Rencana pengelolaan risiko (Risk Plan Management) didefinisikan dalam sebuah dokumen yang dibuat oleh manajer proyek untuk meramalkan risiko, memperkirakan dampak, dan menentukan respon-respon terhadap isu yang ada. Dalam menentukan respon tersebut, dibutuhkan perencanaan yang digunakan untuk memastikan tindakan apa saja yang harus dilakukan agar semua berjalan dengan baik. Respon dari tindakan yang mungkin dilakukan dapat disebut sebagai Plan Risk Responses.
Plan Risk Responses merupakan proses perencanaan yang melibatkan pemilihan pendekatan respons yang digunakan untuk mengatasi setiap risiko yang teridentifikasi, kemudian menciptakan rencana untuk risiko tersebut. Hal tersebut dapat dikatakan juga sebagai proses penentuan cara untuk mengurangi atau menghilangkan ancaman terhadap proyek. Sehingga, manajer proyek harus bekerja untuk menghilangkan ancaman sebelum terjadi dan bertanggung jawab untuk mengurangi kemungkinan dan dampak dari ancamannya. Untuk ancaman yang tidak dapat dikurangi, manajer proyek perlu memiliki rencana kontingensi yang kuat dan juga rencana respons jika kontingensi tidak bekerja. Rencana respons yang sesuai mungkin mencakup berbagai langkah penghematan biaya yang ditujukan untuk menjaga ekonomi tetap baik.
Rencana pengelolaan risiko yang tepat, tidak perlu memasukkan rencana respons untuk semua risiko di dalam daftar risiko. Namun, untuk risiko yang cukup besar rencana respons perlu dikembangkan lagi. Ada empat cara untuk menghadapi risiko
Avoid
Menghilangkan ancaman atau melindungi proyek dari dampak yang mungkin terjadi. Berikut adalah daftar tindakan umum yang bisa menghilangkan risiko.
Mengubah lingkup proyek.
Memperluas jadwal untuk menghilangkan risiko penyelesaian proyek secara tepat waktu.
Mengubah tujuan proyek.
Memperjelas persyaratan untuk menghilangkan ambiguitas dan kesalahpahaman.
Membutuhkan keahlian untuk menghilangkan risiko teknis.
Transfer
Hal ini melibatkan pengalihan dampak risiko kepada pihak ketiga, dapat menggunakan metode langsung atau tidak langsung. Metode langsung melalui penggunaan jaminan asuransi, garansi, atau kinerja. Sedangkan metode tidak langsung seperti kontrak harga satuan bukan lumpsum, pendapat hukum, dan sebagainya.
Mitigation
Mengurangi kemungkinan atau dampak dari risiko. Hal ini tidak selalu sering kali datang.
Accept
Semua proyek selalu mengandung risiko, sehingga jika muncul risiko harus diterima. Menerima risiko adalah strategi seperti yang lain, dan harus didokumentasikan dan dikomunikasikan seperti strategi lainnya. Penerimaan risiko bisa bersifat pasif, dimana konsekuensinya ditangani setelah terjadi risiko, atau aktif, dimana kontinjensi (waktu, anggaran, dll).
Manfaat utama dari proses Plan Risk Response yaitu dapat mengatasi risiko berdasarkan prioritasnya, dan memasukkan sumber daya serta aktivitas sesuai kebutuhan anggaran, susunan acara, dan rencana pengelolaan proyek.
