Apakah kebutuhan pengguna yang kurang tepat dapat diperbaiki?

Kebutuhan pengguna dapat didapatkan dengan berbagai cara, terkadang pelanggan dari project kita sendiri dapat menyajikan kebutuhan yang tepat, lengkap dengan dokumentasinya. Namun setelah project berjalan, semakin terlihat bahwa kebutuhan yang dispesifikasikan oleh pengguna di awal adalah kebutuhan yang buruk. Apakah kebutuhan yang buruk ini dapat diperbaiki menjadi baik?

Requirement atau kebutuhan yang buruk seringkali didapatkan dari proses pencarian kebutuhan. Seringkali pengguna sudah yakin dengan kebutuhannya dan bahkan memberikan dokumentasi kebutuhannya, namun tetap saja akan ada kebutuhan yang kurang pas ketika sudah dijadikan produk akhir. Masalah utamanya adalah kebanyakan pengguna justru tidak yakin apa yang mereka inginkan, dan apa masalah utamanya. Kebanyakan dari mereka hanya memberikan ‘gejala’ yang ketika ditelusuri terdapat permasalahan yang lebih dalam.

Intinya adalah pengguna seringkali tidak memberikan daftar kebutuhan yang baik. Memang tidak mustahil untuk melakukan perbaikan dari kebutuhan yang telah diberikan pengguna, hal tersebut dapat dilakukan hingga tim project dapat benar-benar mengetahui secara pasti apa yang harus dilakukan dan apa yang diharapkan dari mereka, namun terdapat beberapa tahapan untuk dapat mencapainya, diantaranya:

  • Dapatkan kebutuhan awal dari pelanggan pada saat awal pembentukan proyek
    Ini adalah langkah pertama, dimana terdapat kemungkinan didapatkannya kebutuhan yang buruk dari pelanggan. Titik awal dari proyek adalah meminta pelanggan untuk mengemukakan kebutuhannya. Kebutuhan awal ini kemudian akan di verifikasi apakah sudah termasuk kebutuhan yang baik (good requirement). Dasar penentuan kebutuhan yang baik adalah:

    • Unitary (dapat mendefinisikan satu hal)
    • Complete (lengkap)
    • Consistent (konsisten)
    • Non-conjugated (tidak terkonjugasi)
    • Traceable (dapat dilacak / ditelusuri)
    • Current (saat ini)
    • Unambiguous (tidak ambigu)
    • Specify importance (menjelaskan kepentingannya)
    • Verifiable (dapat diverifikasi)

    Hal diatas inilah yang dapat menjadi dasar untuk melakukan perbaikan dari kebutuhan pengguna yang buruk

  • Mulailah proyek dengan formal dan tentukan ekspektasi
    Setelah seluruh persiapan dilakukan, informasi-informasi untuk memulai project telah didapatkan. Project manager telah siap untuk membuat sebuah draft jadwal project.

    Setelah draft tadi selesai, agenda peresmian jalannya project dan presentasi formal telah siap, pertemuan untuk memulai project dapat dimulai dengan pihak-pihak yang terlibat dari pelanggan dan tim project. Dalam pertemuan ini ditentukan target capaian, draft jadwal direview dan disetujui bersama, deliverables dan milestone difinalisasi dan proyek dimulai.

  • Definisikan kebutuhan yang terperinci dengan pelanggan
    Tim proyek akan bekerja dengan pelanggan pada aktivitas perencanaan proyek selanjutnya. Aktivitas intinya adalah definisi rinci tentang kebutuhan proyek termasuk mengajukan pertanyaan yang tepat kepada pelanggan, tim pelanggan, ahli dari masalah pelanggan, dan pengguna untuk benar-benar mengidentifikasi apa kebutuhan sebenarnya dari proyek tersebut.

  • Lacak kebutuhan dengan traceability matrix
    Cara terbaik untuk mendokumentasikan kebutuhan dan mengetahui apakah kebutuhan tersebut telah dibuat solusi akhirnya adalah dengan membuat requirement traceability matrix. Matrix ini akan dibuat pada tahapan desain, kemudian diperbaru pada tahap pengembangan untuk menunjukkan dimana letak tiap kebutuhan yang dibuat menjadi solusi, diperiksa pada tahap pengujian, dan pada akhirnya disetujui oleh pelanggan

Sumber: