Apa yang dimaksud dengan Manajemen Proyek atau Project Management ?

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain.

Apa yang dimaksud dengan Manajemen Proyek atau Project Management ?

Project Management adalah suatu disiplin ilmu dalam inisiasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengontrolan dan penutupan sebuah kerja tim untuk meraih tujuan yang jelas. Project adalah sebuah usaha yang bersifat sementara (waktu awal dan akhir pengerjaan telah ditentukan) untuk mencapai tujuan tertentu atau memproduksi sesuatu yang unik [1] [2]. Tantangan utama sebuah proyek adalah untuk mecapai sasaran dengan menyadari adanya batasan-batasan (ruang lingkup, waktu, dan anggaran) yang telah dipahami sebelumnya [3]. Tantangan lainnya adalah faktor keselamatan dan bagaimana menggunakan sumber daya yang ada secara efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan [4].

Sejarah


Manajemen proyek telah berkembang sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini terlihat dengan adanya pyramid raksasa di Mesir. Pembangunan Piramida yang tidak dilakukan secara sembarangan merupakan sebuah bukti penerapan manajemen proyek pada masa lalu. Piramida dibangun dengan memperhitungkan jarak piramida dengan matahari, karena matahari merupakan bagian penting kehidupan masyarakat masa itu. Sedemikian telitinya pembangunan pyramid membuktikan bahwa pembangunan piramida pasti dilaksanakan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengontrolan yang baik.

Kemudian pada 1900 an, Manajemen proyek mulai diterapkan pada proyek rekaysa yang kompleks. Ayah dari teknik perencanaan dan control, Henry Gantt [5], dikenal dengan penggunaan Gantt Chart sebagai alat manajemen proyek dan Henri Fayol, keduanya memperdalam teori manajemen ilmiah yang berhasil membuat karya yaitu pelopor alat manajemen proyek modern termasuk rincian sruktur kerja dan alokasi sumber daya.

Tahun 1950 manajemen proyek menyatu dengan bidang rekayasa teknis. Manajemen proyek menjadi dikenal sebagai disiplin ilmu manajemen dengan model rekayasa [6]. Pada tahun 1967, International Project Management Association(IPMA), yaitu federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek nasional didirikan di Eropa [7]. Pada 1969, Project Management Institute(PMI) dibentuk di AS [8]. PMI menerbitkan buku Project Management Body of Knowledge Guide. Buku tersebut berisi praktek manajemen proyek yang umum.

Era 1970-1990 an proyek-proyek infrastruktur di Indonesia berkembang sehingga memerlukan professional di bidang manajemen proyek. Project Management Institute Chapter (sekarang PMI-Indonesia) Jakarta merupakan yang pertama kali berdiri di Indonesia yang didirikan untuk meningkatkan konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek serta bekerja untuk pengembagan pengetahuan dan keahlian. Pada 16 Juli 1999 didirkan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia(IAMPI), dan tahun 2008 didirikan Ikatan Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia (ITAPPI).

Tahap-tahap Manajemen Proyek


1. Inisiasi

Merupakan tahap awal sebuah proyek yaitu proses memulai menentukan sifat dan ruang lingkup sebuah proyek [9]. Jika tahap ini tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar proyek dapat mengalami kegagalan. Yang dibutuhkan dalam proses ini adalah pemahaman tentang lingkungan bisnis dan memastikan bahwa proyek terkendali dengan baik. Setiap kekurangan harus segera dilaporkan dan diperbaiki.

Tahap inisiasi mencakup rencana yang melipti bidang-bidang berikut :

  • Menganalisis kebutuhan bisnis
  • Menganalisis anggaran biaya
  • Menganalisis stakeholder
  • Piagam proyek

2. Perencanaan

Proyek direncanakan secara lebih detail. Merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya yang memadai untuk keperluan kerja. Perencanaan proyek terdiri dari [10] :

  • Menentukan bagaimana merencanakan
  • Memilih tim perencanaan
  • Menciptakan struktur rincian kerja
  • Mengidentifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
  • Memperkirakan sumber daya untuk kegiatan
  • Memperkirakan biaya dan waktu untuk kegiatan
  • Membuat jadwal kegiatan
  • Membuat anggaran
  • Perencanaan risiko apabila terjadi sesuatu diluar rencana awal

3. Pelaksanaan

Apabila perencanaan telah cukup jelas dan detail, maka proyek dapat dilaksanakan dan tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Tahap ini melibatkan alokasi, kordinasi dan pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti bahan dan anggaran.

