Apa yang dimaksud dengan Organizational Process Assets dalam Qualitative Risk Analysis?

manajemen risiko

Berkaitan dengan proses pengelolaan proyek secara efektif, penting bahwa tim manajemen proyek serta pemimpin tim manajemen proyek menyusun dan membuat daftar aset proses organisasi yang penting dan lengkap.

Apa yang dimaksud dengan Organizational Process Assets dalam Qualitative Risk Analysis ?

Organizational Process Assets sebagai input untuk proses analisis risiko kualitatif dalam suatu proyek. Organizational Process Assets merupakan daftar menyeluruh dari setiap dan semua aset yang berorientasi rencana, proses, kebijakan, prosedur dan basis pengetahuan khusus untuk digunakan oleh organisasi yang berkinerja yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Hal ini termasuk artefak, praktik, atau pengetahuan dari salah satu atau semua organisasi yang terlibat dalam proyek yang dapat digunakan untuk melakukan atau mengatur proyek.

Aset proses juga mencakup basis pengetahuan organisasi seperti pelajaran yang dapat dipetik atau historis informasi. Aset proses organisasi dapat mencakup jadwal yang lengkap, data risiko dan perolehan data nilai. Aset proses organisasi adalah input untuk sebagian besar proses perencanaan. Sepanjang proyek berjalan, anggota tim proyek dapat memperbarui dan menambah aset proses organisasi seperlunya. Aset ini dapat dikelompokkan menjadi dua kategori: (1) proses dan prosedur dan (2) basis pengetahuan perusahaan.

Proses dan Prosedur
Proses dan prosedur organisasi untuk melakukan pekerjaan proyek meliputi, tetapi tidak terbatas pada:

  1. Menginisiasikan dan perencanaan
    image

    • Pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan serangkaian proses dan prosedur standar untuk memenuhi kebutuhan spesifik proyek;

    • Standar organisasi khusus seperti kebijakan (misalnya, kebijakan sumber daya manusia, kebijakan kesehatan dan keselamatan, kebijakan etika, dan kebijakan manajemen proyek), siklus hidup produk dan proyek, serta kebijakan dan prosedur mutu (misalnya, audit proses, target perbaikan, checklist, dan definisi proses standar untuk digunakan dalam organisasi); dan

    • Template (misalnya risk register, work breakdown structure, project schedule network diagram, dan contract templates).

  2. Pelaksanaan, Pemantauan, dan Pengendalian
    image

    • Melakukan perubahan prosedur pengendalian, termasuk langkah-langkah yang digunakan untuk melaksanakan standar, kebijakan, rencana, dan prosedur organisasi atau setiap dokumen proyek akan dimodifikasi, dan bagaimana perubahan apa pun akan disetujui dan divalidasi;

    • Prosedur pengendalian keuangan (misalnya, pelaporan waktu, pengeluaran yang diperlukan dan ulasan pencairan, kode akuntansi, dan ketentuan kontrak standar);

    • Persoalan dan kekurangan prosedur manajemen yang mendefinisikan kontrol masalah dan kekurangan, identifikasi masalah dan kekurangan dan resolusi, serta pelacakan setiap tindakan;

    • Persyaratan komunikasi organisasional (misalnya, teknologi komunikasi khusus yang tersedia, media komunikasi resmi, kebijakan penyimpanan catatan, dan persyaratan keamanan);

    • Prosedur untuk memprioritaskan, menyetujui, dan mengeluarkan otorisasi kerja;

    • Prosedur pengendalian risiko, termasuk kategori risiko, template pernyataan risiko, definisi kemungkinan dan dampak, dan matriks probabilitas dan dampak; dan

    • Panduan standar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal, dan kriteria pengukuran kinerja.

  3. Penutupan:
    Pedoman atau persyaratan penutupan proyek (misalnya, pelajaran yang didapat, audit proyek akhir, evaluasi proyek, validasi produk, dan kriteria penerimaan).

Basis Pengetahuan Perusahaan

Basis pengetahuan organisasi untuk menyimpan dan mengambil informasi meliputi hal-hal berikut, tetapi tidak terbatas pada:

  • Basis pengetahuan manajemen konfigurasi yang berisi versi dan baseline dari semua standar organisasi, kebijakan, prosedur, dan dokumen proyek yang sedang dijalankan;

  • Database keuangan yang berisi informasi seperti jam kerja, biaya yang dikeluarkan, anggaran, dan setiap kelebihan biaya proyek;

  • Informasi historis dan pelajaran yang dipelajari terhadap basis pengetahuan (misalnya, catatan dan dokumen proyek, semua informasi dan dokumentasi penutupan proyek, informasi mengenai hasil keputusan pemilihan proyek sebelumnya dan informasi kinerja proyek sebelumnya, dan informasi dari kegiatan manajemen risiko);

  • Menerbitkan dan kerusakan database manajemen yang berisi masalah dan status kerusakan, kontrol informasi, masalah dan resolusi kerusakan, dan hasil tindakan;

  • Database pengukuran proses yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyediakan data pengukuran pada proses dan produk; dan

  • File proyek dari proyek sebelumnya (misalnya, ruang lingkup, biaya, jadwal, dan baseline pengukuran kinerja, kalender proyek, diagram jaringan jadwal proyek, daftar risiko, tindakan respons yang direncanakan, dan dampak risiko yang ditentukan).

Sumber: