Perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
Apa yang dimaksud dengan Perencanaan atau Planning ?
Mondy dan Premeaux (1995) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan.
Perencanaan amat penting untuk implementasi strategi dan evaluasi strategi yang berhasil, terutama karena aktivitas pengorganisasian, pemotivasian, penunjukkan staff, dan pengendalian tergantung pada perencanaan yang baik (Fred R. David, 2004).
Dalam dinamika masyarakat, organisasi beradaptasi kepada tuntunan perubahan melalui perencanaan. Menurut Johnson (1973) bahwa:
“The planning process can be considered as the vehicle for accomplishment of system change”.
Tanpa perencanaan sistem tersebut tak dapat berubah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan kekuatan-kekuatan lingkungan yang berbeda. Bagi sistem sosial, satu-satunya wahana untuk perubahan inovasi dan kesanggupan menyesuaikan diri ialah pengambilan keputusan manusia dan proses perencanaan.
Salah satu fungsi manajemen yang paling utama adalah Perencanaan karena dari fungsi tersebutlah fungsi-fungsi lain disusun. Perencanaan merupakan cetak biru untuk pencapaian tujuan yang memuat pengalokasian sumberdaya yang dibutuhkan, jadwal, tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan terkait dengan pencapaian tujuan tersebut.
Dapat dikatakan bahwa sebuah rencana merupakan jembatan yang dibangun untuk menghubungkan antara masa kini dengan masa datang yang diinginkan, karena perencanaan adalah mempersiapkan masa depan. Masa depan memang akan datang dengan sendirinya, tapi tanpa perencanaan masa depan tersebut mungkin bukan masa depan yang kita inginkan.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Sebelum sebuah rencana kerja dapat disusun, hal yang pertama yang harus dirumuskan adalah sasaran-sasaran apa yang hendak dicapai. Sasaran-sasaran tersebut dapat dirunut dari visi dan missi yang dirumuskan oleh organisasi.
Melalui Misi Organisasi kita dapat mengetahui untuk tujuan apa organisasi itu didirikan dan mengapa organisasi itu ada. Missi merupakan dasar bagi tujuan dan garis besar perencanaan dalam keseluruhan organisasi. Oleh karenanya dalam menyusun sebuah perencanaan yang efektif, seorang manajer harus memastikan bahwa kebijakan-kebijakan internal, peran-peran organisasional, kinerja, struktur organisasi, produk yang dihasilkan, dan keseluruhan operasional organisasi tetap sejalan dengan missi organisasi.
Untuk memastikan apakah sasaran/tujuan-tujuan yang disusun dalam sebuah perencanaan dapat lebih efektif, maka ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer :
Rumusan tujuan harus jelas dan spesifik dan sebisa mungkin menggunakan kalimat kuantitatif agar mudah mengukurnya
Tujuan tersebut harus mencakup hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran tidak mungkin disusun berdasarkan hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran tersebut dibuat berdasarkan hasil dari kontribusi persektor/perbagian.
Tujuan harus mampu memberikan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat sulit untuk dicapai.
Tujuan harus memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mencapainya
Tujuan mestinya dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.
Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Perencanaan memberikan arah tindakan saat kini yang terfokus pada pencapaian tujuan yang kita impikan di masa yang akan datang. Melalui perencanaan kita dapat mengantisipasi perubahan lingkungan dan memperkirakan resikonya sambil terus menyesuaikan tindakan/aktifitas dengan tujuan yang hendak kita capai. Karena pentingnya fungsi perencanaan, maka dalam dunia militer dikenal idiom :”Jika kamu gagal merencanakan, maka kamu merencanakan kegagalan”
Melalui perencanaan yang baik, enam pertanyaan pokok dalam setiap aktifitas untuk mencapai tujuan akan terjawab. Keenam pertanyaan tersebut yang dikenal dengan 4W &2 H) adalah sebagai berikut :
Perencanaan memberikan manfaat yang sangat besar dalam pencapaian tujuan, manfaat-manfaat yang diberikan tersebut diantaranya adalah :
Memberikan arah tindakan pada organisasi. Tanpa rencana yang memiliki tujuan sebuah organisasi tidak akan sampai kemanapun.
Memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan hasil- hasil yang hendak dicapai. Rencana membantu baik manajer dan maupun karyawan untuk memusatkan perhatian mereka pada sebuah gambaran besar yang disebut rencana.
Menetapkan dasar bagi kerjasama tim. Sebuah rencana mengintegrasikan berbagai bagian/unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang sama.
Membantu mengantisipasi permasalahan dengan memperhitungkan situasi dan perubahan lingkungan yang akan terjadi
Rencana juga memberikan arahan dalam pembuatan keputusan. Keputusan selalu berorientasi ke masa depan, jika manajemen tidak memiliki rencana untuk masa depan maka keputusan keputusan yang dibuatpun hanya sedikit yang dapat berorientasi ke masa depan.
Merupakan prasyarat bagi terlaksananya fungsi-fungsi manajemen yang lain. Melalui perencanaan, manajemen akan mengetahui pengorganisasian apa yang harus ditangani, karyawan apa dan bagaimana yang dibutuhkan, bagaimana memimpin, memotivasi karyawan, dst.
Perencanaan memiliki sifat-sifat sebagai berikut :
Kontribusi terhadap tujuan (contribution of objective).
Bahwa setiap perencanaan dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang akan dicapai.
Kedudukan yang istimewa dari satu perencanaan (primacy of planning).
Bahwa setiap perencanaan selalu harus ditempatkan pada kedudukan pertama dari suatu proses manajemen. Perencanaan dapat memberi arah bagi pelaksanaan proses manajemen berikutnya.
Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of planning).
Suatu rencana merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya. Suatu rencana dilaksanakan oleh semua level manajer, tetapi penekannya dan cakupannya berbeda, tergantung dari wewenang yang dimiliki dan batasan dari atasn.
Efisensi dari perencanaan (efficiency of planning).
Suatu rencana akan menyebabkan usaha pencapaian tujuan dapat dilakukan secara efisien. Efisiensi dari perencanaan dapat diukur dengan membendingkan jumlah sumbangannya terhadap tujuan dengan biaya atau konsekuensi lain yang diperlukan dalam merumuskan dan melaksanakan rencana (rasio input-out put).
Selain memiliki karakteristik tersebut diatas, perencanaan juga mempunyai tujuan-tujuan sebagai berikut:
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Rencana menurut horizon waktu;
2. Rencana menurut subyektif :
3. Rencana menurut ruang lingkupnya :
Rencana Strategis (Strategic Plan), yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi.
Rencana Operasional (Opertional Plan), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis.
Perencanaan sangat perlu dilaksanakan untuk memperoleh hasil yang diharapkan pada waktu yang akan datang. Perencanaan merupakan pedoman dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan mempunyai beberapa manfaat, di antaranya :
Perencanaan adalah hal yang mendasar yang hampir terjadi di semua kegiatan. Begitu dalam bisnis, perencanaan merupakan sebuah proses dasar dan bagian dari manajemen . Perencanaan berisi tentang tujuan-tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan tidak saja menjadi faktor yang sangat penting dalam setiap tahapan sistem, namun juga menjadi faktor penentu berhasil atau tidaknya suatu proses. Perencanaan adalah sebuah proses bukan kegiatan akhir, karena itu perencanaan baru berarti setelah diiplementasikan ke dalam tindakan nyata ( perwujudan rencana) .
Dalam suatu perencanaan biasanya melibatkan sebuah proses penilaian dan penganalisaan terhadap lingkungan organisasinya baik lingkungan dalam ( internal) atau lingkungan luar ( eksternal). Yang mana hasil dari penilaian ini akan dijadikan dasar dari sebuah peramalan ( forecasting) mengenai kondisi-kondisi di masa yang mendatang yang akan dihadapi oleh organisasi.
