Bagaimana cara mengembangkan bisnis melalui investasi teknologi informasi? Adakah langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam proses tersebut?
Apakah dengan melakukan investasi teknologi informasi dapat membantu mengurangi biaya operasional atau produksi?
Jawaban untuk : apakah dapat membantu reducing cost adalah tergantung pada bagaimana perencanaan investasi TI ini, apakah efektif dan efisien untuk diterapkan dalam perusahaan?
Adalah tergantung, bagaimana investasi TI tersebut direncanakan dan diterapkan.
Tentu terdapat beberapa langkah yang perlu dicermati ketika ingin berinvestasi dengan menggunakan TI dan juga investasi tersebut. Apakah dapat memberikan dampak untuk kemajuan bisnis perusahaan ataukah tidak. Langkah awal yang perlu diketahui adalah menidentifikasi terlebih dahulu bagaimana business case yang sedang dihadapi oleh perusahaan.
Dalam mengembangkan sebuah bisnis dengan berinvestasi melalui teknologi informasi, sistem yang biasa dimanfaatkan adalah ERP, CRM, dan sebagainya.
ERP sendiri merupakan Enterprise Resource Planning, sebuah aplikasi manajemen bisnis untuk mengelola bisnis secara terintegrasi. ERP mengintegrasikan berbagai sistem informasi di dalam perusahaan, juga mampu menyediakan informasi secara real-time tentang proses bisnis perusahaan seperti order processing, inventory management, dan sebagainya. ERP memantau sumber daya perusahaan seperti uang, bahan mentah, kapasitas produksi, dan pegawai, contoh aplikasi ERP sendiri: SAP ERP, Microsoft Dynamic AX, dsb.
Sedangkan CRM merupakan sebuah sistem yang dapat mengelola relasi bisnis, data dan informasi yang terasosiasi dengan perusahaan, perusahaan dengan pelanggan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam membangun investasi TI dalam mengembangkan bisnis perusahaan adalah; seorang eksekutif atau pihak-pihak yang memiliki wewenang mengambil keputusan sadar dan paham bahwa untuk melakukan investasi TI dibutuhkan banyak pertimbangan. Salah satu pertimbangan yang harus dipikirkan adalah business case yang sedang dihadapi, apakah memerlukan sebuah teknologi informasi, dan apakah investasi TI ini akan berdampak dalam peningkatan performa perusahaan, adanya ROI, dsb. ROI sendiri merupakan singkatan dari Return of Investment, hal ini berbeda dengan keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan, melainkan uang yang telah diinvestasikan ke perusahaan itu kembali bersama dengan laba bersih yang diterima perusahaan.
Kedua, identifikasi dan pembuatan detil dari business case Anda sendiri. Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi business case, yakni:
What are you doing?
Harus ditentukan lebih dahulu apa yang akan dilakukan terhadap kegiatan bisnis, contohnya dapat berupa menerapkan ERP dalam organisasi atau perusahaan. Untuk memperjelas apa yang ingin diterapkan di suatu organisasi atau perusahaan, juga dapat ditentukan suatu scope tertentu, contohnya jika suatu perusahaan ingin memperbarui sebagian dari sistem yang telah ada
Why are you doing it?
keuntungan yang didapat dalam melakukan investasi TI dapat diperkirakan jika mengetahui mengapa atau apa yang menjadi alasan dalam mengambil keputusan melakukan investasi itu. Antara lain:
What will it cost?
Ketika dilakukan investasi TI, biaya-biaya yang sebelumnya ada, misal untuk biaya operasional yang dilakukan secara manual, lalu diganti dengan sistem yang dapat menggantikan aktivitas manual tersebut, maka tentu saja akan membantu perkembangan bisnis yang sedang berjalan. Misalnya, sistem pelaporan dari staff semakin cepat dan akurat, mengurangi pekerjaan tulis menulis atau paperwork, pelayanan terhadap pelanggan meningkat.
