Apa yang dimaksud dengan Time Management (Manajemen Waktu)?

Anissafitri · February 24, 2020, 7:08am

Waktu merupakan komoditi yang terbatas (Keenan, 1995). Semua orang mempunyai sumber waktu yang sama yaitu 24 jam atau 86.400 detik setiap hari. Namun ada sebagian orang yang mengaku tidak mempunyai cukup waktu untuk melakukan sesuatu, sebagian lagi justru dapat menyelesaikan banyak hal dibandingkan dengan orang lain. Kebiasaan-kebiasaan yang seringkali dilakukan bahkan menjadi sumber masalah dalam pemborosan waktu. Untuk mengatasi hal tersebut, dibutuhkan time management (manajemen waktu) yang baik.

Apa yang dimaksud dengan Time Management (Manajemen Waktu)?

Ibrahim · February 25, 2020, 3:18am

Bahrur, Edwin mendefinisikan manajemen waktu sebagai suatu ilmu dan seni yang mengatur pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu melalui unsurunsur yang ada didalamnya. Hal ini sejalan dengan pendapat Lakein, ia mengatakan bahwa manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu merupakan salah satu sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien untuk menunjang aktivitas.

Manajemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan terhadap waktu agar penggunaan waktu menjadi efisien dan efektif.

Aspek-aspek Manajemen Waktu

Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu mencakup hal-hal berikut:

Menetapkan Tujuan
Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.
Menyusun Prioritas
Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas terendah hingga pada prioritas tertinggi. Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Dalam al-maqaashid asy-syar’iyyah (inti tujuan-tujuan syariah Islam) para ulama membaginya ke dalam tiga bagian, yaitu:

Kebutuhan Inti atau Primer (adh-Dharuuriyyaat), adalah kebutuhan yang harus terpenuhi demi terwujudnya kebaikan dan kemaslahatan dunia dan akhirat. Jika kebutuhan tersebut tidak terpenuhi, kebaikan dunia tidak terjamin keberlangsungannya. Contohnya: pokok-pokok tujuan syariat Islam (al-kulliyyaat al-khams), yaitu melindungi keselamatan agama, jiwa, akal, keturunan, dan harta.
Kebutuhan sekunder (al-Haajiyyaat), adalah hal-hal yang dibutuhkan manusia untuk mendatangkan kelapangan sekaligus untuk menghilangkan kesempitan hidup. Contohnya: adanya rukhsah dalam ibadah ketika muncul kondisi-kondisi yang menyulitkan seseorang untuk melakukan ibadah.
Kebutuhan tersier (at-Taahsiinaat), adalah hal-hal yang dibutuhkan sebagai kelayakan, seperti akhlak karimah dan kebiasaan-kebiasaan yang baik. Contohnya adalah syarat suci badan, pakaian, tempat dalam beribadah.

Kebutuhan primer harus paling didahulukan di antara kebutuhan sekunder dan tersier. Jika tidak, maka akan terjadi gangguan terhadap kebutuhan yang lebih tinggi prioritasnya.

Menyusun Jadwal
Aspek lainnya dalam manajemen waktu adalah membuat susunan jadwal. Jadwal merupakan daftar kegiatan yang akan dilaksanakan beserta urutan waktu dalam periode tertentu. Fungsi pembuatan jadwal adalah menghindari bentrokan kegiatan, menghindari kelupaan, dan mengurangi ketergesaan.
Bersikap Asertif
Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap tegas untuk berkata “Tidak” atau menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif.
Bersikap Tegas, merupakan strategi yang diterapkan guna menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu.
Menghindari Penundaan
Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan tugas dapat menyebabkan ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun secara apik serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Meminimalkan Waktu yang Terbuang
Pemborosan waktu mencakup segala kegiatan yang menyita waktu dan kurang memberikan manfaat yang maksimal. Hal tersebut sering menjadi penghalang bagi individu untuk mencapai keberhasilannya karena sering membuat individu menunda melakukan kegiatan yang penting.
Kontrol terhadap Waktu
Berhubungan dengan perasaan dapat mengatur waktu dan pengkontrolan terhadap hal-hal yang dapat mempengaruhi penggunaan waktu.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Manajemen Waktu

Therese Hoff Macan dkk menjelaskan bahwa manajemen waktu setiap individu berbeda-beda dengan individu lain. Hal tersebut dikarenakan adanya faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu, yaitu sebagai berikut:

Usia
Penelitian Hoff Macan dkk. yang menunjukkan bahwa semakin tinggi usia seseorang, maka semakin baik pula kemampuan manajemen waktunya.
Jenis Kelamin
Hoff Macan dkk juga berpendapat bahwa apabila wanita mempunyai waktu luang, maka wanita lebih suka mengisi waktu luang tersebut dengan melakukan pekerjaan yang ringan daripada bersantai-santai. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa hampir seluruh waktunya cenderung digunakan untuk diisi dengan berbagai macam aktivitas.

