Apakah Peran Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Efisiensi Organisasi?

Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik.

Perkembangan Teknologi Informasi diusahakan akan memberikan manfaat yang lebih berarti bagi organisasi dalam upaya untuk melakukan peningkatan pelayanan kepada pelanggan, kepuasan pelanggan adalah suatu tujuan utama, dengan berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang muncul kemudian dengan dilakukannya perhitungan biaya dan manfaat analisis, sehingga organisasi rela merogok biaya yang sangat dalam untuk dapat mengimplentasikan sebuah sistem, dari sistem yang terimplementasi tentunya akan memberikan nilai tambah berupa efisiensi dan efektifitas yang muncul dengan mendapatkan beberapa manfaat yang dihasilkan, mendata keluhan pelanggan, menjawab pertanyaan pelanggan, menyampaikan informasi ke pelanggan, memberikan garansi, mencari nilai.

Sehingga dengan pemanfaatan layanan tersebut tentunya organisasi akan semakin dekat dengan pelanggan dan pelanggan juga semakin terasa terlayani dengan baik oleh organisasi, karena semua semakin didekatkan, tentunya pada akhirnya adalah keuntungan yang lebih akan semakin mudah untuk didapat.

Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

  1. Fungsi Operasional
    Akan membuat struktur organisasi menjadi lebih sederhana, telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi.

  2. Fungsi Monitoring and Control
    Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer.

  3. Fungsi Planning and Decision
    Mengangkat teknologi informasi ke tempat yang lebih strategis karena keberadaannya sebagai penyedia dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah pengetahuan bagi para pimpinan organisasi yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.

  4. Fungsi Communication
    Prinsip yang termasuk ke dalam infrastruktur organisasi di era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

  5. Fungsi Interorganisational
    Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang membuat organisasi untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain.

STUDI KASUS PERAN TEKNOLOGI INFORMASI : MENINGKATKAN EFISIENSI ORGANISASI

PT Astra Honda Motor (AHM) sebagai perusahaan perakitan motor terkemuka di Indonesia juga mengedepankan penerapan TI dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi informasi (TI) pada AHM bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan ini sudah mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak tahun 1980. Pada awalnya TI pada AHM hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Namun pada tahun 1986, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Sistem tersebut dibuat secara swadaya oleh PT AHM sendiri, sehingga yang terjadi adalah TI yang diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995, sistem perusahaan diubah menjadi mulai terintegrasi dengan penggunaan ERP (Enterprise Resources Planning) dan untuk selanjutnya semakin berkembang dari tahun ke tahun. Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem Just In Time (JIT), sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan.

Melalui sistem terintegrasi ERP, pada setiap periode PT Astra Honda Motor akan memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi dan Human Resource mengenai aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi operasi menyajikan informasi mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual untuk satu bulan kedepan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi dan juga jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan pemasok komponen mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada divisi keuangan menyajikan anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR menyiapkan kebutuhan tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu database, sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time. PT Astra Honda Motor menerapkan database Oracle (Data Base adalah sebuah bank data yang di jangkau oleh system). Database memuat seluruh data perusahaan yang peranannya sangat penting, bagi kelancaran organisasi , sehingga dibutuhkan suatumanajemen pengolahan yang baik, dengan sistem terintegrasi antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan yang cukup sesuai kebutuhan dan sistem informasi manajemen PT Astra Honda Motor.

Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Untuk selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan. Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan dalam JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan otomatisasi dan integrasi pada sistem bisnis yang akan diolah melalui software secara online.

Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan, sehingga penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT). Selain itu, kelengkapan atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery harus tercantum pada komponen yang diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).

Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat. Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.

Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga harus didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai dari implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI sudah lama diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal yang baru.

KESIMPULAN

Keberhasilan dalam penggunaan ERP untuk mencapai tujuan, tergantung pada penerapan dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak dapat hanya ikut-ikutan tren dalam menerapkan ERP, tetapi tidak mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Sistem ERP yang mengintegrasikan proses bisnis dalam satu database membuat arus informasi dari perusahaan ke vendor dapat bergulir cepat. Ketika pemesanan dilakukan, hal tersebut sudah melibatkan kesiapan dari tenaga kerja dan angaran biaya yang dibutuhkan, sehingga ketika komponan tiba, maka proses produksi dapat langsung dikerjakan seketika itu juga. Hal tersebut sangat mendukung pada konsep JIT dimana inventori dapat diminimalisir dengan proses produksi yang berjalan cepat tersebut.

Dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan akan lebih menghemat pengeluaran, mempercepat pekerjaan, lebih efisien.

