Apa yang dimaksud dengan Perencanaan strategis Sistem Informasi?

[cewelang (Siera Nur Garuda)]

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga menjalankan operasional perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan Perencanaan strategis Sistem Informasi ?

[johankusuma (Johan Kusuma Wijaya)]

Perencanaan strategis Sistem InformasiI/Teknologi Informasi dalam sebuah organisasi merupakan proses yang berkelanjutan yang akan perlu sering diperbarui secara teratur sebagai respon terhadap dorongan eksternal, peluang dan kebutuhan bisnis, rencana kerja yang terjadwal, budaya organisasi dan kemanfaatan yang diperoleh dari penerapan strategi itu sendiri.

Perbaruan itu bisa berupa revisi yang relatif kecil namun tidak tertutup kemungkinan dibutuhkan perubahan mendasar dan menyeluruh, bergantung pada keluasan cakupan proses strategis organisasi. Selain merupakan proses yang berkelanjutan, perencanaan strategis juga merupakan proses belajar.

Dalam situasi ini, baik dikalangan manajemen yang membidangi SI maupun yang membidangi bisnis organisasi, menjadi semakin waspada pada isu-isu bisnis dan teknologi. Mereka akan terus mencermati dan belajar mengidentifikasi serta menggali peluang secara bersama-sama dalam iklim kerjasama yang harmonis. Budaya kerjasama antara fungsi IS dan organisisasi secara keseluruhan akan mengubah orientasi mereka dalam memperlakukan informasi, yaitu menempatkan sistem dan teknologi menjadi sumber pokok dalam kegiatan bisnis mereka sehari-hari.

Lebih dari itu, sistem dan teknologi juga akan merupakan inti bagi upaya pengembangan bisnis secara terus menerus. Ini seiring dengan tingkat kematangan fungsi sistem informasi dalam organisasi tersebut. Perihal keterkaitan strategi SI/IT dengan strategi bisnis, karakteristik serta pendekatannya telah dikupas pada sub-bab terdahulu, pembahasan selanjutnya akan memusatkan perhatian pada kerangka kerja dan perumusannya.

Ward dan Peppard (2002) menyajikan suatu model analisa tentang hal ini yang diwujudkan dalam bangun kotakkotak yang menggambarkan bagian masukan, keluaran dan aktifitas-aktifitas pokoknya, seperti terlihat pada Gambar di bawah ini.

Gambar Model Strategi SI/TI (Ward, 2002)

Masukan dalam model ini terdiri dari lingkungan internal dan eksternal bisnis, lingkungan internal dan eksternal SI/TI.

• Lingkungan internal bisnis meliputi strategi bisnis yang ada sekarang, tujuan, sumberdaya, proses serta budaya dan tata nilai organisasi. Lingkungan eksternal meliputi situasi ekonomi, iklim usaha dan persaingan tempat organisasi menjalankan kegiatannya.

• Lingkungan internal SI/TI adalah perspektif terhadap bisnis, kematangan SI/TI, cakupan dan kontribusi, kemampuan/ketrampilan, sumberdaya dan infrastruktur teknologinya. Portofolio aplikasi sistem yang ada maupun sisten yang sedang dikembangkan atau yang baru dianggarkan.

  Lingkungan eksternal SI/TI terdiri dari tren perkembangan teknologi dan peluang yang ada serta sejauh mana organisasi lain juga telah menggunakannya, terutama pihak pelanggan, pesaing dan pemasok.

Keluaran dalam model perencaaan strategis SI/TI meliputi strategi manajemen TI yang merupakan elemen umum strategi yang diterapkan secara menyeluruh dalam organisasi, bila perlu harus dipastikan bahwa kebijakan diterapkan secara konsisten.

Strategi bisnis Sstem Informasi, menyangkut bagaimana tiap unit atau fungsi dalam SI akan menyiapkan SI/TI guna tujuan-tujuan bisnis mereka. Demikian pula portofolio aplikasi yang hendak di bangun untuk masing-masing unit bisnis dan model bisnisnya, sehingga bisa tergambar arsitektur informasi masing-masing unit.

