Apa yang dimaksud dengan Rencana Kontingensi atau Business Process Contingency Plan ?

Rencana kontingensi adalah proses mempersiapkan organisasi untuk merespon peristiwa yang tidak direncanakan. Contingency plan dapat juga digunakan sebagai alternatif tindakan apabila hasil yang diharapkan gagal terwujud (biasanya disebut plan B).

Apa yang dimaksud dengan Rencana Kontingensi atau Business Process Contingency Plan ?

Rencana kontingensi adalah suatu tindakan yang dirancang untuk membantu organisasi merespon secara efektif dan cepat ketika sebuah organisasi mengalami suatu peristiwa tak terduga yang memiliki potensi untuk mempengaruhi kondisi keuangan, citra bisnis atau potensi pasar dari suatu perusahaan. Sebuah rencana kontingensi juga dikenal sebagai [1][2]

Rencana inipun dapat kita sebut dengan “Plan – B” atau rencana cadangan dengan kata lain merupakan proses keseluruhan mempersiapkan kejadian yang tidak dapat dikira kira kapan terjadi [1]. Rencana kontingensi bisa kita katakana merupakan komponen penting dalam kelangsungan bisnis , pemulihan untuk bencana ( Disaster Recovery Planning ) , dan risk management ( Resiko managemen ). [3]

Sejarah


Selama masa krisisnya, rencana ini sering dikembangkan untuk mengeksplorasi dan mempersiapkan diri untuk kemungkinan situasi apapun. Masa Perang Dingin, banyak pemerintah membuat rencana kontingensi untuk melindungi diri mereka sendiri dan warga negara mereka dari serangan nuklir. Contoh rencana kontinjensi yang dirancang untuk menginformasikan warga tentang bagaimana untuk bertahan hidup serangan nuklir adalah buku Survival Under Atomic Attack, Protect and Survive, and Fallout Protection, yang diterbitkan oleh pemerintah Inggris dan Amerika. Hari ini masih ada rencana kontinjensi di tempat untuk menghadapi serangan teroris atau bencana lainnya.[4]

Benefit


Sebagian besar rencana strategis yang dibuat mungkin ditujukan untuk membantu membuat keuntungan dan menjaga peluang itu terbuka [9].

1. Meminimalisir Kegagalan Rencana

Rencana kontingensi membantu Anda cepat mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah yang bisa menghentikan operasi, menutup website Anda, semua penyebab Anda kehilangan pekerjaan dan data atau kehilangan pembayaran kredit[5]. Contoh sederhana dari rencana kontingensi ini adalah kita dapat memiliki generator cadangan jika terjadi kegagalan daya. Jika Anda kehilangan pelanggan yang bertanggung jawab untuk banyak penjualan Anda, rencana kontingensi akan membantu Anda dengan cepat mengurangi tenaga kerja Anda, memotong biaya produksi pengeluaran Anda dan mencari penjualan lain untuk menggantikan sebanyak yang hilang

2. Mengurangi Hubungan buruk dengan pelanggan

Rencana kontingensi yang membantu Anda mengatasi masalah. Sebagai contoh, jika seorang karyawan penting pergi, rencana kontingensinya, Anda harus menyiapkan penerus pengganti yang berkualitas siap untuk mengisinya, meskipun hanya sementara. [5]

3. Menjaga Tetap Beroperasi

Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan Anda untuk menghentikan operasi Anda untuk sementara, termasuk kurangnya modal kerja, kerusakan mesin, Penutupan kantor atau mogok[9]. rencana kontingensi dapat membantu Anda tetap beroperasi melalui krisis. Sebuah cadangan kas dapat membantu Anda dari arus kas yang buruk. Membuat cadangan diluar lokasi data Anda setiap hari memungkinkan staf Anda untuk melanjutkan pekerjaan mereka tanpa kehilangan pekerjaan penting .

4. Meningkatkan Ketersediaan Jaminan dan Kredit

Bisnis yang menciptakan kontinuitas dan pemulihan untuk bencana yang akan terjadi sering memiliki waktu lebih mudah mendapatkan asuransi dan kredit daripada yang tidak. Misalnya, jika Anda membuat cadangan semua data Anda setiap malam, Anda akan memiliki kerugian yang lebih kecil dari kebakaran atau perampokan dari Anda dibandingkan jika Anda harus menciptakan ulang semua file website, database pelanggan dan data lainnya[6].