Pentingnya Manajemen Waktu

Sebagaimana dikutip oleh Vina, Orr dan Tracy mengatakan bahwa efek-efek dari manajemen waktu terbagi menjadi :

Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.
Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.
Dapat meningkatkan penghasilan (gaji) pada tiap individu.
Dapat meningkatnya kepuasan kerja pada individu.
Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.
Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.
Menurunnya tingkat stress pada individu.
Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperolehnya prestasi kerja yang baik.
Dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

Vina juga mengutip pendapat dari Forsyth. Ia mengemukakan bahwa dampak dari penggunaan manajemen waktu, antara lain :

Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja.
Dapat mengurangi keterlambatan dan kasalahan dalam bekerja.
Dapat tepat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja.
Memiliki kemampuan untuk tetap berkonsentrasi terhadap pekerjaan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja yang baik.
Dapat melatih kebiasaan disiplin untuk hal-hal yang berhubungan dengan waktu sehingga pekerjaan yang dilakukan akan lebih efisien.

Teknik Mengelola Waktu dengan Skala Prioritas

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan. Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :

Tingkat urgensinya, yang mana yang harus didahulukan.
Kesempatan yang dimiliki.
Pertimbangan masa depan.
Kemampuan diri.
Tingkat pendapatan.
Status sosial.
Lingkungan.

Skala prioritas mirip halnya dengan konsep matriks manajemen waktu Stephen Covey. Konsep ini dikenalkan dalam bukunya yang berjudul “7 Habits of Effective People”. Dalam matriks ini terdapat 4 kuadran, yaitu Kuadran I (mendesak dan penting), Kuadran II (tidak mendesak tapi penting), Kuadran III (mendesak tetapi tidak penting), Kuadran IV (tidak mendesak dan tidak penting).

Pada kuadran I, tipe pekerjaan penting dan mendesak harus diutamakan penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat ditunda-tunda lagi. Contohnya: pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan ke rumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk diserahkan esok hari, dan lain sebagainya. Kegiatan ini membuat stres dan mengkonsumsi banyak energi, dan dianggap sebagai pemborosan waktu.
Kegiatan kuadran II merupakan tipe pekerjaan yang harus disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini. Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwal dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya. Orang yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
Kegiatan kuadran III merupakan kegiatan tidak penting namun terpaksa harus dilakukan, seperti menerima tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari. Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam pekerjaan, karena selalu berusaha menyenangkan orang lain.
Kegiatan kuadran IV merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya adalah menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cenderung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

Tujuan dari matriks manajemen waktu adalah menyediakan cara untuk mengidentifikasi berbagai jenis kegiatan dan bagaimana efektivitas dari kegiatan ini untuk mencapai satu tujuan. Model ini berusaha untuk meminimalkan aktivitas yang terus membutuhkan pengeluaran usaha dan waktu yang maksimal pada tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan.

Referensi

http://eprints.walisongo.ac.id/7345/3/BAB%20II.pdf

danifarhalah · March 11, 2020, 10:54am

Sebagaimana dikutip oleh Bahrur, Edwin mendefinisikan manajemen waktu sebagai suatu ilmu dan seni yang mengatur pemanfaatan waktu secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu melalui unsur-unsur yang ada didalamnya. Hal ini sejalan dengan pendapat Lakein, ia mengatakan bahwa manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu merupakan salah satu sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien untuk menunjang aktivitas. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan terhadap waktu agar penggunaan waktu menjadi efisien dan efektif.

Aspek-aspek Manajemen Waktu

Menurut Atkinson, aspek-aspek dalam manejemen waktu mencakup hal-hal berikut:

Menetapkan Tujuan

Menetapkan tujuan dapat membantu individu untuk memfokuskan perhatian terhadap pekerjaan yang akan dijalankan, fokus terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai serta mampu merencanakan suatu pekerjaan dalam batasan waktu yang disediakan.

Menyusun Prioritas

Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas terendah hingga pada prioritas tertinggi. Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Waktu

Therese Hoff Macan dkk menjelaskan bahwa manajemen waktu setiap individu berbeda-beda dengan individu lain. Hal tersebut dikarenakan adanya faktor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu., yaitu sebagai berikut:

a. Usia Penelitian Hoff Macan dkk. yang menunjukkan bahwa semakin tinggi usia seseorang, maka semakin baik pula kemampuan manajemen waktunya.

b. Jenis Kelamin Hoff Macan dkk juga berpendapat bahwa apabila wanita mempunyai waktu luang, maka wanita lebih suka mengisi waktu luang tersebut dengan melakukan pekerjaan yang ringan daripada bersantai-santai. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa hampir seluruh waktunya cenderung digunakan untuk diisi dengan berbagai macam aktivitas.

Sebagaimana dikutip oleh Vina, Orr dan Tracy mengatakan bahwa efek-efek dari manajemen waktu terbagi menjadi 10 macam, yaitu :

a. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.

b. Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.

c. Dapat meningkatkan penghasilan (gaji) pada tiap individu.

d. Dapat meningkatnya kepuasan kerja pada individu.

e. Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.

f. Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.

g. Menurunnya tingkat stress pada individu.

h. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperolehnya prestasi kerja yang baik.

i. Dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

Vina juga mengutip pendapat dari Forsyth. Ia mengemukakan bahwa dampak dari penggunaan manajemen waktu , antara lain :

a. Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja.

b. Dapat mengurangi keterlambatan dan kasalahan dalam bekerja.

c. Dapat tepat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga dapat meningkatkan kepuasan kerja.

d. Memiliki kemampuan untuk tetap berkonsentrasi terhadap pekerjaan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja yang baik.

e. Dapat melatih kebiasaan disiplin untuk hal-hal yang berhubungan dengan waktu sehingga pekerjaan yang dilakukan akan lebih efisien.