Seperti halnya pengertian kinerja yang sangat beragam, sejauh ini belum ada kesepakatan diantara para ahli tentang definisi manjemen kinerja. Mereka cenderung mendefinisikan manajemen kinerja secara berbeda. Perbedaan definisi ini diantaranya disebabkan karena konsep manajemen kinerja terus mengalami perubahan dan berkembang. Berikut beberapa definisi manajemen kinerja yang ditemukan di beberapa literatur.
Institute of Personnel Management (1992) mendefinisikan manajemen kinerja sebagai berikut: “Performance management is a strategy which relates to every activity of the organization set in the context of its human resources policies, culture, style and communication systems. The nature of the strategy depends on the organizational context and can vary from organization to organization.” Artinya, manajemen kinerja adalah sebuah strategi yang mengaitkan keseluruhan aktivitas organisasi dalam lingkup kebijakan sumberdaya manusia, budaya, gaya dan sistem komunikasi. Sifat dari strategi itu sendiri sangat bergantung pada konteks organisasi yang melingkupinya dan bisa berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya.
Sementara itu Armstrong & Baron (1998) yang tergabung pada Chartered Institute of Personnel Development (CIPD) mendefiniskan manajemen kinerja sebagai berikut:
A process that contributes to the effective management of individuals and teams to achieve high level of organizational performance”. Artinya, manajemen kinerja adalah proses yang berkontribusi terhadap efektivitas manajemen individu dan tim untuk mencapai kinerja organisasi pada level yang sangat tinggi.
Jika kedua definisi diatas bisa dikategorikan sebagai definisi umum, maka definisi manajemen kinerja secara operasional dan definisi secara filosofis masing-masing diberikan oleh Briscoe & Claus (2008) dan Withford & Coetsee (2006) sebagai berikut.
“ Performance management is the system through which organizations set work goals, determine performance standards, assign and evaluate work, provide performance feedback, determine training and development needs and distribute rewards (Briscoe & Claus, 2008)”. Artinya manajemen kinerja adalah sistem dimana sebuah organisasi menetapkan tujuan, menentukan standar kinerja, menunjuk karyawan untuk melakukan pekerjaan dan sekaligus mengevaluasinya, memberi umpan balik, menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan, dan memberi imbalan kepada karyawan (Briscoe & Claus, 2008)
Menurut (Withford & Coetsee, 2006) manajemen kinerja didefinisikan sebagai berikut.
“Performance management is a philosophy for managing the behaviour of people within a context that facilitates and supports alignment of individual goals with organisational goals in order to achieve organisational and financial performance.” Artinya manajemen kinerja adalah sebuah filosofi tentang pengelolaan prilaku manusia yang bertujuan untuk memfasilitasi dan mendukung keselarasan tujuan – antara tujuan individu dengan tujuan organisasi dalam rangka untuk menghasilkan kinerja organisasi dan kinerja keuangan.
Definisi-definisi diatas hanyalah sebagian dari definisi manajemen kinerja yang ada. Keempat definisi diatas diharapkan bisa mewakili definisi manajemen kinerja yang tidak semuanya bisa dipaparkan di modul ini. Definisi-definisi lain yang lebih bervariasi dapat dilihat pada Armstrong’s Handbook of Performance Management edisi keempat tahun 2009.
Komponen Manajemen Kinerja
Berdasarkan definisi manajemen kinerja khususnya definisi oeprasional bisa dikatakan bahwa manajemen kinerja merupakan aktivitas manajerial yang sangat kompleks yang melibatkan beberapa komponen kunci yang terhubung satu dengan lainnya. Komponen kunci yang dimaksud adalah:
-
Planning. Organisasi yang efektif adalah organisasi yang merencanakan semua pekerjaan sebelum pekerjaan tersebut dilaksasnakan. Perencanaan dengan demikian bisa diartikan sebagai penetapan ekspektasi dan tujuan kinerja bagi sebuah kelompok dan atau individu agar mereka berupaya untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan pemahaman ini oleh karenanya melibatkan karyawan dalam proses perencanaan menjadi penting karena akan membantu mereka memahami tujuan organisasi, mengetahui apa yang perlu dilakukan, mengapa perlu dilakukan, dan seberapa baik hal itu harus dilakukan. Termasuk dalam perencanaan kinerja karyawan adalah penetapan rencana penilaian kinerja karyawan (termasuk elemen maupun standar penilaiannya). Elemen dan standar kinerja harus terukur, bisa dimengerti, bisa diverifikasi, adil, dan dapat dicapai. Dalam menyusun perencanaan, di sisi lain, rencana kinerja karyawan harus fleksibel sehingga mudah untuk disesuaikan manakala ada perubahan tujuan dan persyaratan kerja.
