Presentasi, menurut KBBI, merupakan pengucapan pidato (pada penerimaan suatu jabatan); penyajian atau pertunjukan (tentang sandiwara, film, dan sebagainya) kepada orang-orang yang diundang;
Presentasi adalah proses menyampaikan informasi kepada pendengar. Persentasi secara harfiyah artinya penyajian, perkenalan, pertunjukan, dan pemberian. Selain itu juga persentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak orang, untuk memberikan informasi kepada orang lain.
Tujuan Presentasi
Tujuan dari dilakukannya presentasi adalah sebagai berikut :
-
Menyampaikan Informasi. Banyak orang yang melakukan presentasi hanya bertujuan menyampaikan informasi saja. Informasi/pesan yang disampaikan bisa bersifat biasa, penting atau bahkan rahasia. Melalui informasi maka diharapkan tujuan dari proses pembelajaran dapat tercapai. Oleh karena itu seorang baik secara individu maupun mewakili kelompoknya harus memiliki keahlian sesuai dengan tujuan presentasi. Dalam proses pembelajaran, informasi dari seorang presentasi sangat penting bagi warga kelas.
-
Meyakinkan pendengar. Presentasi yang dilakukan berisikan informasi- informasi, data-data dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga informasi yang disampaikan dapat membuat seseorang atau kelompok orang merasa yakin. Semula yang asalnya memiliki unsur ketidakjelasan dan ketidakpastian sehingga ketika diadakan presentasi oleh pembicara, seseorang/kelompok orang tersebut menjadi yakin atas informasi yang diberikan.
-
Menghibur pendengar. Pada era globalisasi ini banyak acara-acara hiburan pada penayangan televisi. Acara hiburan tersebut dipimpin oleh presenter yang handal, tujuannya untuk menghibur para penonton. Prensenter dituntut untuk melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga para penonton televisi dapat menikmati acara tersebut. Selain acara televisi, acara hiburan yang lainnya dapat kita temukan pada pesta perayaan-perayaan.
-
Memotivasi dan menginspirasi pendengar untuk melakukan suatu tindakan. Demi tercapainya suatu tujuan, seseorang dituntut untuk mengarahkan dan membimbing para audience agar dapat melakukan seperti yang diharapkan oleh presenter. Kegiatan memotivasi tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan presentasi pada suatu forum.
Menurut Erwin Sutomo (2007) “Presentasi merupakan sebuah kegiatan aktif dimana seorang pembicara menyampaikan dan mengkomunikasikan ide serta informasi kepada sekelompok audiens”. Dari pernyataan tersebut dapat diambil suatu kesimpulan jika presentasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara aktif dengan melibatkan orang lain selain pembicara, sehingga pembicara harus mampu membuat presentasi menarik untuk diikuti. Pada umumnya audiens merasa bosan karena topik yang dibicarakan kurang menarik atau pembicara kurang mampu menyampaikan materi dengan baik.
Sutrisna Dewi (2007) mengemukakan bahwa “Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan informasi baik kepada pihak
intern maupun ekstern perusahaan”. Dari kutipan tersebut menerangkan bahwa sasaran penyampaian informasi dalam presentasi bisa berasal dari pihak intern maupun ekstern perusahaan. Pembicara harus dapat menyesuaikan gaya bicara atau cara penyampaian informasi sesuai dengan latar belakang audiens, sehingga tujuan dalam melakukan presentasi dapat tercapai. Sebelum melakukan presentasi, pembicara juga harus sudah mengetahui latar belakang audiens dengan harapan dapat mengukur situasi dan membuat persiapan atas segala kondisi atau pertanyaan yang mungkin muncul dari audiens.
Dan B. Curtis, James J. Floyd, dan Jerry L. Winsor (1992) mengemukakan bahwa,
“Presentasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang berorientasi pada proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada khalayak yang relatife homogen (lebih banyak persamaan daripada perbedaanya) dari berbagai tingkatan. Presentasi ini berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambil keputusan. Berbagai alat bantu multimedia digunakan secara khusus melalui mode penyampaian yang interaktif (yaitu sumber dan penerima berinteraksi secara verbal).
Pernyataan di atas memuat karakteristik presentasi yaitu materi presentasi bisnis yang disampaikan berorientasi pada proposal dan disajikan kepada audiens yang sebagian besar berasal dari latar belakang yang sama namun dari berbagai tingkatan. Misalnya presentasi di suatu perusahaan mengenai produk yang akan dipasarkan, audiens berasal dari staff-staff inti khususnya yang menangani penjualan dan pemasaran dari berbagai tingkatan.
Terra C. Triwahyuni dan Abdul Kadir (2004) mengemukakan bahwa, “Presentasi merupakan kegiatan yang penting dalam mengkomunikasikan suatu gagasan kepada orang lain dengan berbagai tujuan, misalnya untuk menarik audiensi agar membeli produk, menggunakan jasa, atau untuk kepentingan orang lain”. Hal ini menjelaskan bahwa presentasi mempunyai berbagai macam tujuan. Penyampaian presentasi disesuaikan dengan maksud dan tujuan disampaikannya presentasi.
