Apa yang dimaksud dengan Risk Management Decision Process?

Pengidentifikasian sebuah risiko harus dilakukan secara efektif. Terdapat salah satu teori Manajemen Risiko yang dapat diterapkan demi mencapai tujuan sebuah organisasi yakni Risk Management Decision Process (RMDP).

Apa yang dimaksud dengan Risk Management Decision Process ?

Sebagai manajer proyek atau anggota tim, pasti akan melakukan pengelolaan resiko setiap hari; ini merupakan salah satu hal terpenting yang harus dilakukan. Maka dari itu perlu belajar menerapkan proses manajemen risiko yang sistematis dan menerapkan 5 langkah pengelolaan risiko. Sehingga nantinya proyek akan berjalan dengan lancar dan memberikan dampak positif bagi semua orang yang terlibat.

Definisi umum dari sebuah resiko adalah suatu kejadian yang belum pasti terjadi, bisa membeikan efek positif maupun efek negatif pada keberlangsungan suatu proyek. Ketidakpastian merupakan bagian terpenting dari sebuah risiko. Setiap kejadian bisa saja terjadi dan mungkin saja tidak terjadi. Probabilitas kejadian yang terjadi, konsekuensi dan dampak dari kejadian tersebut adalah komponen yang menjadi ciri terbesar dari sebuah risiko.

Semua proses manajemen risiko mengikuti langkah dasar yang sama. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut maka akan memberikan proses manajemen risiko yang efektif.

Step 1: Identify the Risk. Anda bersama tim Anda harus mengungkap, mengenali, dan menggambarkan risiko yang mungkin mempengaruhi proyek. Ada sejumlah teknik yang dapat digunakan untuk menemukan risiko proyek.

Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengidentifikasi apa yang salah dan apa akibatya dari kejadian yang terjadi.

Pertanyaan utama yang harus diajukan meliputi :

  1. What can happen?
  2. How and why it can happen?
  3. What is the likelihood of them happening?
  4. What will be the consequences if they do happen?

Resiko bisa bersifat fisik atau finansial.

  • Risiko fisik adalah risiko karena lingkungan atau cuaca. Asset fisik organisasi seperti properti, bangunan, peralatan, kendaraan, dan lapangan.

  • Risiko keuangan adalah asset yang melibatkan asset organisasi dan termasuk pinjaman, biaya lisensi, kehadiran, biaya keanggotaan, biaya asuransi, pembayaran sewa, pembayaran ganti ruga klaim atau denda dan denda oleh pemerintah.

Step 2: Analyze the risk. Setelah risiko diidentifikasi, maka harus menentukan kemungkinan dan konsekuensi dari setiap risiko. Perlu mengembangkan pemahaman tentang sifat risiko dan potensinya untuk mempengaruhi tujuan dan sasaran proyek. Informasi ini juga dimasukan ke daftar risiko proyek.

Step 3: Evaluate or Rank the Risk. Perlu melakukan evaluasi atau memberikan peringkat pada risiko dengan menentukan besaran risiko, yang merupakan kombinasi dari kemungkinan dan konsekuensi. Selain itu juga harus menentukan apakah risikonya dapat diterima atau apakah perlu mendapatkan penanganan khusus. Peringkat risiko ini juga ditambahkan ke daftar risiko proyek.

Step 4: Treat the Risk. Bisa juga disebut sebagai Risk Response Planning. Pada tahap ini, Anda harus menilai risiko yang memiliki peringkat yang tinggi dan menetapkan rencana untuk memodifikasi risiko ini untuk bisa mencapai tingkat risiko yang dapat diterima. Selain itu juga harus meminimalkan risiko negatif yang bisa saja muncul. Menciptakan strategi mitigasi risiko, rencana pencegahan dan rencana kontingensi dalam langkah ini.

Step 5: Monitor and Review the risk. Ini merupakan langkah dimana anda harus mengambil registrasi resiko proyek anda dan menggunakan untuk memantau, melacak dan meninjau risiko.

