Apa yang dimaksud dengan Rencana Strategis (Strategic Plan)?

Dalam hierarki rencana organisasi, Rencana Strategis harus dilakukan sebelum membuka sebuah usaha. Seperti apa saja Strategic Plan itu?

Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana suatu organisasi/perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

Perencanaan Strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihantujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-programstrategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

Rencana strategis adalah pernyataan rencana spesifik mengenai bagaimanauntuk mencapai ke arah masa depan yang akan diambil oleh entitas. Sedangkan perencanaan strategis adalah proses memutuskan program-program yang akandilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akandialokasikan ke setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan.Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahunyang akan datang.

Manajer memerlukan jenis perencanaan khusus yang disebut perencanaan strategis. Perencanaan strategis ini akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya.

Ada 3 ( tiga ) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :

  1. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil.

  2. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

  3. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena:

  1. Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting

  2. Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas

  3. Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya

Perencanaan strategis tidak mengenal standar baku, dan prosesnya mempunyai variasi yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan,situasi dan kondisi setempat. Meskipun demikian, secara umum proses perencanaan strategis memuat unsurunsur:

  1. perumusan visi dan misi,
  2. pengkajian lingkungan eksternal,
  3. pengkajian lingkungan internal,
  4. perumusan isu-isu strategis,
  5. penyusunan strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran).

Proses perencanaan strategis tidak bersifat sekuensial penuh, tapi dapat dimulaidari salah satu dari langkah ke (1), (2), atau (3). Ketiga langkah tersebut saling mengisi. Setelah ketiga langkah pertama ini selesai, barulah dilakukan langkah ke (4), yang disusul dengan langkah ke (5). Setelah rencana strategis (renstra) selesai disusun, maka diimplementasikan dengan terlebih dahulu menyusun rencana-rencana kerja (aksi/tindakan)

Perencanaan merupakan proses mendasar dalam menentukan apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainya.

Hunger (2001) menyatakan bahwa strategi perusahaan merupakan rumusan perencanaan komprehensif tentang bagaimana perusahaan akan mencapai misi dan tujuannya.

David (2010) mengemukakan bahwa strategi adalah sarana bersama dengan tujuan jangka panjang hendak dicapai.

Handoko (2009) menjelaskan bahwa strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dengan sumber daya lainnya dengan tantangan dan risiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan arah organisasi atau perusahaan, dan prosedur pengalokasian sumberdaya untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan. Perencanaan strategis juga merupakan proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

Perencanaan strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan pada setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan.

Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahun yang akan datang (Badrudin, 2013).

Pengertian tentang perencanaan strategis juga dikemukan oleh Handoko (2009) yang menyatakan bahwa perencanaan strategik (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi ; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut ; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Dalam (Texas Workforce Commission, 2005) dinyatakan bahwa :

“successful strategic plans are working documents that explain where you are going and promote the constructive change that will get you there”.

Dengan begitu, perencanaan strategis merupakan rancangan tentang arah serta perubahan konstruktif sebuah organisasi ke depan. Perencanaan startegik atau strategic planning terdiri dari 2 kata yaitu : perencanaan (planning) serta strategis (strategic).

Berikut ini beberapa pengertian perencanaan strategis, yaitu :

  1. Menurut (Texas Workforce Commission, 2005) : ‘(1) Perencanaan menetapkan arah untuk sesuatu. Biasanya, kita mulai dengan hasil yang diinginkan dan bekerja mundur untuk mengidentifikasi apa yang akan menghasilkan hasil tersebut, (2) Strategis adalah metode untuk mencapai tujuan dan sasaran, dan (3) Perencanaan strategis memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan mendasar yang memandu mereka ke visi mengembangkan masa depan’.

  2. Menurut (UNASO, 2003) : ‘Perencanaan strategis adalah proses penentuan: (1) apa yang hendak dicapai oleh organisasi Anda; (2) bagaimana Anda akan mengarahkan organisasi dan sumber daya untuk mencapai tujuan ini selama beberapa bulan dan tahun.’

  3. Menurut (SUNO, 2010): ‘Sebuah rencana strategis adalah peta jalan untuk mengarahkan sebuah organisasi dari kondisi sekarang ke kondisi di lima atau sepuluh tahun.’

  4. Menurut (CSDF, 1998) : Perencanaan strategis didefinisikan : ‘…sebagai suatu istilah jangka panjang, proses penilaian yang berorientasi masa depan, penetapan tujuan, dan membangun strategi yang memetakan jalur eksplisit antara sekarang dan visi masa depan, yang bergantung pada pertimbangan cermat kemampuan organisasi dan lingkungan, dan menyebabkan alokasi sumber daya berbasis prioritas dan keputusan lainnya.’

