Pada saat ini, hampir di semua bidang memerlukan sebuah Teknologi Informasi. Baik dala hal pendidikan, perbankan, bisnis, bahkan di pemerintahan. Apa saja kah manfaat dari Sistem Informasi dalam sebuah bisnis?
Teknologi informasi merupakan sektor bisnis yang berkaitan dengan komputasi, termasuk hardware, software, telekomunikasi, dan umumnya apapun yang menyangkut informasi atau sistem yang memudahkan berjalan nya komunikasi. Disamping itu teknologi informasi tentunya berkaitan dengan manajamen data, baik berupa text, gambar, audio, video, dan juga hal-hal berbau internet yang telah menjadi bagian tak terpisahkan dalam aktivitas sehari-hari. TI terus berkembang pesat dan digunakan dalam berbagai bidang kehidupan manusia.
Manfaat yang didapat dengan menggunakan teknologi informasi di dunia bisnis adalah kemudahan dan efesiensi diiringi maksimal nya produktifitas perusahaan. Selain itu, komunikasi juga akan semakin lancar, penyimpanan data yang lebih modern (elektronik) dan proteksi terhadap berkas-berkas penting.
Berikut dijabarkan beberapa manfaat teknologi informasi dalam dunia bisnis :
Menyimpan Sekaligus Melindungi Informasi Penting
Teknologi informasi menciptakan sistem penyimpanan yang lebih modern dan canggih sehingga dapat melindungi data-data penting perusahaan. Berdasarkan Grziado Business Report, yang dipublikasikan oleh Pepperdine University, keamanan data pelanggan dan pasien menjadi hal vital bagi integritas bisnis. Sistem penyimpanan yang berisi informasi-informasi penting hanya memperbolehkan pengguna tertentu untuk mengakses nya, sehingga akan bebas dari serangan peretas. Hal tersebut dapat menunjang kelancaran dan keamanan bisnis dalam perusahaan.
Secara historis, perusahaan modern telah memusatkan penyimpanan informasi-informasi penting di pusat data (data center) mereka. Evolusi sistem yang semakin canggih membuat banyak perusahaan mengadopsi dan mengembangkan sendiri server dan penyimpanan milik mereka. Pusat data merupakan tempat utama untuk mengelola jumlah data yang jumlahnya sangat banyak. Infrastruktur dari pusat data terdiri dari komponen hardware, seperti perangkat komputer,sistem penyimpanan, perangkat jaringan dan sebagainya, komponen software, seperti aplikasi, sistem operasi, dan manajemen software.
Disamping itu kontrol lingkungan juga termasuk, seperti pendingin ruangan, pemadam api, ventilasi dan lain-lain. Perusahaan besar akan memiliki lebih dari satu data centre guna menjamin kelancaran proses distrubusi data dan sebagai backup jika terjadi bencana dan hal-hal di luar dugaan.
Otomatisasi Proses
Dalam dunia bisnis tentunya semua stakeholder menginginkan tuntasnya pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin. Teknologi informasi hadir sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan dengan mengembangkan otomatisasi proses. Karyawan dapat bekerja lebih leluasa saat komputer sedang mengerjakan report, membuat query, merekam proyek dan memonitor finansial.
Dunia bisnis modern mengenal istilah Business Process Automation (BPA), yaitu merupakan pendekatan proses bisnis yang lebih efektif, efesien, stabil, hemat biaya, dan produktif.
Dalam praktiknya, BPA digunakan sebagai alur kerja logistik untuk beberapa proses dalam perusahaan, seperti sumber daya manusia, penjualan, finansial, manajemen, operasi dan sebagainya. BPA mengandalkan teknologi informasi dalam implementasinya. Pemilihan teknologi yang tepat akan berdampak pada tereliminasi nya proses tidak penting, alokasi biaya yang lebih akurat, manajemen finansial yang rapih dan pada akhirnya memaksimalkan produktifitas perusahaan.
Membangun Komunikasi
Dewasa ini, banyak perusahaan yang menyediakan layanan berbasis web demi memperluas jangkauan pasar dan memberikan rincian lebih terkait bisnis mereka. Selain itu tidak sedikit yang menggunakan komunikasi virtual untuk menjangkau para customer, baik berupa layanan konsumen, promosi hingga penjualan produk, semua serba digital.