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan. Oleh sebab itu , dalam perencanaan terdapat perincian hal-hal yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan kegiatan, penjelasan pelaksanaan kegiatan, serta daftar personel yang akan melaksanakan kegiatan.
Beberapa pakar mencoba membuat batasan-batasan dari maksud sebuah perencanaan, seperti yang dikemukakan oleh Louis A. Allen seperti yang ditulis Manullang (2002) dalam bukunya “ Dasar-Dasar Manajemen” bahwa : Perencanaan atau planning adalah sebuah usaha untuk menentukan sebuah arah tindakan untuk mencapai sebuah hasil yang diinginkan.
Louis A.Allen berpendapat bahwa kegiatan-kegiatan pada fungsi perencanaan adalah :
Adapun kegunaan perencanaan menurut Swastha dan Sukotjo (1997) adalah :
Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
Mengarahkan perhatian pada tujuan
Memperingan biaya
Merupakan sarana untuk memudahkan pengawasan.
Dalam menyusun suatu rencana secara umum, kita dapat menggunakan kunci 5W + 1H, yaitu :
Dari beberapa tuntunan dan formulasi dari pakar, dapatlah disimpulkan bahwa sebuah perencanaan yang baik tentunya membutuhkan suatu tujuan atau obyektif yang akan dicapai bersama dalam koridor sebuah organisasi.
Perencanaan menurut Newman, dikutip oleh Manullang : “Planning is deciding in advance what is to be done.” Jadi, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. Sedangkan Beishline menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana, dan mengapa.
Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.34 Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Berdasarkan pendapat di atas, terlihat bahwa perencanaan adalah gambaran tentang apa-apa yang akan dilakukan mulai dari penetapan tujuan, strategi untuk mencapai tujuan hingga sistem perencanaan untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh pekerjaan organisasi
sehingga tujuan bisa tercapai. Hal ini sekaligus menjawab juga apa saja yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukannya.
Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif. Berikut penjelasannya: “Faktual Atau Realistis.” Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan. “Logis Dan Rasional.” Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain Tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.
“Fleksibel.” Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya. “Komitmen.” Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
“Komprehensif.” Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.”
Berdasarkan luas cakupan masalah dan jangkauan waktunya perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga macam bentuk:
Rencana Global
Rencana global ini merupakan penentuan tujuan yang menyeluruh atau keseluruhan dan yang menyangkut jangka panjang dari organisasi tersebut sebagai keseluruhan atau totalitas. Perencanaan global dalam suatu perusahaan biasa diistilahkan dengan Corporate Plan. Di dalam Corporate Plan ini diuraikan tujuan pokok yang akan dicapai perusahaan serta sasaran-sasaran jangka panjang yang akan dicapai sebagai misi yang dibawa perusahaan. Analisis penyusunan Corporate Plan sering dinamakan analisis “SWOT” yang berasal dari singkatan:
Rencana Strategis
Rencana ini disusun untuk menentukan tujuan-tujuan kegiatan yang mempunyai arti strategis dan berdimensi jangka panjang. Arti strategis dalam penyusunan rencana ini adalah untuk menyusun dan memilih urutan bidang mana yang akan dicapai terlebih dahulu dan berikut-berikutnya. Untuk menyusun rencana strategis kita harus mengetahui keadaan saat ini dan dihubungkan dengan perkembangan masa depan yang paling mungkin terjadi dan bagaimana usaha kita untuk merubah keadaan sesuai tujuan yang dikehendaki. Dipandang dari dimensi waktunya perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang dan biasanya dibuat oleh tingkatan manajemen atas. Perencanaan strategis menyangkut keputusan tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan secara keseluruhan, dan alat apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Rencana Operasional
Rencana operasional meliputi perencanaan terhadap kegiatan kegiatan operasional yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis. Perencanaan ini biasa disebut dengan perencanaan taktis.
