Bagaimana cara menerapkan MOV ( Measurable Organizational Value) pada sebuah proyek IT?

Bagaimana cara menerapkan MOV ( Measurable Organizational Value) pada sebuah proyek IT ? jelaskan cara penerapannya.

Ketika kita berbicara tentang sebuah proyek IT ada step- step dimana seorang projek manager menerapkan strategi MOV dalam projeknya. Konsep MOV sendriri sejatinya ialah sebuah konsep yang berfokus pada pengidentifikasian area-area yang berpotensi terkena dampak dari (pengembangan) proyek tersebut. Pada dasarnya, area-area yang berpotensi terkena dampak atau impact adalah area yang serupa dengan sudut pandang atau perspektif didalam Balanced Scorecard. Mendefisikan bagaimana tujuan MOV dari seluruh proyek. MOV merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut.

Menurut Marchewka (2003), mengevaluasi kesuksesan proyek dilakukan menggunakan nilai organisasi yang bisadiukur (Measurable Organizational Value/MOV). MOV didefinisikan pada awal dari proyek. MOVmenyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalamsiklus proyek. Untuk mengembangkan MOV dalam sebuah projek IT ada 6 cara yang harus dilakukan:

1. Identifikasi dampak daerah yang diinginkan.

Potensial area:

  • Strategic.
    Contoh: menembus pasar baru, meningkatkan market share,

  • Customer.
    Contoh: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.

  • Financial.
    Contoh: Meningkatkan profit dan margin.

  • Operational.
    Contoh: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain.

  • Social.
    Contoh: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan.

2. Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT

Kita dapat mengidentifikasi nilai dari suatu proyek IT berdasrkan jawaban yang dihasilkan dari pertanyaan berikut:

  • Better- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik?
    Contoh: meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas?

  • Faster– Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
    Contoh: meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi siklus waktu?

  • Cheaper- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
    Contoh: mengurangi biaya?

  • Do more- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
    Contoh: mengembangkan bisnis atau memperluas bisnis?

3. Mengembangkan metric yang sesuai

Mengembangkan metrik bertujuan untuk:

  • Menghasilkan tim proyek dengan target yang ingin dicapai
  • Memberikan ekspektasi yang diinginkan dari para stakeholder
  • Menghasilkan cara untuk mengevaluasi apakah proyek tersebut sudah sukses dikemudian hari.

Untuk mengembangkan sebuah metrik, project manager (PM) dan sponsor harus menyetujui suatu angka yang spesifik atau kisaran angka.Metrik disini dapat dinyatakan dalam dolar, persentase, atau angka

4. Menetapkan waktu kapan MOV dicapai.

5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek.

Di tahap ini dipastikan bahwa MOV yang ditentukan akurat dan realistis. Dalam mengembangkan MOV memerlukan hubungan pekerjaan antara project manager dan sponsor. Project Manager bertanggung jawab untuk memandu / mengarahkan proses yang berlangsung, sedangkan sponsor harus mengidentifikasi nilai dan metrik target.

6. Menyimpulkan MOV dalam statement / pernyataan yang singkat & jelas atau dapat menggunakan tabel

Ringkasan dari MOV harus dapat:

  • Menghasilkan kesempatan untuk mendapatkan persetujuan akhir dan verifikasi
  • Menghasilkan petunjuk yang sederhana dan jelas untuk tim proyek Menunjukkan ekspektasi / hasil yang diingkan dengan jelas dan terperinci untuk para stakeholder

Referensi:


Paper m0214 – topik-topik lanjutan sistem informasi analisa business case pada pt. Iwan cahaya Sentosa [doc]
Marchewka, Jack. 2003. Information Technology Project Management.[pdf].

Measurable Organization Value (MOV) merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut (Billows 1996; Smith 1999).
Menurut Marchewka (2003,p.293), mengevaluasi kesuksesan proyek dilakukan menggunakan nilai organisasi yang bias diukur (Measurable Organizational Value/MOV). MOVdidefinisikan pada awal dari proyek. MOV menyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalam siklus proyek.