Beberapa dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam hal komunikasi bisnis antara lain;
-
Menguatnya hubungan dengan pelanggan: Dengan adanya teknologi (komunikasi) maka pelanggan akan mendapat akses yang lebih mudah dan jangkauan yang semakin dekat dengan layanan produk perusahaan. Misalnya melaui sebuah website, pelanggan akan mendapatkan banyak informasi, memberi masukan (feedback), atau mungkin membeli produk/layanan.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih baik dalam memahami kebutuhan pelanggan mereka. -
Efektif dan mengurangi biaya: Bisnis yang dijalankan tidak lagi memakan biaya yang banyak dalam berkomunikasi. Membangun data centre akan membantu dalam memperoleh informasi karyawan secara real-time juga dapat menganalisis finansial dan mengelola nya dengan rapih. Contoh sederhana efektifitas komunikasi dengan bantuan teknologi informasi adalah e-mail yang secara sederhana memudahkan komunikasi bisnis dalam perusahaan.
-
Set-Up jaringan: Di era modern, perusahaan telah banyak memangkas waktu dan biaya dengan menciptakan information sharing network. Dalam kasus ini, berjalan nya bisnis tidak lagi perlu menyediakan perangkat komunikasi sebanyak jumlah karyawan nya. Melainkan dengan adanya information sharing network, seluruh karyawan terpusat pada satu data centre, dimana mereka dapat menyimpan dan me-retrieve seluruh data yang diinginkan.
-
Menguatnya hubungan antar karyawan, karyawan yang berpengalaman dalam bidang IT bisa mengedukasi bagian lainnya, sehingga bisa bekerja sama dalam menyelesaikan projek. Selain itu, ini juga bisa memberikan bagi pekerja untuk mengekspresikan ide dalam menyelesaikan masalah yang muncul.
-
Menghubungkan dengan perusahaan lain: IT juga membantu para pebisnis untuk bekerja sama atau terkoneksi. Program perangkat lunak perangkat keras memungkinkan untuk terciptanya hubungan antar perusahaan tanpa mengirimkan lokasi aktual mereka. Dan memungkinkan terjadinya hubungan B2B (Business to Business) dimana mereka bisa memasarkan produk kepada perusahaan lain.
Memungkinkan Bisnis berjalan setiap saat dan dimana saja.
Dengan adanya TI memungkinkan bisnis akan tetap berjalan setiap saat dan dimana saja. Dahulu sebelum adanya TI maka proses bisnis akan sangat sulit dilakukan. Hanya waktu waktu tertentu dan tempat untuk berbisnis pun terbatas. Contohnya ketika kita akan membeli suatu barang atau ingin menjual barang kita harus bertemu dengan pembeli/ penjual untuk melakukan kesepakatan. Hal tersebut membuat batasan tempat menjadi sempit yakni hanya daerah sekitar saja.
Dan waktu nya pun terbatas yakni ketika toko atau penjual sedang membuka lapaknya. Namun lihatlah di zaman TI ini ketika kita ingin membeli suatu barang kita hanya perlu membuka ponsel melakukan beberapa sentuhan untuk memilih barang dan kita dapat membelinya secara langsung tanpa bertemu langsung dengan penjual. Hal tersebut memungkinkan kita melakukan kegiatan bisnis kapan saja tanpa batasan waktu. Hal seperti itulah yang membuat bisnis kini tidak memiliki batasan waktu maupun batasan tempat.
Pemasaran
Baik bisnis kecil, menengah, maupun bisnis besar kini sudah pada tingkatan bermain dengan internet. Mereka dapat memiliki web yang diapakai untuk menerima pesanan, menjual barang, dan beberapa kegiatan bisnis lain. Mereka juga mulai menggunakan QR Code yang terlihat seperti kode batang, namun berbentuk persegi.
Dengan sistem informasi, perusahaan juga bisa mengolah data yang ada pada pasar.
Database yang berisi data-data dari pasar, akan diorganisir dan dengan demikian tingkat penjualan perusahaan bisa ditingkatkan. Lalu, sistem informasi juga dapat mengidentifikasi setiap proses yang ada dalam perusahaan. Setelah setiap proses diidentifikasi, maka akan didapat data dari proses, setelah itu didapat langkah langkah apa saja yang harus diambild untuk melakukan perbaikan.
Referensi :
Sebuah perencanaan strategis harus dilakukan perusahaan untuk visi kedepannya. Salah satu rencana yang ada dalam perushaan yaitu pentingnya menerapkan invetasi dalam bidang TI. Dengan adanya TI sebuah organisasi atau perusahaan pasti menerima benefit, entah itu benefit dari sisi kinerja perusahaannya ataupun pemasukan finansial perusahaan. TI digunakan didalam sebuah perusahaan tidak lain adalah untuk mempermudah aktifitas dan kegiatan dalam perusahaan. Beberapa pengaruh lain yang dapat dirasakan sebuah perusahaan adalah sebagai berikut :
- Teknologi Informasi dapat memberikan pengawasan, instruksi dan bimbingan kepada lembaga atau organisasi dalam pengembangan rencana strategisnya.
- Dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses bisnis dari perusahaan serta mendapatkan solusi dengan bantuan teknologi.
Apakah sebuah perusahaan harus dan wajib diterapkan dan dimiliki dalam sebuah organisasi maupun perusahaan? Banyak orang menganggap bahwa keberadaan teknologi informasi adalah mutlak. Pandangan orang yang seperti itu tidak sepenuhnya benar. Bahwa Teknologi informasi bisa membawa keberuntungan dalam perusahaan ataupun malah sebaliknya. Ini tergantung dari perusahaan tersebut, apakah memang membutuhkan teknologi informasi dalam kelangsungan bisnisnya atau tidak?
Bila kita analisis lebih dalam, kita harus melihat terlebih dahulu goal dari perusahaan tersebut, apabila memang memungkinkan untuk dimasukkan teknologi informasi didalamnya, maka perusahaan tersebut bisa melakukan investasi di bidang teknologi informasi. Ada beberapa faktor yang harus dilihat seta dipertimbangkan oleh perusahaan.
Yang dilihat pertama oleh perusahaan dalam berinvestasi adalah Reduce cost. Perusahaan akan menganalisa terlebih dahulu sebelum melakukan investasi teknologi informasi, apakah dapat mengurangi pengeluaran dari perusahaan atau tidak. Apabila tidak berdampak sama sekali pada pengeluaran dan pemasukan perusahaan untuk apa investasi harus dilakukan.
Faktor kedua yang harus dipertimbangkan oleh sebuah perusahaan sebelum melakukan investasi adalah pentingnya teknologi informasi tersebut diterapkan dalam kelangsungan bisnisnya. Apakah keberadaan teknologi informasi dapat membantu kinerja perusahaan atau malah memberatkan dan menghambat kinerja perusahaan tersebut. Karena pada dasarnya teknologi informasi dapat memudahkan serta membuat sesuatu menjadi lebih efektif untuk perusahaan yang memang membutuhkannya, tidak untuk perusahaan yang menganggap bahwa teknologi informasi itu harus ada di setiap perusahaan maupun organisasi.
Faktor selanjutnya yang juga harus menjadi bahan pertimbangan sebuah perusahaan adalah faktor efektifas serta efisiensi dari kelangsungan bisnis perusahaan. Efektifitas adalah sebuah tolak ukur atau sampai sejauh mana tujuan yang sebelumnya sudah di tentukan itu tercapai. Sedangkan efisien adalah hal yang terkait dengan pemaksimalan sumberdaya dalam memproduksi sebuah barang/jasa. Kedua hal ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dan pertimbangan akan pentingnya investasi dibidang teknologi informasi. Perusahaan yang membutuhkan teknologi informasi didalam kinerjanya biasanya merasakan dampaknya, bisa dari sistem yang dibangun menjadi lebih efektif, dan juga pemaksimalan sumberdaya yang ada didalam perusahaan dapat tercapai, sehingga perusahaan tidak lagi harus menambah sumberdaya, justru dengan adanya teknologi informasi didalamnya, perusahaan bisa meminimalkan pengeluaran dan mengembangkan sumberdaya yang sudah ada.
Faktor keempat yang perlu diperhatikan adalah tangible dan intangible. Maksud dari tangible disini, apakah teknologi informasi dapat berpengaruh langung terhadap pemasukan daripada perusahaan tersebut? Ataukah dengan adanya teknologi informasi justru tidak berpengaruh langsung terhadap profit dari perusahaan tersebut? (Intangible). Pada dasarnya seluruh perusahaan ingin berinvestasi dengan tujuan untuk dapat meningkatkan profit atau pemasukan terhadap perusahaannya, namun apabila perusahaan tersebut melakukan investasi teknologi informasi tanpa melakukan analisis dan perencanaan terlebih dahulu, itu akan membuat timbal balik ke perusahaan yang dapat dibilang merugikan perusahaan.
Disamping mengutamakan analisis dari segi investasi, sebuah perusahaan juga harus menganalisis sumberdaya eksternal perusahaan. Faktor-faktor ekternal apa saja kah yang dapat mempengaruhi kelangsungan bisnis dari sebuah perusahaan. Beberapa diantaranya adalah Pendatang baru. Ini merupakan tantangan unik bagi perusahaan. Mengapa dikatakan tantangan unik? Dikarenakan dengan adanya pendatang baru, perusahaan akan mencari beberapa strategi yang akan diterapkan untuk dapat mempertahankan konsumen/pasar.