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang kegiatan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif. Tujuan adalah keadaan masa depan yang diinginkan yang ingin direalisasikan organisasi. Tujuan adalah penting karena organisasi ada untuk suatu alasan, dan tujuan mendefinisikan dan menegaskan tujuan alasan tersebut. Rencana adalah cetak biru untuk pencapaian tujuan dan menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan, jadwal, tugas, dan tindakan lainnya. Tujuan menentukan tujuan masa depan; rencana menentukan cara hari ini. Konsep perencanaan biasanya menggabungkan kedua gagasan tersebut; artinya menentukan tujuan organisasi dan menetukan untuk mencapainyanya.
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu tujuan strategis (strategic goals), tujuan taktis (tactical goals), dan tujuan operasional (operational goals ). Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, atau juga lebih dan dalam pencapaiannya membutuhkan waktu yang relatif lama.
Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis. Dalam pencapaiannya membutuhkan waktu antara 1-3 tahun. Tujuan ini merupakan tujuan turunan dari tujuan strategis, artinya tujuan strategis akan tercapai jika tujuan taktis tercapai. Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Kadangkala juga dapat hingga mencapai 2 tahun. Tujuan operasional ini, dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporan keuangan perusahaan yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.
Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan ini dianalisa barulah rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana lebih lanjutnya. Untuk mendapatkan keadaan saat ini diperlukan informasi tentang keuangan dan data statistik perusahaan yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbukan masalah.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencaan meliputi pengembangan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan menurut Newman, dikutip oleh Manullang : “Planning is deciding in advance what is to be done.” Jadi, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. Sedangkan Beishline menyatakan bahwa fungsi perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana, bagaimana, dan mengapa.
Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati mendefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi. Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.”
Berdasarkan pendapat di atas, terlihat bahwa perencanaan adalah gambaran tentang apa-apa yang akan dilakukan mulai dari penetapan tujuan, strategi untuk mencapai tujuan hingga sistem perencanaan untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh pekerjaan organisasi sehingga tujuan bisa tercapai. Hal ini sekaligus menjawab juga apa saja yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukannya.
Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif. Berikut penjelasannya:
“Faktual Atau Realistis.” Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
“Logis Dan Rasional.” Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.
“Fleksibel.” Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning dapat kita ubah seenaknya.
“Komitmen.” Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
“Komprehensif.” Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.”
Berdasarkan luas cakupan masalah dan jangkauan waktunya perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga macam bentuk:
Rencana Global
Rencana global ini merupakan penentuan tujuan yang menyeluruh atau keseluruhan dan yang menyangkut jangka panjang dari organisasi tersebut sebagai keseluruhan atau totalitas. Perencanaan global dalam suatu perusahaan biasa diistilahkan dengan Corporate Plan. Di dalam Corporate Plan ini diuraikan tujuan pokok yang akan dicapai perusahaan serta sasaran-sasaran jangka panjang yang akan dicapai sebagai misi yang dibawa perusahaan. Analisis penyusunan Corporate Plan sering dinamakan analisis “SWOT” yang berasal dari singkatan:
Rencana Strategis
Rencana ini disusun untuk menentukan tujuan-tujuan kegiatan yang mempunyai arti strategis dan berdimensi jangka panjang. Arti strategis dalam penyusunan rencana ini adalah untuk menyusun dan memilih urutan bidang mana yang akan dicapai terlebih dahulu dan berikutberikutnya. Untuk menyusun rencana strategis kita harus mengetahui keadaan saat ini dan dihubungkan dengan perkembangan masa depan yang paling mungkin terjadi dan bagaimana usaha kita untuk merubah keadaan sesuai tujuan yang dikehendaki.
Dipandang dari dimensi waktunya perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang dan biasanya dibuat oleh tingkatan manajemen atas. Perencanaan strategis menyangkut keputusan tujuan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan secara keseluruhan, dan alat apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Rencana Operasional
Rencana operasional meliputi perencanaan terhadap kegiatan kegiatan operasional yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis. Perencanaan ini biasa disebut dengan perencanaan taktis.