Dalam buku yang diterbitkan atas kerjasama Penerbit Andi dengan Wahana Komputer Semarang yang berjudul Panduan Praktis Membuat Presentasi dengan Microsoft Power Point XP (2005) terdapat kalimat, “Presentasi digunakan untuk menjelaskan ide, rencana, pelaksanaan, dan hasil dari suatu kegiatan secara lisan. Semakin menarik suatu presentasi, semakin mudah audience memahami penjelasan pemapar”.
Pengertian ini menegaskan bahwa untuk menyajikan presentasi lebih menarik hendaknya disampaikan dengan menggunakan alat bantu audio-visual. Penggunaan alat bantu dan fasilitas yang tepat dapat memberikan keuntungan bagi pembicara karena semakin memperjelas materi yang disampaikan. Audiens juga merasa lebih tertarik apabila penyampaian materi didukung dengan adanya gambar-gambar serta dilengkapi dengan suara atau video, sehingga tidak cepat merasa bosan.
Sedangkan menurut Djoko Purwanto (2003), secara umum presentasi memiliki empat tujuan pokok, yaitu :
- Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
- Menghibur audiens
- Menyentuh emosi audiens
- Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.
Hal ini berarti bahwa presentasi memiliki bermacam-macam tujuan sesuai dengan isi materi yang ingin disampaikan. Untuk mencapai tujuan- tujuan tersebut, seorang presenter harus mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya, baik yang berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang akan disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audeins.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai definisi presentasi yaitu suatu kegiatan komunikasi lisan mengenai penyampaian gagasan atau fakta tertentu kepada orang lain dengan berbagai tujuan.
Ketrampilan Teknik Presentasi
- Dasar-dasar Berbicara Efektif
Menurut Hudoro Sameto (2000), “Berbicara efektif merupakan sarana penyampaian ide kepada orang atau khalayak secara lisan dengan cara yang mudah dicerna dan dimengerti oleh pendengarnya”. Hal ini memberikan keterangan bahwa yang disebut dengan berbicara efektif adalah suatu langkah yang dilakukan pembicara untuk menyampaikan pendapat atau informasi dengan cara- cara tertentu sehingga pendengar dapat dengan mudah mengerti maksud dari informasi yang disampaikan. Secara garis besar dasar- dasar berbicara efektif terdiri dari: pembukaan, isi/inti pembicaraan, dan penutup.
Berbicara efektif merupakan penyampaian pesan yang seharusnya dilakukan dengan sistematis, benar, tepat, dan tidak berbelit-belit. Informasi disampaikan dengan sesederhana mungkin dan menggunakan tingkat bahasa yang disesuaikan dengan latar belakang audiens. Jangan menggunakan bahasa dengan istilah yang kurang awam atau terlalu tinggi untuk audiens yang berlatar belakang pendidikan menengah ke bawah. Hal ini akan membuat pendengar tidak dapat memahami informasi yang disampaikan.
- Kelebihan dan Kelemahan Presentasi
Titik Triwidodo dan Djoko Kristanto (2004), mendefinisikan kelebihan-kelebihan presentasi antara lain sebagai berikut :
a. Umpan balik langsung
Yang dimaksud umpan balik adalah masukan-masukan yang disampaikan oleh audiens kepada komunikan. Umpan balik dari audiens ini mungkin saja diperoleh saat presentasi sedang berlangsung, misalnya tepuk tangan atau gelak tawa audiens karena tertarik dengan penjelasan presenter atau kejenuhan audiens terhadap penyampaian presenter.
b. Kesempatan untuk menampilkan pribadi
Saat seorang presenter diundang untuk melakukan presentasi, di situlah kesempatannya memperkenalkan diri dan kemampuan yang dimiliki.
c. Mempunyai pengaruh lebih kuat terhadap audiens
Presentasi yang sukses akan membawa pengaruh yang lebih kuat kepada audiensnya. Presentasi lebih berjiwa daripada sekadar laporan tertulis.
Sedangkan kelemahan presentasi antara lain :
a. Sulit di-review
Presentasi yang kurang persiapan akan berlangsung menjemukan dan akan meninggalkan kesan kurang baik kepada audiens. Hal ini tidak dapat terjadi pada laporan tertulis sebab pada laporan tertulis dapat saja diatur naskahnya agar tampil rapi tanpa merepotkan orang lain. Presentasi tidak demikian halnya. Seorang presenter yang selalu meralat ucapannya akan diragukan kemampuannya oleh audiens dan sebagainya.
b. Saran dan kritik tidak dapat langsung diutarakan
Saat presenter menyampaikan presentasinya, audiens tidak dapat menyelingi pembicaraannya. Audiens harus menampung segala pertanyaan atau sanggahan sampai presenter selesai menyampaikan presentasinya. Sanggahan, kritik, dan saran hanya dapat dilakukan saat sesi tanya jawab berlangsung.
c. Kurang dapat diatur
Presentasi melibatkan banyak hal terutama audiens yang jumlahnya lebih dari satu orang. Sementara itu, audiens terdiri dari bermacam-macam watak. Dengan begitu presenter harus mempunyai trik-trik tertentu untuk dapat mengambil kendali atas segala kemungkinan yang dapat terjadi sebagai akibat atas keberagaman audiens ini.