Kedua adalah Tingkat rivalitas antar pesaing yang ada. Setiap perusahaan akan berlomba-lomba menciptakan inovasi baru untuk tetap dapat berkompetisi dengan perusahaan lainnya. Sebagai contoh, perusahaan samsung dan apple, kedua perusahaan ini bergerak dibidang teknologi. Semisal perusahaan samsung mengeluarkan produk A, perusahaan apple tidak tinggal diam dengan cara mengeluarkan produk baru juga. Mereka saling bersaing dengan mengutamakan inovasi teknologi canggih sehingga mampu mempertahankan pasar dan konsumen.
Investasi IT? Pemahaman apa sih yang perlu kita ketahui dan nilai apa yang akan didapatkan jika kita melakukan investasi IT ini,mari kita pelajari:
Semua jenis investasi pasti memiliki risk (resiko), cash flow dan juga re-sale value (nilai jual kembali suatu barang). Nah, nanti dalam bidang IT value apa saja yang perlu kita siapkan dan yang akan kita dapatkan . menurut analisa Tim Perdue dalam website www.lifewire.com tentang “ IT Investment - Calculating the Value of an IT Investment ”
Yang pertama ialah akan dilakukan uji konsep Capital Expenditure atau CAPEX sebelum benar-benar dilakukan sebuah investasi IT. CAPEX sendiri ialah uang yang akan dianggarkan oleh sebuah perusahaan untuk melakukan pembelian atau pembaharuan aset yang bersifat fisik atau aset yang mempunyai nilai jual kembali, seperti: bangunan, properti atau didalam IT yaitu laptop, printer, server atau lainnya. Oleh karena itu jika berupa fisik maka perusahaan biasanya memiliki kebijakan tentang masa pakai aset tersebut. Contoh kasusnya: perusahaan Yamaha membeli sebuah peralatan komputerasi agar nanti dapat digunakan untuk menyetel motor produksi mereka yang sudah menggunakan fuel injeksi, maka perusahaan Yamaha mengharapkan bahwa peralatan tersebut dalam digunakan dalam jangka waktu maksimal 10 tahun. Hal tersebut perlu dilakukan agar tidak mengganggu atau membebani anggaran ditahun-tahun berikutnya.
Yang kedua ialah adanya konsep Depreciation (Penyusutan), yaitu kondisi dimana jika kita melakukan sebuah investasi dalam hal ini ialah IT maka akan ada bertambahnya atau menyusutnya nilai barang yang sudah kita beli atau investasi yang sudah dilakukan tersebut. Oleh karena itu didalam anggaran perlu adanya pemerataan perhitungan. Contoh kasusnya: perusahaan Yamaha membeli sebuah server baru untuk menangani masalah pemesanan produk via jalur online karena perusahaan tersebut akan membuat inovasi dengan bisa mendapatkan produk mereka melalui website mereka tanpa perlu lagi datang langsung ke dealer. Jika server yang dibeli berharga 50 juta dan pihak manajemen menginginkan dapat berlaku dengan baik selama 5 tahun, maka nilai penyusutan pertahun sebesar 10 juta rupiah. Meskipun ada nilai lebih juga yang didapatkannya, tetapi itu yang dinamakan penyusutan, oleh perusahaan hal tersebut harus dipikirkan.
Yang ketiga ialah akan ada Cash Flow yaitu pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis kita. Artinya, jika kita melakukan investasi IT maka semua pihak harus mengetahui bahwa ini bersifat non-tunai yaitu nilai yang diharapkan tidak bisa langsung didapatkan saat itu juga. Biasanya dari pihak yang belum paham mengenai IT akan dipermasalahkan karena perusahaan akan mengeluarkan uang dan barang yang dibeli setiap tahunnya akan mengalami penusutan harga, oleh karena itu pihak yang bertanggungjawab di perusahaan tersebut harus benar-benar mengetahui dan memahami apa yang bakal diterima jika sudah mengambil sebuah keputusan.
