Kematangan dalam Manajemen Investasi Teknologi Informasi
Teknologi Informasi, pada era sekarang bukanlah hal yang asing lagi. Terlebih dengan penggunaan perangkat elektronik dan komputerisasi dimana – mana menyababkan informasi naik peringkat dari kebutuhan tersier menjadi kebutuhan sekunder. Informasi menjadi komoditas, dimanfaatkan oleh semua kalangan untuk keperluannya masing masing.
Tak luput para pelaku bisnis dan korporat. Bahkan tak sedikit yang menyandarkan bisnisnya pada teknologi informasi, dimana dengan adanya fakta demikian menyebabkan teknologi informasi, spesifiknya, menjadi salah satu pilar bisnis yang apabila dihilangkan, organisasi yang ditumpukan padanya akan runtuh. Hal ini dibuktikan dengan fakta bahwa pada kebanyakan organisasi, investasi di bidang TI 50% lebih banyak dari investasi dibidang lainnya, menandakan sudah banyak organisasi yang mengadopsi TI pada proses bisnisnya dan kebanyakan organisasi sudah melihat TI sebagai kebutuhan, bukan proses tambahan untuk menambahkan nilai bagi stakeholder. Bahkan penelitian oleh Society of Information Management menemukan bahwa rata-rata perusahaan mengalokasikan 5.1% penghasilannya pada IT.
Kesiapan suatu organisasi dalam melakukan manajemen investasi TI dapat dibagi menjadi 5 tahap, dimana tiap tahap menjadi pondasi bagi tahapan selanjutnya;
Dimulai dari tahap kesiapan yang pertama; (1) Creating Investment Awareness (menciptakan kesadaran akan pentingnya investasi): Pada tahapan ini, perusahaan masih melakukan investasi yang belum terstruktur dan didasari oleh proses dan proyek. Dimana integrasi antar projek kecil sehingga sedikit korelasi antar satu projek dengan projek lainnya.
Secara umum, proses manajemen investasi TI pada organisasi pada tahap pertama kurang disiplin, menyebabkan peningkatan biaya project, resiko yang tidak termitigasi, banyaknya keterlambatan pada pengerjaan projek, dan nilai rendah yang menghasilkan keuntungan kecil bagi bisnis di perusahaan.
Pada tahap kedua (2) Building Investment Foundation (membangun pondasi investasi).
Pada tahap kesiapan ini, projek tidak lagi di disintergasi oleh organisasi. Organisasi menentukan secara jelas apa saja kriteria keberhasilan dan resiko apa saja yang dihadapi pada tiap projek. Selain itu perusahaan juga menentukan keperluan bisnis dan mengidentifikasi peluang apa saja yang bisa didapatkan dari setiap projek IT dan dijadikan dasar untuk projek selanjutnya.
Beberapa hal yang dilakukan pada organisasi dengan tingkat kesiapan ini antara lain
Membuat tim investasi – menentukan anggota, perannya, kebijakan perusahaan yang menyangkut investasi TI pada organisasi
Menyambungkan dengan kebutuhan bisnis – menciptakan kasus bisnis yang mengidentifikasikan sponsor (partner) dan pelanggan dan bagaimana kebutuhan bisnis bisa terbantu dengan adanya TI
Memilih investasi – mengenalkan proses yang dapat digunakan untuk memilih projek yang akan dikerjakan atau meninjau ulang projek yang sedang berjalan
Menilai kegagalan investasi – memonitor projek berdasarkan biaya dan kesesuaian dengan ekspektasi sehingga dapat menentukan nilai yang didapatkan, dan membandingkannya dengan resiko yang mungkin dhadapi.
Mendapatkan informasi investasi – mendapatkan informasi dari projek IT yang dijalankan dan menjadikannya informasi yang dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
Selanjutnya pada tahapan ketiga (3) Developing a Complete Investment Portofolio;
yakni menciptakan IT portofolio yang matang. Kematangan pada IT portofolio dapat dilihat dari konsistensi dan perspektif terdefinisi (tidak rancu) sehingga segala sesuatunya dapat dinilai secara obyektif dan terukur sehingga dalam mengatur projek, perusahaan memiliki kontrol lebih dan daapat melakukan evaluasi yang didasari parameter yang dibuat dalam IT portofolio. Penggunaan IT portofolio membuat organisasi melihat investasi dari perspektif yang lebih luas, sehinga satu investasi dengan investasi lainnya dapat disinergikan dan menghasilkan value dengan lebih efisien.
