Apa yang dimaksud Manajemen Komunikasi Proyek?

image

Manajemen dibagi menjadi beberapa bidang, diantaranya adalah manajemen komunikasi proyek. Bidang manajemen komunikasi proyek sangat penting atas berjalannya proyek. Nah, apa yang dimaksud dengan manajemen komunikasi proyek?

Manajemen komunikasi proyek adalah proses yang mencakup pengumpulan distribusi, penyaluran, pencarian keterangan, dan perpindahan informasi didalam proyek. Proses Manajemen komunikasi harus dapat menyediakan informasi ke segenap anggota yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami bagaimana berkomunikasi yang efektif didalam pelaksanaan proyek.

Berikut ini diberikan suatu tinjauan umum dari proses-proses utama dalam Manajemen Komunikasi Proyek, yaitu:

  1. Communication Planning – menetapkan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkan, dan bagaimana informasi akan diberikan atau disampaikan kepada mereka.

  2. Information Distribution – membuat informasi yang dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek tepat pada waktunya.

  3. Performance Reporting – mengumpulkan dan menyebarkan/mendistribusikan informasi kinerja. Dalam hal ini termasuk status pelaporan, pengukuran progres dan peramalan.

  4. Manage Stakeholder – mengatur komunikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dan pemecahan masalah antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.

Proses diatas saling berhubungan satu sama yang lain. Setiap proses melibatkan individu dan kelompok berdasarkan kebutuhan informasi dari proyek tersebut.

Manajemen komunikasi proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepatdan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat memengaruhi proyek secara keseluruhan.

image

PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek.

DISTRIBUSI INFORMASI
Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan olehstakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga.

PELAPORAN KINERJA
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumberdaya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:

  1. Status pelaporan
    Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
  2. Kemajuan pelaporan
    Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
  3. Peramalan
    Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.
Referensi

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute (PMI)

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek

  1. Komunikasi Perencanaan
    Menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara tepat waktu.

  2. Kinerja Pelaporan
    Mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan Administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek.

Proses-proses tersebut ini berinteraksi satu sama lain dan berinteraksi dengan proses di bidang lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen terpisah dengan antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak dirinci di sini.

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi.

Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek. Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi ini dilakukan sebagai bagian dari fase awal proyek.

Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk memastikan penerapan lanjutan. Perencanaan komunikasi sering terkait erat dengan perencanaan organisasi karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan komunikasi proyek.

Masukan untuk Perencanaan Komunikasi

  1. Persyaratan komunikasi
    Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.

    Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi: (1) Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku kepentingan (2) Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek. (3) Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana. (4) Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).

  2. Teknologi Komunikasi
    Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera.

    Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi: (1) Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek tergantung pada ketersediaan informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis cukup? (2) Ketersediaan teknologi tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai Para staf yang diharapkan proyek sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan pengalaman dan keahlian peserta proyek (3) Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek berakhir?.

  3. Kendala
    Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi.

  4. Asumsi

Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi

  1. Analisis Stakeholder
    Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi mereka dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan. Perawatan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak perlu atau teknologi tidak tepat.

  2. Rencana pengelolaan komunikasi
    Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang menyediakan: Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi sebelum didistribusikan.

    Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data, jadwal, dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll) yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi. Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh struktur organisasi proyek.

    Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail, dan konvensi / definisi yang akan digunakan. Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan diproduksi.

    Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan. Sebuah metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi seiring dengan pelaksanaan dan perkembangan suatu proyek.

Distribusi Informasi

Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek secara tepat waktu. Input untuk Distribusi Informasi.

  1. Keterampilan Komunikasi
    Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami.

    Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi: Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara. Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll). Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll). Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).

  2. Sistem Pengambilan informasi
    Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll.

  3. Metode Distribusi informasi
    Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet Output dari Distribusi Informasi.

  • Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.

  • Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek.

  • Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

Pelaporan Kinerja

Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek.

  1. Status pelaporan
    Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.

  2. Kemajuan pelaporan
    Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.

  3. Peramalan
    Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan Input untuk Pelaporan Kinerja.

  1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk menilai kinerja proyek.

  2. Hasil kerja. Kerja hasil hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai, biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi rencana proyek.

  3. Catatan proyek lainnya

Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja.

  1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan / atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama dengan satu atau lebih teknik pelaporan kinerja.

  2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang ruang lingkup, sumber daya, kualitas, dan risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih.

  3. Analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.

  4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja.