Perencanaan strategis, menurut Duncan (1995), adalah kumpulan proses-proses yang dipakai diorganisasi untuk memahami situasi dan mengembangkan Guideline pengambilan keputusan bagi suatu organisasi. Dengan kata lain perencanaan strategi merupakan awal dari manajemen strategi.
Perencanaan strategi adalah bagian dari manajemen strategi dimana hanya mengacu pada formulasi strategi yang beryujuan untuk menyusun strategi sehingga sesuai dengan visi dan misi, sasaran serta kebijakan organisasi (David,2006).
Perencanaan strategi terdapat proses yang harus dilakukan berupa tahapan-tahapan kegiatan. Tahapan tersebut berupa tahapan kegiatan analisa situasi dan formulasi strategi.
Proses perencanaan strategi dimulai dengan proses analisa situasi yang terdiri dari analisa lingkungan eksternal, analisa lingkungan internal, dan pengembangan visi-misi, nilai dan sasaran organisasi. (Duncan , 1996). Analisa situasi yang dilakukan bertujuan untuk dapat memahami kondisi lingkungan eksternal perusahaan yang mengidentifikasi ancaman-ancaman (threats) dan peluang-peluang (opportunities) yang ada bagi perusahaan, dan lingkungan internal perusahaan yang mengidentifikasi kelemahan-kelemahan (weaknesses) dan kekuatan-kekuatan (strengths) yang dimiliki perusahaan.
Selain penilaian terhadap lingkungan eksternal dan internal, analisa situasi juga perlu meilai perkembangan dari visi, misi, nilai-nilai dan tujuan perusahaan tersebut. Berdasarkan hasil informasi dari analisa situasi, akan dijadikan dasar langkah selanjutnya yaitu formulasi strategi yang melibatkab berbagai langkah pengambilan keputusan untuk memilih strategi yang paling tepat dalam memyikapi perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal dan internal perusahaan. Analisa situasi eksternal maupun internal dilakukan melalui empat proses yaitu : scanning, monitoring, forecasting, dan assessing ( Duncan , 1996) .
Scanning adalah tahap pertamadalam analisis situasi yaitu kegiatan mengidentifikasi faktor-faktor eksternal dan internal apa saja yang berpengaruh terhadap organisasi dalam pencapaian tujuan. Setelah data terkumpul kemudian dikelompokkan menurut kategori masing-masing. Isu-isu penting dari masing-masing variable faktor eksternal dan internal perlu diidentifikasi secara jelas.
Monitoring adalah kegiatan memperoleh data atau informasi untuk masing-masing variable faktor eksternal dan internal minimal 3-5 tahun sebelumnya termasuk memilah sumber data secara spesifik ( bersumber dari organisasi, individual atau publik). Perlu diperhatikan kecenderungan, permasalahan dan perkembangan data dari tahun ke tahun.
Forecasting dilakukan untuk memperkirakan kecenderungan , permasalahan dan perkembangan masing-masing variable faktor eksternal dan internal beberapa tahun kedepan yang akan berpengaruh terhadap organisasi.
Assesing merupakan tahap akhir dalam analisi situasi yaitu melakukan penilaian terhadap setiap variable faktor eksternal dan internal yang bermakna bagi organisasi. Tahap ini menghasilkan penyataan yang mencakup peluang / ancaman untuk variable faktor eksternal dan kekuatan/ kelemahan untuk variable faktor internal.
Analisa Lingkungan Eksternal dan Analisa Lingkungan Internal
Faktor eksternal adalah faktor-faktor di luar organisasi yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi dalam bentuk faktor peluang atau ancaman, sedangkan faktor internal adalah faktor-faktor di dalam lingkungan organisasi yang dapat menjadi faktor kekuatan atau kelemahan bagi pencapaian tujuan organisasi. Faktor eksternal berada diluar organisasi dan tidak dapat dikendalikan maupun dipengaruhi, sedangkan kelompok faktor internal adalah faktor yang berada didalam lingkungan organisasi sehingga bisa dikendalikan.
Menurut David (2006), kekuatan-kekuatan eksternal (external forces) dapat dibagi menjadi lima kategori luas:
Sedangkan kekuatan internal kunci menurut David (2006), terletak pada area fungsional bisnis, termasuk manajemen, pemasaran, keuangan/akuntasi, produksi/operasi, penelitian dan pengembangan, serta sistem informasi. Untuk jenis organisasi berbeda area fungsional bisnisnya juga berbeda.
Berikut variabel-variabel eksternal menurut beberapa ahli :
Phillip Kotler (2003)
Lingkungan Makro :
Lingkungan Mikro:
Fred R. David (2006)
Eksternal utama:
Eksternal perusahaan:
Pengembangan Visi dan Misi Organisasi
Visi dan misi adalah sebuah titik awal dalam pengembangan sebuah rencana strategis. Key Performance Indicator ( KPI) dari bisnis akan mengukur sampai dimana kemajuan dalam usaha pencapaian tujuan yang mengalir dari sebuah pernyataan visi. Senge (2002), menyatakan visi adalah gambaran tentang masa depan organisasi yang diinginkan, yang menunjukkan kemana akan pergi dan menjadi seperti apa organisasi nanti. Nilai-nilai menunjukkan bagaimana organisasi dan semua anggotanya akan berperilaku dalam operasionalnya untuk mencapai visi.
Sedangkan menurut david (2006), visi adalah gambaran dari apa yang diyakini, merupakan bentuk organisasi di masa depan dalam pandangan pelanggan, karyawan, pemilik dan stakeholder. Visi yang dirumuskan bersama menciptakan kesamaan kepentingan yang dapat mengangkat pekerja dari pekerjaan sehari-hari yang monoton dan menaruh mereka dalam dunia baru yang penuh dengan peluang dan tantangan.
Misi adalah pernyataanyang menjelaskan konsep organisasi, sifat bisnis yang digeluti, alasan keberadaan sebuah organisasi. Pernyataan misi yang jelas adalah penting untuk perumusan tujuan dan formulasi strategi yang efektif. Perusahaan dengan pernyataan misi yang diformalkan memiliki tingkat pengembalian terhadap modal pemegang saham lebih tinggi dibandingkan perusahaan yang tidak memiliki pernyataan misi yang formal .( David 2006)
Setelah melakukan analisa situasi , maka dirumuskan formula strategi yang akan dikembangkan . David (2006) menyatakan bahwa untuk menentukan strategi utama organisasi dalam pengaplikasiannya , terdiri dari tiga tahap, yaitu :
Tahap input ( Input stage )
Pada tahap ini dipakai instrumen tertentu yaitu analisa SWOT, analisa EFE-IFE, atau analisa portfolio untuk menentukan setiap variabel faktor eksternal, apakah merupakan faktor peluang atau ancaman dan menentukan setiap variabel faktor internal, apakah merupakan kekuatan atau kelemahan bagi organisasi.
Tahap Pencocokan (Matching)
Tahap ini sangat penting dilakukan untuk menentukan positioning organisasi. Positioning menunjukkan kedudukan suatu organisasi dalam suatu matriks, Alat yang digunakan pada tahap ini yaitu matriks TOWS, matriks IE, matriks SPACE, matriks BCG dan matriks Strategi besar atau Grand Strategy.