Sumber:


Inovasi merupakan cara terbaik untuk menuju kesuksesan pada jaman digital ini. Makna inovasi dalam bisnis ialah melakukan sesuatu yang berbeda dan lebih baik, yang akan membuat perbedaan itu bersifat positif dalam hal nilai, kualitas atau produktifitas dengan menggunakan teknologi yang sudah ada. Salah satu teknologi yang sedang berkembang akhir-akhir ini ialah Teknologi Informasi (TI). TI telah banyak mengubah baik perilaku seorang individu maupun kelangsungan hidup sebuah organisasi. Saat ini kegiatan seperti online shopping, digital marketing, social networking, digital communication, cloud computing dan sebagainya merupakan contoh perubahan yang disebabkan oleh TI. Bahkan sekarang untuk melakukan kegiatan seperti perencanaan bisnis yang akurat, pemasaran yang efektif, penjualan secara global, manajemen yang sistematis, real-time monitoring,dan sebagainya tidak dapat dicapai secara optimal tanpa bantuan TI.

Pentingnya TI dalam Bisnis

Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dibagi ke dalam berbagai kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:

  1. Fungsi Operasional dimana unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

  2. Fungsi Monitoring and Control yaitu keberadaan teknologi informasi memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

  3. Fungsi Planning and Decision yaitu teknologi informasi dapat mendukung para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.

  4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

  5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management (SCM) atau Enterprise Resource Planning (ERP) membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.

Sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan, Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

  • Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

  • Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

  • Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

Keberhasilan setiap bisnis bergantung pada faktor-faktor tertentu. Beberapa di antaranya merupakan analisis yang akurat, memilih teknologi yang tepat dan mempunyai visi jauh ke depan. Penelitian beberapa tahun terakhir telah membuktikan bahwa organisasi-organisasi yang berinvestasi di bidang teknologi dan memilih jalur inovasi dapat meningkatkan pangsa pasar, angka keuangan dan daya saing secara keseluruhan mereka. Dengan adanya TI, maka seseorang dapat melakukan analisis data tertentu lalu merencanakan bisnisnya berdasarkan hasil analisis data tersebut. TI juga menyediakan beberapa tools yang mampu membantu dalam menyelesaikan permasalahan kompleks dan merencanakan skalabilitas pertumbuhan suatu bisnis. Dengan adanya TI juga dapat membantu kinerja dari sebuah organisasi menjadi lebih efisien lagi, diantaranya dalam hal-hal berikut:

Decision Making
Keputusan yang tepat memerlukan kecepatan dan akurasi. Setiap organisasi yang sukses harus melakukan proses riset pasar yang komprehensif yang memungkinkan pihak manajemen membuat keputusan yang tepat. Riset pasar dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti wawancara langsung, survei online, forum, blog, atau diskusi kelompok menggunakan World Wide Web. Untuk saat ini, terdapat tools yang bagus untuk mengekstrak informasi bermanfaat yang dapat berdampak pada pengambilan keputusan, seperti Google Analitics dan Microsoft Dynamics CRM. Tools tersebut tidak hanya memberikan respon real time dari pelanggannamun juga memastikan keakuratan data dengan meminimalkan risiko kesalahan manusia.

Marketing and Business Growth
Kesuksesan bisnis terletak pada pemasarannya yang memungkinkan pihak manajemen untuk mengidentifikasi sasaran pelanggannya terlebih dahulu dan kemudian mengamati tren dan kebutuhan mereka. Keseluruhan pemasaran mencakup hubungan masyarakat, periklanan, promosi dan penjualan yang kemudian berdampak pada pertumbuhan bisnis. Salah satu jenis pemasaran yang bergantung pada teknologi internet saat ini ialah Digital Marketing. Digital Marketing dapat membantu mempromosikan produk atau layanan ke seluruh dunia. Ini merupakan istilah yang luas yang mencakup banyak konsep seperti Search Engine Optimisation (SEO), Pay per Click (PPC), blogging, forum diskusi, email shot, SMS, MMS, pemasaran media sosial dan iklan aplikasi Smartphone dll.Saat ini pasar web sedang populer karena sebagian besar pengusaha telah memahami bahwa kesuksesan jangka panjang dalam bisnis tidak mungkin dilakukan tanpa kehadiran digital di internet. Jutaan situs web baru ditambahkan di internet setiap tahun

Customer Support and Satisfaction
Tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi adalah kunci sukses yang tidak dapat dicapai tanpa proses dukungan pelanggan real time. Kesuksesan bisnis tergantung pada pengetahuan akan kebutuhan pelanggan, tren, perilaku dan tingkat kepuasan pelanggan. Komunikasi yang efektif adalah alat terbaik untuk memahami permintaan pelanggan, masalah dan solusinya. Dengan adanya Teknologi Internet, berkomunikasi dengan jutaan calon pelanggan dapat dilakukan secara real time. TI menyediakan banyak cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan tanpa memerlukan pergi keluar jika dalam cuaca bersalju atau hujan. Beberapa cara ini adalah email, webinar, media sosial, buletin online dan pesan teks atau multimedia melalui smartphone. Organisasi perusahaan biasanya menggunakan sistem Customer Relationship Management (CRM) untuk menyimpan data berharga untuk memahami perilaku pelanggan dan kebutuhan masa depan.

