Bagaimana cara membangun strategi perusahaan secara virtual?

[Vinashaw]

remote.co

Memiliki sebuah perusahaan virtual dengan mempekerjakan karyawan di seluruh dunia adalah sebuah tantangan. Bagaimanapun juga, mengontrol perusahaan melalui jarak yang jauh atau disebut dengan remote operations, akan membawa keuntungan tersendiri. Ketika anda tidak dapat terjun langsung ke kantor atau tempat anda bekerja, anda dan juga tim anda dapat tetap berkomunikasi untuk membangun sebuah perencanaan strategi yang baru dan jelas. Berikut adalah 5 tips untuk membangun sebuah perencanaan strategi perusahaan virtual yang efektif dan efisien yang ditulis oleh David and Carrie McKeegan.

1. Berhenti, analisa, dan resapi
   Sebelum anda memulai untuk merencanakan masa depan perusahaan anda, hal pertama yang harus anda lakukan adalah mengevaluasi masa lalu anda. Mungkin hal ini terdengar sangat biasa dan tidak penting. Namun hal ini dapat mempertahankan kualitas perusahaan sebagai evaluasi mengenai hal yang berjalan dengan baik maupun tidak di masa lampau.
   Untuk mengevaluasi apakah remote operations yang anda lakukan berjalan dengan baik ataupun tidak cobalah untuk bertanya kepada diri anda sendiri:
   Apakah komunikasi yang terjalin antara anda dan karyawan anda sudah cukup baik?
   Apakah sebuah kontribusi dari perencanaan virtual dapat mengatasi masalah yang serius? Jika benar, maka perubahan apa yang dapat menyelesaikan masalah tersebut?
   Apakah karyawan yang baru dapat berasosiasi dengan baik kepada lingkungan virtual?
   Apakah hal yang anda lakukan dapat berjalan dengan baik jika diterapkan pada sebuah perusahaan?
   Luangkan waktu anda untuk mengevaluasi apakah perusahaan anda telah berjalan dengan baik atau belum sebagai perusahaan virtual. Dalam beberapa saat, struktur perusahaan dapat berubah seiring perkembangan perusahaan.

2. Kumpulkan data dan wawasan dari tim anda
   Anda dapat berkonsultasi kepada supervisor-supervisor tim anda setiap saat, namun para eksekutif lainnya mungkin berpendapat bahwa perencanaan strategi merupakan sebuah fungsi yang paling eksekutif. Jika anda tidak melibatkan banyak pemimpin / supervisor pada sebuah perencanaan anda, maka anda dapat kehilangan kesempatan untuk mendapatkan sebuah hasil yang berharga.
   Mungkin, anda tidak pernah mendengar bahwa pemimpin / supervisor pada tim-tim perusahaan memiliki sudut pandang yang berbeda. Pada umumnya di sebuah perusahaan, sebuah gagasan / ide, biasanya dapat dibahas pada waktu jam makan siang. Namun karena lingkungan tempat anda tidak dapat membuat anda dan tim anda berkumpul pada satu meja untuk membahas sebuah ide, maka anda sendiri-lah yang harus mengumpulkan ide-ide dari dari mereka dan mengevaluasinya sebagai sebuah visi yang bermanfaat di tahun yang akan datang.

3. Jelaskan visi anda secara jelas
   Mungkin sangatlah sulit untuk mengumpulkan seluruh tim manajemen perusahaan untuk membahas tentang perencanaan strategi perusahan dengan menggunakan sistem remote operations.
   Satu cara untuk menyelesaikan masalah ini adalah dengan menjelaskan visi anda secara jelas. Dengan melakukan hal ini, maka ketika anda berada jauh dari tim anda, maka tim anda dapat bekerja dengan berpacu dengan satu tujuan yang sama. Hal ini bisa dipastikan, bahwa setiap karyawan di tim anda telah berjalan sesuai dengan arah yang telah anda jelaskan. Mereka dapat bekerja sesuai dengan peran mereka masing-masing.

