Apa yang dimaksud dengan manajemen pengetahuan atau knowledge management?

Manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan (Knowledge Management), menurut Horwitch dan Armacost (2002), adalah penciptaan, ekstraksi, transformasi dan penyimpanan pengetahuan yang benar dan informasi untuk merancang kebijakan yang lebih baik, mengubah tindakan dan memberikan hasil.

Manajemen pengetahuan telah muncul sebagai bidang yang penting untuk praktek dan penelitian dalam bidang sistem informasi. Bidang ini membangun fondasi teoritis dari ekonomi informasi, manajemen strategis, budaya organisasi, perilaku organisasi, struktur organisasi, artificial intelligence, manajemen kualitas, dan pengukuran kinerja organisasi. Definisi manajemen pengetahuan memiliki pegertian yang beragam tergantung siapa yang mendefinisikan dan dalam konteks di mana ia diaplikasikan.

Berikut definisi manajemen pengetahuan menurut beberapa ahli :

  • Menurut Gupta (2000), manajemen pengetahuan merupakan sebuah proses yang membantu organisasi menemukan, memilih, mengorganisir, menyebarluaskan dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan organisasi.

  • Menurut Ouintas et al. (1997) bahwa manajemen pengetahuan adalah untuk menemukan, mengembangkan, memanfaatkan, menyampaikan, dan menyerap pengetahuan dalam dan di luar organisasi melalui proses manajemen yang tepat untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan.

  • Menurut Holm (2001) manajemen pengetahuan adalah mendapatkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat, membantu orang menciptakan pengetahuan dan berbagi dan bertindak atas informasi.

  • Menurut Horwitch dan Armacost (2002) berpendapat bahwa manajemen pengetahuan adalah penciptaan, ekstraksi, transformasi dan penyimpanan pengetahuan yang benar dan informasi untuk merancang kebijakan yang lebih baik, mengubah tindakan dan memberikan hasil.

Manajemen pengetahuan adalah proses penciptaan, penyebaran dan penerapan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja organisasi baik menghasilkan keputusan maupun tindakan yang lebih baik.

Manajemen pengetahuan melibatkan berbagai kegiatan meliputi sumberdaya manusia, proses, dan teknologi yang mendukung perlindungan, pengembangan dan pemanfaatan aset pengetahuan. Dalam manajemen pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi adalah sebagai penunjang dalam organisasi.

Hasil studi Ross dan Schulte (2005) menunjukkan bahwa dalam keberhasilan manajemen pengetahuan adalah faktor infrastruktur teknologi informasi berkontribusi sebesar 4 persen, faktor budaya 25 persen, faktor proses 21 persen, faktor metrik 19 persen, faktor konten 17 persen dan faktor kepemimpinan 10 persen (Fontana, 2011).

Di sini menunjukkan bahwa sesungguhnya teknologi itu adalah alat bukan tujuan akhir. Terlihat faktor budaya memiliki prosentase yang cukup signifikan, karena nilai, keyakinan dan norma sebagai unsur-unsur pembentuk budaya itu telah memberikan sebuah kekuatan yang membuktikan bahwa interaksi individu dengan individu lainnya sangat signifikan untuk menghasilkan nilai dari aset intelektual dan pengetahuan ini.

Knowledge Management adalah suatu cara bagi perusahaan untuk mengidentifikasi, membuat, merepresentasikan, mendistribusikan, dan memungkinkan pengadaptasian wawasan dan pengalaman. Wawasan dan pengalaman tersebut terdiri dari pengetahuan, baik yang dimiliki oleh individu maupun pengetahuan yang melekat pada proses atau standar prosedur perusahaan. Tujuan utama Knowledge Management adalah untuk memelihara dan mentransfer dengan efektif pengetahuan yang penting kepada para karyawan (Leung, Chan, & Lee, 2003).

Menurut Karl-Eric Sveiby (1998), Knowledge Management adalah sebuah seni untuk menciptakan nilai dengan cara meningkatkan asset-asset intangible ( leveraging intangible assets ). Asset-asset intangible yang dimaksud dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) kategori yaitu:

  1. Kompetensi individu yaitu asset intangible yang berupa pengetahuan dari orang-orang yang ada dalam organisasi/perusahaan.

  2. Struktur Internal yaitu asset intangible yang ada atau melekat dalam struktur internal organisasi/perusahaan seperti misalnya merek, prosedur, patent, sistem dan lain-lain.

  3. Struktur Eksternal yaitu asset intangible yang berada di luar struktur organisasi/perusahaan seperti pelanggan, pemasok, rekanan dan lain-lain.