Resource Management and Globalisation
Manajemen sumber daya memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis. Sangat sulit bagi top manajemen untuk mengelola semua sumber secara manual terutama pada organisasi menegah atau besar. Sumber daya ini dapat mencakup sumber daya yang tangible, keuangan atau manusia, dll. Teknologi informasi telah memainkan peran penting dalam mengotomatisasi masalah yang kompleks tersebut dengan memperkenalkan solusi yang mudah digunakan. Satu dekade yang lalu, sebagian besar solusi pengelolaan sumber daya berbasis desktop. Berkat teknologi internet dan cloud yang memungkinkan para softwaree engineer untuk memperkenalkan solusi Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis cloud . Kini, para manajer dapat mengelola atau memantau sumber daya organisasi mereka di manapun dengan menggunakan komputer pribadi, laptop, tablet, atau smartphone mereka. Konsep ini telah memperkenalkan gagasan globalisasi. Sebagian besar perusahaan multinasional (Microsoft, Google, Amazon, McDonalds dll) di dunia menggunakan solusi berbasis cloud computing untuk mengelola kantor dan staf baik virtual maupun fisik mereka di seluruh dunia.

Studi Kasus

Teknologi informasi memiliki peran yang cukup siginikan bagi perkembangan bisnis saat ini. Percepatan dan akselerasi bisnis dapat terjadi jika perusahaan tersebut focus kepada inti bisnisnya. Hampir dari seluruh perusahaan baik skala besar maupun kecil menggunakan Teknologi Informasi, sebagai salah satu aktifitas yang sangat dibutuhkan untuk memberikan peningkatan terhadap layanan bisnis yang mereka kelola. Dengan hadirnya aplikasi-aplikasi dan layanan e-bussiness, e-commerce, e-banking dan lain-lain. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku bisnis merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi menyebabkan perubahan pada pola kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

Gojek merupakan sebuah startup baru yang juga menggunakan fungsi TI didalamnya. Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk mempersingkat jalur birokrasi. Di perusahaan transportasi Gojek, Teknologi Informasi digunakan sebagai media untuk mempercepat dan mempermudah pelayanan pada perusahaan jasa transportasi. Aplikasi Go-jek pun sudah berbasis sistem Android dan IOS.

Berikut merupakan 4 peran penting untuk meningkatkan value added pemanfaatan TI sebagai penunjang dan kemudahan bisnis :

  1. Pengukuran (Measurement) digunakan untuk mengukur pencapaian yang telah dilakukan oleh bisnis, memudahkan pencatatan pengeluaran dan pendapatan. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan mengambil keputusan yang terarah.

  2. Uji Coba (Experimentation) dapat digunakan untuk pendugaan seluruh hal yang harus segera ditindaklanjuti guna meningkatkan kualitas bisnis perusahaan tersebut.

  3. Berbagi (Sharing). Melalui IT Perusahaan dapat berbagi data pencapain bisnis,serta hambatan yang terjadi hal ini pada akhirnya akan mendorong Inovasi bisnis yang dibutuhkan dalam berbagi lini perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan aktifitasnya.

  4. Replikasi (Replication) mudah untuk mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis secara terstruktur.

Go-Jek menerapkan strategi sistem informasi marketing melalui tiga tahapan yang disebut customer life cycle:

  1. Acquire yaitu mendapatkan pelanggan menggunakan teknik direct marketing yaitu dengan melakukan promosi secara langsung di social media.

  2. Enhance yaitu menambah pelanggan menggunakan teknik cross sell and up sell yaitu bekerja sama dengan para mitra perusahaan yang mau menggunakan layanan Go-Jek sehingga hal tersebut dapat menambah jumlah pelanggan baru.

  3. Retain yaitu mempertahankan pelanggan atau loyal customer menggunakan teknik customer support dimana perusahaan menanggapi setiap keluhan dan keinginan konsumen sehingga perusahaan dapat menciptakan loyal customer.

Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah teknologi informasi untuk menciptakan cross-functional enterprise system yang di dalamnya mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses layanan pelanggan dalam bidang penjualan, pemasaran, dan layanan produk atau jasa yang berkaitan dengan perusahaan. Menurut O’Brien(2002), sistem CRM juga menciptakan IT framework yang menghubungkan semua proses dengan bisnis operasional perusahaan.

CRM berkaitan dengan kegiatan penjualan terpadu, marketing dan strategi pelayanan kepada pelanggan. Melalui CRM Go-Jek menggunakan layanan aplikasi dan website pelanggan yang ada saat ini untuk dapat meningkatan pendapatan perusahaan melalui penjualan jasa layanan, memberikan layanan prima, sekaligus memperkenalkan tata cara transaksi yang telah dibuat perusahaan.

Kegiatan yang berhubungan dengan CRM pada perusahaan ini adalah dengan penggunaan sistem informasi (website) yang bisa diakses oleh semua kalangan tanpa batas, mulai dari penyediaan informasi perusahaan, produk, forum diskusi antara pelanggan dengan pihak manajemen sampai pada proses pemesanan. Sehingga hal ini mampu menguntungkan pelanggan dan juga mempersingkat transaksi dengan perusahaan.

Sumber: