Bagaimana cara membangun Business Case yang kuat untuk investasi TI?

Tujuan dari business case adalah untuk menunjukkan bagaimana solusi IT dapat menghasilkan nilai bisnis. Proyek IT fokus untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi.

Bagaimana cara membangun Business Case yang kuat untuk investasi TI?

Investasi di bidang TI diperlukan bagi yang ingin berhasil di pasar saat ini. Namun, nilai TI seringkali kurang diapresiasi dan dilihat hanya sebagai overhead oleh manajemen senior.Oleh karena itu penting untuk memahami bagaimana menulis sebuah business case yang dapat membantu pengambil keputusan dan memahami mengapa investasi TI diperlukan dan juga potensi kemampuan suatu perusahaan untuk bersaing.

Berikut adalah empat langkah untuk menulis sebuah kasus bisnis yang sukses:

Sejajarkan dengan strategi perusahaan
Apakah perusahaan ingin meningkatkan produktivitas, menerapkan manajemen perangkat lunak atau mengakuisi perusahaan lain? Inilah alasan kuat untuk berinvestasi di bidang TI. Dengan menunjukkan hubungan yang jelas antara tujuan bisnis tingkat tinggi perusahaan dan investasi yang direncanakan, kemungkinan untuk sukses lebih tinggi. Menjual ide sebelum masuk ke rincian teknis dan biaya, dan menggunakan contoh di kehidupan nyata jika memungkinkan untuk menggambarkan bagaimana perusahaan lain mendapatkan keuntungan dari proyek yang serupa. Tunjukkan pemahaman tentang kompetitif dan gunakan ini untuk memaksa tindakan pengambilan keputusan.

Terlibat dengan Stakeholders
Jika Anda memiliki dewan pengambil keputusan, mereka harus menyadari proyek tersebut sebelum kasus bisnis terakhir mendarat di meja mereka. Anda harus melibatkan pengambil keputusan, influencer dan mereka yang terkena dampak proyek sejak awal. Gunakan model RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab. Bekerjalah dengan orang-orang penting untuk membantu anda memposisikan kasus dan membuatnya menjadi lebih persuasif. Untuk memperkuat argumen, dapatkan dukungan dari pengguna akhir dan tunjukkan bagaimana proyek akan menguntungkan klien Anda. Direktur keuangan anda sangat penting di sini. Gunakan keahlian mereka untuk membangun argumen keuangan yang sehat.

Memahami keuangan
Untuk memastikan business case mendapat persetujuan, bagian yang paling penting adalah pembenaran keuangan. Kontribusi investasi terhadap kemampuan bisnis perlu dihitung untuk mewujudkan tujuan strategis yang telah identifikasi di awal. Gunakan pengukuran standar seperti return on investment, payback period dan total cost of ownership. Pengambil keputusan akan melihat secara kritis angka-angka ini, jadi penting untuk tidak melebih-lebihkan manfaatnya.

Menilai alternatif & risiko
Terakhir, harus mempertimbangkan semua opsi, termasuk pilihan untuk tidak melakukan apa-apa. Lengkapi analisis biaya / manfaat tingkat tinggi dari beberapa alternatif yang Anda pertimbangkan, menyoroti kekuatan, kelemahan dan risiko masing-masing. Jelaskan bagaimana risiko akan dikelola dan langkah-langkah yang di ambil untuk menghindari hasil negatif.

sumber:

Business case dijadikan sebagai penentu dalam melakukan implementasi karena Business case merupakan usulan terstruktur untuk perubahan bisnis dalam hal biaya yang diharapkan dan keuntungan. Mengembangkan business case sebelum menyetujui Proyek IT merupakan hal yang biasa terjadi di bisnis saat ini, mengingat pentingnya business case dalam implementasi ERP.