Portotofolio hendaknya mencakup juga keterangan tentang bagaimana SI/TI hendak dimanfaatkan dimasa yang akan datang untuk membantuk unit mencapai tujuan-tujuan bisnisnya. Pada bagian keluaran kerangka perumusan strategi SI/TI juga menyertakan kebijakan dan strategi pengelolaan teknologi dan sumberdaya spesialis yang ada.

Model strategis SI/TI menggambarkan keseluruhan komponen yang diperlukan dalam proses perumusan strategi serta hasil yang hendak diperoleh seusai proses perancangan strategi IS/IT. Adapun langkah-langkah dan perumusan strategi SI/TI serta deliverables yang dihasilkan, Ward dan Peppard menuangkannya dalam satu kerangka kerja runtut dan tersendiri.

Gambar Kerangka kerja perumusan dan perencanaan strategi SI/TI

Gambar di atas menggambarkan komponen-komponen dalam kerangka kerja tersebut yang terdiri dari:

• Proses Inisiasi Strategi
  Langkah ini merupakan bagian pembuka dalam perumusan strategi SI/TI yang meliputi langkah-langkah memastikan tujuan, cakupan dan deliverables, menentukan pendekatan kebutuhan sumberdaya, seperti misalnya perangkat-perangkat otomatis. Ditentukan juga identifikasi personal yang diperlukan dan akan dilibatkan dalam proses ini, dibentuk tim jika perlu bisa juga dilakukan pelatihan-pelatihan.

  Langkah selanjutnya adalah pembuatan mekanisme pengendalian dan kontrol terhadap proses ini, jelaskan bagaimana hubungan kegiatan dengan bisnis dan apa yang bisnis akan dapatkan sebagai masukan. Lakukan identifikasi orang-orang yang akan berpartisipasi sehingga diperoleh gambaran waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data dalam tahap analisa. Kemudian dilakukan penyusunan rencana kerja, kebutuhan waktu, peran dan tanggungjawab serta simpul dimana pengujian akan dilakukan. (Ward, 2002)

• Memahami Situasi Saat Ini dan Merumuskan Kebutuhan Bisnis
  Langkah ini bertujuan untuk membangun pemahaman yang luas tentang bisnis dalam lingkungannya dan untuk merumuskan kebutuhan bisnisnya, baik saat ini, atau sudah terencana maupun kemungkinannya di masa datang.

  Hal-hal yang harus dilaksanakan ada tahap ini bisa dikelompokan menjadi tiga kategori.

  • Pertama, menganalisa strategi bisnis, tujuan serta faktor-faktor penentunya (critical success factors) permasalahan dan proses penentu, dalam rangka untuk merumuskan situasi saat ini, kelemahan dan kekuatan yang ada. Tentukan juga informasi yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan memusatkan perhatian pada investasi pada sistem guna memenuhi kebutuhan tersebut.

  • Kedua, lakukan evaluasi terhadap kegiatan SI/TI, sistemnya, catu informasinya, sumber, organisasi, ketrampilan dan layanan yang ada, agar bisa ditentukan cakupan serta kontribusinya dan dimana kiranya perbaikan dilakukan akan memberi manfaat.

  • Ketiga, analisa terhadap lingkungan bisnis, baik eksternal maupun internal untuk melakukan identifikasi inovasi-inovasi bisnis yang bisa dilahirkan dengan menerapkan aplikasi SI/TI.

• Menentukan Strategi Bisnis Sistem Informasi
  Langkah ini merupakan akumulasi kebutuhan Sistem Informasi bisnis yang bertujuan untuk melahirkan suatu rekomendasi untuk menempatkan SI/TI pada aras unit bisnis maupun pada keseluruhan organisasi. Hal ini didokumentasikan dalam strategi manajemen dan SI bisnis.

  Pada tiap unit bisnis, sistem informasi secara konseptual dikonsolidasikan dan dipetakan dalam portofolio aplikasi yang mencerminkan posisinya saat ini, posisi yang dibutuhkan atau kemungkinan-nya di masa depan.

• Menentukan Arsitektur Sistem Informasi
  Langkah ini didayagunakan hasil analisa terhadap proses dan kebutuhan informasi guna membangun suatu model bisnis.

  Merupakan idealisasi model bisnis di masa depan, dalam kaitan proses, informasi dan sistem, model ini juga dibutuhkan untuk merancang arah saat ada rencana untuk melakukan migrasi. Tahap ini dimulai semenjak porses analisa lingkungan dimulai hingga akhir perumusan strategi bisnis SI.

