Dalam berbisnis, pasti seorang pengusaha akan mengalami pemborosan waktu dalam bekerja. Sedangkan, salah satu hal yang dapat mencerminkan bahwa perusahaan anda itu bagus, adalah mengenai efisiensi waktu dalam memproduksi produk. Lalu bagaimanakah cara membuat manajemen waktu yang baik?
Gambar: www.hawkassociates.co.uk
Kelola dan Amati Waktu Anda
Anda harus tahu kapan anda harus bekerja dan apa saja kegiatan anda. Anda perlu mengatur seluruh jadwal keseharian anda dari segala tugas yang anda kerjakan.
Mencari Zona Produktifitas
Setiap orang pasti memiliki zona nyamannya pada saat bekerja. Tidak menutup kemungkinan ada jam-jam tertentu yang akan membuat anda merasa malas bekerja. Anda perlu mengetahuinya terlebih dahulu. Ketika anda merasa nyaman melakukan tugas anda di pagi hari, cobalah untuk menyelesaikannya sesegera mungkin. Dan gunakan waktu siang untuk beristirahat.
Buatlah Sebuah Persiapan
Untuk menghindari hal yang tidak ingin anda lupakan pada keesokan harinya, ada baiknya anda mempersiapkan segala kepetingan atau hal penting yang akan anda butuhkan besok. Misalnya, laptop, note, handphone, atau apapun itu. Anda dapat membuat agenda atau catatan kecil disamping tempat tidur anda.
Gunakan Waktu Istirahat Anda Dengan Benar
Jika anda sudah berada di atas tempat tidur anda, usahakan jangan melakukan pekerjaan apapun kecuali mendesak. Gunakan waktu istirahat anda untuk me-refresh tubuh anda supaya anda tidak kelelahan pada esok hari.
tuliskan to-do lists
anda pasti mempunyai daftar hal yg harus dilakukan, buat daftar tersebut dan sertakan waktu atau kapan deadlinenya (waktu yg sudah ditentukan)
skala prioritas
setelah menuliskan daftar yg harus anda lakukan dalam jangka waktu tertentu, anda juga harus buat skala prioritas dr daftar2 tersebut. diurutkan dari hal yang mungkin butuh waktu lama pengerjaannya, atau hal yang mempunyai jangka waktu (deadline) paling cepat, baru setelah itu kerjakan yang tingkat kesulitannya di bawah itu.
minta bantuan orang lain
kita sebagai manusia adalah makhluk sosial, dimana kita diciptakan untuk saling berhubungan antara sesama manusia. pilah tugas-tugas anda yang sekiranya anda tidak dapat mengerjakannya sendiri, untuk meminta bantuan kepada orang lain.
jangan takut mengatakan TIDAK
anda pasti mempunyai tugas-tugas yang bukan kewajiban anda. Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan, atau setidaknya meminta toleransi/keringanan.
hindari hal-hal yang dapat menghambat anda
dalam mengerjakan sesuatu, anda pasti akan menemukan hal yang mengalihkan perhatian anda. sebisa mungkin anda harus menghindarinya guna mencapai tugas yang selesai tepat waktu.
jangan menunda-menunda
jika anda mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas anda, segeralah mengerjakannya jangan ditunda-tunda. semakin cepat tugas anda selesai, semakin tidak ada tanggungan yang membebani anda. sebisa mungkin setelah mendapat tugas, anda langsung kerjakan jangan menunggu-nunggu, kecuali memang ada alasan tertentu yang membuat anda tidak bisa mengerjakan tugas anda saat itu juga.
rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
masukkan dalam rencana anda waktu tambahan untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga.
ingat diri anda sendiri
ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri guna menghindari stress atau kejenuhan dalam beraktivitas.
Menurut saya, cara memanajemen waktu dapat disimpulkan dari beberapa poin dibawah;
Berikut ini beberapa cara mengelola waktu dengan baik :
Buatlah perencanaan.
Anda memerlukan perencanaan kerja harian. Kalau tidak demikian, Anda akan mengalokasikan waktu menurut apa saja yang kebetulan ada dimeja tulis Anda. Awasilah setiap hari dengan membuat jadwal umum, dengan penekanan khusus pada dua atau tiga hal yang ingin Anda selesaikan. Makin banyak waktu yang kita lewatkan untuk merencanakan sebuah project/pekerjaan, makin sedikit waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Belajarlah untuk mengatur apa yang harus diproritaskan.
Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas Anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha Anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting Anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
Delegasi.
Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana Anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi Anda. Pada saat yang sama, apa yang Anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang.
Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti.
Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu Anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
Kombinasi kegiatan.
Jika Anda dapat melakukan dua atau lebih kegiatan dalam satu waktu itu akan jauh lebih efektif dan efisien. Memasak sambil mendengar audio ceramah atau motivasi. Membaca saat dalam antrian atau kendaraan umum. Menulis jadwal kegiatan saat buang air besar. Pokoknya, pintar-pintarlah mengombinasikan kegiatan selama kegiatan itu memang dapat Anda kombinasikan.
