Apa yang dimaksud dengan Workflow management system?
Menurut Chaffey (1963), Workflow Management System adalah tipe perangkat lunak khusus yang digunakan untuk membantu kerja kolaboratif dengan komputer, dan sering disebut sebagai otomatisasi workflow, karena WfMS bisa mengotomatisasi tugas atau aktifitas yang dilakukan manusia atau komputer dari sebuah organisasi.
Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow sebagai fasilitasi komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan atau sebagian, sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui penggunaan perangkat lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menafsirkan definisi proses, berinteraksi dengan peserta workflow, dan jika diperlukan, meminta penggunaan alat dan aplikasi teknologi informasi (Chaffey, 1963).
Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi operasional dari proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu manajer dalam mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan memberikan informasi kepada staf untuk membantu mereka melakukan tugas-tugasnya. Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah workflow system adalah waktu penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat dikurangi.
Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System
-
Process Elements (Work Activities or Tasks)
Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk workflow. Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas yang membentuk sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja diselesaikan, perubahan status sebuah obyek akan terjadi dan perlu dicatat oleh sistem. -
Resources and Their Roles
Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan aktifitas kerja yang membangun proses bisnis. User atau computer resource, yang dikenal sebagai partisipan workflow diberikan 1 (satu) atau beberapa peran (role) yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas tertentu.Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan memudahkan untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain dengan peran yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk menentukan bahwa sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang berbeda.
-
Dependencies and Business Rules
Dependencies menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda berhubungan satu sama lain. Dependencies didefinisikan oleh peraturan bisnis yang membangun workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan precondition (kondisi sebelum) atau post-condition (kondisi sesudah) yang harus dipenuhi sebelum mulai atau selesainya sebuah aktifitas. -
Workflow Queue
Workflow system biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang digunakan untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan workflow akan menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus dikerjakan dalam sebuah urutan prioritas. -
Case Management
Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance tunggal dari subyek dan obyek yang utama dari workflow, yaitu pelanggan. Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari arsip yang menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan. -
Messaging
Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian yang tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem mungkin menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow akan mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.