  5. Menurut (Bryson & Alston, 2005) : ‘Perencanaan strategis adalah “upaya kuat untuk menghasilkan keputusan dan tindakan mendasar yang membentuk dan membimbing seperti apa sebuah organisasi (atau entitas lainnya), apa yang dilakukannya, dan mengapa melakukannya”’ (Bryson, 2004).

Dari lima pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategis adalah suatu keputusan fundamental yang akan mengarahkan organisasi pada percapaian-pencapaian strategis sesuai visi orgnasisasi di masa depan. Perencanaan strategis berkaitan dengan apa visi, misi, tujuan, sasaran dan pencapaian organisasi di masa depan serta berkaitan dengan bagaimana organisasi bisa menggerakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan strategis dapat menjawab pertanyaan dasar seperti :

  1. where are we now ?;
  2. where do we want to be ?;
  3. how do we get there ?;
  4. how do we measure our progress ?.

Pertanyaan pertama berkaitan dengan sejauhmana kita memahami situasi dan kondisi organisasi saat ini. Pertanyaan kedua berkaitan seperti apa siatuasi dan kondisi organisasi yang kita harapkan. Sementara yang ketiga dan keempat berkaitan dengan bagaimana upaya kita dalam menentukan cara mencapai harapan tersebut serta mengukur tingkat ketercapaiannya.

Perencanaan strategis merupakan suatu proses organisasi dalam menentukan strategi atau arah serta keputusan bagaimana sumberdaya organisasi itu hendak dimanfaatkan untuk mencapai tujuan dalam jangka panjang.

Penyusunan perencanaan strategis menjadikan sebuah organisasi lebih terencana dan sistematis dalam mencapai tujuannya. Secara umum, proses penyusunan rencana strategis (renstra) merupakan sebuah langkah untuk menata dan mempersiapkan sebuah organisasi mencapai kondisi yang diinginkan dimasa datang.

Recana strategis (Renstra) merupakan road map yang membawa sebuah organisasi menuju kepada kondisi yang dicita-citakan akan terwujud lima atau sepuluh tahun ke depan.

Perecanaan strategis merupakan langkah antisipatif sehingga sebuah organisasi tidak lagi setiap kali mengambil langkah ketika suatu permasalahan timbul. Perencanaan strategis menjadikan sebuah organisasi mulai melakukan antisipasi terhadap kemungkinan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di masa depan bukan sekedar bereaksi terhadap perubahan-perubahan ketika itu sesudah terjadi.

“Strategic planning is a formal process designed to help an organization maintain an optimal alignment with the most important elements of it environment” (Rowley, Lujan, & Dolence, 1997).

The strategic planning process supplies the organization with tools that promote future thinking, applies the systems approach, allows for setting goals and strategies, provides a common framework for decisions and communication, and relies on measuring performance (Steiner, 1997).

Dengan demikian perencanaa strategis merupakan satu langkah penting bukan saja dalam dunia usaha namun juga sangat perlu dilakukan di sektor publik seperti sektor pendidikan, sektor kesehatan dan lain sebagainya.

Setidaknya terdapat empat hal yang bisa diidentifikasi sebagai pemicu perlunya perencanaan strategis (MATC, 2003) yaitu input opportunities limited, strategies not updated annually, linkages to operational plans weak, lack of ongoing assesment .

image
Gambar Diagram faktor-faktor yang memicu perlunya perencanaan strategis (adaptasi dari MATC, 2003)

Empat hal tersebut mengerucut pada ketiadaan keluaran organisasi yang terukur (measurable outcomes lacking). Dalam Gambar di atas diperlihatkan empat hal faktor timbulnya perencanaan yang tidak efektif sehingga bisa ditempuh langkah untuk memperbaiki proses perencanaan agar menjadi lebih efektif.

Terdapat berbagai pendekatan alam penyusunan perencanaan strategis namun secara umum mencakup tiga langkah yang meliputi situation, target dan path. Dalam pendekatan ini perencanaan strategis dimulai dengan melakukan evaluasi terhadap situasi mutakhir organisasi dan menjelaskan hal-hal yang menyebabkan timbulnya situasi itu (situation) kemudian dirumuskan kondisi ideal (target) yang hendak dicapai serta memetakan (map) rute yang hendak ditempuh organisasi dalam rangka menuju kondisi ideal itu.

Orientasi perencanaan strategis adalah masa depan oleh karena itu dalam proses perumusannya harus mempertimbangkan dan sejalan dengan berbagai situasiyang menentukan jalannya organisasi seperti situasi politic, sosial, ekonomi teknologi dan unsur lain yang melingkupi.

Untuk sektor pendidikan Rowley dan Dolence (1997) menulis:

“Strategic planning is a formal process designed to help an organization identify and maintain an optimal alignment with the most important elements of its environment”. Alignment refers to matching the mission and goals to the needs of its environment, which consists of the political, social, economic, technological and educational ecosystems.

image
Gambar Proses pengembangan perencanaan strategis (MATC, 2003)

Dalam Gambar di atas diperlihatkan unsur-unsur yang disertakan dalam proses analisa hingga perencanaan strategis diperoleh. Sedangkan untuk kepentingan analisa dalam penyusunan perencanaan strategis banyak dimanfaatkan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats) dan PEST (Political, Economic, Social and Technological analysis).

