Bagaimana cara menentukan Prioritas didalam Produk Roadmap ?

Peta Jalan Produk atau Product Roadmap adalah ringkasan visual tingkat tinggi yang memetakan visi dan arah perkembangana produk Anda dari waktu ke waktu. Peta jalan produk berfungsi untuk mengkomunikasikan mengapa dan apa di balik perencanaan perkembangan produk.

Bagaimana cara menentukan Prioritas didalam Produk Roadmap ?

Teknik Prioritas yang paling umum digunakan dalam sebuah produk roadmap adalah stacked ranking, yang terdiri dari daftar fitur yang sudah diurutkan berdasarkan expert judgement dari product manager. Pada dasarnya, daftar tersebut merupakan hasil diskusi antara stakeholder atau user terkait yang disetujui oleh management. Namun yang sering terjadi adalah prioritas ini dibuat secara subjektif oleh satu orang atau bahkan hanya dibuat untuk menyenangkan stakeholder tertentu tanpa memperhatikan end user yang menggunakan produk.

Teknik prioritas lain yang bersifat kuantitatif, diperkenalkan oleh Anthony Ulwick, Outcome-Driven Innovation framework. Teknik prioritas ini dilakukan dengan cara mengurutkan prioritas berdasarkan tingkat kepentingannya dan kepuasan user saat ini. Setiap fitur diukur berdasarkan ukuran peluang mana yang masih underserved (fiturnya penting, sering digunakan namun tingkat kepuasannya rendah atau user sulit menggunakan fitur tersebut) dan mana yang overserved. Formulanya adalah sebagai berikut:

Opportunity = Importance + (Importance - Satisfaction)

Elemen dalam kurung memiliki nilai mimimum nol, karena satisfaction yang berlebihan tidak akan mengurangi nilai opportunity.

image

Teknik prioritas lainnya adalah menggunakan Customer Journey and Goals Based Framework. Proses ini akan lebih baik jika dilakukan secara kolaboratif dengan melibatkan stakeholder yang ada.

Review and measure customer journey cycle

Seorang product manager harus mampu memberikan judgement dalam menentukan prioritas dengan melihat dari sisi user. Product manager juga harus mampu melihat masalah dan peluang berdasarkan dari customer journey ketika menggunakan produk, misalnya

  • Content creation, yaitu ketika ada fitur yang mampu memudahkan pengguna membuat sebuah content.
  • Awareness, fitur yang mampu menarik sehingga mendatangkan user. SEO optimization adalah salah satunya agar content bisa mudah dicari dari Google.
  • Consumption, fitur yang mampu membuat user nyaman. Misalnya, Tinder yang dengan swipe ke kanan dan ke kiri untuk memilih pasangan yang disukai.
  • Acquisition and Engagement, fitur yang mampu meningkatkan register dari user, login dan melakukan egagement. Contohnya, fitur login.
  • Retention, fitur yang mampu membuat user kembali menggunakan produk kita.
  • Monetisation, fitur yang hanya fokus meningkatkan revenue.

Kita harus mampu memahami siklus journey sehingga selanjutnya akan melakukan mapping journey terhadap produk yang nantinya akan dibuat. Lalu mulailah track performanya untuk mengukur fitur dari produk, bagaimana pertumbuhannya, dan apakah sudah mampu melayani user dengan baik.

Define and prioritise product goals

Langkah selanjutnya yaitu menentukan siklus yang menjadi prioritas. Dan tentukan goals dari siklus tersebut. Contoh goals framework untuk produk news,

image

Contoh diatas yaitu fokus pada awareness, consumptipn, acquisition dan retention ketika sudah mendapatkan cukup banyak traffic tetapi user hanya berkunjung pada 2 halaman.

Brainstorm and prioritise features

Brainstorming dilakukan bersama tim. Fokuskan pada optimalisasi fitur yang sudah ada, lalu mengusulkan ide baru yang belum ada. Fiur yang dibuat harus memiliki impact kuantitatif.

image

Ada baiknya ketika melakukan brainstorming membagi dua kategori besar, dalam waktu dekat (priority) dan ide yang berasal darimana saja (backlog & ideas). Pastikan harus sesuai dengan goals yang sudah ditentukan.