Risiko merupakan ketidakpastian. Apabila menerapkan kelima langkah tersebut untuk mengatasi kemungkinan risiko yang mungkin saja didapatkan, maka secara efektif akan mengurangi risiko proyek. Itu berarti juga memperbesar keberhasilan tujuan proyek. Dengan mengidentifikasi dan mengelola daftar lengkap risiko proyek, rintangan dan hambatan yang tidak menyenangkan dapat dikurangi. Proses manajemen risiko juga membantu menyelesaikan masalah.

Sumber :

Dalam dunia bisnis kerap sekali risiko menjadi topik penting yang perlu diperhatikan. Mulai dari operasional hingga manajerial perusahaan, seperti akuisisi, masing-masing memiliki keputusan bisnis yang membawa unsur risiko. Aspek utama dalam membuat keputusan bisnis yang tepat berasal dari penentuan atas keseimbangan antara risiko dan keuntungan timbal balik. Perusahaan akan berani mengambil tantangan demi mencapai keuntungan maksimal terhadap risiko. Namun pada sisi lainnya, perusahaan akan memilih untuk cari aman dan siap kehilangan peluang pertumbuhan yang seharusnya dibutuhkan untuk dapat bertahan dan berkembang di pangsa pasar yang kompetitif. Oleh karenanya dibutuhkan suatu teori Risk Management Decision Process yang dapat diterapkan pada perusahaan berguna untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misi.

figure rmdp

Proses pengambilan keputusan dalam manajemen risiko terdiri dari 5 tahapan yang saling berkaitan diantaranya:

Identify
Kegiatan Identify berisi:

  • Kemungkinan kerugian dan kerusakan pada sumber daya manusia dan perangkat fisik seperti hardware, infrastruktur dst
  • Identifikasi dari mana risiko itu berasal
  • Seberapa sering risiko tersebut terjadi dan tingkat risiko

Perusahaan harus dapat mengidentifikasi risiko tersebut yang mungkin terjadi, kondisi yang dapat menyebabkan risiko kemungkinan akan berpotensi kerusakan pada bisnis apabila mengabaikan risiko tersebut.

Evaluate
Pada tahapan ini, terdapat teknik manajemen risiko bermaksudkan mengambil risiko yang telah diperhitungkan. Tahapan ini melibatkan analisis kemungkinan dan konsekuensi dari setiap risiko yang teridentifikasi. Selain itu juga menentukan faktor risiko yang berpotensi akan memiliki dampak terbesar, sehingga perlu adanya penentuan prioritas terkait bagaimana pengelolaannya (risk priority). Evaluasi risiko ini melibatkan perbandingan tingkat risiko yang teridentifikasi selama proses analisis dengan kriteria risiko yang telah ditetapkan dan menentukan apakah risiko dapat diterima atau sebaliknya dengan catatan perlu adanya upaya mitigasi risiko sesuai pada tingkatan risiko.

Select
Dalam pemilihan risiko ini, ada teknik/pendekatan khusus yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pada pilihan risiko apapun sebagai upaya mitigasi risiko, apabila risikonya memiliki nilai tinggi, maka tim proyek yang terlibat perlu mempertimbangkan secara hati-hati terkait kebijakan, prosedur, dan strategi yang diperlukan untuk mengatasi risiko tersebut. Ada beberapa hal yang mencakup:

  • Apa yang dibutuhkan untuk mengatasi risiko
  • Siapa yang akan bertanggung jawab
  • Berapa jangka waktu yang dibutuhkan
  • Bagaimana tim proyek akan mengetahui kapan risiko berhasil dikelola

Implement
Memilih risiko tersebut dan menggunakan teknik yang tepat

Monitor and modify as required
Memantau dampak yang ditimbulkan akibat pemilihan risiko dan melakukan perbaikan/pengubahan sesuai pada kebutuhan. Tahapan ini merupakan bagian berkelanjutan dari manajemen risiko pada setiap langkah prosesnya. Sudah seharusnya manajemen risiko diberikan perhatian khusus/kefokusan oleh organisasi agar menghasilkan proses pengelolaan yang baik.

