Pada bidang pengetahuan Time Management, proses selanjutnya yaitu proses estimasi perkiraan sumber daya (Estimate Activity Resources Process). Proses estimasi perkiraan sumber daya termasuk dalam Proses Perencanaan. Dalam pelatihan sertifikasi PMP, Anda akan mendapatkan semua rincian tentang Proses estimasi perkiraan sumber daya termasuk dalam Proses Perencanaan. Sebagai salah satu persyaratan ujian PMP, pemahaman Proses estimasi perkiraan sumber daya termasuk dalam Proses Perencanaan sama pentingnya dengan memahami proses lainnya.
Bagaimana cara melakukan Estimate Activity Resource Process?
Terdapat 13 langkah yang terlibat dalam proses estimasi aktivitas sumber daya (Estimate Activity Resource Process) sebagai berikut:
Meninjau ketersediaan sumber daya
Beberapa sumber daya proyek yang dibutuhkan mungkin tidak ada pada perusahaan. Misalnya, proyek pengembangan perangkat lunak niche yang membutuhkan keterampilan tertentu, perusahaan tersebut tidak memiliki pengembang perangkat lunak yang memenuhi persyaratan. Dalam hal ini, alternatif seperti outsourcing sumber daya yang dibutuhkan atau menyewa pengembang perangkat lunak baru harus direncanakan selama perkiraan aktivitas sumber daya.
Meninjau WBS dan daftar aktivitas
Aktivitas sumber daya akan diestimasi untuk kegiatan proyek, kegiatan ini termasuk dalam daftar kegiatan WBS. Kegiatan ini harus ditinjau ulang selama proses estimasi aktivitas sumber daya. Selain itu, estimasi sumber daya yang diperlukan akan dilakukan untuk setiap aktivitas dalam daftar aktivitas WBS.
Mengidentifikasi sumber daya yang tersedia secara potensial
Jika memungkinkan untuk mengalokasikan siapa yang akan melakukan kegiatan proyek, maka harus diidentifikasi selama proses estimasi aktivitas sumber daya berlangsung.
Meninjau info historis tentang penggunan kembali sumber daya
Mengantisipasi jika terdapat proyek yang serupa atau mirip di dalam organisasi, maka akan sangat berguna untuk memeriksa sumber daya yang telah digunakan. Sehingga project manager tidak perlu repot lagi mencari sumber daya untuk mengerjakan proyek yang akan dikerjakan.
Meninjau kebijakan organisasi tentang penggunaan sumber daya
Terdapat kebijakan dan pedoman tentang bagaimana meminta sumber daya,
bagaimana cara menetapkan tugas, cara memonitor, dll. Misalnya, banyak perusahaan perusahaan menggunakan alat PPM HP. Alat ini membantu memantau fase proyek, menetapkan aktivitas ke anggota tim proyek dan pelaporan waktu. Jenis kebijakan organisasi mengenai penggunaan sumber daya harus diikuti selama proses estimasi aktivitas sumber daya.
Penilaian expert tentang sumber daya yang dibutuhkan dan tersedia
Berdasarkan kegiatan proyek, kompetensi dan pengalaman apa yang harus diperhatikan dalam calon anggota tim proyek. Output dari para ahli akan memandu project manager tentang bagaimana membentuk tim proyek.
Analisis alternatif memanfaatkan sumber daya
Misalnya, bila seorang project manager memerlukan sumber daya yang berkompetensi pada perancang grafis dalam proyek dan anggota tim tersebut bekerja hanya 2 hari seminggu, maka tidak akan menjadi solusi bagus untuk mendedikasikan sumber daya tersebut sepenuhnya dalam proyek. Hal ini bisa di-outsource ke vendor dan pekerjaan yang dibutuhkan bisa didapat dari sumber daya yang ada dalam tim tersebut. Proses Ini akan lebih murah daripada menyewa sumber daya perancang grafis baru atau mendedikasikan sumber daya 100% untuk proyek tersebut.
Membuat keputusan yang diambil selama proses estimasi aktivitas sumber daya
Seorang project manager mengambil keputusan selama proses estimasi aktivitas sumber daya berlangsung.
Mematahkan aktivitas (Breaking down the activity) lebih jauh jika masih rumit untuk diperkirakan
WBS dibuat untuk menyusun daftar rincian aktivitas lebih lanjut yang dapat dilakukan selama proses estimasi aktivitas sumber daya. Dengan adanya WBS, maka dapat membantu kegiatan seorang project manager dalam menyusun daftar aktivitas sumber daya yang cukup besar.
Mengukur sumber daya dengan aktivitas
Jika seorang project manager mengelola proyek perangkat lunak, maka yang diperlukan adalah dokumentasi analis kebutuhan, dokumentasi arsitektur perangkat lunak, insinyur perangkat lunak, penguji, dan lain sebagainya. Dengan adanya proses estimasi aktivitas sumber daya, maka akan membantu pekerjaan seorang project manager untuk mengukur kebutuhan sumber daya oleh aktivitas.
Membuat struktur hirarki sumber daya
Membuat struktur sumber daya secara rinci(Resource Breakdown Structure (RBS)) untuk memudahkan proyek manager melakukan monitoring sesuai linkup pekerjaan terhadap sumber daya yang dimiliki selama proses estimasi aktivitas sumber daya.
Mengembangkan rencana untuk jenis sumber daya yang akan digunakan
Peran yang dibutuhkan dalam tim proyek adalah keterampilan dan kompetensi sumber daya dimana sumber daya dalam tim proyek harus dipantau selama proses estimasi aktivitas sumber daya.
Memperbarui dokumen proyek
Seperti pada banyak proses lainnya, kegiatan yang dilakukan dalam proses estimasi aktivitas sumber daya membutuhkan dokumen proyek yang ter-update.