Dari penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan presentasi tersebut memberikan suatu gambaran kepada presenter untuk dapat lebih menguasai dan mempersiapkan presentasi sehingga dapat mengatasi berbagai kemungkinan yang dapat terjadi. Misalnya, tanggapan audiens yang kecewa terhadapat presentasi yang kurang memuaskan, kritik yang pedas, pertanyaan yang menjatuhkan dan berbagai kondisi yang mungkin dapat terjadi.
- Persiapan Melakukan Presentasi
Secara garis besar persiapan dalam melakukan presentasi meliputi penguasaan materi yang akan disampaikan, penguasaan alat bantu, analisis audiens dan analisi lingkungan atau lokasi tempat berlangsungnya presentasi. Djoko Purwanto (2003:248) menerangkan beberapa persiapan dasar yang dilakukan untuk mempersiapkan presentasi bisnis yang baik, antara lain :
a. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipersembahkan.
Sebelum melakukan presentasi hendaknya presenter telah menguasai materi yang akan disampaikan agar apa yang akan disampaikan dapat dimengerti oleh audiens. Presenter yang tidak menguasai materi tidak hanya akan membingungkan audiens tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik terhadap pembicara tersebut.
b. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Untuk dapat menyajikan presentasi yang menarik dibutuhkan beberapa alat bantu presentasi. Penguasaan terhadap beberapa alat bantu ini akan sangat membantu pembicara dalam menyampaikan sehingga audiens dapat lebih mengingat isi pembicaraan.
c. Menganalisis siapa audiens anda.
Presenter dapat melakukan pendekatan terhadap audiens dengn menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimanan, maka pembicara dapat mengetahui dan menganalisa siapa saja audiens yang hadir dan menentukan pendekatan yang tepat dalam penyampaian presentasi. Contohnya, pertanyaan tersebut dapat diajukan kepada panitia/Even Organizer yang mengundang anda untuk berpresentasi atau dapat diajukan langsung kepada beberapa audiens pada awal presentasi.
d. Menganalisis berbagai lingkungan, lokasi, atau tempat untuk presentasi.
Hendaknya pembicara mengenali lokasi tempat berlangsungnya presentasi sebelum acara berlangsung. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pembicara menentukan alat bantu presentasi yang sesuai dan memperkirakan jumlah audiens sehingga pembicara mendapatkan cukup gambaran dalam melakukan persiapan yang lebih matang.
Menurut Hudoro Sameto (2000), “Dalam membuat persiapan, kita dapat menggunakan patokan LIMA LANGKAH SUKSES (5 LS)”.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
-
Survey
-
Analisis
-
Rencana/bagan
-
Aktualisasi/realisasi
-
Pencatatan dan evaluasi
-
Teknik Presentasi yang Efektif
Beberapa devinisi mengenai teknik presentasi yaitu:
• Cara menampilkan barang-barang atau produk yang ingin dipresentasikam/dipamerkan kehadapan audiens
• Mendemonstrasikan hasil karya sehingga dipahami audiens
• Penyajian atau penjelasan terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran (Muslikah Dwi Hartanti:2011)
Unsur-unsur dalam sebuah presentasi :
a. Pesenter
4 hal yang harus dimiliki oleh seorang presenter, yaitu:
a) Pengetahuan yang luas
b) Ketulusan dalam menyampaikan presentasi
c) Semangat
d) Praktik
b. Materi
Materi adalah bahan atau topik yang akan disampaikan dalam berpresentasi.
Kriteria dalam menentukan topik :
a) Sesuaikan dengan latar belakang
b) Pilihlah topik yang menarik minat, perhatian audiens
c) Sesuaikan dengan audiens
d) Sesuaikan dengan waktu dan situasi
e) Penyampaiannya dapat didukung dengan bahan atau materi lain yang masih berhubungan dengan materi yang dibahas.
c. Sarana
Sarana atau alat bantu adalah alat-alat yang digunakan agar penyampaian presentasi lebih menarik.
Fungsi alat bantu antara lain:
-
Menarik perhatian audiens
-
Menunjang pengertian dan membantu pemahaman audiens
-
Memperkuat pengingatan materi yang disampaikan
-
Memberikan hiburan
-
Audiens
Hal-hal yang harus diperhatikan mengenai audiens antara lain mengenai jumlah, usia, jenis kelamin, pekerjaan, pendidikan, agama, adat istiadat dan budaya.
Pemilihan teknik presentasi agar efektif dan menunjang penyampaian informasi hendaknya disesuaikan dengan materi yangakan disampaikan, latar belakang audiens dan tempat dilaksanakannya presentasi.