Govindarajan (2004) dalam penelitian Kusmayadi (2008) mendenifisikan perencanaan strategi sebagai suatu proses manajemen yang sistematis yang dapat diartikan sebagai suatu proses pengambilan keputusan atas program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan sumber daya yang akan dialokasikan dalam setiap program selama beberapa tahun kedepan.

Govindarajan (2001) dalam penelitian Mediaty (2010) menyatakan bahwa dalam perencanaan strategi diputuskan perubahan-perubahan yang menyangkut tujuan organisasi dan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kebijakan yang mengatur perolehan dan penggunaan sumber-sumber tersebut.

Menurut Pearce dan Robinson, perencanaan strategi adalah kumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan implementasi dari rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan suatu perusahaan.

Langkah-Langkah Perencanaan Strategi

Adapun pencapaian keberhasilan tujuan yang dicapai, perlu adanya langkah-langkah perencanaan strategis sebagai berikut;

  1. Teori Bryson yang dikutip oleh Setya Haksama tentang penyusunan perencanaan strategis terdiri dari langkahlangkah sebagai berikut:
  • Penetapan visi, misi dan tujuan organisasi, merupakan tindakan mengembangkan dan mengklarifikasikan tanggung jawab sosial dari perusahaan yang berkaitan dengan pernyataan visi, misi dan tujuan organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi.

  • Analisis lingkungan eksternal, yaitu mengungkapkan lingkungan luar yang dimaksud untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan, berkaitan dengan faktor politik, ekonomi, sosial. Arah perkembangan teknologi merupakan bagian dari aktivitas analisis luar.

  • Analisis lingkungan internal, merupakan langkah yang digunakan utuk menganalisi kedalam organisasi itu sendiri, dengan menilai sumberdaya organisasi. Indikator dalam analisis lingkungan internal hanya berfokus pada kekuatan dan kelemahan organisasi itu sendiri.

  • Identifikasi isu-isu strategis berkaitan dengan yang dihadapi organisasi, merupakan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan kebijakan fundamental tentang pengaruh mandat organisasi, visi, misi, pelayanan biaya, pendanaan, maupun rencana organisasi atau manajemen.

  • Mengembangkan strategi, yaitu melaksanakan tindakantindakan dari keputusan atas dasar isu-isu strategis yang telah diidentifikasikan pada langkah sebelumnya, untuk mengelola isu strategis dan penetapan visi organisasi yang efektif dan efesien.

  1. Teori menurut Jhon A. Pearce II yang dikutip oleh T. Hani Handoko tentang penyusunan perencanaan strategis terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
  • Penentuan misi dan tujuan.

  • Pengembangan profil perusahaan

  • Analisa lingkungan eksternal

  • Analisa internal perusahaan.

  • Pengembangan strategi perusahaan.

  • Peninjauan kembali dan evaluasi.

Unsur-Unsur Perencanaan Strategi

Perencanaan strategis memiliki unsur-unsur yang dibutuhkan dalam pencapaian tujuan. Unsur-unsur perencanaan srategis tersebut yaitu:

  1. Dipisahkan antara rencana strategis dan rencana oprasional. Rencana strategis memuat antara lain visi, misi, dan strategi (arah kebijakan); sedangkan rencana oprasional memuat program dan rencana tindakan (aksi).

  2. Penyusunan rencana strategik melibatkan secara aktif semua stakeholders di masyarakat (dengan kata lain, pemerintah adalah satu–satunya pemeran dalam proses perencanaan strategik).

  3. Tidak semua isu atau masalah dipilih untuk ditangani. Dalam proses perencanaan strategik, ditetapkan isu–isu yang dianggap paling strategis atau fokus terhadap masalah yang paling di prioritaskan untuk ditangani.

  4. Kajian lingkungan internal dan eksternal secara kontinu dilakukan agar pemilihan strategi selalu “diperbarui” berkaitan dengan peluang serta ancaman di lingkungan luar, dan mempertimbangkan kekuatan serta kelemahan yang ada di lingkungan internal.

Manfaat Perencanaan Strategi

Dalam pengelolaan suatu organisasi perlu adanya planning (perencanaan), karena dengan adanya perencanaan dapat membantu dalam pengembangan organisasi tersebut dan mempunyai manfaat yang besar sekali. Manfaat perencanaan menurut Susatyo Herlambang dalam buku Pengantar Manajemen, adalah sebagai berikut:

  1. Tujuan yang ingin dicapai

  2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan

  3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, dan uraian tugasnya

  4. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan

  5. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.