Komponen Contingency Planning


  1. Incident response plan- komponen dari rencana kontinjensi ini terutama berfokus pada respon langsung yang diperlukan ketika insiden atau kejadian pertama terjadi. Rencananya dengan menguraikan lengkap serangkaian proses yang memandu orang lain dalam mengantisipasi, mendeteksi, dan mengurangi dampak kontinjensi pada aset bisnis. [5]

  2. Disaster recovery plan- komponen dari rencana kontinjensi ini terutama berfokus pada persiapan dan kemudian pemulihan operasi secara normal dan secepat mungkin setelah kontinjensi telah terjadi. [5]

  3. Business continuity plan - komponen dari rencana kontinjensi ini terutama berfokus pada memastikan bahwa fungsi bisnis yang penting bisa hilang pada saat kontingensi terjadi. mungkin saja melibatkan pada fasilitasi operasi bisnis di lokasi pengganti, sampai bisnis dapat mengembalikan operasi di lokasi asli.[5]

Dari komponen diatas kita dapat simpulkan bahwa Incident Response Plan lebih terfokus hanya pada respon cukup untuk sebuah insiden. Disaster recovery plan lebih terfokus pada pemulihan operasi. Dan Business continuity plan terfokus pada rencana backup ( Cadangan ) untuk membangun alternatif sampai sistem operasi itu stabil

Tahap dalam mengembangkan Rencana Cadangan pada Bisnis


  1. Siapkan analisis dampak bisnis - digunakan untuk menentukan persyaratan kontingensi dan prioritas.

  2. Temukan kontrol preventif - mencegah, mendeteksi, dan / atau mengurangi dampak terhadap organisasi kontinjensi. .

  3. Mengembangkan strategi pemulihan - merancang untuk memulihkan atau me-restore operasi secepat dan seefektif mungkin

  4. Mengembangkan rencana kontinjensi - memperjelas peran, tanggung jawab, tim, dan prosedur yang terkait dengan memulihkan operasi normal menyusul gangguan yang ditimbulkan oleh kontingensi. [5]

  5. Rencana pengujian dan pelatihan - mengidentifikasi dan mengevaluasi kemampuan tim pemulihan ( Recovery Team ) untuk melaksanakan rencana kontingensi dengan cepat dan efektif.

Konsolidasi Proses dan Tindak Lanjut


Sebuah rencana dalam diri sendiri tidak cukup. Rencana perlu diuji dan dilaksanakan oleh orang dan organisasi yang akan menggunakannya[8]. Latihan dengan simulasi di lapangan yang sebenarnya yang berdasarkan skenario tertentu termasuk cara efektif untuk menentukan bagaimana realistis rencana itu dan untuk menilai seberapa besar kapasitas para aktor yang berbeda.

Mempertahankan Rencana


Setelah menyiapkan rencana kontingensi, diperlukan melakukan beberapa hal untuk tetap praktis dan relevan , bukan hanya membuat dokumen dan file itu hilang[7]. Sebagai perubahan untuk bisnis , diharuskan meninjau dan memperbarui rencana ini dengan sesuai dan memastikan agar berjalan dengan baik. [8]

Referensi
  1. techtarget.com

  2. smallbusiness.chron.com - Business-Contingency-Plan

  3. SecaaS Category 9 // BCDR Implementation Guidance CSA, retrieved 14 July 2014. (https://cloudsecurityalliance.org/download/secaas-category-9-bcdr-implementation-guidance/)

  4. NIST IT Contingency Planning Guide (PDF). Retrieved 2014-01-19. (http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-34-rev1/sp800-34-rev1_errata-Nov11-2010.pdf)

  5. skillmaker.edu.au - business-contingency-plan

  6. itopf.com - knowledge resources

  7. mindtools.com - article 51 About Business Cotingency Plan

  8. humanitarianresponse.info - Documents Key Element Contingency Plan

  9. yourbusiness.azcentral.com - benefit cp

1 Like