Teori Z diperkenalkan oleh William Ouchi, dalam bukunya “Theory Z-How America Business Can Meet The Japanese Challenge (1981)”, untuk menggambarkan adaptasi Amerika atas perilaku Organisasi Jepang.
Apa yang dimaksud dengan Teori Z ?
Teori Z adalah teori yang lebih menekankan pada peran dan posisi pegawai atau karyawan dalam perusahaan yang dapat membuat para pekerja menjadi nyaman, betah, senang dan merasa menjadi bagian penting dalam perusahaan. Dengan demikian maka karyawan akan bekerja dengan lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaannya. Teori Z ini pertama kali diusulkan oleh William Ouchi (1981), muncul dari hasil observasi terhadap perbedaan-perbedaan, antara bekerja di perusahaan Jepang dan di perusahaan Amerika Serikat.
Teori Z menganggap, rasa aman (security) secara khusus punya arti penting.
Dalam sistem manajemen Jepang, keamanan itu terjamin karena sebagian besar pekerja memiliki masa kerja seumur hidup (lifetime employment) di satu perusahaan. Organisasi gaya Jepang ini berkomitmen pada hubungan jangka panjang tersebut, dengan tinjauan kinerja secara reguler dan tegas, yang memberikan umpan-balik yang dituntut sebagian besar karyawan, agar bisa berfungsi efektif.
Teori Z juga menekankan perkembangan hubungan kepercayaan (trust relationship) antara pemimpin dan yang dipimpin. Penekanan itu didasarkan pada asumsi bahwa motivasi orang pertama-tama bersifat internal. Namun, perasaan-perasaan itu harus diperkuat oleh komitmen jelas terhadap karyawan dari pihak majikan atau pimpinan. Teori Z melihat pengambilan keputusan kolektif dan tanggung jawab kelompok memberikan dukungan sosial yang diperlukan bagi tercapainya kinerja puncak. Hal itu terjadi lewat penciptaan rasa aman, yang memungkinkan para karyawan membangkitkan ide-ide baru tanpa takut ditolak atau takut gagal.
Secara keseluruhan dan utuh teori Z diwujudkan dalam tujuh prinsip, yaitu :
-
Life Time Employment (Pekerjaan Seumur Hidup)
Di dalam hal bekerja, orang Jepang cenderung untuk bekerja seumur hidup pada sebuah perusahaan saja dan tidak pernah berpikir untuk pindah apabila tidak ada sebab-sebab yang luar biasa. Sebaliknya orang Amerika terkesan merasa malu apabila dia tidak berpindah-pindah ke perusahaan-perusahaan lain dengan kedudukan yang lebih tinggi (better achievement). Dari pihak perusahaan Jepang sendiri tidak akan memutuskan hubungan kerja dengan karyawan (PHK) apabila karyawan tidak sengaja berbuat kriminal, anarkis, atau amoral. Perusahaan Jepang dalam keadaan bermasalah lebih suka menurunkan upah daripada mem- PHK karyawan. Pada perusahaan Amerika adalah lebih lazim untuk melakukan lay-off , apabila perusahaan tidak bisa beroperasi penuh. Jadi berorientasi jangka pendek
-
Slow Promotion and Evaluation (Promosi yang lamban dan proses evaluasi)
Karena karyawan Jepang cenderung bekerja sampai pensiun dalam sebuah perusahaan maka mereka menjalani promosi perlahan-lahan. Dalam waktu kerja 10 tahun pertama, biasanya karyawana Jepang belum mempunyai ”pangkat” apapun, dalam masa tersebut terjadi kenaikan gaji dari waktu ke waktu yang tidak didasarkan pada ”prestasi individual” tetapi lebih berdasarkan para rumus rata-rata seluruh karyawan. Sebaliknya karyawan Amerika merasa terlambat dipromosikan maka mereka segera mencari perusahaan lain yang dapat memberi gaji dan pangkat lebih tinggi. Bagi orang Amerika, kesetiaan pada profesi lebih penting daripada kesetiaan pada perusahaan.
-
Non Specialized Career Path (Tidak spesialisasi dan jalur karir luas)
Dalam manajemen Jepang, karyawan tidak akan menempuh satu jalur karir dengan spesialisasi pada bidang tertentu saja. Yang lebih sering terjadi adalah job rotation pada jabatan yang tingkatnya sama. Selain itu karena kebanyakan dari mereka sudah pernah bertugas pada berbegai departemen, maka mereka saling mengetahui kesulitan atau masalah-masalah dalam masing-masing departemen, sehingga hal ini sangat membantu mereka dalam hal melakukan diskusi antar departemen.
Sebaliknya dalam manajemen Amerika, jalur karir boleh dikatakan sangat sempit. Spesialisasi sangat diutamakan dalam career planning. Seorang salesman, misalnya, dalam karirnya ia akan bermuara pada jabatan sales manajer atau marketing manajer. Seorang karyawan accounting pada akhirnya akan menduduki karir sebagai financial manajer.
-
Concencual (Collective) Decision Making (Pengambilan Keputusan Bersama)
Banyak yang menilai bahwa orang Jepang terlalu lama dalam pengambilan suatu keputusan karena setiap keputusan harus dirundingkan dahulu secara selektif. Tetapi sekali keputusan itu diambil semua staf atau karyawan akan mendukung dan menerima secara kompak ( acceptance ).
Pada perusahaan Amerika, keputusan biasanya dibuat dengan cepat tetapi biasanya justru akan menemui kesulitan dalam pelaksanaannya sebab tidak semua staf dan karyawan mengerti dengan benar apa ”rationale” ( fundamental reason ) di balik keputusan itu. Pada dasarnya bila seseorang merasa diikutsertakan dalam proses pengambilan suatu keputusan maka ia akan mendukung sepenuh hati pelaksanaannya.
-
Colective Responsibility (Tanggung Jawab Bersama)
Orang Jepang menekankan pentingnya tanggungjawab kelompok sedangkan orang Amerika lebih menekankan pada tanggung jawab pribadi daripada pencapaian target kelompok (Super tim VS Super star).
-
Implicit Control Mechanism (Mekanisme Pengawasan Melekat)
Sistem control dalam manajemen Jepang lebih bersifat “melekat” sedangkan di Amerika cenderung untuk menyuratkan segala macam kontrol dengan rinci dan tertulis. Dengan sistem kontrol yang melekat, memberi peluang bagi tiap karyawan untuk juga mengontrol dirinya sendiri.
-
Wholistic Concern (Perhatian Menyeluruh Pada Karyawan)
Manajemen Jepang memandang karyawannya sebagai manusia seutuhnya, sedangkan manajemen Amerika memandang karyawan dalam batas ikatan formalnya saja. Untuk melaksanaan kebijakan wholistic concern, dibentuk paguyuban-paguyuban yang memungkinkan atasan dan bawahan beserta keluarganya bertemu di luar tugas formal dimana masalah-masalah kesejahteraan keluarga karyawan dapat dibicarakan.