Yang keempat ialah akan ada Discount Rate yaitu tingkat bunga atau inflasi yang bakal didapat jika akan mengambil keputusan terutama dalam bidang IT, hampir sama dengan Despreciation. Perbedaanya ialah jika desprecitation lebih menarah kepenyusutan barang, maka discount rate yaitu jika pada hari ini 1 dollar bernilai 10.000 rupiah, maka jika seminggu atau 1 tahun kemudian 1 dollar tersebut akan lebih dari 10.000 rupiah atau akan dibawah 10.000 rupiah. Contoh kasusnya: perusahaan Yamaha membeli server seharga $30.000 maka perlu adanya pertimbangan apakah barang tersebut harus dibeli pada bulan depan atau masih bisa ditunda sampai tahun depan, salah satu faktornya ialah inflasi yang bakal terjadi, jika dibeli hari ini maka seharga $30.000 dengan $1 bernilai 10.000 rupiah. Apakah jika barang tersebut dibeli dilain hari harga lebih murah dengan tingkat inflasi lebih kecil atau harganya lebih mahal dengan tingkat inflasi yang lebih tinggi juga.
Ketika kita memulai suatu bisnis, ada 2 hal investasi yang paling diutamakan yaitu uang dan waktu. Jika kita mempunyai uang maka kita bisa membeli waktu orang lain,jika kita tidak mempunyai uang maka kita harus menginvestasikan waktu kita untuk menyelesaikan semua masalah sendirian. Apakah kita tahu bahwa ada satu investasi lagi yang harus kita keluarkan ketika kita memulai suatu bisnis? Investasi yang terakhir ini adalah resources. Resources sendiri bisa dikatakan sebagai energi kita untuk memulai suatu bisnis. Yang kita tekankan disini sendiri adalah bagaimana dampak investasi it terhadap external resources. Pengaruh it terhadap resources sangatlah kuat dikarenakan di era globalisasi ini jika kita tidak melakukan investasi it pada resources maka kita akan mengalami kerugian yang cukup besar di berbagai bidang seperti waktu, penjadwalan dan pemecahan masalah.
Berikut ini adalah cara memanfaatkan suatu resources :
- Pembagian waktu
Fakta membuktikan bahwa kebanyakan dari kita tidak mengatur seberapa besar kita menggunakan energi kita, jadwal-jadwal kegiatan yang telah kita atur atau pekerjaan/tugas yang harus kita lakukan dengan pengelolaan pembagian waktu diri pada kita. Hal ini yang menyebabkan kita sering kali merasa kelelahan ketika kita mengerjakan sebuah pekerjaan/tugas. Dengan memanfaatkan investasi it pada pemanfaatan resources kita bisa mengatur pembagian waktu dengan baik dan tepat. Contohnya adalah pada saat membuat suatu produk, jika produk itu dilakukan atau dibuat oleh orang maka akan menghabiskan waktu sebesar 2 hari, jika kita bisa mengimplementasikan investasi IT pada produk tersebut dengan membuat suatu sistem maka kita bisa memangkas waktu pembuatan produk tersebut yang jika dilakukan oleh manusia bisa menghabiskan waktu hingga 2 hari tetapi jika sistem yang membuat produk tersebut maka waktu yang dihabiskan oleh sistem dalam membuat produk tersebut bisa 1 hari atau kurang. Hal ini sangatlah efisien dalam hal kehematan waktu.
- Pembagian jadwal
Pembagian jadwal disini sangat berpengaruh terhadap performa karyawan. Sebagai contoh seorang pimpinan ketika memimpin rapat membagi menjadi 2 sesi agar kondisi karyawan ketika pada saat rapat tetap prima karena pada saat rapat para karyawan akan memberikan ide-ide mereka untuk memecahkan masalah tersebut. Jika para karyawan terlalu jenuh pada saat rapat, maka mereka tidak akan bisa mengeluarkan ide-ide mereka dan hanya membuat rapat tersebut menjadi jenuh. Ketika rapat tersebut sudah jenuh, maka tujuan dari rapat tersebut tidak akan tercapai. Oleh karena itu dengan adanya pembagian jadwal tersebut, kita bisa menghemat energi kita dan kita juga bisa menyegarkan pikiran kita.
- Pecahkan masalahnya bukan gejalanya
Kita terlalu banyak menghabiskan energi(waktu dan uang) untuk mencoba memecahkan permasalahan bisnis pada satu waktu. Kita harus mendiskusikan kepada semua staff kita terlebih dahulu sebelum kita mengambil suatu keputusan. Menghabiskan banyak energi kita(waktu dan uang) untuk mengindentifikasi akar dari masalah, menciptakan berbagai macam solusi daripada hanya memberikan satu solusi yang tidak disertai alasan yang logis. Maka dari itu perlu peran investasi it dalam pemanfaatan resources(energi) dengan cara kita membuat suatu sistem dimana kita tidak perlu bertele-tele dalam identifikasi masalah dan analisisnya.
Referensi