Ketiga jenis asset di atas akan dioptimalkan pemanfaatannya untuk menciptakan nilai tambah bagi organisasi dengan menggunakan pengetahuan yang tercipta pada proses knowledge management . Pemanfaatan asset intangible yang berhasil akan meningkatkan nilai organisasi atau perusahaan secara signifikan. Nilai perusahaan dapat meningkat dengan adanya inovasi-inovasi yang dihasilkan melalui proses knowledge management yang pada akhirnya dapat mengantarkan perusahaan menjadi pemenang dalam kompetensi bisnis yang terjadi.

Davidson dan Voss (Setiarso, 2012) mengatakan bahwa sebenarnya mengelola knowledge merupakan cara organisasi mengelola karyawan mereka dan berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk menggunakan teknologi informasi. Sebenarnya knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara.

Sedangkan Robert Buckman (Tobing, 2007) yang merupakan salah satu CEO yang terjun langsung dalam memimpin implementasi KM di perusahaan Buckman Labs, memilih definisi KM dari American Productivity and Quality Centre (APQC). Definisi KM menurut APQC yang digunakan untuk Buckman Labs adalah systemic approaches to help information and knowledge emerge and flow to the right people at the right time to create value.

Manajemen pengetahuan adalah sebagai komponen penting dalam keberhasilan organisasi, termasuk inovasi, strategis, ekonomi, dan manajemen. Perilaku pengetahuan adalah bidang yang muncul dari interdisipliner dan yang didasarkan pada bidang psikologi organisasi, pemesanan dan ilmu informasi, komputer sains dan ekonomi. Bidang ini berisi suatu tujuan organisasi dan juga mengetahui tentang produk, pelanggan, pesaing dan proses diseminasi pengetahuan kepada orang-orang dalam organisasi. (Masomi, et.al,2014: 101)

Barclay dan Murray (2002) mendefinisikan Manajemen Pengetahuan sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:

  1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
  2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang eksplisit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan. (Kandou, et.al, 2016)

Manajemen pengetahuan muncul sebagai aspek penting dalam mencapai kinerja organisasi yang sangat baik dan telah diakui dan digunakan sebagai metode manajemen organisasi yang efektif dalam berbagai macam perusahaan (Khammarnia, 2015). Manajemen pengetahuan menjadi guidance tentang pengelolaan intangible assets yang menjadi pilar perusahaan dalam menciptakan nilai (dari produk/jasa/solusi) yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya. Oleh karena itu, pemahaman mengenai nilai buku perusahaan harus disertai dengan pemahaman nilai intangible assets perusahaan (Natalia Kosasih, 2007).

Penerapan Manajemen Pengetahuan

Jenis penerapan knowledge management ada dua, yaitu:

  1. Tacit Knowledge

Tacit knowledge bersifat personal yang dikembangkan melalui proses interaksi dengan orang lain. Pengetahuan tumbuh melalui kesalahan atau masalah dalam praktiknya, dan melalui sukses dan kegagalan suatu pengalaman. Oleh karena itu, pengetahuan adalah konteks-spesifik. Sulit untuk ditulis, direkam, atau diartikulasikan.

Dalam mengelola pengetahuan tacit, rintangan pertama bagi organisasi adalah mengidentifikasi pengetahuan yang berguna bagi organisasi. Setelah diketahui pengetahuan tacit yang relevan itu menjadi sangat berharga bagi organisasi yang memilikinya karena memang unik yang sulit ditiru oleh organisasi lain. Oleh karena itu, sangat penting untuk sebuah organisasi untuk menemukan, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan tacit tentangnya karyawan untuk mengoptimalkan penggunaan modal intelektualnya sendiri.

  1. Explicit knowledge

Pengetahuan eksplisit dikodifikasi dengan cara disimpan dalam dokumen, database, situs web, email dan sejenisnya. Pengetahuan eksplisit terdiri dari segala sesuatu yang dapat dikodifikasi, didokumentasikan dan diarsipkan. Ini termasuk aset pengetahuan seperti laporan, memo, rencana bisnis, gambar, paten, merek dagang, daftar pelanggan, metodologi, dan sejenisnya sehingga dapat ditransmisikan atau dibagi dalam bentuk bahasa yang sistematis dan formal.

Elemen-elemen manajemen pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan yang lengkap harus terdiri dari empat Elemen, yaitu:

  1. Penciptaan pengetahuan dan penangkapan, yang terus diciptakan di kelompok mana pun, korporasi atau organisasi karena interaksi antar orang menghasilkan pengetahuan.
  2. Pengetahuan sharing dan pengayaan, saat proses berbagi pengetahuan itu biasanya disempurnakan dan diperkaya (Filemon A dan Uriarte, Jr, 2008).
  3. Penyimpanan dan pengambilan informasi, organisasi harus memastikan bahwa memperoleh atau pengetahuan bersama mudah didapat orang lain. Hal ini bisa dilakukan dengan menyimpan informasi di lokasi terpusat dengan ketentuan yang cukup untuk memudahkan pencarian.
  4. Diseminasi pengetahuan, pengetahuan penyebaran. Kecuali pengetahuan disebarluaskan secara efektif, perkembangannya dampak pengetahuan akan tetap terbatas.

