Apa yang dimaksud dengan Project Scope Statement ?

Input pada Qualitative Risk Analysis ada 4, salah satunya yaitu Project Scope Statement. Lalu apa yang anda ketahui dari Project Scope Statement?

Tujuan dari Project Scope Statement adalah :

  • untuk memberikan pemahaman dasar tentang scope suatu projek termasuk scope dan deliverables dari projek
  • pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan deliverables
  • memastikan pemahaman tentang scope projek diantara semua stakeholders.

Selain itu, biasanya project manager menggunakan Project Scope Statement untuk :

  • konfirmasi tertulis dari hasil projek yang dikerjakan oleh tim projek
  • daftar yang menyatakan kendala dan asumsi di tempat tim projek bekerja
  • daftar persyaratan tertulis yang harus disetujui oleh tim projek maupun orang yang meminta projek tersebut sebelum projek mulai dikerjakan .

Kerugian dari pengembangan Project Scope Statement ini adalah cukup memakan waktu dan membutuhkan banyak partisipasi dari stakeholders termasuk para ahli dari luar organisasi. Oleh karena itu, project manager menghindari 2 hal saat mendefinisikan Project Scope Statement yaitu:

  1. Scope that is not approved yaitu mengidentifikasi area dimana scope tidak disetujui untuk dimasukkan ke dalam projek.
  2. Scope that is not needed yaitu mengklarifikasi area dimana scope dapat dengan mudah disalahpahami.

Menurut PMBOOK, Project Scope Statement mendefinisikan hal-hal berikut:

  1. Purpose and Justification of the Project
    Projek disusun untuk mendukung berbagai tujuan dan sasaran bisnis yang harus dikomunikasikan untuk memastikan pemahaman mengenai bagaimana projek akan meningkatkan bisnis, serta untuk membantu para stakeholders memahami investasi yang dibuat dan bagaimana investasi diterjemahkan ke dalam kinerja bisnis yang lebih baik.

  2. Scope Description
    Mencakup semua karakteristik, hasil yang diinginkan dan uraian yang ada pada produk atau layanan projek. Fungsinya untuk referensi utama dalam perencanaan dan pelaksanaan projek di kemudian hari dalam siklus hidup.

  3. High Level Project Requirements
    Menggambarkan kemampuan dan persyaratan level tinggi yang harus dipenuhi.

  4. Project Boundaries
    Berguna untuk mengidentifikasi apa yang harus dimasukkan dan mana yang tidak boleh dimasukkan ke dalam projek agar terhindar dari scope creep.

  5. Project Strategy
    Menggambarkan strategi yang akan digunakan oleh tim projek dalam mengeksekusi projek ataupun untuk menyelesaikan projek.

  6. Project Deliverables
    Merupakan produk atau output yang dimaksudkan untuk diproduksi oleh projek dan mencakup berbagai laporan atau dokumentasi. Pada bagian ini harus menguraikan deliverables projek dalam istilah umum dan bukan detail yang high level.

  7. Acceptance Criteria
    Mendefinisikan kriteria yang harus dipenuhi agar projek dianggap lengkap dan diterima oleh manajemen.

  8. Project Constraints
    Mendefinisikan batasan-batasan yang ada pada projek seperti batasan pendanaan, penjadwalan, waktu, teknologi, atau resource. Fungsinya untuk memastikan bahwa semua stakeholders memahami keterbatasan yang ada pada projek yang harus diselesaikan.

  9. Project Assumptions
    Mendefiniskan factor-factor / asumsi-asumsi yang mempengaruhi projek dimana hal tersebut diyakini benar namun kebenarannya belum diverifikasi. Berguna agar semua stakeholders dapat sadar dan membuat analisa untuk memitigasi risiko.

  10. Cost Estimates
    Mendefinisikan perkiraan pendanaan dengan semua rincian yang akan diperlukan untuk menyelesaikan projek agar dapat dipahami oleh seluruh stakeholders.

  11. Cost Benefit Analysis
    Mendefinisikan ukuran biaya projek maupun manfaatnya untuk menentukan tindakan yang paling bermanfaat bagi organisasi dalam hal biaya. Pada bagian ini harus ada cara kuantitatif untuk mengukur manfaat yang diberikan oleh projek.

Referensi :

Menurut Schwalbe (2004), Ruang lingkup mewakili semua kinerja yang terlibat dalam menciptakan produk dari proyek dan proses utnuk menciptakan proyek tersebut. Sedangkan ruang lingkup proyek mencakup semua proses yang terlibat dalam pendefinisian dan pengaturan mengenai apa yang termasuk atau tidak di dalam proyak. Hal ini untuk meyakinkan bahwa tim proyek dan stakeholder mempunyai pengertian yang sama mengenai produk yang akan diproduksi sebagai hasil dari proyek dan proses yang akan digunakan dalam memproduksi proyek tersebut.

Kegiatan utama yang terlibat dalam manajemen ruang lingkup proyek adalah :

1. Inisiasi ( Initiation )

Melibatkan tanda mulainya organisasi untuk memulai proyek atau melanjutkan fase berikut dari sebuah proyek. Keluaran dari proses inisiasi proyek adalah sebuah project charter. Project charter merupakan kunci dokumen untuk pengenalan formal mengenai keberadaan dan penyediaan keseluruhan proyek. Menurut Schwalbe (2004), project charter terdiri dari ;

  • Judul proyek dan tanggal pengesahan

  • Nama manajer proyek dan informasi yang dapat dihubungi

  • Penjelasan mengenai rencana pengaturan proyek

  • Peraturan dan tanggung jawab

  • Bagian persetujuan dari pihak stakeholder proyek

  • Bagian komentar mengenai proyek dari pihak stakeholder proyek.

2. Perencanaan Ruang Lingkup ( Scope Planning )

Melibatkan dokumen pengembangan untuk menyediakan dasar dari keputusan yang akan dilakukan dari proyek, mencakup kriteria untuk menentukan proyek atau fase telah diselesaikan sepenuhnya. Tim proyek menciptakan sebuah pernyataan ruang lingkup dan perencanaan manajemen proyek sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.

3. Pendefinisian Ruang Lingkup ( Scope Definition )

Melibatkan pembagian dari proyek besar menjadi lebih kecil, lebih mudah diatur. Tim proyek menciptakan sebuah Work Breakdown Stucture (WBS) selama proses pembuatan proyek.

4. Verifikasi Ruang Lingkup ( Scope Verfication )

Pada tahap verifikasi ruang lingkup, melibatkan penerimaan penyusunan dari ruang lingkup proyek. Key stakeholders secara formal menerima deliverables suatu proyek selama proses ini.

5. Pengkontrolan Perubahan Ruang Lingkup ( Scope Change Control )

Meliputi pengontrolan perubahan dari ruang lingkup proyek. Perubahan ruang lingkup, tindakan pengkoreksian dan pembelajaran adalah output atau hasil dari proses ini.