Untuk mencapai hal tersebut juga perlu dilakukan initial proceeding, yakni seperti melakukan training untuk pegawai terhadap sistem yang baru, (melakukan investasi) membeli beberapa hardware dan software yang dapat mendukung kinerja TI, membayar lisensi software, dsb.
What are the benefits?
Banyak orang yang mengatakan : “kita harus mengeluarkan / menginvestasikan uang kita untuk bisa mendapatkan lebih dari yang kita keluarkan”. Karena hal tersebut akan memberikan manfaat yang besar dibandingkan kita hanya menyimpannya di saku kita.
Perlu kita ketahui, semua investasi membutuhkan biaya, semakin besar biaya yang kita keluarkan, maka akan semakin besar pula yang akan kita dapatkan, namun itu semua tergantung bagaimana cara kita mengelolanya.
Keuntungan dari investasi TI sendiri dibagi menjadi dua kategori, yaitu keuntungan yang nyata (tangible) dan keuntungan yang tidak nyata (intagible). Keuntungan yang nyata dapat terhitung oleh kita dan dapat kita nilai seberapa besar keuntungan tersebut, sedangkan keuntungan yang tidak nyata / intagible benefit adalah keuntungan yang diharapkan datang namun sulit untuk kita hitung berapa besar keuntungan tersebut. Contohnya adalah :
Tangible Benefits (keuntungan nyata yang diperoleh) :
Yang dapat kita simpan :
Pengehematan sumberdaya untuk mengurangi duplikasi proses dan pengerjaan ulang
Penghematan sumberdaya perihal otomasi tugas
Mengurangi biaya tenaga kerja karena perbaikan penjadwalan dan pengurangan lembur
Yang kita dapatkan :
Meningkatkan penjualan melalui perubahan proses produksi
Peningkatan yang didapat dari sistem penjadwalan tenaga kerja yang baik
Intangible Benefits ( keuntungan yang tidak nyata )
Jadi, yang dimaksud dengan tangible dan intagible benefit disini adalah, tangible benefit adalah keuntungan dimana kita sebagai pengelola bisa merasakan apa keuntungan yang kita dapatkan berdasarkan dampak yang telah kita lakukan (perubahan yang kita lakukan), sedangkan intangible benefit adalah keuntungan yang tidak kita sadari namun berpengaruh dalam kemajuan perusahaan.
What are the risks that need to be managed?
Resiko yang muncul sebenarnya hanya satu, yaitu
"Tidak mampu membayar sesuatu yang kita dibutuhkan atau inginkan pada saat kita membutuhkan atau menginginkannya”.
Dengan memahami akan resiko, maka keberhasilan dalam investasi akan didapat dengan mudah. Jika mengetahui resiko yang ada, maka dapat dilakukan pengambilan keputusan dengan tujuan menghindari resiko itu sendiri atau juga dapat dengan meminimalisir dampak dari resiko tersebut. Dalam investasi TI terdapat beberapa resiko, antara lain:
Kesimpulan :
Hubungan investasi dalam bidang teknologi informasi dengan pengurangan biaya perusahaan sebenarnya tergantung pada keadaan perusahaan itu sendiri. Karena akan menjadi sia - sia apabila menginvestasikan sesuatu hal seperti bidang TI dimana sebenarnya perusahaan tersebut tidak membutuhkannya.
Apakah perusahaan tersebut memang benar membutuhkannya ?, dalam fase ini yang berperan menentukan adalah pimpinan perusahaan ini sendiri, karena merkalah yang mengetahui keadaan perusahaan seperti apa pada saat itu. Investasi bukanlah hanya sekedar mengeluarkan uang, namun banyak sekali hal yang harus dipertimbangkan sesuai apa yang sudah ditulis diatas, karena tidak selalu ketika kita berinvestasi maka akan mendapatkan lebih yang kita inginkan.
Sumber:
Australian Government, Department of Industry, Innovation and Science, “Quick guide: Developing a Business Case for IT investment”, dalam https://goo.gl/TGgBue, diakses tanggal 10 September 2017