Tujuan implementasi ERP sendiri adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Business case untuk implementasi ERP berdasarkan dua perspektif penaksiran yang berbeda yaitu perspektif sistem dan perspektif proses. Sistem penaksiran menguji/memeriksa tingkat sistem dengan kebutuhan krisis bisnis. Sedangkan proses penaksiran membangun sistem penaksiran dan menguji biaya dan efisiensi proses. Keduanya dapat memodernisasikan teknologi yang dimiliki dan prosesnya dijalankan lebih efektif dan biaya yang digunakanjuga lebih efektif.

Ward et al, menjelaskan bahwa selain mendapatkan dana untuk investasi IT, business case yang komprehensif dan kuat juga diperlukan untuk mengaktifkan prioritas antara investasi yang berbeda untuk dana dan sumber daya, mengidentifikasi bagaimana kombinasi dari IT dan business change akan memberikan manfaat, menjamin komitmen dari manajer bisnis untuk mencapai manfaat investasi yang diinginkan, dan penting untuk menciptakan dasar untuk meninjau realisasi keuntungan bisnis ketika investasi lengkap. Davenport menyarankan bahwa jika keputusan menerapkan ERP telah dibuat, business case harus dikembangkan untuk memahami bagaimana cara untuk mencapai manfaat maksimal dari ERP.

Salah satu fase dalam ERP, yaitu fase chartering (keputusan mendefinisikan business case dan solusi kendala) terdiri dari keputusan untuk pendanaan proyek sistem ERP. Kunci di fase ini termasuk vendor, konsultan, eksekutif perusahaan, dan spesialis IT. Juga kegiatannya meliputi inisiasi ide untuk mengadopsi ERP, mengembangkan business case, keputusan apakah akan melanjutkan dengan ERP atau tidak, inisiasi mencari pemimpin proyek, pemilihan perangkat lunak dan mitra implementasi, dan perencanaan proyek dan penjadwalan.

Menurut Jack T Marchewk, business case yang baik yaitu :

  1. Memuat secara rinci semua kemungkinan akibat, biaya, dan manfaat proyek.
  2. Membandingkan alternatif secara jelas
  3. Secara obyektif memasukkan semua informasi yang berkaitan
  4. Secara sistematis meringkas isi di dalamnya

Sebelumnya, apakah yang menyebabkan rendahnya tingkat keberhasilan proyek TI? Fakta yang didasarkan dari berbagai pengalaman menyebutkan bahwa salah satu penyebab kegagalan proyek TI adalah dilupakannya atau belum dijalankannya manajemen proyek TI (IT project management) secara baik dan tepat manakala dilakukan suatu proyek TI. Padahal dengan investasi yang lumayan mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah manajemen proyek TI menjadi penting.

Di dalam pembangunan suatu proyek investasi TI dibutuhkannya business case. Business case merupakan sebuah argumen, biasanya didokumentasikan, yang dimaksudkan untuk meyakinkan pengambil keputusan untuk menyetujui suatu tindakan. Dokumen itulah yang disebut sebagai business case. Sebuah business case harus disajikan dalam dokumen yang disusun dengan hati-hati. Dokumen Business case harus dipertimbangkan sesuai dengan manfaat dan risiko yang terkait dengan pengambilan tindakan. Selain itu, kesimpulannya harus menjadi argumen yang kuat untuk implementasi.

Sumber:


Membangun business case harus mempertimbangkan faktor-faktor yang mendukung tercapainya keberhasilan suatu proyek dalam perusahaan. Faktor-faktor ini misalnya apakah tujuan investasi merupakan bagian dari prioritas bisnis utama? Apakah risiko yang didapat dalam melakukan investasi ini? Apa alternatif lain yang dapat dipertimbangkan? Berapa biaya yang dikeluarkan? Seberapa kredibelnya analisis yang dibuat? dan sebagainya.