Tahapan dasar dalam melakukan perencanaan antara lain :
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang kegiatan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif. Tujuan adalah keadaan masa depan yang diinginkan yang ingin direalisasikan organisasi. Tujuan adalah penting karena organisasi ada untuk suatu alasan, dan tujuan mendefinisikan dan menegaskan tujuan alasan tersebut. Rencana adalah cetak biru untuk pencapaian tujuan dan menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan, jadwal, tugas, dan tindakan lainnya.
Tujuan menentukan tujuan masa depan; rencana menentukan cara hari ini. Konsep perencanaan biasanya menggabungkan kedua gagasan tersebut; artinya menentukan tujuan organisasi dan menetukan untuk mencapainyanya. Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu tujuan strategis (strategic goals), tujuan taktis (tactical goals), dan tujuan operasional (operational goals. Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, atau juga lebih dan dalam pencapaiannya membutuhkan waktu yang relatif lama.
Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis. Dalam pencapaiannya membutuhkan waktu antara 1-3 tahun. Tujuan ini merupakan tujuan turunan dari tujuan strategis, artinya tujuan strategis akan tercapai jika tujuan taktis tercapai. Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun. Kadangkala juga dapat hingga mencapai 2 tahun. Tujuan operasional ini, dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporan keuangan perusahaan yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.
Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan ini dianalisa barulah rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana lebih lanjutnya. Untuk mendapatkan keadaan saat ini diperlukan informasi tentang keuangan dan data statistik perusahaan yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbukan masalah.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Proses perencanaan adalah suatu proses tentang bagaimana suatu kegiatan itu kita rencanakan. Ada tiga pendekatan dalam proses perencanaan yaitu:
Proses perencanaan dengan pendekatan perkembangan yang menguntungkan dilakukan dengan cara menganalisis sarana produksi yang dimiliki dan dihubungkan dengan kebutuhan yang muncul dari lingkungan masyarakat. Dari situ kita bisa mengetahui kemungkinan-kemungkinan untuk memanfaatkan sarana yang dimiliki dengan kebutuhan tersebut dan mengusahakan keseimbangan antara saran yang dimiliki dan kebutuhan lingkungan masyarakat. Apabila terjadi perkembangan terus-menerus yang menjadikan keadaan bergeser dan menimbulkan ketidakseimbangan maka kita harus mencari jalan agar selalu terjadi keseimbangan karena kondisi itulah yang akan menguntungkan perusahaan.
Proses perencanaan dengan pendekatan SWOT dilakukan dengan mempertimbangkan dan menganalisa faktor-faktor ekstern maupun intern. Lingkungan organisasi eksternal mencakup semua elemen yang ada di luar batas organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi, meliputi pesaing, sumber daya, teknologi, dan kondisi ekonomi yang memengaruhi organisasi. Dalam hal ini tidak termasuk kejadian-kejadian yang begitu jauh dari organisasi yang dampaknya tidak dirasakan oleh organisasi. Sedangkan lingkungan internal meliputi hal-hal yang mencakup unsur-unsur dalam batas-batas organisasi.
Perencanaan merupakan proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara pencapaiannya. Perencanaan terjadi disemua tipe kegiatan. Perencanaan dalam organisasi merupakan suatu kegiatan yang esensial, karena memang fungsi-fungsi manajemen yang lain seperti pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya merupakan implementasi dari keputusankeputusan perencanaan.
Beberapa definisi perencanaan yang dijelaskan berikut:
Samuel Certo menyatakan bahwa “Proses penentuan bagaimana sistem manajemen (organisasi) akan mencapai atau merealisasikan tujuannya”.
T. Hani Handoko menjelaskan bahwa “Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.
Proses perencanaan menggambarkan mengenai serangkaian langkah-langkah yang dapat dilalui secara sistematis. Setiap tahap perencanaan umumnya selalu meliputi empat tahapan berikut ini:
Menetapkan sasaran atau tujuan. Proses pembuatan perencanaan dimulai dari menetapkan tujuan atau sasaran. Tujuan atau sasaran berlaku agar perencanaan tersebut bisa tercapai. Apabila perencanaan dibuat tanpa menentukan tujuan, maka rencana dan sumber daya manusia tidak terarahkan.