4. Rencanakan di depan tetapi terbukalah untuk menerima perubahan
   Perencanaan adalah sebuah hal yang sangat penting, namun bukan berarti anda dapat mengikuti rencana anda begitu saja. Jadilah orang yang fleksibel yang dapat melihat pada bagaimana perusahaan anda dapat bekerja sesuai dengan rencana anda. Jika hasil yang dihasilkan oleh perusahaan anda tidak sesuai dengan rencana anda, apakah anda akan tetap bertahan pada strategi anda?
   Jika anda ingin membuat sebuah perubahan, lakukanlah pada saat yang tepat dan jangan sampai mengganggu bisnis anda. Hindari untuk melakukannya ketika anda sangat sibuk. Lakukanlah ketika semua orang dapat berfokus pada apa yang dibutuhkan perusahaan anda.

5. Batasi waktu pembuatan perencanaan strategi anda
   Banyak perusahaan yang melibatkan banyak pimpinan untuk duduk pada sebuah ruang rapat dan membahas sebuah ide baru dengan waktu yang sangat lama, bahkan dapat memakan satu hari penuh, itu bukanlah sebuah hal yang harus dilakukan. Perlu diketahui bagi pemilik perusahaan virtual, bahwa anda dan tim anda tidak bertemu secara langsung untuk berkumpul membahas sebuah strategi perusahaan.
   Buatlah sebuah upaya yang kolaboratif untuk membangun strategi perusahaan namun perhatikan pada batasan waktu yang telah diberikan. Buatlah acuan batas waktu untuk memulai dan akhir dari pembuatan strategi. Pastikan bahwa tim / karyawan anda memiliki waktu luang untuk berpikir secara serius untuk memberikan gagasan mereka.

Sebuah perencanaan strategi yang baik dapat membuat perusahaan anda sukses, dan menguatkan kesadaran tim anda untuk menciptakan strategi-strategi lainnya di tahun yang akan datang.

Sumber

[Wahyu23 (Wahyu Rizky Nugroho)]

Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi beberapa stategi kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapaikeuntungan maksimum setelah memilih perusahaan secara virtual, sebagai berikut:

1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet.

3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti: kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya.

4. Arrange for forwarding phone calls, someone at the fixef office site should have the responsibility for forwarding phone calls to the telecommuter. Also, the firm should make use of a voice messaging system telecommuters can access from their homes.

5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah.

Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggung jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor virtual menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor virtual menuntut dedikasi yang lebih besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakan. Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor virtual merupakan pengaturan ideal.

[OliviaCitra (Citra Olivia Pangaribuan)]

Orang-orang menganggap organisasi atau perusahaan sebagai tempat dimana mereka bekerja atau pergi untuk memberikan layanan yang mana terdapat gedung, pabrik, kantor, peralatan, meja, kursi, stok barang, telepon, dan komputer. Namun, definisi organisasi - "tindakan atau proses pengorganisasian” - tidak memasukkan unsur-unsur fisik, juga tidak ada persyaratan untuk sesuatu yang tahan lama. Organize didefinisikan sebagai “untuk mengatur atau membentuk kesatuan yang koheren dimana setiap bagian memiliki fungsi atau hubungan khusus” dan “untuk mengatur dengan perencanaan sistematis dan upaya koordinasi individu” (Webster’s Third New International Dictionary, 1986). Tidak ada dalam definisi organisasi yang membutuhkan keberadaan aset atau struktur fisik. Ungkapan “organisasi virtual” ini menjadikan eksplisit sebagai virtual adalah "memiliki kekuatan akting tanpa agensi materi”.

Organisasi virtual terdiri dari individu yang mengoordinasikan kegiatan mereka untuk mencapai tujuan tertentu (Stumpf, 2006). Sementara beberapa aset fisik mungkin ada untuk mendukung perusahaan. Organisasi virtual dapat berdiri tanpa adanya kantor, pabrik, atau peralatan; tanpa personil full time; dan dengan dukungan minimal atau fungsi pelaporan internal organisasi seperti TI, akuntansi, sumberdaya manusia, pemasaran, hukum, fasilitas, hubungan masyarakat, atau pembelian. Dalam bentuknya yang paling sederhana, organisasi virtual adalah pemikiran dan tindakan orang, mengoordinasikan dan bekerja di antara mereka sendiri dan dengan yang lain, beberapa di antaranya adalah karyawan untuk mencapai tujuan yang menarik dan bernilai bagi semua ‘anggota’.