4. Pengendalian

Pengendalian dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan proyek agar proyek tetap berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang sewaktu-waktu dapat muncul ditengah jalan dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan untuk menyelesaikan masalah dapay diambil. Pengendalian proyek meliputi [11]:

  • Mengukur kegiatan proyek yang sedang berlangsung
  • Pemantauan variable proyek (biaya, usaha, ruang lingkup, dll)
  • Mengidentifikasi tindakan dalam menyelesaikan masalah

5. Penutup

Penutupan merupakan akhir dari sebuah proyek. Kegiatan penutupan meliputi pengarsipan file dan pendokumentasian. Tahap penutup terdiri dari [4] :

  • Kontrak penutupan (menutup setiap kontrak berlaku untuk proyek atau tahap proyek)
  • Finalisasi semua kegiatan di semua kelompok (menutup proyek)

Kompetensi Yang Harus Dimiliki Seorang Manajer Proyek


Seorang manajer proyek adalah seorang yang professional dalam bidang manajemen proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan proyek, dan penutupan dari sebuah proyek. Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi yang mencakup unsur ilmu pengetahuan(knowledge), kemampuan_(skill_) dan sikap(attitude). Ketiga unsur ini dapat menentukan keberhasulan proyek yang sedang dikerjakan. Manajer proyek juga harus mampu untuk mengintegrasikan, mengoordinasikan semua sumber daya yang dimiiki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek.

Seorang manajer proyek yang baik harus menguasai 9 ilmu menajemen yaitu :

  1. Manajemen Ruang Lingkup
  2. Manajemen Waktu
  3. Manajemen Biaya
  4. Manajemen Kualitas
  5. Manajemen Sumber Daya Manusia
  6. Manajemen Pengadaan
  7. Manajemen Komunikasi
  8. Manajemen Resiko
  9. Manajemen Integrasi

Tipe Organisasi Di Dalam Proyek


Manajemen proyek dapat diterapkan untuk semua proyek. Tetapi disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan spesifik. Contohnya, industri konstruksi yang berfokus pada hal-hal seperti bangunan, jalan dan jembatan. Industri ini mengembangkan manajemen proyek-nya sendiri secara khusus [12]. Industri teknologi informasi juga mengembangkan manajemen proyek-nya sendiri secara khusus yang disebut Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Manajemen proyek bioteknologi berfokus pada seluk-beluk penelitin bioteknologi dan pengembangan [13].

Manajemen Resiko


Manajemen resiko adalah identifikasi, penilaian dan memprioritaskan penyelesaian masalah sebagai efek dari ketidakpastian pada tujuan untuk meminimalkan, memantau dan mengendalikan dampak dari peristiwa yang tidak diinginkan [14], atau memaksimalkan realisasi peluang. Tujuan dari manajemen resiko adalah untuk menjamin ketidakpastian supaya tujuan proyek tidak menyimpang dari yang seharusnya [15].

Manajemen Proyek Portofolio


Manajemen Proyek Portofolio digunakan sebagai sarana memilik proyek yang tepat dan kemudian mengunakan teknik manajemen proyek [16] sebagai sarana untuk menyampaikan hasil yang bermanfaat.