Salah satu teknik prioritas yang populer adalah pendekatan yang ditawarkan oleh Ian McAllister, Direktur Airbnb, dalam jawabannya pada situs Quora.

Prioritize themes, not projects

Seorang manajer produk yang baik akan tahu dan mengerti cara untuk mensukseskan sebuah ide produk adalah dengan menetapkan dan fokus dari tema produk tersebut.

Tema produk adalah pengelompokan sekumpulan fitur, epos, atau inisiatif yang memiliki kesamaan karakteristik, utamanya pada tujuan yang ingin dicapai dari diciptakannya fitur, epos atau inisiatif tersebut.

Pada kenyataannya ada perdebatan mengenai perbedaan antara epos dan tema, pada dasarnya tema adalah kembali kepada pengelompokkan epos-epos yang memiliki karakteristik sama. Tapi apapun definisinya akan lebih baik bila tema yang ditetapkan tetap bersifat high-level.

Tema bisa dibilang juga sebagai suatu hal yang menggambarkan nilai yang ingin diberikan kepada para pelanggan dari produk baru nanti. Tema bila dijadikan pertanyaan maka akan menjadi apa yang akan diberikan kepada pelanggan untuk membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaan mereka, contohnya “meningkatkan experience pada shopping cart”, itu adalah salah satu contoh dari tema yang bersifat customer-focused dan dalam tema ini pasti harus dilakukan pengelompokkan terhadap berbagai fitur, epos maupun inisiatif-inisiatif yang memiliki karakteristik yang bermiripan demi meningkatkan experience pelanggan saat menggunakan shopping cart.

Tema harus ditentukan dengan dasar bersifat goal-driven. Agar lebih mudah maka harus dilakukan penyelarasan pada tingkat eksekutif untuk mendapatkan kesepahaman terhadap goals yang diinginkan. Sehingga pada proses selanjutnya akan lebih mudah untuk menentukan tema yang selaras dengan goals yang telah ditetapkan sebelumnya. Sebagai bagian dari keseluruhan proses, sangat penting untuk mendiskusikan metrik dan KPI yang bisa dijadikan acuan untuk mengukur sejauh mana pencapaian dari usaha yang dilakukan terhadap goals yang telah disepakati sebelumnya.

Tema harus divisualisasikan.

Kumpulan fitur, epos, dan inisiatif-inisiatif tadi harus disatukan kedalam satu tema tertentu. Ada banyak tool untuk merancang tema produk, salah satunya adalah ProductPlan. Dalam ProductPlan terdapat fitur container yang bisa digunakan untuk memvisualisasikan tema. Container tersebut bisa dibuat dengan berisikan fitur, epos, serta inisiatif-inisiatif yang menjadi bagian dari suatu tema.

image
Gambar Visualisasi tema

Visualisasi ini penting untuk berkomunikasi dengan berbagai stakeholder. Ketika ada diskusi dengan eksekutif misalnya Container ini bisa ditutup untuk memperlihatkan sudut pandang yang lebih luas, maksudnya terkait kepada big-picture yang ingin diperlihatkan.

Tema dapat berdurasi pendek (mencakup satu rilis) atau bisa mencakup beberapa rilis. Jika menggunakan konsep agile, tema bisa berisi satu atau lebih epos. Dan jarang bersifat spesifik dalam hal fitur.

Hal yang harus diperhatikan dalam tema adalah, stakeholder seperti tim penjualan dapat mengisi kekosongan tentang apa-apa saja yang harus dicakup dalam tema. Pengetahuan adalah bagian penting dalam mengkomunikasikan roadmap, memastikan stakeholder mengerti tentang bagaimana tema didefinisikan, bagaimana kesuksesan itu dapat diraih, serta memberikan detil-detil yang diperlukan untuk menjelaskan apa saja yang menjadi bagian dari tema.

Sequence and resource your themes

McAllister mendefinisikan bahwa cukup tiga tema yang difokuskan untuk satu waktu. Pada tahap ini akan dilakukan prioritasi terhadap tema-tema tersebut serta menjelaskan gagasan mengenai berapa besar sumber daya yang harus dialokasikan untuk masing-masing tema.