• Merumuskan Proposal Penyediaan Teknologi Informasi
  Yang hendak dilaksanakan pada tahap ini adalah menentukan unsur atau bagian dari proposal penyediaan TI. Secara praktis, pada titik ini strategi SI dan proposal penyediaan TI perlu dicocokan kembali dengan rumusan dalam proses strategi bisnis, maksud utamanya adalah agar terjadi konsolidasi.

  Dengan demikian pihak manajemen bisa menentukan investasi pada program mana yang paling layak dan menguntungkan. Selanjutnya garis besar rencana bisa disusun agar bisa ditentukan rute dan titik-titik pencapaian tiap gagasan utama.

  Konsekuensinya, harus ada kerjasama yang erat antara SI/TI dengan unsur bisnis dalam rencana pengembangan yang sudah disetujui sehinga bisa ditetapkan garis besar langkah migrasi serta ringkasan “business case” masing-masing program. Rincian proposal masing-masing program masih akan tetap diperlukan saat dana yang dibutuhkan untuk program pengembangan ini diajukan.

Rangkaian langkah-langkah dalam proses strategi SI/TI tersebut diatas akan menghasilkan dua kategori keluaran, yaitu keluaran yang berupa hard deliverables dan soft deliverables. Keluaran yang termasuk sebagai hard deliverable adalah berupa berkas-berkas yang memuat rumusan-rumusan tentang strategi dan perencanaan, seringkali juga termasuk di dalamnya aplikasi yang memuat bahan rujukan (dictionary), matriks serta model-model analisa informasi.

Sedangkan keluaran yang dikategorikan sebagai soft deliverable adalah hal-hal yang berkaitan dengan faktor manusia dalam pengembangan perencanaan strategi SI/TI, seperti misalnya ketrampilan, kepedulian serta motivasi.

Hard output dari sebuah proses strategi SI/TI perlu diperoleh dengan maksud untuk menjadi dokumentasi tentang situasi kini, visi dan pertimbangan-pertimbangan yang mendasari penempatan dan pemilihan sistem informasi, teknologi, manusia dan lain sebagainya.

Fungsi berikutnya untuk mendokumentasikan rencana-rencana tentang bagaimana perumusan strategi SI/TI hendak dicapai beserta titik-titik pencapaian selama pelaksanaan. Harus dipastikan bahwa visi dan perencanaan dalam strategi SI/TI skala waktunya harus konsisten dengan visi dan perencanaan bisnis. Demikian pula saat dilakukan evaluasi strategi SI/TI akan dipakai tolok ukur waktu yang sama.

Pendekatan perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard memiliki materi yang lengkap, kerangka perja perencanaan yang ringkas dan alternatif pemilihan teknik analisa yang luas serta keluwesan dalam penerapan metodologi. Namun konsep ini rincian masing-masing tahapannya terlalu luas sehingga kurang praktis dalam aplikasinya demikian pula tidak memiliki format standar untuk penerapan teknik analisa.

Untuk memperoleh strategi SI/TI, sesuai dengan pendekatan Ward dan Peppard dimulai dengan memahami dan menilai situasi yang ada kini yang apada akhirnya diharapkan bisa diperoleh portofolio aplikasi, yang dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.

Gambar Kerangka analisis strategi SI/TI (Ward, 2002)

Adapun untuk melakukan analisa terhadap lingkungan eksternal bisa memanfaatkan PEST (Politic, Economic, Social and Technology), analisis portofolio bisnis, analisa terhadap industri dan situasi kompetisi, analisis kompetensi dan SWOT(Strength, Weakness, Opportunity and Threats).

Terhadap linkungan eksternal SI/TI dilakukan analisis dengan memanfaatkan analisis value chain serta analisis resource life cycle.

Lingkungan internal bisnis analisa dilakukan dengan mission objective BSC (balanced score card) dan CSF (critical success factors) dan Strategic Option Generator.

Analisis terhadap lingkungan interna SI/TI dilakukan dengan analisis proses dan aktivitas (process and activity analysis), analisis aliran data dan permodelan (data flow analysis and modelling) serta permodelan organsasi (organizational modelling).