Merumuskan keadaan saat ini. Seorang pemimpin hendaknya mengetahui kondisi di dalam organisasi tersebut. Kondisi organisasi mulai dari keuangan, data SDM, data statistik dan sebagainya. Hal ini bertujuan agar rencana yang akan dibuat dengan kondisi organisasi tersebut seimbang. Sehubungan dengan perencanaan adalah waktu yang akan dicapai di masa yang akan datang.
Membuat alternatif. Menyusun daftar alternatif, cara-cara untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasi. Daftar alternatif hendaknya dibuat sebanyak mungkin. Hal ini bertujuan untuk menghindari kekosongan cara mencapai tujuan.
Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan. Suatu organisasi perlu mengukur tingkat kemampuan organisasi lain dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, setiap anggota atau devisi perlu mengetahui faktor internal dan eksternal di sebuah organisasi. Hal ini bertujuan agar dapat mengantisipasi hal-hal buruk yang akan terjadi.
Mengembangkan rencana. Mengembangkan rencana merupakan tahap akhir dalam mengembangkan berbagai cara untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Kelemahan Perencanaan
Perencanaan memiliki sebuah kelemahan yang biasa terjadi dikalangan pebisnis. Kelemahan perencanaan yang mungkin saja terjadi diantaranya:
Kegiatan yang terangkum dalam perencanaan kemungkinan berlebihan yang mengakibatkan implementasinya akan mengalami stagnasi.
Terkadang kegiatan perencanaan memiliki kecenderungan untuk menunda kegiatan.
Seringkali perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk berkreatifitas dan berinisiatif.
Terkadang penyelesaian untuk suatu masalah tertentu dapat diselesaikan secara baik pada saat masalah tersebut muncul.
Beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
Perencanaan adalah penentuan secara matang dan cerdas tentang apa yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan. Menurut Aderson sebagaimana yang dikutif oleh Marno, mengatakan bahwa perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan bagi perbuatan dimasa datang. Definisi ini mengisyaratkan bahwa pembuatan keputusan merupakan bagian dari perencanaan, namun proses perencanaan dapat juga terpikir setelah tujuan dan keputusan diambil.
Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan.
Perencanaan selalu terkait dengan masa depan, dan masa depan selalu tidak pasti, banyak faktor yang berubah dengan cepat. Tanpa perencanaan, sekolah atau lembaga pendidikan akan kehilangan kesempatan dan tidak dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang akan dicapai, dan bagaimana mencapainya. Oleh karena itu rencana harus dibuat agar semua tindakan terarah dan terfokus pada tujuan yang hendak dicapai.
Perencanaan dibuat harus berdasarkan beberapa sumber antara lain:
Kebijaksanaan pucuk pimpinan (Policy top management), bahwa perencanaan itu sering kali berasal dari badan-badan ataupun orang-orang yang berhak dan mempunyai wewenang untuk membuat berbagai kebijakan, sebab merekalah pemegang kebijakan.
Hasil pengawasan, yaitu suatu perencanaan akan dibuat atas dasar faktafakta maupun data-data dari pada hasil pengawasan suatu kegiatan kerja, sehingga dengan demikian dibuatlah suatu perencanaan perbaikan maupun penyesuaian ataupun perombakan secara menyeluruh dari pada rencana yang telah pernah dilaksanakan.
Kebutuhan masa depan, yaitu suatu perencanaan sengaja dibuat untuk mempersiapkan masa depan yang baik ataupun untuk mencegah hambatanhambatan dari rintangan-rintangan guna mengatasi persoalan-persoalan yang akan timbul.
Penemuan-penemuan baru, yaitu suatu perencanaan yang dibuat berdasarkan studi faktual ataupun yang terus menerus maka akan menemukan ide-ide ataupun pendapat baru, untuk suatu kegiatan kerja.