Referensi
  1. The Definitive Guide to Project Management. Nokes, Sebastian. 2nd Ed.n. London(Financial Times / Prentice Hall): 2007. ISBN 978-0-273-71097-4
  2. http://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/what-is-project-management
  3. Joseph Philips(2003). PMP Project Management Professional Study Guide. McGraw-Hill Professional, 2003. ISBN 0-07-223062-2p.354.
  4. PMI(2010). A Guide to the Project Management Body of Knowledgep.27-35
  5. Martin Stevens(2002). Project Management Pathways. Association for Project Management. APM Publishing Limited, 2002 ISBN 1-903494-01-Xp.xxii
  6. David I. Cleland, Roland Gareis(2006). Global Project Management Handbook. McGraw-Hill Professional, 2006. ISBN 0-07-146-045-4. P.1-4 states :”It was in the 1950s when project management was formally recognized as a distinct contribution arising from the management discipline.”
  7. Bjarne Kousholt (2007). Project Management – Theory and practice… Nyt Teknisk Forlag. ISBN 87-571-2603-8. p.59.
  8. F.L. Harrison, Dennis Lock (2004). Advanced project management : a structured approach. Gower Publishing, Ltd., 2004. ISBN 0-566-07822-8. p.34.
  9. Peter Nathan, Gerald Everett Jones (2003). PMP certification for dummies. p. 63
  10. Harold Kerzner (2003). Project Management : A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling(8th ed.). Wiley. ISBN 0-471-22577-0.
  11. James P. Lewis (2000). The project manager’s desk reference : a comprehensive guide to project planning, scheduling, evaluation, and systems. p. 185.
  12. “Certified Construction Manager”. CMAA. Retrieved 23 of Washington. Retieved 23 November 2013.
  13. “Certificate in Biotechnology Project Management”. University of Washington. Retrieved 23 November2013.
  14. Hubbard, Douglas(2009). The Failure of Risk Management : Why it’s Broken and How to Fix It. John Wiley & Sons. p. 46.
  15. Antunes, Ricardo; Gonzales, Vicente ( 3 March 2015). “ A Production Model for Construction : A Theoretical Framework”. Buildings. 5(1) : 209-228. doi:10.3390/buildings5010209.
  16. Albert Hamilton (2004). Handbook of Project Management Procedures. TTL Publishing, Ltd. ISBN 0-7277-3258-7.
  17. https://en.wikipedia.org/wiki/Project_management#cite_ref-29

Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.

Skill apa yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek ?

Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah / lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut.

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai.

Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Selain itu proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tersebut di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.

Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

Manfaat manajemen proyek:

  • Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
  • Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
  • Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
  • Mengidentifikasi metode analisa peramalan
  • Mengukur prestasi terhadap rencana
  • Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
  • Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
  • Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

Inilah 3 Garis Besar Untuk Berlangsungnya Suatu Proyek

1). Perencanaan

Untuk mencapai sebuah tujuan, suatu proyek membutuhkan suatu perencanaan yang benar-bebar matang. Yaitu dengan meletakkan dasar dari tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan menyiapkan administrasi supaya dapat diimplementasikan. Tujuannya yaitu supaya memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya maupun keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area dari manajemen proyek (Seperti: waktu, biaya, mutu, kesehatan, lingkungan, keselamatan kerja, sumber daya, resiko dan sistem informasi).

2). Penjadwalan

Merupakan implementasi dari perencanaan yang bisa memberikan informasi mengenai jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, dan material), durasi dan juga progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek yang mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai macam permasalahannya. Proses monitoring dan juga updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya sesuai dengan tujuan proyek tersebut. Terdapat beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, diantaranya yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning serta waktu dan durasi kegiatannya. Jika terjadi penyimpangan terhadap rencana awal, maka dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi supaya proyek tetap berada di jalur yang diharapkan.

3). Pengendalian Proyek

Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.

Untuk lebih jelasnya, mari kita simak video tentang manajemen proyek dibawah ini.

https://youtu.be/Jk-JwtScIlw

Daftar Pustaka

  • Video from Association for Project Management, bisa diakses melalui https://youtu.be/Jk-JwtScIlw
  • Heerkens Gary R. 2002. Project Management. New York: The McGraw-Hill Companies,Inc
  • Darnall Russell, Preston John. 2012. Beginning Project Management. Pennsylvania: Project Management Institute
  • Christine Petersen, 2013. The Practical to Project Management. Pennsylvania: Project Management Institute