujuan.
Seseorang yang efektif dapat mengelola waktu sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Selain itu, manjemen waktu dapat mengurangi tingkat stress.
Pemborosan Waktu
Permasalah utama dalam manajemen waktu adalah pemborosan waktu itu sendiri. Membuang waktu merupakan hal yang sangat mudah dilakukan, bahkan seringkali tanpa disadari telah melakukannya berkali-kali. Kegiatan yang membuang waktu merupakan kegiatan memboroskan waktu yang hendaknya tidak banyak dilakukan. Kegiatan seperti itu bahkan harus dihindari. Beberapa contoh membuang waktu antara lain :
- Pergi ke tempat yang sama dua kali gara-gara lupa sesuatu
- Melamunkan kejadian yang telah atau akan terjadi
- Hanya memandangi tumpukan pekerjaan yang tertunda semakin tinggi
- Tidak menemukan selembar kertas penting pada saat diperlukan
- Menghabiskan waktu mencari sesuatu di tempat yang bukan tempatnya karena lupa meletakkan
Beberapa Penyebab Pemborosan Waktu
Pada saat mencoba untuk menyelesaikan pekerjaan, seringkali tanpa disadari waktu telah hilang tidak diharapkan. Setelah baru disadari akan adanya beberapa hal yang menyebabkan waktu hilang dengan percuma. Menurut Treacy (1993), ada hal-hal yang umum menyebabkan pemborosan waktu : tidak menemukan apa yang dicari, pertemuan, telepon, interupsi, penangguhan, kertas kerja yang kecil-kecil, kemelut, urutan pelimpahan yang terbalik, ingin segalanya sempurna dan gangguan
Gambaran dari pemborosan waktu tersebut adalah :
-
Tidak menemukan apa yang dicari
Beberapa orang mungkin jengkel ketika harus menghabiskan waktu untuk mencari kertas catatan atau dokumen yang salah taruh. Apalagi kalau sedang dikejar-kejar target waktu. Apabila setiap kali hal ini terjadi dan menghabiskan waktu 1 menit atau bahkan lebih, maka bisa dibayangkan berapa lama waktu yang terbuang untuk melakukan sesuatu yang tidak produktif seperti ini. -
Pertemuan
Dalam pekerjaan, seringkali diminta untuk menghadiri rapat. Namun seringkali rapat yang diadakan tersebut tidak relevan dengan pekerjaan kita, memakan waktu yang lama, bahkan rapat dimulai terlambat. -
Telepon
Berkaitan dengan penanganan telepon, seringkali kebanyakan orang melakukan sesuatu pemborosan waktu tanpa disadari. Beberapa hal misalnya banyaknya telepon berdering setiap hari, pembicaraan telepon yang bertele-tele, mengulang telepon karena ada sesuatu yang terlupakan dan sebagainya. -
Interupsi
Interupsi oleh orang lain ke meja kerja seringkali tidak dapat dihindari. Interupsi ini kadang tanpa disadari memang didukung oleh perilaku kita yang menghentikan apa yang kerjakan ketika ada interupsi. Hal ini dilakukan salah satunya karena ada perasaan tidak enak terhadap orang lain. -
Penangguhan
Tugas yang menumpuk cenderung ditangguhkan. Beberapa orang membuat alasan-alasan untuk melakukan penundaan. Padahal dengan penundaan-penundaan justru tugas semakin menumpuk. -
Kertas kerja yang kecil-kecil
Kertas kerja seringkali menjadi sumber pemborosan waktu. Hal itu terjadi karena cara kerja yang tidak efektif. Suatu data yang perlu direkam harus melalui proses pencatatan ulang (pemindahan data) dalam beberapa kertas atau buku. -
Kemelut
Ada mungkin dari waktu yang dimiliki, dihabiskan hanya karena terjebak pada suatu kemelut. Bahkan seringkali seseorang tergopoh- gopoh dari suatu kemelut ke kemelut yang lain. Namun perlu dipertanyakan apakah kemelut yang ditangani betul-betul masalah yang perlu dihadapi saat ini. -
Urutan pelimpahan yang terbalik
Ada sebagian orang yang memboroskan waktu dengan membiarkan bawahannya meninggalkan pekerjaan di atas meja mereka hanya untuk mendapatkan masukan. Misalnya dengan ungkapan “taruh di situ, biar saya periksa dulu”. -
Ingin segalanya sempurna
Keinginan agar segalanya sempurna, seringkali membuat sesuatu yang penting menjadi tidak tergarap. Hal ini karena sebenarnya sesuatu yang kita kerjakan cukup hanya dengan 90% keberhasilan, tetapi kita mentargetkan harus berhasil 100%. -
Gangguan
Gangguan yang terjadi ketika mengerjakan suatu tugas seringkali tidak dapat dihindarkan. Pekerjaan yang menumpuk di atas meja bahkan bias merengggut perhatian, sehingga proses kerja sebelumnya menjadi terganggu.