Prakarsa dari dalam, yaitu suatu planning yang dibuat akibat inisiatif atau usul-usul dari bawahan dari suatu kegiatan kerja sama, untuk mencapai suatu tujuan.
Prakarsa dari luar, yaitu suatu rencana yang dibuat akibat dari saran-saran ataupun kritik-kritik dari orang-orang di luar organisasi.
Perencanaan dibuat berdasarkan beberapa sumber antara lain:
Kebijakan pucuk pimpinan (policy of management), bahwa perencanaan itu sering kali berasal dari badan-badan ataupun orangorang yang berhak dan mempunyai wewenang untuk membuat berbagai kebijakan, sebab merekalah para pemegang kebijakan.
Hasil pengawasan, yaitu suatu perencanaan akan dibuat atas dasar fakta-fakta maupun data-data dari pada hasil pengawasan suatu kegiatan kerja, sehingga dengan demikian dibuatlah suatu perencanaan perbaikan maupun penyesuaian ataupun perombakan secara menyeluruh dari pada rencana yang telah dilaksanakan.
Kebutuhan masa depan, yaitu suatu perencanaan sengaja dibuat untuk mempersiapkan masa depan yang baik ataupun untuk mencegah hambatan-hambatan dari rintangan-rintangan guna mengatasi persoalan-persoalan yang akan timbul.
Penemuan-penemuan baru, yaitu suatu perencanaan dibuat berdasrkan studi faktual ataupun yang terus menerus maka akan menemukan ide-ide ataupun pendapat baru, ataupun prakarsa baru untuk suatu kegiatan kerja.
Prakarsa dari dalam, yaitu suatu planning yang dibuat akibat dari inisiatif atau usul-usul atau saran-saran dari bawahan (pegawai atau anggota) dari suatu kegiatan kerja sama, untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Prakarsa dari luar, yaitu suatu rencana yang dibuat akibat dari saran-saran maupun kritik-kritik dari orang-orang di luar organisasi ataupun dari masyarakat luas.
Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan).
Sasaran yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Rencana adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.
Suatu perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu:
Tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan dilakukan;
Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan;
Tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi;
Kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan;
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan; dan
Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut, yaitu menentukan metode pelaksanaan tindakan.
Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi:
Rencana pengembangan. Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan;
Rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal;
Rencana pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik; dan
Rencana anggota-anggota manajemen. Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul (Terry, 1993).
Perencanaan adalah suatu proses penyusunan secara sistematis mengenai kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan, untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Depkes RI, 1996). Sedangkan menurut Siagian (1997), perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang pada hal-hal yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Menurut Azwar (1996), pengertian perencanaan mempunyai banyak macamnya, akan tetapi yang menurutnya dianggap penting antara lain dikemukakan oleh:
Billy E. Goetz, yang mengemukakan bahwa Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan
Drucker, mengemukakan bahwa Perencanaan adalah suatu proses kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan perkiraan- perkiraan dengan mempergunakan segala pengetahuan yang ada tentang masa depan, mengorganisir secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan, serta mengukur keberhasilan dari pelaksanaan keputusan tersebut dengan membandingkan hasil yang dicapai terhadap target yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang telah disusun secara teratur dan baik.
Sedangkan menurut Levey dan Loomba, Perencanaan adalah suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, menganalisis efektivitas dari berbagai kemungkinan tersebut, menyusun perincian selengkapnya dari kemungkinan yang terpilih, serta mengikatnya dalam suatu sistem pengawasan yang terus menerus sehingga dapat dicapai hubungan yang optimal antara rencana yang dihasilkan dengan sistem yang dianut.
Adapun tujuan perencanaan menurut Azwar (1998), antara lain :
Membantu para pelaksana dalam melaksanakan program dengan perencanaan yang baik maka setiap pelaksana akan memahami rencana tersebut dan akan merangsang para pelaksana untuk dapat melakukan beban tugas masing- masing dengan sebaik-baiknya.
Membantu para pelaksana untuk membuat perencanaan pada masa depan, jadi hasil yang diperoleh dari suatu pekerjaan perencanaan pada saat ini dapat dimanfaatkan sebagai pedoman untuk menyusun rencana kerja pada masa depan dan demikian seterusnya.