Business Case sendiri dapat masuk disemua divisi dalam perusahaan, karena kita memperlajari mengenai kasus bisnis yang bisa saja terjadi sehingga bisa kita analisa dan tanggulangi. Seperti yang sudah disampaikan dalam kelas, penyusunan Business Case yang baik dapat meliputi hal berikut :

  1. Memuat secara rinci kemungkinan yang bisa terjadi bisa berupa akibat ataupun manfaat dan juga resiko.
  2. Membandingkan setiap ada atlernatif engan jelas dan cermat sehingga dapat benar-benar dijadikan sebagai alternatif.
  3. Secara objektif memasukkan informasi yang saling berkaitan agar tidak terjadi hal yang ambigu nantinya.
  4. Secara sistematis dapat meringkas isi didalamnya agar tidak membingungkan.

Empat hal diatas merupakan tentang bagaimana Business Case yang baik itu, namun yang akan kita bahas ialah “bagaimana cara membangun Business Case untuk sistem CRM”. CRM ini merupakan hal yang sangat potensial dalam perusahaan karena diharapkan mampu memberikan menganalisa ROI (Return On Investment) secara tepat sehingga dapat memberikan nilai yang tinggi. Sedangkan untuk mendapatkan hal yang tinggi itu tidaklah mudah, yaitu harus dapat menganalisa CRM dengan tepat dan untuk mendapatkannya, oleh karena itu beberapa solusinya ialah penggunakan analisis Business Case. Berikut ini merupakan beberapa langkah untuk mendapatkan hal tersebut :

  1. Analisis kemungkinan yang bisa terjadi dengan jangka waktu 3 tahun setelah menggunakan sistem tersebut, analisis tersebut baik berupa keuntungan, biaya dan hal yang tidak diinginkan tetapi bisa saja terjadi. 3 tahun tersebut merupakan standart yang bagus untuk mengukur sebuah sistem yang benar-benar baru.
  2. Jangan menggunakan target ROI (Return On Investment)terlalu tinggi, karena untuk ukuran sistem yang baru hal tersebut akan sulit tercapai.
  3. Pisahkan biaya awal yang digunakan dan biaya yang rutin dikeluarkan dari perhitungan/analisis tersebut
  4. Manfaat yang tangible seperti penurunan biaya, keuntungan yang meningkat akan menghasilkan kurang dari 50% dari total keuntungan yang dicapai. Sedangkan hal yang berupa intangible seperti meningkatnya produktivitas, keuntungan dimasa mendatang akan menghasilkan lebih dari 50% dari total keuntungan yang ingin dicapai. Hal tersebut dikarenakan dalam pembangunan sebuah sistem termasuk CRM ini dampak yang dirasakan tidaklah langsung melainkan secara bertahap akan tmbuh dengan sendirinya.
  5. Dan yang terakhir ialah, selalu analisis kemungkinan terburuk dari setiap keputusan yang diambil, hal tersebut penting karena kita tidak tahu apa yang akan terjadi dimasa mendatang dan agar dapat mengantisipasinya dengan baik tidak sampai terjadi downside yang buruk.

REFERENSI
https://community.dynamics.com/crm/b/crmsoftwareblog/archive/2012/11/28/how-to-build-a-business-case-for-crm

Business case adalah sebuah analisis untuk mengetahui nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat dan resiko dari project yang digunakan. Business case sendiri sangat cocok digunakan dalam pengembangan perancangan software CRM karena business case mempunyai analisis yang sesuai dengan pengembangan software CRM. Berikut ini adalah 3 langkah dalam membuat business case untuk software CRM, yaitu :

Langkah pertama : Mengunakan ROI (Return of invesment) untuk membuat business case

Return on invesment adalah rasio uang yang diperoleh atau dikeluarkan pada suatu investasi. Kita mengunakan ROI dalam mengambil suatu keputusan dikarenakan kita bisa menghitung jumlah pengeluaran yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk merancang software CRM dan pemasukan yang akan didapat berdasarkan software CRM yang sebelumnya ingin dibuat… Dengan berfokus pada ROI dari implementasi penerapan CRM, kita bisa menganalisis data apa saja yang kita perlukan dan biaya yang kita keluarkan untuk membuat business case