Tema adalah wadah bagi strategi, berfokus pada hasil yang didorong oleh aspek yang dimiliki oleh produk. Jika waktu adalah uang maka tema adalah cara yang bagus untuk mendorong prioritas dan membuat tim dan stakeholder untuk memakai pola pikir investasi.

Tema berfokus pada satu atau dua KPI dan memberikan stakeholder kemampuan untuk berpikir / berinvestasi untuk mendapatkan hasil, tidak hanya berupa uang ataupun profit yang bentuknya materialis. Tema bisa sangat membantu bila tim yang ada memiliki kekurangan kematangan organisasi. Prioritas bisa bergeser dengan cepat. Tema mengurangi tekanan pada tim Produk saat terjadi pergeseran, dan memungkinkan fluiditas tanpa membahayakan waktu kerja. Bila prioritas berubah, yang harus dilakukan cukup menukar satu tema dengan tema lainnya. Tema menyediakan guardrail saat tim Anda berkolaborasi dalam penyusunan taktik untuk mengangkat KPI. Tema sifatnya timebox (biasanya diukur dalam bulan) yang mendorong scope dan prioritas taktis.

Anatomi tema
Gambar Anatomi tema

Tema mendorong komitmen terhadap hasil dan menunjukkan kepada tim bagaimana pekerjaan yang dilakukan akan sesuai dengan tujuan bisnis.

image

Tema memudahkan untuk memindahkan item pada roadmap yang ada di dalam organisasi di mana prioritas berubah dengan cepat. Tema juga mencakupi bagian otonomi dan pengambilan keputusan just-in-time dalam tim.

image

Elaborasi harus dilakukan pada tema selanjutnya dalam waktu beberapa minggu sebelum dimulai (just-in-time). Mulai dengan menilai peluang di dalam tema dan temukan taktik untuk mencapai strategi. Libatkan stakeholder dalam proses ini dan ajukan gagasan sebanyak mungkin (Sprint Design). Kurangi kelompok dan minimalkan untuk memberntuk tim inti untuk menemukan peluang terbaik yang sesuai dengan lingkup investasi (tema). Gunakan timeboxing untuk membantu tim agar lebih baik dalam melakukan perkiraan ataupun taksiran. buatlah ukuran taktik menjadi seringkas mungkin untuk memudahkan melakukan prioritas dalam tema yang dikerjakan, kemudian kelola ekspektasi jika memang perlu untuk menekan efisiensi dan efektifitas waktu.

Generate project ideas

“Focus your energy on coming up with great project ideas related to your 3 themes. Start with what you have already, but work to come up with more, bigger ideas. Try to break larger projects into chunks, and focus on the first 20% of the project that’s likely to generate 80% of the project’s impact (cherry-pick).”

Untuk mensukseskan pengembangan proyek dimulai dengan mengidentifikasi ide proyek yang baik dan menggunakan kriteria yang dapat diandalkan untuk menentukan ide mana yang akan dikejar. Anda harus melakukan langkah-langkah berikut sebelum mengalokasikan sumber daya untuk pengembangan proyek baru.

image

  • Generation of project idea
    Sebuah panel dibentuk untuk tujuan mengidentifikasi peluang investasi. Ini melibatkan tugas-tugas berikut yang harus dilakukan agar bisa menghasilkan ide kreatif:

    • Analisis SWOT - Mengidentifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan dengan hasil akhir menguntungkan

    • Penentuan tujuan - Menyiapkan tujuan operasional seperti pengurangan biaya, peningkatan produktivitas, peningkatan utilisasi kapasitas, peningkatan margin kontribusi

    • Menciptakan lingkungan yang baik - Suasana organisasi yang baik memotivasi karyawan untuk lebih kreatif dan mendorong teknik seperti brainstorming, diskusi kelompok, dll. Yang menghasilkan pengembangan gagasan kreatif dan inovatif.