Proses untuk mengembangkan MOV adalah :

1. Identifikasi dampak daerah yang diinginkan, potensial area:

  • Strategic. Ex: menembus pasar baru, meningkatkan market share,
  • Customer. Ex: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, Customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.
  • Financial. Ex: Meningkatkan profit dan margin
  • Operational. Ex: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain
  • Social. Ex: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan

2. Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT, nilai organisasi: Better, Faster, Cheaper, Do More (growth).

  • Mengembangkan sesuai Metric , apakah menambah atau mengurangi. Metric: Uang, persentase, nilai numeric.
  • Menetapkan waktu kapan MOV dicapai.
  • Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek. Manajer proyek dan tim hanya dapat membimbing pproses.
  • Summarize MOV dalam sebuah pernyataan jelas, concise statement (pernyataan singkat) dan dalam bentuk table.

3. Identifikasi alternative

  • Alternatif Kasus Dasar
  • Kemungkinan Strategi Alternatif:
  • Proses perubahan yang ada tanpa investasi di bidang TI
  • Adopsi / Adaptasi sistem dari daerah organisasi lainnya
  • Mengulang Sistem yang ada
  • Pembelian off-the-shelf aplikasi paket
  • Membangun Solusi Baru

4. Definisi kelayakan dan menilai resiko

  • Kelayakan ekonomi
  • Kelayakan teknis
  • Organisasi kelayakan
  • Kelayakan yang lain
    Risiko fokus pada: Identifikasi, Penilaian, Respon

5. Definisi total biaya ownership

  • Langsung atau biaya dimuka
  • Biaya yang sedang berlangsung
  • Biaya tidak langsung

6. Definisi total keuntungan ownership

  • Meningkatkan kerja bernilai tinggi
  • Meningkatkan akurasi dan efisiensi
  • Meningkatkan pengambilan keputusan
  • Meningkatkan layanan pelanggan

7. Analisa alternative menggunakan financial model dan scoring model

  • Payback (pengembalian)
    Payback Period = Initial Investment(Investasi Awal) = $100.000 = 5 year
    Net Cash Flow (Arus Kas Bersih) $20.000
  • Break even (seri)
    Breakeven point = Investasia Awal . = $100.000 = 20.000 unit
    Net Profit Margin(Marjin Laba Bersih) = $ 5,00
  • Return of Investment
    Project ROI = (total expected benefits – total expected costs) = ($115,000 - $100,000) = 15%
    total expected costs $100,000
  • Net Present Value
    NPV = -I0 + S (Net Cash Flow / (1 + r)t)
    Where: I = Total Cost or Investment of the Project, r = discount rate, t = time period

8. Mengajukan dan mendukung rekomendasi

Referensi : http://sabilasschooldiary.blogspot.co.id/2012/03/manajemen-proyek-business-case-part-2.html

Menurut Jack Marchewka, seorang profesor sistem informasi manajemen di Northern Illinois University,

MOV (Measurable Organizational Value) merupakan pengukuran keberhasilan atau kegagalan sebuah proyek dalam hal dampak yang diinginkan proyek, yang dapat dinyatakan dalam persyaratan finansial atau non finansial. Setiap MOV adalah ukuran yang disepakati dan diverifikasi yang mencerminkan nilai hasil proyek berdasarkan tujuan organisasi. Menggunakan MOV, sebuah organisasi sumber daya untuk menghasilkan keuntungan strategis, pelanggan, operasional, sosial atau finansial.

Dalam buku Jack Marchewka : Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value (2003) ,beliau menyajikan konsep MOV sebagai langkah pertama dalam business case dan kebutuhan untuk secara jelas dikaitkan dengan tujuan dan strategi organisasi. Sesuai namanya, pengembangan MOV harus :

