Penjamin mutu adalah adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, prodosen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan.
Apa yang dimaksud dengan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dalam konteks Manajemen Proyek ?
Pengertian Penjaminan mutu Quality Assurance dalam konteks Manajemen Proyek merupakan semua aktifitas yang dilakukan oleh organisasi proyek (Manager proyek, tim proyek, dan manajemen) untuk memberikan jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan tanggungjawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan mutu yang sudah disepakati.
Kualitas yang dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya adalah memenuhi ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah baku software engineering yang memenuhi software quality assurance).
Ada 2 tipe dari Penjaminan mutu Quality Assurance dalam proyek yaitu:
Internal Penjaminan mutu Quality Assurance : Jaminan yang disediakan untuk manajemen dan tim proyek.
External Penjaminan mutu Quality Assurance : Jaminan yang disediakan kepada customer yang ada di luar proyek.
Dalam pelaksanaan Penjaminan mutu Quality Assurance pada proyek, perlu disusun suatu rencana mutu yang dapat diartikan sebagai totalitas ekspektasi yang diharapkan oleh pemrakarsa atau sponsor proyek; dalam arti kata mereka yang termasuk di dalam stakeholder proyek mendefinisikan harapan harapannya terhadap hasil dari proyek yang dikerjakan.
Dalam proyek juga dikenal adanya Project Quality Management yang terdiri dari beberapa aktifitas antara lain:
Penjelasan detail dapat dilihat pada bagan berikut:
Rencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal berikut :
Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality objective) dan sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu konstruksi.
Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis, administrasi, keuangan maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan dalam Perencanaan Program.
Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu konstruksi yang diinginkan.
Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen sistem manajemen mutu konstruksi (meliputi: Pedoman Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, petunjuk teknis, instruksi kerja, dan daftar periksa/simak) dalam rangka mencapai kesesuaian mutu konstruksi yang diinginkan.
Rencana Mutu harus mencakup aktivitas verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya.
Rencana Mutu harus mencakup Catatan Mutu (quality records) yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan kegiatan memenuhi persyaratan mutu konstruksi yang telah ditetapkan.
Dalam penyusunan Rencana Mutu Proyek (RMP) diwajibkan untuk mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan. Sasaran mutu merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu penyelenggaraan proyek.
Semua pihak yang terkait, baik Pimpinan atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya, sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju perbaikan yang berkelanjutan. Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu. Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun
RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, agar mereka memiliki tanggung jawab dalam keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek. Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target- target yang direncanakan bagi pelaksanaan proyek, terutama yang terkait dengan kendala keterbatasan Biaya, Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek. Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu, misalnya : perolehan laba, target pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target perolehan omzet, efisiensi kinerja, tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya.
Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis, mudah dipantau, sehingga apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi tertentu dalam pelaksanaan proyek, maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan direvisi, dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi persyaratan dalam peristilahan kata : SMART yang selanjutnya diuraikan sebagai berikut :