Sumber:

  1. Gerald Hanks. (2017). Risk Management & Decision-Making. Retrieved February 21, 2018, form https://bizfluent.com/about-5438007-risk-management-decision-making.html
  2. Risk Management Process. National Organisational Development Network.
  3. Gerard Blokdijk, Claire Engle & Jackie Brewster. (2008). IT Risk Management Guide. Brisbane, Australia. The Art of Service.

Perusahaan akan menghadapi keputusan tentang risiko hampir setiap hari. Aspek utama dalam membuat keputusan bisnis yang tepat berasal dari penentuan keseimbangan antara risiko dan reward. Perusahaan yang mengekspos diri terhadap risiko tinggi dengan reward minimal dapat mengambil risiko sendiri untuk keluar dari bisnis. Di sisi lain, perusahaan yang bermain terlalu aman dapat kehilangan peluang pertumbuhan yang dibutuhkan untuk bertahan dan berkembang di pasar yang kompetitif.

Pengambilan keputusan terhadap risiko melibatkan serangkaian langkah dasar. Hal ini dapat menambah nilai pada hampir semua situasi, terutama bila ada kemungkinan hasil yang serius atau terjadi bencana. Langkah yang dapat digunakan pada berbagai tingkat detail dan dengan berbagai tingkat formalitas, tergantung situasinya. Kunci untuk menggunakan proses ini adalah menyelesaikan setiap langkah dengan cara yang paling sederhana dan praktis untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Beberapa situasi begitu kompleks sehingga diperlukan penilaian risiko yang mendetail, namun sebagian besar dapat ditangani dengan penilaian risiko yang lebih sederhana.

Tujuan perusahaan melakukan pengambilan keputusan terhadap risiko adalah membantu dalam membuat pilihan yang lebih baik dan lebih logis tanpa mempersulit pekerjaan atau menghilangkan otoritas. Keputusan bagus yang dibuat dengan cepat jauh lebih baik daripada keputusan sempurna yang dibuat terlambat. Juga, keputusan yang baik tidak selalu menghasilkan hasil yang baik. Yang terbaik yang dapat diharapkan adalah untuk melengkapi pengambil keputusan cerdas dengan informasi yang baik berdasarkan sejumlah faktor keputusan dan kepentingan pemangku perusahaan. Beberapa proses dalam pengambilan keputusan terhadap risiko, diantaranya:

Identifying Risks
Sebelum suatu perusahaan dapat mengambil keputusan tentang risiko, maka harus dilakukan identifikasi risiko tersebut. Sumber risiko ini bisa dari luar, seperti kejadian cuaca atau fluktuasi pasar, atau bisa dari internal, seperti akuisisi modal dan biaya pelatihan. Perusahaan harus mampu mengidentifikasi di mana risiko tersebut dapat terjadi, kondisi yang dapat membawa risiko menjadi kenyataan dan potensi kerusakan pada bisnis karena mengabaikan risiko tersebut.

Prioritizing Risks
Saat mengidentifikasi risiko, harus menentukan probabilitas bahwa risiko tersebut akan terjadi. Perusahaan yang menghadapi risiko dan membawa konsekuensi berat serta kemungkinan terjadinya suatu risiko yang tinggi maka harus melindungi diri dari risiko tersebut terlebih dahulu. Sebuah perusahaan yang berada di padang pasir cenderung tidak menghadapi kondisi badai salju sebagai risiko bisnis daripada lokasi perusahaan yang melihat salju turun setiap musim dingin, sehingga perusahaan tidak akan memfokuskan upaya pengambilan keputusan untuk menangani risiko tersebut.

Developing Strategies
Aspek lain dari proses pengambilan keputusan terletak pada pengembangan rencana strategis. Rencana ini dapat memberikan alat bisnis yang dibutuhkan perusahaan untuk mencegah risiko yang dapat dihindari dan mengurangi kerusakan yang tidak dapat dihentikan. Sebuah rencana strategis juga mencegah perusahaan untuk terjebak oleh konsekuensi dari risiko yang mungkin terjadi. Persiapan ini lebih memudahkan banyak proses pengambilan keputusan dan memberikan alat kepada perusahaan yang dibutuhkan untuk melakukan pengambilan keputusan secara tepat.