  • Dapat diukur : pengukuran akan memberi fokus pada proyek tidak hanya dalam hal tindakannya namun seberapa besar keberhasilan akan diukur selama dan pada akhir proyek juga setelah diterapkan dan beroperasi. Jadi dalam hal ini proyek IT harus dapat diukur.
  • Memberikan nilai bagi organisasi : sumber daya dan waktu tidak boleh dihabiskan untuk proyek apapun kecuali jika dapat memastikan bahwa nilai tersebut akan diberikan. Jadi proyek IT haruslah mempunyai nilai agar waktu tidak terbuang sia-sia.
  • Disepakati : MOV harus menetapkan harapan bagi pemangku kepentingan. Meskipun tidak mudah untuk menyetujui tujuan begitu awal dalam proses itu akan menghabiskan waktu dengan baik. Dari awal perencanaan proyek IT harus mempunyai adanya kesepakatan harapan mengapa proyek IT dibuat.
  • Diverifikasi: pada akhir proyek MOV harus digunakan untuk menentukan apakah proyek itu sukses. Jadi pada proyek IT yang dapat terukur harus dapat di verifikasi apakah proyek tersebut sukses atau gagal.

Marchewka menyajikan 6 proses langkah untuk mengembangkan proyek MOV :
Dalam penjelasan tiap langkah saya kaitkan dengan proyek IT.

Langkah 1 : Identifikasi area potensial yang diinginkan dari dampak mengapa organisasi ingin mengambil proyek IT. Dalam hal ini identifikasi area potensial berisi tentang apa yang paling penting bagi pelanggan / pengguna proyek IT.

  • Strategic
  • Customer
  • Financial
  • Operational
  • Social

Langkah 2 : Identifikasi nilai proyek yang diinginkan dari proyek IT. Jawab 4 pertanyaan untuk membantu menentukan nilai :

  1. Better: Apa yang ingin dilakukan organisasi dengan lebih baik?
  2. Faster: Apa yang ingin dilakukan organisasi dengan lebih cepat?
  3. Ceaper : Apa yang ingin dilakukan organisasi dengan lebih murah?
  4. Do more : Apa yang ingin dilakukan organisasi dengan lebih dari sekarang?

Langkah 3 : Mengembangkan metrik yang sesuai. Mengembangkan metrik yang menyediakan arahan tim, menetapkan harapan, dan menyediakan sarana untuk mengevaluasi proyek IT adalah kesuksesan di kemudian hari.

Langkah 4 : Tetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV. Mengingat bahwa penyelesaian yang dijadwalkan bukanlah hal yang sama dengan kerangka waktu yang disepakati untuk mencapai MOV sebuah proyek IT.

Langkah 5 : Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan. Merupakan sebuah pengujian untuk memastikan bahwa MOV pada proyek IT akurat dan realistis.

Langkah 6 : Ringkaskan MOV dengan jelas, ringkas, pernyataan atau berupa tabel. Ini akan membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan verifikasi akhir, memberikan arahan kepada tim dan tegas menetapkan harapan proyek IT.

Refrensi :



http://userhome.brooklyn.cuny.edu/irudowsky/PM/lectures/02-Marchewka3e.pptx.

Measureable Organization Value (MOV) adalah keseluruhan tujuan dan ukuran dimana proyek dikatakan berhasil. Di bidang TI itu harus selaras dengan tujuan, misi, dan tujuan organisasi.

MOV HARUS:

  • Terukur
  • Memiliki Value pada perusahaan
  • Dapat Disetujui
  • Dapat Diverifikasi

MOV harus didasarkan pada tujuan dan mendukung tujuan dan strategi organisasi itu sendiri

Ada 6 Langkah Dasar dalam mengembangkan MOV :

  1. Identifikasi area dampak yang diinginkan
  • Strategis
  • Pelanggan
  • Keuangan
  • Operasional
  • Sosial
  1. Identifikasi nilai proyek TI yang diinginkan
  • Lebih baik?
  • Lebih cepat?
  • Lebih murah?
  • Dapat melakukan lebih?
  1. Mengembangkan Metrik yang Tepat (numerik)
  2. Jangka Waktu untuk mencapai MOV
  3. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari Stakeholder
  4. Ringkaslah MOV dalam sebuah pernyataan singkat yang jelas
  • Proyek akan sukses jika ______
  • Atau gunakan tabel waktu (di tahun ___ kita akan ____, dan seterusnya)

Dalam mengembangkan MOV, ada beberapa langkah – langkah yang harus dilakukan, yaitu:

1. Step 1. Memilih tim inti

Untuk mengerjakan suatu proyek dibutuhkan tim yang akan melakukan pekerjaan sesuai tugasnya masing - masing yang sudah ditetapkan. Tim inti yang ada mencakup manajer, spesialis / ahli bisnis, dan pengguna yang mengerti kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi, seperti spesialis IT yang mengerti kesempatan, batasa, dan resiko yang berhubungan dengan IT.