Manajemen pengetahuan merupakan suatu upaya untuk menghasilkan nilai dari kekayaan intelektual organisasi melalui penciptaan, penyimpanan, penyebaran, dan
penerapan pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi. Secara rinci, pendapat para ahli mengenai definisi manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut :

Groff & Jones (2003) mengatakan knowledge management is taken as tools, techniques and strategies to retain, analize, organize, improve and share business expertise. Manajemen pengetahuan adalah alat, teknik, strategi untuk menyimpan, menganalisis, mengorganisir, meningkatkan dan membagikan pengalaman bisnis.

Menurut Wigg dalam Liebowitz (1999) , KM is the systematic, explicit and deliberate building, renewal and application of knowledge to maximize an enterprise s knowledge- related effectiveness and return from its knowledge assets. Manajemen pengetahuan adalah pembangunan yang sistematis, lamban, pembaharuan dan penerapan pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas pengetahuan perusahaan dan keuntungan aset pengetahuan.

Hibbard dalam Halawi et al (1997), KM is process of capturing a company s collective expertise wherever it resides in data base, on paper, or in people s head and distributing it to where ever it can help produce the biggest payoff. Manajemen pengetahuan adalah proses memperoleh pengalaman kolektif perusahaan yang disimpan dalam data base, makalah atau pemikiran manusia dan disebarkan sehingga dapat membantu penggajian yang lebih besar.

Macintosh dalam Halawi et al (1996) menyatakan KM involve the identification and analysis of available and require knowledge and the subsequence planning and control of actions to develop knowledge assets so as to fulfil organization objectives . Manajemen pengetahuan melibatkan identifikasi dan analisis pengetahuan yang tersedia dan dibutuhkan yang digunakan untuk perencanaan dan pengawasan tindakan untuk meningkatkan kekayaan intelektual guna mencapai tujuan organisasi.

Beckman (1997) dalam Liebowitz (1999) , KM is the formalization of and access to experience, knowledge and expertise that create new capabilities, enable superior performance, encourage innovation and enhance customer value . Dalam pandangan ini manajemen pengetahuan adalah formalisasi akses pengalaman, pengetahuan yang dapat menciptakan kapabilitas baru, kinerja yang superior, meningkatkan inovasi dan nilai pelanggan.

Terdapat empat hal penting dalam manajemen pengetahuan yaitu :

  1. Manajemen pengetahuan merupakan suatu sistem, alat untuk mengorganisir sumber daya tidak berwujud untuk mencapai tujuan organisasi.
  2. Input manajemen pengetahuan adalah aset organisasi yang tidak berwujud seperti pengetahuan.
  3. Proses manajemen pengetahuan terdiri dari upaya penciptaan pengetahuan, pembagian atau pengkomunikasian dan penerapan pengetahuan.
  4. Output manajemen pengetahuan adalah kapabilitas baru, kinerja yang superior, inovasi dan meningkatkan nilai pelanggan

Menurut Malhotra (2005) alasan penerapan manajemen pengetahuan di perusahaan dilatarbelakangi oleh

  1. peningkatan persaingan pasar dan tingkat inovasi
  2. penghematan waktu mencari pengalaman bisnis dan mengakuisisi pengetahuan
  3. adanya pemberhentian karyawan dan peningkatan mobilitas karyawan di lingkungan kerja menimbulkan kehilangan pengetahuan perusahaan
  4. terdapat kebutuhan untuk mengatur peningkatan kompleksitas ke arah operasional perusahan kecil dan sumber operasi transnational
  5. perubahan dalam strategi menimbulkan kehilangan pengetahuan, dalam area yang spesifik semakin banyak pekerjaan yang membutuhkan informasi
  6. adanya persaingan organisasi berdasar pada penguasaan pengetahuan
  7. kebutuhan pembelajaran sepanjang hayat
  8. kemampuan dalam pengaturan knowledge merupakan kesempatan yang utama untuk mencapai penghematan yang substansial, peningkatan dalam kinerja SDM dan keunggulan bersaing
  9. kebutuhan untuk dapat memperoleh pengetahuan dari sumber-sumber eksternal
  10. penggunaan pengetahuan dalam pengambilan keputusan
  11. Pertumbuhan dari barang dan jasa yang knowledge intensif
  12. meningkatkan retensi karyawan melalui penentuan nilai pengetahuan karyawan dan penghargaan