  • Monitoring the Environment
    Organisasi harus secara sistematis memantau lingkungan dan menilai kemampuan kompetitifnya untuk memanfaatkan peluang yang ada di lingkungan dengan menguntungkan.

  • Corporate appraisal
    Ini melibatkan identifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan.

  • Preliminary screening
    Ini mengacu pada penghapusan gagasan proyek yang tidak menjanjikan.

  • Project rating index
    Ini adalah alat yang digunakan untuk mengevaluasi sejumlah besar gagasan proyek. Ini membantu merampingkan proses penyaringan awal. Ini membantu merampingkan proses penyaringan awal.

    Langkah-langkah untuk menghitung Project rating index:

    • Mengidentifikasi faktor-faktor yang relevan untuk penilaian proyek
    • Menetapkan bobot faktor-faktor sesuai dengan kepentingan relatifnya (FW)
    • Beri nilai proposal proyek pada berbagai faktor menggunakan skala penilaian yang sesuai (FR)
    • Untuk setiap faktor kalikan faktor penilaian dengan bobot faktor untuk mendapatkan nilai faktor

Estimate each project’s potential impact

“Assess how much leverage each project has on the relevant theme. An extra click upstream (e.g. on a search result) is worth 10-100 clicks downstream. Based on this, do a quick forecast of the impact of the project. Simply try to get within an order of magnitude.”

Dampak Proyek adalah bagaimana proyek mempengaruhi masalah yang dihadapi. Dengan memberikan penilaian dampak proyek, Anda mendefinisikan dampak, baik positif maupun negatif, yang diharapkan dihasilkan oleh proyek ini di produk yang sedang dikembangkan. Ketika memulai dan merencanakan sebuah proyek, Anda harus selalu mempertimbangkan dampaknya karena beberapa proyek mungkin Menimbulkan dampak negatif yang bisa menyerap semua manfaat yang diharapkan. Dampak proyek dihubungkan dengan dua aspek utama:

  • Tujuan sebuah proyek (apa yang harus dicapai oleh proyek);
  • Metode untuk mencapai tujuan (cara menyelesaikan pekerjaan).

Estimate each project’s cost

“Get the right people in the room to roll each project idea around and SWAG a cost in resources, $, and other scarce resources.”

Ada tiga teknik utama estimasi biaya proyek yang digunakan manajer proyek untuk menyiapkan perkiraan biaya dan durasi proyek.

  • Perkiraan Analog
    Teknik pertama disebut estimasi analog dan didasarkan pada informasi dari proyek sebelumnya yang serupa dengan proyek saat ini. Paling sederhana, perkiraan analog ini menggunakan data durasi dan biaya proyek atau fase sebelumnya dalam proyek-proyek tersebut. Didalamnya akan dilakukan penyesuaian keatas atau kebawah untuk kesulitan relatif dari proyek saat ini.

  • Estimasi Parametrik
    Teknik estimasi proyek kedua adalah estimasi parametrik. gunakan data yang dipublikasikan tentang berapa banyak pekerjaan, durasi dan biaya yang dibutuhkan oleh tugas tertentu. Sebagai contoh, mungkin ada informasi publik yang menyatakan bahwa melukis dinding interior dengan langit-langit setinggi 8 kaki membutuhkan 1,3 jam per 100 kaki permukaan dinding. Dengan menggunakan sumber referensi tersebut, Anda membuat perkiraan durasi dan biaya untuk proyek saat ini dengan menggunakan data ini dari proyek sejenis.

  • Perkiraan Bottom-Up
    Teknik estimasi proyek ketiga adalah estimasi dari atas ke bawah dimana mengharuskan bertemu dengan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan dan mengembangkan perkiraan berdasarkan penilaian mereka. Perkiraan bottom-up ini memiliki banyak keuntungan. Salah satunya adalah mereka biasanya lebih akurat karena anggota tim memiliki pengalaman melakukan tugasnya. Yang lainnya adalah bahwa anggota tim memiliki beberapa komitmen terhadap perkiraan karena mereka membantu mengembangkannya.

Prioritize projects within each theme

“Look for the projects with the greatest projected impact with the least cost, and do these ones first, quickly. Then move on to the next projects, or the next phases of the early projects that had a greater than expected impact.”

