Apa yang dimaksud dengan Project documents updates sebagai output dari Qualitative Risk Analysis?

Qualitative Risk Analysis atau analisis risiko secara kualitatif merupakan proses yang bertujuan untuk memprioritaskan risiko dilakukan analisis atau tindakan lebih lanjut dengan menilai dan menggabungkan kemungkinan terjadinya risiko dan dampaknya. Manfaat utama dari proses ini adalah membantu manajer proyek untuk mengurangi tingkat ketidakpastian dan berfokus pada risiko yang memiliki prioritas tinggi. Terdapat salah satu proses dalam analisis risiko kualitatif yaitu output yang bertujuan untuk menghasilkan Project documents updates. Apa yang dimaksud dengan Project documents updates dari Qualitative Risk Analysis?

Project documents updates atau pembaruan dokumen proyek merupakan istilah yang sering dijumpai dalam buku PMBOK, berisikan tentang beberapa proses akan memerlukan pembaruan berbagai dokumen proyek. Dokumen proyek ini mencakup project charter, statement of work, kontrak, dokumentasi persyaratan, stakeholder register, change control register, activity list, quality metrics, risk register, issue log, dan lain sebagainya.

Dokumen proyek yang diperbarui tidak terbatas pada hal berikut ini:

  1. Pembaruan daftar risiko. Daftar risiko akan diperbarui ketika terdapat informasi baru yang tersedia melalui penilaian risiko secara kualitatif. Pembaruan daftar risiko mencakup penilaian probabilitas dan dampak dari sebuah risiko, peringkat atau skor risiko, informasi urgensi risiko, atau kategorisasi risiko, daftar pengawasan untuk risiko yang memiliki probabilitas rendah atau risiko yang memerlukan analisis lebih lanjut.
  2. Pembaruan log asumsi. Sama halnya dengan pembaruan daftar risiko, asumsi dapat berubah ketika terdapat informasi baru yang berasal dari penilaian risiko secara kualitatif. Log asumsi memerlukan peninjauan ulang untuk mengakomodasi informasi tersebut. Selanjutnya asumsi dapat dimasukkan kedalam penyataan lingkup proyek.

Berikut dokumen proyek dari panduan PMBOK:

Dari tabel diatas, akan terlihat bahwa setiap dokumen memiliki keterkaitan dengan bidang pengetahuan tertentu, sehingga terdapat potensi untuk menghubungkan dokumen-dokumen ini ke proses yang tepat secara intuitif.

Adapun contoh project documents salah satunya risk register sebagai berikut:

  • Jika beberapa risiko baru yang telah diidentifikasi dan perlu ditambahkan dalam perubahan proyek maka tidak perlu adanya pengawasan perubahan
  • Jika beberapa risiko ada yang perlu diperbarui, maka diperlukan mengubah permintaan. Misalnya, ada risiko yang diidentifikasi dalam daftar risiko diperlukan cadangan kontingensi $3000. Kemudian dimensi baru untuk risiko diidentifikasi dan adanya kemungkinan perlu ditingkatkan dari $3000 menjadi $5000. Nah, dari hal ini dapat dilihat bahwa tidak hanya risiko saja, tetapi biaya pada baseline-pun juga perlu dipernarui. Sehingga perubahan pada permintaan diperlukan untuk setiap perubahan dalam risk register atau dokumen proyek lainnya.

Sumber:

  1. Project Management Institute, 2013. A Guide to the PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE. Project Management Institute, Inc.

  2. Project Management Wiki. Project documents updates. [online] Project Management Wiki. Tersedia di: < http://project-management.wikia.com/wiki/Project_documents_updates > [Diakses 18 April 2018]

  3. Indusharma. Project document updates and change requests. [online] izenBridge. Tersedia di: < http://forum.izenbridge.com/viewtopic.php?t=439 > [Diakses 18 April 2018]

  4. Collins, Velopi Seamus. Project Documents. [online] velopi. Tersedia di: < http://www.velopi.com/news/pmi-pmp-free-project-management-resource-project-docs > [Diakses 18 April 2018]

  5. Collins, Velopi Seamus. Project Documents. [online] velopi. Tersedia di: < http://www.velopi.com/news/pmi-pmp-free-project-management-resource-project-docs > [Diakses 18 April 2018]