Strategi Sukses untuk organisasi atau Perusahaan Virtual

Semua perusahaan virtual atau lainnya, bersaing di pasar untuk mendapatkan pelanggan, pemasok, dan sumberdaya keuangan. Organisasi virtual mungkin memerlukan relatif lebih sedikit (atau lebih sedikit) dari sumberdaya ini daripada organisasi tradisional karena ukurannya yang lebih kecil dan sifat virtualnya. Hal ini membatasi daya tawar relatif mereka terhadap pesaing mereka yang lebih besar, namun memberi mereka fleksibilitas yang lebih besar untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di lingkungan. Meningkatkan fleksibilitas organisasi adalah salah satu strategi yang memungkinkan untuk sukses.

Kemungkinan organisasi virtual harus memenuhi tantangan organisasi dimana pun. Menurut Stumpf (1993) dan Thompson & Strickland (1986), mereka harus:

1. Menilai Lingkungan Bisnis (mis., Memahami kebutuhan konsumen / pemasok; menilai kekuatan dan kelemahan pesaing; dan memahami tren demografis, teknologi, sosial, psikografis, ekonomi, dan regulasi yang dapat memengaruhi bisnis).
2. Analisis Situasi Bisnis (mis., Pahami dinamika untung dan rugi bisnis; tetapkan tujuan keuangan, pemasaran, dan perilaku; dan jelaskan kekuatan, masalah, peluang, dan ancaman relatifnya).
3. Desain Program Aksi dan Sistem Pemantauan (mis., Buat campuran komunikasi; desain program produk; buat sistem pemantauan dan penelitian).
4. Periksa Strategi Alternatif (mis., Tentukan keunggulan kompetitifnya; identifikasi target pasar dan posisi produk / perusahaan di masing-masing; buat pilihan seputar produk, harga, saluran distribusi, dan kegiatan promosi).
   Setelah melakukan analisis ini, para pemimpin harus membuat pilihan dan mengimplementasikan pilihan-pilihan ini mengenai semua aspek bisnis, dari mana produk dan layanan tertentu dapat ditawarkan, melalui siapa, kepada siapa, hingga bagaimana membiayai dan memanfaatkan bisnis. Jika bisnis adalah usaha baru, pilihan tambahan juga harus dibuat (Timmons & Spinelli, 2004). Stumpf (2006) membahas praktik dan keterampilan tertentu di bawah ini yang ternyata relevan dengan perusahaan kecil, terutama yang mencoba tetap virtual - beberapa aset fisik, sejumlah kecil karyawan, dan struktur formal serta sistem pendukung yang terbatas.

Tantangan terbesar dari setiap organisasi virtual adalah tetap virtual - yang sering berarti bertahan dan berhasil sambil dibiayai dan kekurangan tenaga. Ketika usaha tumbuh, kecenderungannya adalah untuk meningkatkan aset fisik organisasi dan mempekerjakan orang untuk menggunakan aset ini. Jika pertumbuhan berhasil, organisasi mulai menjadi kurang virtual dan lebih ‘nyata’. Dalam beberapa tahun, terlihat dan bertindak seperti kebanyakan organisasi tradisional. Jika pertumbuhan tidak berhasil, perpanjangan aset fisik dan staf mengurangi fleksibilitas dan kekuatan ekonomi organisasi - seringkali mengarah pada penghematan atau kebangkrutan. Kunci untuk pertumbuhan yang diukur ini adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan tambahan atau sumberdaya diperlukan untuk kompetensi khusus organisasi. Jika organisasi menginternalisasi fungsi-fungsi non-kunci dan menghindar dari kompetensi yang didefinisikan secara sempit, itu akan mulai menjadi “nyata” - dengan harapan karyawan terkait dan pengeluaran organisasi nyata.