Pada tahap keempat (4) Improving the Investment Process :
Pada tahapan ini, organisasi menggunakan teknik evaluasi untuk mengembangkan investasi TI baik prosesnya maupun porotofolio. Organisasi juga harus secara rutin menganalisis kebutuhan portofolio, demi memastikan investasi yang digunakan adalah generasi terbaru.
Dan yang terakhir, pada tahap kelima (5) Leveraging Information Technology for Strategic Outcomes
Tahap ini dicapai ketika organisasi telah menguasai seleksi, kontrol dan evaluasi dalam setiap proses. Pada tahap 5, organisasi melakukan benchmarking dengan organisasi lainnya dan mengadopsi TI yang cocok dan secara strategis menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaannya dan meningkatkan performa bisnis secara dramatis.
Dengan adanya 5 tahapan ini,pelaku bisnis diharapkan dapat mendapatkan perspektif dan bisa memposisikan organisasinya, sehingga dapat menentukan visi dan menentukan langkah akan bagaimana mencapai level yang lebih matang.
Referensi :
Nolan R, McFarlan FW. Information Technology and the Board Directors, Harv Bus rev 2005:83:96-106
Ali, Green and Robb. Information technology investment Governance: What is it and does it matter?, 2015:2-3
Government Accountability Office of USA. Information Technology invenstment Management: A framework for Assessing and Improving Process Maturity, 2004:11:30-102
Dirasa Telah Siap, Benar-benar Dibutuhkan, Dan Kemauan untuk lebih Professional dalam Ketertataan
Sebuah perusahaan perlu merencanakan manajemen IT portofolio untuk memaksimalkan nilai aset yang berwujud ataupun yang tidak berwujud dan mengelola risiko serta biaya. Dalam manajemen portofolio TI, organisasi tidak melihat setiap proyek TI secara terpisah, tetapi setiap proyek tersebut merupakan satu bagian yang utuh sesuai dengan visi misi perusahaan / organisasi.
Menurut Maizlish dan Handler (2005), IT Portofolio Manajemen adalah sebuah kerangka kerja dan alat yang menghasilkan korelasi positif antara jumlah dana yang diinvestasikan dalam TI dan peningkatan produktivitas.
Sebaliknya, menurut Verhoef (2008) IT Portofolio Manajemen berfokus pada masalah pengelolaan nilai investasi TI untuk proses bisnis organisasi.
Selanjutnya, IT Portofolio Manajemen akan memberikan pandangan yang menyeluruh terkait total Investasi TI dan membantu pengeluaran organisasi di masa depan (Symons, et al., 2005).
Selain itu, IT Portofolio Manajemen dibutuhkan apabila sumber daya yang ada didalam perusahaan terbatas dan manajer tidak secara bebas dapat melakukan investasi TI, walaupun menurutnya investasi TI yang akan dilakukannya membawa lebih banyak manfaat bagi organisasi (Gliedman, 2002; Gliedman, Leaver and Sedov, 2010). Batasan-batasan tersebut misalnya ; keuangan, sumber daya manusia, sumber daya yang ada di sistem dan atau tantangan-tantangan bisnis lainnya.
Kondisi seperti itu pastinya terjadi di seluruh organisasi yang ada, karena tidak ada organisasi yang mempunyai sumber daya yang tidak terbatas.
Sebuah perusahaan / organisasi dikatakan siap dalam menerapkan IT portofolio apabila
- Dirasa telah matang atau dewasa dalam menjalankan roda bisnis serta kemauan untuk berkembang
- Tuntutan kebutuhan untuk selalu memperbaiki proses bisnis
- Sektor marketing yang semakin berkembang secara tidak langsung memunculkan perspektif-perspektif baru untuk optimal dalam hal investasi
- Ingin mengintegrasikan berbagai proyeknya agar mudah dikemas dalam satu pengelolaannya
Kematangan sebuah organisasi / perusahaan juga seringkali masuk dalam pertimbangan dasar penyusunan IT Portfolio dengan Stage 3 sebagai Tahap Awal. Sebuah Organisasi dirasa belum memerlukan IT Portfolio apabila masih berada dalam stage 1 dan 2
APA YANG MENJADI PARAMETER KESIAPAN SUATU ORGANISASI DALAM
MENERAPKAN IT PORTFOLIO
Portfolio mendefinisikan solusi yang memiliki tingkat ketidak pastian teknis dan pasar yang tinggi dan berada pada tingkat kesiapan
teknologi yang rendah. Tiga hal penting dalam portfolio adalah kesempatan, ide dan konsep. Ketika suatu organisasi sudah memiliki 3 hal tersebut berarti organisasi tersebut sudah bisa menerapkan IT Portfolio. Organisasi yang ingin menerapkan IT Portfolio harus memiliki peluang yang sesuai dengan tujuan.