Pengelolaan Tugas
Ada beberapa orang yang sibuk dengan tugas pekerjaan, namun dapat menyelesaikan tugas dengan baik. Ada juga orang hanya tergopoh-gopoh dari kemelut satu ke kemelut lain, tapi tugas tidak selesai. Hal ini bias disebabkan orang tersebut tidak dapat mengelola tugasnya. Agar dapat mengelola tugas dengan baik, maka ada beberapa langkah penting, yaitu :
-
Mengetahui tanggung jawab
Dalam setiap pekerjaan, memiliki deskripsi tugas. Deskripsi tugas ini menggambarkan secara garis besar tugas dan bidang tanggung jawab. Dengan deskripsi ini seseorang diharapkan dapat menyadari keberadaannya dan mengidentifikasi segala sesuatu yang seharusnya dikerjakan. -
Menetapkan tujuan
Menetapkan tujuan dan mencapai tujuan merupakan bagian yang paling utama dalam pengaturan waktu. Dengan tujuan tersebut, seseorang akan lebih mudah untuk mengetahui dari mana harus memulai pekerjaan. Selain itu, juga memudahkan untuk memutuskan apa yang penting dan perlu untuk dilakukan. Dengan demikian, akan dapat terhindar dari tindakan yang membuang waktu. -
Mengidentifikasi prioritas
Tugas-tugas yang harus dikerjakan mungkin banyak. Apabila dapat mengidentifikasi prioritas dari tugas-tugas tersebut, maka memudahkan untuk mencapai tujuan. Dalam menentukan priporitas tugas, perlu membuat kategori :-
Tugas mendesak
Hal-hal yang mendesak sangat memerlukan perhatian, tetapi mungkin saja sesuatu yang sepele. Namun seringkali hal-hal yang mendesak tampak penting karena ada batasan waktu. Tugas tersebut memerlukan reaksi segera tetapi tidak seharusnya menghabiskan waktu terlalu banyak. Untuk itu, mungkin seharusnya menunda sesuatu yang mendesak untuk mengerjakan sesuatu yang penting. Tugas yang termasuk dalam kategori ini antara lain mengangkat telepon, menjawab email dsb. -
Tugas penting
Tugas yang penting biasanya sangat terkait dengan tugas utama. Tugas ini memerlukan pertimbangan yang cermat dan seringkali memerlukan waktu ekstra untuk memikirkannya. Tugas penting misalnya membuat program layanan untuk tahun berikutnya.
Tentu saja ada juga tugas yang mendesak dan penting. Apabila ini terjadi, maka memerlukan perhatian secara penuh.
-
Strategi Manajemen Waktu
Ada beberapa strategi manajemen waktu. Seseorang dapat meluangkan waktu kira-kira 10 s.d. 15 menit untuk mengelola jadwal kegiatan.
-
Membiasakan diri untuk menyiapkan daftar. Daftar ini berisi segala sesuatu yang butuh untuk dilakukan dan memprioritaskan menurut tingkat kepentingannya.
-
Merencanakan kegiatan tertentu dilakukan pada waktu yang tertentu pula. Hal ini diperlukan disiplin diri.
-
Menemukan waktu bekerja yang optimal. Masing-masing orang memiliki waktu optimal untuk bekerja. Waktu yang dimiliki tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas secara maksimal.
-
Memprioritaskan tugas-tugas berdasarkan tingkat kepentingannya seperti vital, penting, harus dilakukan hari ini atau dapat dilakukan besok.
-
Pengorganisasian. Seseorang perlu memilih atau mengatur lingkungan dalam menyelesaikan tugas. Dalam hal ini, mungkin diperlukan suasana atau lingkungan yang dipersyaratkan, misalnya harus bebas dari material yang tidak diperlukan, mengurangi gangguan (telepon atau kehadiran orang lain) atau interferensi lingkungan (musik, kebisingan)
-
Pendelegasian. Seseorang perlu menentukan tugas-tugas atau kegiatan- kegiatan yang memungkinkan untuk dapat dikerjakan oleh orang lain.
-
Membedakan antara “segera” dan penting”. Untuk membedakan hal ini dapat dilihat pada Matrik Pengelolaan Waktu berikut ini :
Sumber : Rosita E.K., M.Si, Manajemen Waktu yang Efektif
Referensi
- Dejanasz, S.C. 2002. Interpersonal Skills in Organization. Boston : Mc-Graw Hill.
- Keenan, Kate. 1995. Management Guide to Making Time (terjemahan). West Sussex: Ravette Books Limited.
- Treacy, Declan. 1992. Successful Time Management in a Week (terjemahan). Inggris: Hodder & Stoughton.
- Covey, Stephen R. 1994. 7 Kebiasaan Manusia Yang Sangat Efektif (The 7 Habits of Highly Effective People). Jakarta : Binarupa Aksara.