Pertumbuhan pesat dalam outsourcing skor tahun terakhir telah membantu organisasi virtual tetap di ceruk. Melalui sewa dan kontrak yang direncanakan dengan hati-hati dengan penyedia, dimungkinkan untuk tetap fleksibel dan ramping. Jika bisnis meningkat tiba-tiba, layanan outsourcing tambahan dapat dipertahankan. Jika bisnis menurun tiba-tiba, layanan outsourcing dapat dikurangi. Organisasi virtual mampu mempertahankan dua keunggulan kompetitif utamanya: fleksibilitas dan basis biaya operasi yang rendah.

Di luar tantangan virtual yang tersisa, ada empat praktik manajemen yang sangat penting bagi keberhasilan perusahaan virtual.

1. Pemberdayaan itu Penting
   Pemberdayaan dalam organisasi virtual berbeda dari organisasi tradisional. Dalam organisasi tradisional, seorang individu mengalami pemberdayaan dalam kerangka aturan dan peraturan yang diformalkan serta budaya organisasi yang mendukung pemberdayaan. Karena tidak ada unsur-unsur ini dalam organisasi virtual, dasar pemberdayaan harus berbeda. Pada dasarnya, seorang anggota organisasi virtual akan merasa diberdayakan untuk bertindak sebagai agen organisasi sejauh nilai-nilai dan tujuan bersama dari entitas virtual telah dikomunikasikan dengan jelas kepada anggota tersebut dan anggota menerimanya. Penerimaan ini didasarkan pada rasa saling menguntungkan serta keinginan untuk mempertahankan rasa saling percaya. Karena setiap anggota dalam organisasi virtual berkontribusi dari kompetensi intinya, anggota lain bergantung pada orang tersebut untuk menggunakan kompetensi tersebut. Ketergantungan timbal balik serta tujuan dan penghargaan bersama adalah dasar untuk pemberdayaan.

2. Budaya Menggantikan Banyak Aturan dan Prosedur Formal
   Ketika seseorang menciptakan organisasi, ada masalah hukum, tata kelola, dan keanggotaan yang harus diatasi. Kepemimpinan membentuk struktur organisasi (aturan, peran, dan prosedur) untuk organisasi dan anggotanya dimaksudkan agar berfungsi. Organisasi virtual memiliki struktur yang kurang terdefinisi dengan baik - aturan, peran, dan prosedur lebih sedikit jumlahnya dan cenderung lebih diperlakukan fleksibel oleh mereka yang perilakunya ingin dipengaruhi atau dikendalikan oleh struktur. Aturan adalah panduan, bukan hukum.

   Cara kepemimpinan berhubungan dengan anggota, termasuk sejauh mana struktur formal didefinisikan dan ditegakkan, berkontribusi pada apa yang menjadi budaya organisasi. Sementara budaya organisasi adalah konsep abstrak, dan kekuatannya konkret. Budaya organisasi virtual, lebih dari struktur atau prosedurnya, yang membuat anggota merasa diberdayakan. Budaya adalah seperangkat pedoman dan heuristik - cara melakukan sesuatu secara efektif yang telah berevolusi dari pengalaman yang sukses. Sesuai dengan norma-norma budaya memfasilitasi untuk menyelesaikan sesuatu. Dengan mengetahui budaya, orang dapat mengambil tindakan yang konsisten, dengan budaya pula risiko kritik atau perlawanan menjadi lebih sedikit. Melanggar norma budaya sering mengarah pada masalah atau kegagalan - baik secara pribadi maupun organisasi. Pertimbangkan “saran” berikut yang dibuat oleh dua pemimpin organisasi virtual berbeda yang mencerminkan budaya masing-masing:

   “Jika ada yang tidak berhasil, beri tahu Matthais.”
   “Jika Anda melihat sesuatu yang salah, cobalah untuk memperbaikinya.”

   “Jika Anda tidak bergaul dengan seseorang, hindari mereka.”
   “Kami bekerja melalui perbedaan kami sehingga semua orang mendapat manfaat.”