Langkah kedua : Menghitung ROI untuk CRM

Hal yang paling utama dalam investasi adalah bagaimana cara kita menghemat pengeluaran kita. Dengan ROI kita bisa menghitung berapa banyak uang yang akan kita keluarkan untuk invetasi pada software CRM

Cara menghitungnya :

  • Pertama kita perlu memperkirakan berapa banyak masalah yang akan kita selesaikan berdarkan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan
  • Kedua tentukan berapa biaya yang akan dikeluarkan untuk solusi dalam software
  • Terakhir, terjemahkan angka tersebut ke nominal yang sama atau yang digunakan sekarang(biasanya seperti nominal dollar), lalu kurangi dengan biaya project software bulanan yang kita kerjakan dan kita akan memiliki perkiraan estimasi ROI tiap bulan.

Langkah ketiga : Mengumpulkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membuat business case

Setelah kita menghitung kalkulasi ROI yang akan dikeluarkan, langkah selanjutnya adalah membuat business case. Saat kita membuat business case untuk CRM ini ada 6 elemen atau model dasar untuk membuat business care CRM, yaitu :

  • Gambaran tentang bisnis case yang akan dibuat
    Elemen ini akan memberikan gambaran tentang apa dan isi business case yang akan kita buat. Biasanya dibuat dalam satu sampai 3 kalimat.

    Contoh : “Setiap anggota dalam tim yang terlibat dalam penjualan menghabiskan waktu sekitar 20 jam sebulan untuk mengelola pendataaan jumlah pelanggan yang membeli produk perusahaan menggunakan excel. Hal ini dirasa sulit bagi setiap anggota tim dikarenakan terlalu banyak memakan waktu dan biaya. Oleh karena itu software CRM akan membantuk menyelesaikan masalah tersebut dan membantu perusahaan menghemat pengeluaran hingga $10 perbulan”.

  • Tantangan
    Elemen ini membahas masalah spesifik apa yang mempengaruhi produktifitas dan pengelolaan keuangan perusahaan

    Contoh : “Dikarenakan data pelanggan yang diinputkan terlalu banyak sehingga ketika kita menginputkan suatu data baru, sheet-sheet lain terupdate secara otomatis tetapi memakan waktu yang sangat lama. Hal ini bisa mengakibatkan ketidakefisienan dalam hal waktu penginputan.”

  • Solusi
    Elemen ini membahas bagaiamana solusi yang diberikan berdasarkan masalah yang telah di deskripsikan tadi dan juga berfokus bagaimana sistem CRM menyelsaikan masalah tersebut

    Contoh : “Software CRM akan menampung info data-data pelanggan langsung ke database sehingga seluruh anggota tim penjualan bisa mengakses data tersebut. Software ini juga mempercepat penginputan data yang dimasukkan oleh anggota tim penjualan secara efektif dan efisien sehingga waktu yang digunakan dalam penginputan data tidak terlalu lama.”

  • Biaya
    Elemen ini membahas perkiraan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk membangun software CRM dan juga menentukan vendor manakah yang akan dipakai perusahaan dalam membangun software CRM ini.

    Contoh : “Software CRM level rendah dengan fitur standar membutuhkan biaya sekitar 12$ per bulan. Kebutuhan yang harus diperlukan perusahaan untuk menyelesaikan masalah tadi membutuhkan software CRM yang mempunyai harga antara $25 sampai dengan $50 per bulan. Setiap bulan perusahaan mengeluarkan biaya sekitar 60$ perbulan untuk membayar karyawan yang berkerja pada penginputan data pelanggan. Dengan adanya software CRM ini, perusahaan bisa mengurangi biaya yang dikeluarkan perbulan hingga $10”.