Menurut Schmidt (1999), keuntungan dari memilih tim inti ini adalah:

  • Kredibilitas
  • Sejalan dengan tujuan organisasi
  • Akses ke biaya riil
  • Kepemilikan
  • Perjanjian
  • Membangun jembatan

2. Step 2. Mendefinisikan MOV (Measurable Organization Value) dari seluruh tujuan proyek

Measurable Organization Value (MOV) merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut(Billows 1996; Smith 1999).
Menurut Marchewka(2003,p.293), mengevaluasi kesuksesan proyek dilakukan menggunakan nilai organisasi yang bisa diukur (Measurable Organizational Value/MOV). MOV didefinisikan pada awal dari proyek. MOV menyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalam siklus proyek.

Untuk mengembangkan MOV ada 6 proses yang harus dilakukan, proses tersebut adalah:

Identifikasi dampak daerah yang diinginkan.
Potensial area:

  • Strategic.
    Contoh: menembus pasar baru, meningkatkan market share,

  • Customer.
    Contoh: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.

  • Financial.
    Contoh: Meningkatkan profit dan margin.

  • Operational.
    Contoh: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain.

  • Social.
    Contoh: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan.

Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT
Kita dapat mengidentifikasi nilai dari suatu proyek IT berdasrkan jawaban yang dihasilkan dari pertanyaan berikut:

  • Better- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik?
    Contoh: meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas?

  • Faster– Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
    Contoh: meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi siklus waktu?

  • Cheaper- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
    Contoh: mengurangi biaya?

  • Do more- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
    Contoh: mengembangkan bisnis atau memperluas bisnis?

Mengembangkan metric yang sesuai
Mengembangkan metrik bertujuan untuk:

  • Menghasilkan tim proyek dengan target yang ingin dicapai
  • Memberikan ekspektasi yang diinginkan dari para stakeholder
  • Menghasilkan cara untuk mengevaluasi apakah proyek tersebut sudah sukses dikemudian hari.

Untuk mengembangkan sebuah metrik, project manager (PM) dan sponsor harus menyetujui suatu angka yang spesifik atau kisaran angka.Metrik disini dapat dinyatakan dalam dolar, persentase, atau angka

Menetapkan waktu kapan MOV dicapai.

Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek.

Di tahap ini dipastikan bahwa MOV yang ditentukan akurat dan realistis. Dalam mengembangkan MOV memerlukan hubungan pekerjaan antara project manager dan sponsor. Project Manager bertanggung jawab untuk memandu / mengarahkan proses yang berlangsung, sedangkan sponsor harus mengidentifikasi nilai dan metrik target.

Menyimpulkan MOV dalam statement / pernyataan yang singkat & jelas atau dapat menggunakan tabel

Ringkasan dari MOV harus dapat:

  • Menghasilkan kesempatan untuk mendapatkan persetujuan akhir dan verifikasi
  • Menghasilkan petunjuk yang sederhana dan jelas untuk tim proyek
  • Menunjukkan ekspektasi / hasil yang diingkan dengan jelas dan terperinci untuk para stakeholder

3. Step 3. Mengidentifikasi alternatif yang ada

Alternatif atau pilihan yang diidentifikasi dalam business case harus strategis untuk dapat mencapai MOV.Alternatif juga harus dapat memberikan solusi dalam cakupan yang besar seperti base case alternative yang mendeskripsikan bagaimana organisasi akan tampil jika tetap mempertahankan keadaan seperti sediakala.