   Pernyataan-pernyataan ini mencerminkan bagaimana orang diharapkan berperilaku – hal-hal tersebut bukan merupakan aturan atau prosedur formal. Sesuai dengan norma-norma budaya mengarah pada pemberdayaan. Melanggar norma budaya menyebabkan peningkatan tingkat pengawasan dan kontrol. Organisasi virtual tidak dapat secara efektif memaksakan pengawasan dan kontrol seperti itu dengan mudah karena ke-virtual-annya. Keberhasilan ditentukan dengan menyusun dan mendukung budaya yang sesuai untuk jenis bisnis dan lingkungan bisnis. Mengabaikan budaya, atau berusaha menggantikan aturan, peran, dan prosedur sebagai cara utama mengarahkan perilaku, sangat tidak disarankan.

3. Memelihara Koneksi Positif dan Rasa Saling Kepercayaan dalam Organisasi
   Kepercayaan antara berbagai mitra dalam organisasi virtual adalah perekat yang memungkinkan, dan membangun hubungan ini bergantung pada berbagi visi yang koheren mengenai praktik kualitas dan standar perusahaan virtual. Inti dari kerja sama tersebut adalah kemauan pemimpin untuk menyerahkan kendali dan memercayai mitranya, serta berbagi dalam imbalan finansial. Seperti Allen (2003) dan Drollinger (2003) tunjukkan, kunci untuk mempertahankan kelompok kolaborator ini adalah saling menguntungkan yang bisa diperoleh dan dibagikan oleh semua.

   Kebutuhan jaringan kontak (network of contact) yang substansial harus dipercayai oleh pemimpin dengan aspek bisnis yang paling dasar. Aliansi strategis yang dibentuk dengan cara ini membuat setiap mitra bekerja di bidang kompetensi inti, dan memberikan kemampuan maksimal dengan biaya terendah, di samping fleksibilitas yang diperlukan.

   Allen (2003) merekomendasikan bahwa ada pertemuan tatap muka sesering mungkin, setidaknya setiap tiga hingga enam bulan sekali untuk menjaga mitra virtual tetap terhubung dan diberdayakan. Kebutuhan untuk bertemu ini telah mengarah pada organisasi virtual baru.

4. Diperlukan Proses Pengambilan Keputusan Alternatif
   Menyatukan orang untuk berinteraksi, mendiskusikan masalah, dan mengekspresikan pandangan - sesuatu yang biasa dilakukan di sebagian besar organisasi - kurang umum di organisasi virtual. Tidak adanya ruang kerja bersama dan lingkungan kantor membuat ‘pertemuan’ seperti itu sulit diatur. Pimpinan organisasi virtual harus menemukan alternatif dari pendekatan tradisional ini untuk keterlibatan dan pengambilan keputusan kelompok. Sementara penelitian tentang proses kelompok tersebut tidak secara langsung menangani masalah dalam organisasi virtual, ia mengidentifikasi beberapa alternatif untuk proses kelompok interaksi tradisional untuk melibatkan dan memberdayakan orang lain.

   Delphi Group sebagai salah stua contoh organisasi virtual tidak memerlukan interaksi pribadi, atau koordinasi pertemuan grup. Semua komunikasi dapat terjadi melalui sarana elektronik, melalui administrator atau focal person. Pertanyaan dihasilkan, dikirim ke semua peserta dalam Delphi Group, dijawab oleh mereka, lalu dikembalikan ke administrator - yang kemudian merangkumnya (kadang-kadang secara statistik). Informasi ringkasan ini kemudian dikirim ke anggota Delphi Group bersama dengan pertanyaan tambahan yang dirangsang oleh putaran tanggapan sebelumnya. Proses berulang ini berlanjut sampai respon modal terhadap pertanyaan muncul dan kepemimpinan organisasi virtual siap untuk membuat dan berbagi keputusan.

Referensi

Stumpf, S A and Klingler, J W. 2006. Strategies for Virtual Organizations. Scientific Articles. Challenges in Management Yearbook of the Graduate School of Business Administration Zürich.