Prioritas proyek sangat penting bagi organisasi manapun untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Memilih proyek yang salah, yang tidak memberikan pengembalian investasi yang dibutuhkan dapat berdampak signifikan terhadap bottom line. Oleh karena itu, sangat penting untuk meluangkan waktu untuk memprioritaskan dan memilih proyek dan proposal untuk menemukan proyek yang benar bagi organisasi. Prioritas proyek dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Di bawah ini, akan dijabarkan metode yang telah banya gunakan. Proses memprioritaskan proyek itu sendiri dapat dilakukan dalam beberapa hari - atau, jika organisasi memiliki ukuran lebih besar, bisa memakan waktu berminggu-minggu. Berikut ialah metode untuk menentukan prioritas proyek:

Sebelum proses dimulai, tim Leadership / Eksekutif harus menyetujui kriteria prioritas tertentu untuk membantu proses tersebut. Kriteria ini harus bergantung pada Strategi yang diikuti perusahaan. Contoh kriteria adalah:

  • Kontribusi proyek terhadap strategi
  • Penghematan biaya dalam jumlah x tahun
  • Sumber daya yang dibutuhkan untuk mengantarkan proyek (orang)
  • Kompleksitas - teknologi baru atau terkini
  • Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan w%
  • Meningkatkan penjualan sebesar x%
  • Meningkatkan pendapatan sebesar y%
  • Meningkatkan pangsa pasar sebesar z%
  • Kriteria lain yang penting bagi organisasi

Teknik prioritas yang paling umum digunakan adalah stacked ranking, yaitu fitur-fitur yang sudah diurutkan oleh project manager berdasarkan expert judgement. Ada lagi teknik prioritas lainnya yang bersifat kuantitatif, yaitu prioritas yang diurutkan berdasarkan tingkat kepentingan dan kepuasan pengguna saat ini. Dan cara yang paling utama yang dapat kita lakukan adalah memahami kebutuhan pengguna kita. Dalam membuat tingkat prioritas project manager sangat perlu melihat dari sisi pelanggan juga, tidak hanya dari sisi pribadinya saja. Terima kasih.

Sumber:

Terdapat beberapa strategi populer yang dibutuhkan untuk memprioritaskan fitur. Beberapa diantaranya adalah:

  1. Value versus Complexity Quadrant
    Strategi ini merupakan strategi yang paling umum diterapkan pada manajemen produk khususnya bidang MVP. Karena berdasarkan survey, strategi ini dipakai oleh mayoritas manajer produk untuk mengidentifikasi fitur yang akan dipakai. Penerapannya simpel karena hanya dengan matriks berisi Value dan Complexity. Apabila terdapat fitur yang memiliki Value tertinggi dan usaha kompleksitas terendah, itulah fitur yang wajib untuk disertakan dalam produk.

  2. Weighted Scoring
    Pada strategi ini membahas mengenai pemberian bobot yang nantinya diprioritaskan berdasarkan total bobotnya dan didapatkan ranking setiap fitur. Sehingga manajer produk bisa lebih leluasa melihat objektifitas pada masing-masing fitur. Pada strategi ini juga memiliki banyak input sebagai faktor yang bisa didiskusikan tim pengembang. Dan nantinya mendukung tim untuk berdiskusi secara interaktif untuk menentukan kelebihan dan kekurangan dari banyak fitur yang akan dipilih.

  3. Kano Model
    Kano Model mengidentifikasi fitur berdasarkan kesukaan pelanggan dan fungsi produk. Kedua elemen tersebut penting untuk bisa bertahan ketika anda menjual produk di pasar. Karena peran pelanggan adalah yang utama. Akhirnya akan ada beberapa fitur yang menurut anda akan membuat pelanggan senang namun ternyata hal tersebut terlihat biasa saja. Ketika anda tidak memasukkannya pada produk, juga tidak memberi feedback negatif yang signifikan, Justru ketika anda memasukkannya, maka reaksi keras dari pelanggan akan didapat.

    Kano Model

Sumber: https://www.productplan.com/strategies-prioritize-product-features/