  • Keuntungan
    Elemen ini membahas keuntungan apa yang didapat berdasarkan software yang dibangun.

    Contoh : “Dengan adanya software CRM memberi keuntungan dalam efektif dan efisien waktu yang digunakan dan membantu dalam pengembangan produktivitas karyawan.”

  • Waktu pelaksanaan
    Elemen ini membahas tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam pengerjaan software tersebut dan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk berlatih menggunakan software tersebut.

    Contoh : “Dilihat dari waktu pengerjaan, pembuatan software CRM ini memakan waktu sekitar 6 bulan dalam pembuatan dan pengembanganya. Waktu ini digunakan untuk menganalisis kebutuhan apa saja yang diperlukan perusahaan, design dan impelemantasinya.”

Referensi :
https://www.softwareadvice.com/resources/crm-business-case/

Berikut ini adalah beberapa prinsip utama untuk membangun Business case berdasarkan Cutomer Relationship Management. Terdapat 5 langkah utama yaitu:

1. Definisi Pertanyaan Masalah - Pemahaman Makna ‘Mengapa?’

Mengapa anda memerlukan sistem atau solusi CRM? Jawaban untuk ini harus didasarkan pada kebutuhan bisnis dan sangat berhubungan dengan strategi bisnis Anda. Ini bukan tentang ‘sistem’ itu sendiri, melainkan anda harus mempertimbangkan apa pernyataan masalah anda sebenarnya dan seputar kebutuhan andaa. Anda juga harus sangat jelas tentang manfaat nyata yang akan Anda dapatkan dari penerapan sistem CRM.

Dalam menentukan pernyataan masalah, tulisan ini akan menyarankan agar anda sangat mempertimbangkan kebutuhan akan kebutuhan bisnis, karena ini akan memungkinkan Anda menentukan proses bisnis akan diganti, yang mana proses ini memengaruhi orang-orang anda. Hal ini pada gilirannya dapat membantu dengan definisi pernyataan masalah ini.

2. Persyaratan Bisnis Harus Sejajar dengan Urusan Bisnis

Terdapat kasus kuat untuk kebutuhan akan persyaratan bisnis yang sesuai dengan Business Case. Salah satu alasan yang sangat dikutip karena kegagalan proyek CRM adalah kurangnya persyaratan bisnis yang secara jelas menunjukkan pemahaman tentang praktik bisnis saat ini dan bagaimana praktik ini akan berubah dengan penerapan sistem. Persyaratan perlu dikeluarkan dari pemahaman yang kuat tentang proses bisnis saat ini. Aspek kunci lain dalam mengembangkan kasus bisnis.

Penting agar semua stakeholder diperhitungkan dengan para pembuat/pengembang kebutuhan bisnis.

Tim Penjualan - mengerti bagaimana praktik sehari-hari mereka akan berubah atau terpengaruh

Tim TI - mengerti dukungan apa yang akan terlihat, dan sistem apa yang sedang digunakan, seperti apa data yang saat ini ditangkap, mengetahui apa yang akan digunakan dan tidak digunakan untuk kedepannya.

Tim Data Analytics - Laporan apa yang tersedia saat ini, dan bagaimana perubahan ini dengan penerapan sistem, laporan baru apa yang mungkin diperlukan juga.

3. Manfaat dan Resiko

Pertama-tama pastikan untuk mempertimbangkan risiko tidak melihat secara holistik pada implementasi CRM. “terlalu banyak orang hanya mempertimbangkan pengaruhnya terhadap bagian kecil organisasi mereka sendiri dan tidak melihat 'Gambaran Besar’-Nya” – Peter Flory.

Manfaat penerapan CRM ada di sana, dan perlu diacuhkan dengan hati-hati dan dipertimbangkan dengan membuatnya seakurat mungkin.