Sebagai upaya pengaturan baik dalam bidang waktu, tenaga pelaksana, sarana, biaya, tujuan, lokasi serta macam organisasi pelaksananya. Jadi dengan perencanaan yang baik akan menghindari kemungkinan terjadinya duplikasi, bentrokan ataupun penghamburan dan penyia-nyiaan dari setiap program kerja ataupun aktivitas yang dilakukan, jadi pemanfaatan dari sumber data dan tata cara yang dipunyai dapat diatur secara lebih efisien dan efektif.
Untuk memperoleh dukungan baik berupa dukungan legislatif (melalui peraturan ataupun perundang-undangan), dapat berupa dukungan moril (persetujuan masyarakat, ataupun dukungan materiil dan finansial (biasanya dari para sponsor).
Menurut Levey dan Loomba di dalam Azwar (1992), suatu perencanaan yang baik adalah yang mempunyai kriteria antara lain sebagai berikut :
Perencanaan harus mempunyai tujuan yang jelas
Perencanaan harus mengandung uraian yang lengkap tentang segala aktivitas yang akan dilaksanakan, yang dibedakan pula atas aktivitas pokok serta aktivitas tambahan
Perencanaan harus dapat menguraikan pula jangka waktu pelaksanaan setiap aktivitas ataupun keseluruhan aktivitas yang akan dilaksanakan. Suatu rencana yang baik, hendaknya berorientasi pada masa depan bukan sebaliknya.
Perencanaan harus dapat menguraikan macam organisasi yang dipandang tepat untuk melaksanakan aktvitas-aktivitas yang telah disusun. Dalam organisasi tersebut harus dijelaskan pula pembagian tugas masing-masing bagian atau individu.
Perencanaan harus mencantumkan segala hal yang dipandang perlu untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang telah disusun, seperti macam tenaga pelaksananya, besarnya dana dan sumber dana yang diperkirakan ada.
Perencanaan harus mempertimbangkan segala faktor yang mempengaruhi atau diperkirakan mempengaruhi rencana tersebut, sehingga menjadi jelas apakah rencana tersebut dapat dilaksanakan atau tidak.
Perencanaan dibuat dengan berpedoman pada sistem yang dimiliki dan orientasi penyusunannya pada keseluruhan sistem tersebut, bukan terhadap masing-masing individu pelaksananya.
Perencanaan harus memiliki unsur fleksibilitas artinya sesuai dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, sedemikian rupa sehingga pemanfaatan sumber dan tata cara dapat diatur dengan baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perencanaan harus mencantumkan dengan jelas standar yang dipakai untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan yang akan terjadi. Jadi suatu rencana dapat menguraikan pula mekanisme kontrol yang akan dipergunakan.
Perencanaan harus dilaksanakan terus-menerus, artinya hasil yang diperoleh dari perencanaan yang sedang dilakukan, dapat dipakai sebagai pedoman untuk perencanaan selanjutnya.
Menurut Azwar (1996), jika dilihat dari jangka waktu berlakunya perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
Perencanaan jangka panjang (Long-range planning)
Disebut perencanaan jangka panjang, jika masa berlakunya rencana tersebut antara 12 sampai 20 tahun
Perencanaan jangka menengah (Medium-range planning)
Disebut perencanaan jangka menengah, jika masa berlakunya rencana tersebut antara 5 sampai 7 tahun.
Perencanaan jangka pendek (Short-range planning)
Disebut perencanaan jangka pendek, jika masa berlakunya rencana tersebut hanya untuk jangka waktu 1 tahun saja.
Referensi:
Departemen Kesehatan. 1996. Kumpulan Indikator Kesehatan, Arti dan Manfaatnya. Pusat Data Kesehatan, Jakarta
Siagian, S.P. 1992. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan pertama. Bumi Aksara, Jakarta.
Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi ketiga. Binarupa Aksara, Jakarta.