Measuring Progress
Bila potensi risiko menjadi kenyataan yang tidak diinginkan, perusahaan juga harus mengukur dan menilai proses pengambilan keputusan. Perusahaan harus mengukur keefektifan metode yang dipilih, belajar di mana kesalahan dibuat dan menyesuaikan taktik sesuai dengan kebutuhan. Seiring kondisi pasar, peraturan hukum, inovasi teknologi dan selera pelanggan yang berubah, risiko baru pasti akan timbul. Perubahan ini mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko baru, mengembangkan strategi baru dan menilai kembali kekuatan serta kelemahan proses baru tersebut.

Sumber:

Sebuah organisasi pasti harus mengambil keputusan untuk menghadapi sebuah ancaman atau risiko. Kunci utama dalam mengambil keputusan adalah mengukur besar risiko dan keuntungan yang akan didapat. Namun bukan berarti sebuah perusahaan harus mengambil jalan yang selalu aman. Terkadang penting untuk mengambil sebuah risiko demi memanfaatkan kesempatan untuk berkembang dan tetap kompetitif.

Manajemen risiko adalah proses untuk membuat keputusan yang dapat mengurangi kesempatan sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya. RMDP melibatkan empat tahapan rangkaian:

  1. Mengidentifikasi risiko. Sebelum sebuah organisasi dapat membuat keputusan saat menghadapi risiko, penting untuk mengidentifikasi risiko tersebut. Sumber risiko tersebut dapat berasal dari luar (misal: Cuaca atau pasar) atau dari dalam (misal: akuisisi atau masa pelatihan yang lama). Sebuah perusahaan harus mengidentifikasi dimana sebuah risiko itu mungkin dapat terjadi, kondisi yang dapat memicu terjadinya risiko itu untuk terjadi, atau kerugian apa saja yang akan dialami oleh perusahaan.

  2. Prioritasisasi risiko. Ketika mengidentifikasi risiko, sebuah organisasi juga harus menentukan besarnya probabilitas risiko-risiko tersebut untuk terjadi. Sebuah organisasi yang menghadapi risiko yang memiliki konsekuensi yang cukup berat dan probabilitas yang tinggi untuk terjadi harus melindungi diri mereka untuk bertahan.

  3. Mengembangkan strategi. Aspek lain yang perlu diperhatikan saat mengembangkan perencanaan strategis. Perencanaan ini dapat menyediakan tools yang dibutuhkan bagi organisasi untuk mencegah risiko yang dapat dihindari dan mengurangi kerugian yang tidak dapat dihindari. Sebuah perencanaan strategis juga dapat mencegah organisasi untuk menemui konsekuensi-konsekuensi baru yang muncul secara tiba-tiba. Persiapan ini dapat membantu mereka dalam menghadapi risiko yang mungkin terjadi.

  4. Mengukur progress. Ketika risiko menjadi kenyataan yang tidak diinginkan, sebuah organisasi harus mampu mengukur dan menilai proses pengambilan keputusan yang telah mereka lakukan. Dari situ, organisasi diharapkan mampu mengetahui letak kesalahan dan membuat taktik yang sesuai. Kondisi pasar, peraturan-peraturan, inovasi teknologi, dan atau pergantian gaya hidup pelanggan mau tak mau dapat menjadi salah satu alasan munculnya risiko baru yang harus diidentifikasi oleh organisasi untuk mengembangkan strategi baru dan menilai ulang strengths dan weaknesses proses yang baru.

Dan perlu diketahui bahwa manajemen risiko merupakan proses yang dilakukan berulang kali alias membutuhkan iterasi.

Sumber:

  1. https://bizfluent.com/about-5438007-risk-management-decision-making.html
  2. Dodero, Frank C. 1998. The risk management decision-making process in a health care setting, June 1998. Diambil dari: http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/jhrm.5600080305/abstract (21 Februari 2018)