Anda perlu mempertimbangkan siapa penerima manfaat utama dari implementasi sistem ini dan mempertimbangkan juga nilai setiap hubungan pelanggan dan bagaimana menerapkan bahwa sistem memungkinkan untuk memprioritaskan atau memprioritaskan ulang sumber daya.

4. Pahami Masalah yang Akan Dihadapi Dengan Menghitung ROI

Ada diskusi bagus tentang bagaimana cara menentukan model ROI anda dan kebutuhan yang kuat untuk menyesuaikannya dengan pemahaman tentang perbedaan antara model proses Anda saat ini dan masa depan.

Hewson Consulting Group menyatakan bahwa "Perhitungan ROI sistem CRM sangat sulit” karena tiga alasan:
• Tidak ada data dasar sebelum penggunaan sistem, membuat sebelum dan sesudah perbandingan tidak mungkin dilakukan
• Ada terlalu banyak variabel independen lainnya
• Banyak manfaat yang lembut atau tidak berwujud dan sulit dihitung.
Pertimbangkan hal diatas saat mencoba menghitung ROI.

5. Pertimbangkan kebutuhan untuk memberikan CRM dalam potongan kecil yang dapat dicapai

Hal ini tidak harus menjadi sesuatu yang mudah dipertimbangkan atau dikerjakan dalam kaitannya dengan menyusun kasus bisnis. Berilah perhatian untuk poin diskusi mengenai pemahaman ‘Mengapa’ dan juga kebutuhan akan kebutuhan bisnis karena ini mungkin menentukan apakah ada cara untuk menerapkan sistem dengan mudah secara bertahap yang akan berjalan dari perspektif bisnis.

Semua hal yang perlu diingat saat mempertimbangkan penerapan secara bertahap adalah “Apakah Anda dapat menerapkan sistem secara bertahap dan masih memberikan Return on Investment yang bermanfaat?”

Referensi: https://projectmanagementinsight.com/crm-business-case-top-5-tips/

  • Developing a Business Case Reasons : Dalam membuat atau menciptakan bisnis case kita harus memperhatikan beberapa faktor seperti, mengapa kita harus membeli dan mengadakan sistem CRM ?

  • Options : hal lain yang perlu di analisis adalah mengenai pengaturan yang didalamnya terdapat do-nothing sebagai pilihan.

  • High Level Requirements : ketiga yaitu kita harus mengidentifikasi masalah saat ini yang sedang dihadapi perusahaan, persyaratan sistem dan kriteria kualitas tinggi dari CRM harus diindentifikasi agar menghasilkan business case yang baik

  • Benefits : benefit juga merupakan hal yang menjadi salah satu faktor yang perlu dianalisis, apa keuntungan yang berdampak langsung dan tidak berdampak langsung pada perusahaan ?

  • Risks : mengidentifikasi setiap risiko, kemungkinan dan dampak yang akan didapat dampak serta tindakan untuk mengurangi atau meminimalisir dari segala resiko yang akan diterima perushaan.

  • Costs : Berapa total biaya yang akan dianggarkan, modal & pendapatan proyek juga harus dianalisis serta bagaimana biaya yang berhubungan dengan setiap tunjangan?

  • Timescales : salah satu hal yang perlu diperhatikan yaitu mengenai penjadwalan dan penjadwalan yang dibuat haruslah se-realistic mungkin agar estimasi waktu berjalan dengan baik.

Secara garis besar, dilihat dari beberapa sudut pandang, business case yang digunakan untuk CRM (Customer Relationship Management) memunculkan statement yang sama seperti contoh, analisis sebelum pengadaan, kemudian visi dan misi dari perusahaan tetap harus berjalan, manfaat atau benefit apa yang didapat setelah menerapkan business case untuk CRM, dan beberapa faktor lain yang harus menjadi pertimbangan agar mendapatkan hasil yang mampu meningkatkan kualitas dari sebuah organisasi atau perusahaan.

Referensi

https://www.excellencegateway.org.uk/content/import-pdf2726-0