Menurut Hunghess dan Kapoor Komunikasi bisnis adalah suatu kegiatan atau usaha individu yang terorganisir untuk menghasilkan, menjual barang dan jasa dengan tujuan untuk mendapat keuntungan dan memahami kebutuhan masyarakat. Secara umum kegiatan ini ada di dalam industri dan masyarakat.
Bagaimana cara agar komunikasi dapat terjalin dengan baik di dalam dunia bisnis?
Untuk dapat terjalin dengan baik maka seorang yang melakukan komunikasi bisnis harus memiliki kemampuan komunikasi mendasar. Perbedaanya dengan komunikasi di kehidupan sehari-hari ialah format berbicara di dalam bisnis harus bersifat formal karena situasi bisnis . Berikut adalah beberapa cara untuk membuat komunikasi bisnis berjalan lebih baik :
Ketahui lawan bicara anda
Setiap audiens memiliki karakteristik yang berbeda. Cara berkomunikasi dengan klien sangat berbeda dengan cara komunikasi dengan bos ataupun karyawan lain. Dengan mengetahui karakteristik lawan bicara maka anda bisa menyocokan cara komunikasi anda dengan lawan bicara anda untuk mendapatkan efektifitas secara maksimal.
Rencanakan komunikasi anda
Seperti poin sebelumnnya anda harus menyiapkan diri sebelum berkomunikasi dengan partner bicara anda. Jika memang tidak ada waktu atau dilakukan secara spontan anda sudah harus mempunyai rencana komunikasi standar untuk tiap tipe lawan bicara seperti klien, bos, dan rekan.
Penggunaan bahasa secara efektif
Gunakan bahasa yang sesuai dengan situasi anda. Tidak selamanya bahasa yang digunakan haruslah formal dan membicarakan topik mengenai bisnis. Ada kalanya terdapat situasi dimana komunikasi diluar ruang lingkup kantor sehingga anda dapat menggunakan bahasa yang lebih santai agar lawan bicara merasa semakin dekat dengan anda.
Ada beberapa cara melakukan komunikasi yang efektif. yaitu :
1. Belajar untuk menyimpulkan penjelasan orang lain
Memerhatikan perkataan orang lain adalah hal yang gampang-gampang susah. Manusia memiliki naluri dasar untuk berbicara, tetapi enggan untuk mendengar. Padahal mendengar adalah salah satu syarat utama dari komunikasi efektif. Dengan melakukannya, Anda akan memperoleh informasi yang belum diketahui. Namun sebagian orang sangat andal mengecoh pendengarnya. Mereka mampu menyampaikan kebohongan dengan baik. Menghadapi orang seperti ini, bisa-bisa Anda menyimpulkan hal yang salah. Situasi tersebut dapat diatasi dengan cara kedua.
2. Bicara berdasarkan Fakta
Jika ingin berlangsung efektif, pembicaraan harus didasarkan pada fakta. Topik pembicaraan harus jelas dan tidak ke sana kemari. Sebaiknya pembicaraan berlandaskan bukti-bukti, bukan gosip atau kabar burung. Menggosip adalah kegiatan berkomunikasi paling tidak efektif di dunia. Sebab hanya memberikan kesenangan, tidak memberikan hasil nyata apa pun. Sebaiknya Anda memastikan bahwa orang yang diajak bicara setuju untuk berkomunikasi secara efektif. Jika di tengah jalan ia melantur, giring pembicaraan ke topik utama.
3. Ketika kita berbicara.mencoba pahami perasaan dengan para pendengar
Untuk memahami perasaan.kita harus memahami 3 tahapan yang harus kita lakukan.terdiri dari :
Tahap awal adalah saat Anda baru saja memulai pembicaraan dengan seseorang. Pastikan Anda tidak memberi kesan yang salah seperti mengintimidasi atau meremehkan. Berikan seulas senyum tulus. Jika baru saja berkenalan, sampaikan nama dan latar belakang Anda secara singkat. Tak perlu menceritakan hal-hal hebat untuk membuatnya terkesan. Bisa-bisa orang tersebut menjadi ciut nyalinya.
Tahap utama terjadi ketika pembicaraan Anda berdua berkembang. Coba posisikan diri sebagai pendengar. Kebanyakan orang merasa tersanjung ketika ada yang mau mendengarkannya. Namun ia akan tersinggung jika Anda tak mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Saat mendengarkan, usahakan gestur tubuh tidak menyampaikan sinyal yang salah. Sebagai contoh, menyilangkan kedua tangan di depan tubuh memberi kesan tak peduli. Sedangkan menyembunyikan kedua tangan di belakang tubuh bisa diartikan Anda menyembunyikan sesuatu dari orang itu.
Tahap akhir terjadi saat pembicaraan Anda berdua selesai. Pastikan Anda berlalu dari hadapannya dengan cara yang sopan. Bisa dengan berjabat tangan dan mengatakan bahwa Anda senang berbicara dengannya. Poin terpenting yaitu menjaga kepercayaan orang tersebut. Jangan mengumbar ceritanya pada sembarang orang. Dengan menjalankan ketiga tahap ini, orang yang Anda ajak bicara akan merasa nyaman. Ia menjadi lebih mudah mengungkap fakta yang diperlukan.
4. Lakukan persiapan matang
Persiapan matang perlu dilakukan demi hasil yang maksimal. Supaya komunikasi dapat berjalan efektif, Anda sebaiknya mempersiapkan mental. Tanpa persiapan mental, bisa jadi Anda gugup saat berbicara dan lebih banyak diam. Hal ini dapat diakali dengan memperhatikan bagaimana orang-orang di sekitar Anda berkomunikasi. Fokuskan perhatian pada orang-orang yang komunikatif, biasanya mereka memiliki gaya bicara luwes yang dapat ditiru. Anda dapat belajar berkomunikasi dalam kehidupan sehari-hari. Setiap pembicaraan dengan orang lain merupakan pembelajaran.
5.Jelaskan suatu poin dengan referensi teori yang valid
Mental yang baik belum cukup untuk berkomunikasi efektif. Anda juga mesti mempersiapkan data-data mengenai topik pembicaraan. Hal ini penting terutama untuk rapat atau presentasi perusahaan. Pencarian dapat dilakukan melalui buku, internet, maupun bertanya langsung ke orang lain. Pastikan Anda memperoleh referensi teori yang valid. Hal ini penting untuk meyakinkan orang-orang yang diajak bicara. Teori merupakan dasar dari suatu topik, maka pahami dengan baik dan cari contohnya dalam kehidupan nyata. Sertakan nama-nama orang yang membuat maupun mengembangkan teori itu. Siapkan diri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan.