Pilihan atau alternatif yang diberikan harus menghasilkan solusi yang terbaik. Semua opsi ini juga harus mempertimbangkan:

  • Proses perubahan yang ada tanpa investasi di bidang TI
  • Mengadopsi atau mengadaptasi aplikasi dari area atau department yang berbeda dalam organisasi
  • Mengulang Sistem yang ada
  • Pembelian off-the-shelf aplikasi paket dari vendor perangkat lunak
  • Membangun aplikasi baru menggunakan sumber daya atau melakukan outsourcing ke perusahaan lain

4. Step 4. Mendefinisikan kelayakan dan menilai resiko yang mungkin terjadi

Setiap alternatif atau opsi yang diajukan harus dianalisa kelayakan dan resiko yang mungkin ada. Yang dimaksud kelayakan disini adalah fokus pada apakah alternatif dapat dilakukan dan layak dilakukan. Sedangkan resiko yang dimaksud adalah fokus pada apa yang bisa salah dan apa yang harus benar.

Kelayakan dapat dilihat dari segi:

  • Economic feasibility
    Analisis ini dilakukan untuk melihat alternatif secara lebih mendalam. Mengevaluasi alternatif apakah dana dan sumber daya yang ada sudah dapat mendukung proyek.

  • Technical feasibility
    Analisis ini fokus pada infrastruktur teknik yang dibutuhkan dapat mendukung solusi TI. Akankah infrastruktur yang ada dapat mendukung alternatif? Apakah memerlukan teknologi baru?

  • Organizational feasibility
    Pada analisa ini mempertimbangkan dampak yang bagi organisasi. Fokus pada bagaimana orang - orang yang ada di organisasi akan beradaptasi dengan perubahan organisasi yang telah direncanakan.

  • Other feasibility
    Kelayakan disini bergantung pada situasi organisasi.

Resiko berfokus pada:

  • Identification
    Mengidentifikasi apa saja yang bisa salah? Dan juga mengidentifikasi apa saja yang harus benar?

  • Assessment
    Melihat atau menentukan dampak apa yang akan berpengaruh pada organisasi dari setiap resiko?

  • Response
    Merencanakan bagaimana organisasi dapat mencengan atau meminimalisir resiko yang ada?

5. Step 5. Mendefinisikan total biaya ownership

Total Cost of Ownership (TCO) merupakan sebuah konsep yang mendapatkan perhatian luas baru - baru ini dan pada umumnya mengacu pada total biaya untuk memperoleh, mengembangkan, memelihara, dan mendukung sistem aplikasi selama masa pemanfaatannya.

Biaya – biaya yang termasuk kedalam TCO adalah:

  • Direct or up-front costs
    Merupakan biaya untuk pembelian perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan peralatan telekomunikasi, biaya instalasi, dll.

  • Ongoing costs
    Merupakan biaya untuk gaji karyawan, training karyawan, pemeliharaan, dll.

  • Indirect costs
    Merupakan biaya seperti kerugian awal produktivitas, waktu yang hilang oleh pengguna saat sistem rusak, dll.

6. Step 6. Mendefinisikan total keuntungan ownership

Pada tahap ini harus menunjukkan keuntungan bagi kepemilikan dari alternatif yang ditawarkan. Keuntungan bisa muncul dari:

  • Increasing high-value work
  • Improving accuracy and efficiency
  • Improving decision-making

7. Step 7. Menganalis aalternatif menggunakan financial model dan scoring model
Di tahap ini setiap altenatif yang ada harus dibandingkan satu dengan yang lainnya. Memahami finansial dan teknik yang dibutuhkan oleh orang bagian keuangan dan manajemen senior adalah hal yang sangat penting. Ada beberapa caya untuk menganalisis alternatif, yang paling umum dipakai adalah financial model dan scoring model.

Financial model fokus pada profitabilitas dan / atau arus kas.Model - model termasuk mencakup:

  • Payback periode
  • Breakeven Point
  • Return of Investment
  • Net Present Value
  • Scoring

8. Step 8. Mengajukan dan mendukung rekomendasi

Setelah semua alternatif dianalisis dan diidentifikasi, langkah terakhir adalah merekomendasikan salah satu alternatif tersebut.

Sumber:
Management of value By Michael Dallas, Office of Government Commerce, Stephanie Clackworthy