Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital dan telah diupload ke dalam sistem informasi tertentu.
Apa yang dimaksud dengan Sistem Manajemen Dokumen ?
Sistem Manajemen Dokumen atau disebut dengan Document Management System merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad , et al., 2004).
Inti sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage) dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke dalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi.
Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval) dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri.
Sistem manajemen dokumen dapat diterapkan secara ’cheap and cheerful’, beroperasi pada sejumlah fungsi yang terbatas atau dapat juga yang berkembang sepenuhnya, sistem yang mahal dengan sejumlah fungsi yang besar dan berpotensi menakutkan dalam istilah dampak mereka terhadap proses-proses organisatoris dan pelaksana kegiatan-kegiatan administrasi. Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi:
Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu.
Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu.
Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen- dokumen.
Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan folder-folder.
Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching).
Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata, seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul.
Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow.
Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan pemindaian.
Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca.
Tahapan implementasi sistem manajemen dokumen dibangun dengan tujuh tahapan yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original.
Identify content. Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan pada sistem manajemen dokumen
Database set-up. Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi penyimpanan dokumen.
Populate database. Sebuah database yang sudah dibuat harus dinaikkan untuk dapat digunakan.
Intranet enable/publish. Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan dari publikasi dari portal intranet organisasi.
Process. Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen.
Search requests. Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap nama dokumen, bahkan sampai pada isi dari dokumen yang dicari.
Present results. Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasar kata kunci yang dimasukkan dalam kotak pencarian.
View/download original. Melihat, dan mengunduh sebuah dokumen.
