PPIC kepanjangan dari Production Planning and Inventory Control , yang artinya adalah pekerjaan untuk mempersiapkan proses manufaktur dan mengelola stok persediaan bahan baku hingga akhirnya diproduksi menjadi barang jadi.
Maka apa itu PPIC ? Tools atau metoda apa yang digunakan ? Lalu apa fungsi, peranan dan tugas PPIC dalam perusahaan ?
Dalam bahasa indonesia PPIC artinya perencanaan produksi dan Pengendalian Persediaan. Secara umum dapat di artikan sebagai suatu aktifitas merencanakan serta mengendalikan material yang masuk ke dalam sistem produksi (baik itu bahan baku utama ataupun bahan baku pembantu). Sehingga proses produksi dan kebutuhan material bisa sesuai dengan yang diperlukan, untuk mencapai efektifitas dan efisiensi.
Perencanan dan pengendalian arus bahan baku dalam proses dan keluar dari pabrik
sehingga keuntungan optimal dapat tecapai
Melalui perencanaan dan pengendalian produksi yang baik, antara lain akan dicapai penghematan dalam biaya bahan, pemanfaatan sumber daya baik fasilitas produksi (mesin), tenaga kerja atau waktu yang optimal (tidak boros atau tidak idle).
Jika diartikan secara terpisah PPIC mencakup dua aktifitas yaitu Production Planning (Perencanaan Produksi) dan Inventory control (Pengendalian persediaan atau pengendalian produksi).
Aktifitas melakukan evaluasi masa lalu dan sekarang untuk mengantisipasi perubahan dan kecenderungan di masa depan. Sehingga dapat menentukan strategi dan penjadwalan produksi yang tepat guna memenuhi permintaan dan mewujudkan sasaran perusahaan.
Aktifitas tersebut berupa berapa banyak produk yang akan diproduksi, kapan akan di produksi, dan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan.
Perencanaan produksi juga meliputi dari pengambilan keputusan mengenai 5W 1H, what, why, who, when, where and how ?.
Pertanyaan Mengapa (Why) menjelaskan latar belakang dan tujuan perencanaan produksi dibuat, yaitu untuk menghasilkan produk yang memiliki nilai tambah, memenuhi permintaan dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Pertanyaan Apa (What) menjelaskan produk yang akan dibuat atau dipesan pada periode mendatang, termasuk rancangan, spesifikasi kualitas dan kuantitas produk.
Pertanyaan Siapa (Who) menjelaskan tenaga kerja, mesin, peralatan dan alat bantu yang diperlukan untuk membuat produk, termasuk spesifikasi teknis dan kemampuannya.
Pertanyaan Kapan (When) menjelaskan Saat mulai dan Saat selesai produksi dijadwalkan agar tepat waktu dengan kualitas yang baik dan biaya yang layak.
Pertanyaan Di mana (Where) menjelaskan lokasi proses produksi dilaksanakan, termasuk keterangan aliran proses, tata letak pabrik dan kapasitasnya.
Pertanyaan Bagaimana (How) menjelaskan metode kerja yang digunakan dan penyesuaian jika ada penyimpangan dari asumsi rencana.
Inventory control merupakan proses mengoptimalkan penyimpanan persediaan barang untuk memastikan kebutuhan material yang diperlukan dapat memenuhi permintaan dan tepat pada waktunya.
Dalam industri aktifitasnya berupa pengendalian produksi, aktivitas mengendalikan dan memastikan seluruh rangkaian aktivitas yang telah direncanakan agar terlaksana sesuai dengan target dan sasaran yang ditetapkan sekalipun terdapat beberapa perubahan dan penyesuaian yang terjadi. Aktivitas menetapkan kemampuan sumber yang digunakan dalam
memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana yang ditetapkan.
Forecasting atau peramalan permintaan. Forecasting atau Peramalan adalah seni memperkirakan informasi yang berarti tentang masa depan. Peramalan sendiri dibagi menjadi dua, yaitu peramalan kualitatif dan peramalan kuantitatif
Agregat Planning. Merupakan suatu proses penetapan tingkat output / kapasitas produksi secara keseluruhan guna memenuhi tingkat permintaan yang diperoleh dari peramalan dan pesanan dengan tujuan minimasi total biaya produksi.
MPS (Master Production Schedule). Merupakan rencana untuk masing-masing komoditas yang akan diproduksi di setiap periode waktu seperti produksi, penempatan staf, inventaris, dll. Biasanya dikaitkan dengan manufaktur di mana rencana tersebut menunjukkan kapan dan berapa banyak setiap produk akan diminta.
MRP (Material Requirement Planning). Merupakan perencanaan produksi, penjadwalan, dan sistem kontrol inventaris yang digunakan untuk mengelola proses manufaktur. Sebagian besar sistem MRP berbasis perangkat lunak, tetapi dimungkinkan untuk melakukan MRP secara manual juga.
Perencanaan kapasitas. Merupakan keputusan strategi jangka panjang untuk membangun sumber daya perusahaan secara keseluruhan. Perencanaan kapasitas berusaha untuk mengintegrasikan faktor-faktor produksi untuk meminimalisasi ongkos fasilitas produksi.
Memanfaatkan secara efektif sumber daya yang terbatas dalam memproduksi barang/jasa sehingga dapat memuaskan permintaan pembeli atau pengguna dan menghasilkan keuntungan bagi investor.
Dapat diuraikan sebagai berikut:
Perencanaan dan pengendalian produksi dapat mencakup hal-hal berikut:
Production Planning bukan hanya sekedar perencanaan produksi, dimana pengertiannya bisa lebih luas lagi, karena jika kita ingin merencanakan suatu produksi, kita perlu mengetahui kebutuhan material yang akan diproduksi, yang dapat diketahui oleh departemen PPIC berdasarkan informasi dari departemen RnD dalam form formulasi produk, dan dari situ layanan PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus dipasok sesuai dengan yang akan diproduksi.Dan dari kata Inventory Control yang dimaksud bukan hanya pengelolaan bahan baku saja, tetapi bagaimana departemen PPIC dapat meminimalkan persediaan bahan baku di departemen warehouse sehingga positioning di gudang menjadi lebih efisien dan dapat menekan biaya. penyimpanan dan pembelian bahan baku.
Dikutip dari Indonesia Productivity and Quality Institute (2016)
Yang perlu diketahui bahwa ada suatu survey yang pernah diadakan dan telah berlaku umum menyatakan alasan-alasan mengapa pelanggan meninggalkan perusahaan, antara lain : meninggal (1%), pindah (3%), membentuk kelompok lain (5%), alasan pesaing lebih baik (9%), produk mengecewakan (14%), dan sikap tidak berbeda dari perusahaan dalam memberikan pelayanan dari waktu ke waktu (68%). Alasan-alasan ini menunjukan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.
Berdasarkan survey di atas, PPIC memiliki peran penting dalam continuous improvement sehingga kita dapat membangun loyalitas pelanggan, seperti yang dikatakan oleh kepala unit yang pernah mengatakan kepada saya bahwa departemen PPIC adalah urat nadi perusahaan dan sampai sekarang saya telah mempercayainya, namun terkadang PPIC dianggap sepele bagi sebagian manajer/perusahaan. Mungkin pemikiran seperti ini beranggapan bahwa tanpa PPIC bisnis tetap bisa berfungsi tetapi hasilnya bisa efektif dan efisien.