Dokumen TI sebuah organisasi, menentukan model perencanaan dan pembuatan IT Portfolio Management. Selain diperlukannya investasi dan usaha, organisasi juga memerlukan susunan manajemen yang baik. Struktur sistem informasi dalam suatu organisasi terbagi
atas pembagian aktivitas manajemen, diantaranya :
- Perencanaan Strategi
Aplikasi pada perencanaan strategi sangat penting karena
berperan dalam menentukan kesuksesan bisnis kedepannya, dimana harus bisa
membuat dan mendukung perubahan dan bagaimana organisasi mengarahkan bisnis,
dengan tujuan mendapatkan keuntungan.
- Pengendalian Manajemen
Fungsi Aplikasi pada pengendalian manajemen adalah dapat
memberikan dukungan dalam rangka meningkatkan efisiensi dann efektifitas bisnis
- Pengendalian Operasional
Pada level ini aplikasi pendukung harus bisa mendukung
operasional yang terjadi setiap hari dan dapat meminimalisir kekurangan yang dapat merugikan organisasi.
Dalam menerapkan IT Portfolio, perencanaan merupakan langkah
awal untuk menerapkan IT Portfolio. Perencanaan dilakukan untuk mengetahui bagaimana aturan main di tahap awal. Perencanaan terdiri dari akvitas yang menentukan, yaitu:
- Perencanaan Strategi Investasi
Perencanaan tahap ini untuk mendefinisikan kategori
investasi secara spesifik berdasarkan tujuan usaha, perencanaan TI, pencapaian dan ukuran.
- Perencanaan Struktur Portfolio
Di tahap ini kita menentukan hirarki organisasi portfolio
dan menentukan kejelasan perbedaan tiap bagian dari portfolio. Di tahap ini juga kita harus mengetahui persyaratan dan kebutuhan organisasi dalam menerapkan IT Portfolio. Disini juga kita harus mengetahui berbagai sudut pandang terkait dengan portfolio berdaasarkan jenis investasi, resiko dan keuntungan.
- Perencanaan Subportfolio Secara Tersendiri
Pada tahap ini, kita harus menemukan tujuan yang terkait
antar setiap subportfolio dengan penyaringan yang ketat. Dan kita juga harus mengevaluasi dampak dari portfolio
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat dibutuhkannya IT portofolio yang berguna untuk mengetahui semua investasi IT atau semua pengeluaran dari organisasi tersebut. dari pengeluaran tersebut organisasi.mungkin membuat kinerja,efisien. selain itu organisasi untuk membuat IT portofolio harus mempunyai strategi - strategi yang harus diperhatikan yaitu : kesempatan, ide dan konsep.
Selain itu suatu organisasi juga harus memperhatikan sebuah tantangan yang harus diperhatikan seperti (revisi, tambahan atau kekurangan),Lalu Portofolio TI juga memiliki aset yang terdiri dari :
- Infrastruktur
- Proses
- Informasi dan Data
- SDM
- Aplikasi Portofolio
- Menerapkan Atribut
Beberapa tahap untuk membuat investasi yaitu :
-
Menyadarkan bahwa pentingnya investasi
-
Membangun Fondasi,
Perusahaan harus membuat kriteria apa saja untuk mengembangkan seperti seleksi proyek,dan resiko - resiko apa saja dan identifikasi proyek pendanaan. -
Perkembangan Portofolio investasi
Untuk membuat konsisten pada Portofolio investasi TI,dan pada proses ini akan di evaluasi kembali setelah diimplementasikan. -
Meningkatkan proses investasi
Pada tahap ini untuk difokuskan pada evaluasi dan mempertahankan kontrol serta seleksi proses yang matang. tahap ini organisasi juga harus memperhatikan portofolio untuk memastikan bahwa sudah sesuai apa belum. karena, ketika terjadi perubahan dari investasi mungkin terjadi selama waktu dalam keputusan seleksi. -
Memanfaatkan TI untuk hasil strategis
Tahap ke 5 ini organisasi telah menguasai proses seleksi, kontrol, dan evaluasi,berhasil membuat hasil strateginya