-
Monitoring. Agar organisasi berjalan efektif, semua tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada karyawan harus dipantau terus-menerus. Pemantauan juga berarti secara konsisten mengukur kinerja dan memberikan umpan balik berkelanjutan kepada karyawan dan kelompok kerja untuk mengetahui kemajuan mereka dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam monitoring kinerja karyawan perlu dilakukan review terhadap kemajuan pekerjaan dengan cara membandingkan kinerja mereka dengan standar kinerja. Monitoring dengan demikian memberi kesempatan kepada supervisor untuk mengkaji seberapa baik karyawan memenuhi standar yang telah ditentukan dan melakukan perubahan jika standar kinerja dianggap tidak realistic. Demikian juga monitoring berkelanjutan memungkinkan supervisor bisa mengidentifikasi karyawan yang kinerjanya dibawah standar dan membantu mereka untuk meperbaikinya segera.
-
Developing. Kebutuhan akan pengembangan karyawan harus selalu dievaluasi dan segera ditangani jika organisasi ingin berjalan efektif. Dalam hal ini mengembangkan karyawan berarti meningkatkan kapasitas mereka melalui pelatihan, memberikan tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan baru atau membutuhkan tanggung jawab yang besar, peningkatkan proses kerja, atau metode lainnya. Memberikan karyawan peluang untuk mengikuti pelatihan dan pengembangan akan mendorong kinerja mereka lebih baik, memperkuat keterampilan dan kompetensi yang berhubungan dengan pekerjaan, dan membantu karyawan mampu mengikuti perubahan di tempat kerja, seperti diperkenalkannya teknologi baru.
-
Rating. Sudah tentu organisasi setiap saat harus mengetahui kinerja kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan membandingkan kinerja individu karyawan dengan keseluruhan karyawan untuk mengetahui siapa yang terbaik. Dengan kata lain untuk mengetahui kinerja karyawan bisa dilakukan dengan menyusun peringkat kinerja (performance rating) yang kemudian dibandingkan dengan standar kinerja pada rencana kinerja karyawan.
-
Rewarding. Memberi penghargaan berarti mengakui karyawan, secara individu maupun sebagai anggota kelompok, atas kinerja mereka dan mengakui kontribusi mereka kepada misi dan tujuan organisasi. Prinsip dasar dari manajemen yang efektif adalah bahwa semua perilaku harus dikendalikan oleh konsekuensi yang ditimbulkan oleh perilaku tersebut. pengendalian bisa dilakukan melalui mekanisme formal maupun informal dan konsekuensi yang ditimbulkannya bisa positif maupun negatif.
Kelima komponen kunci tersebut dapat digambarkan seperti tampak pada Gambar berikut ini
Fokus Perhatian Manajemen Kinerja
Ungkapan umum tentang manajemen kinerja adalah manajemen kinerja merupakan hal yang sangat sulit dan sering tidak dapat diandalkan untuk
mengukur fenomena yang sangat kompleks seperti pada kinerja. Banyak yang mengatakan bahwa saat ini lingkungan organisasi berubah dengan sangat cepat, sehingga hasil dan ukuran dengan cepat pula menjadi usang. Mereka menambahkan bahwa menerjemahkan keinginan seseorang dan berinteraksi dengan orang lain untuk melakukan pengukuran kinerja merupakan suatu kegiatan impersonal dan bahkan sangat berat untuk dilakukan. Oleh karena itu perhatian terhadap manajemen kinerja harus difokuskan pada hal-hal berikut ini.
Memberi perhatian terhadap output, outcomes, proses dan input.
Manajemen kinerja memiliki perhatian pada output (pencapaian hasil) dan outcomes (dampak yang ditimbulkan pada kinerja). Juga menaruh perhatian dengan proses yang dibutuhkan untuk mencapai hasil tersebut (kompetensi) dan dalam hal kemampuan (pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi) yang diharapkan dari tim dan individu yang terlibat dalam manajemen kinerja.
Memberi perhatian terhadap perencanaan
Manajemen kinerja memiliki perhatian pada perencanaan dalam rangka untuk mencapai kesuksesan masa depan. Hal ini berarti manajemen kinerja mendefinisikan harapan yang dinyatakan dalam bentuk tujuan dan dinyatakan dalam rencana bisnis.
Memberi perhatian terhadap pengukuran dan penilaian kinerja
“If you can’t measure it you can’t manage it’ -Jika kamu tidak dapat mengukurnya, maka kamu tidak dapat mengelolanya”. Pepatah yang telah disebutkan sebelumnya menunjukkan bahwa manajemen kinerja memperhatikan pengukuran hasil dan dengan meninjau kemajuan dalam mencapai tujuan sebagai dasar untuk bertindak.
Memberi perhatian terhadap perbaikan berkelanjutan
Perhatian terhadap perbaikan berkelanjutan didasarkan pada keyakinan bahwa terus berusaha untuk mencapai standar yang lebih tinggi dan lebih tinggi di setiap bagian organisasi akan memberikan serangkaian keuntungan tambahan yang akan membangun kinerja yang unggul. Hal ini berarti mengklarifikasi tingkat efektivitas yang diharapkan dari organisasi, tim dan
individu, serta melakukan langkah-langkah untuk memastikan bahwa level efektifitas yang telah didefinisikan tersebut bisa tercapai. Dalam hal ini dengan demikian perhatian terhadap perbaikan berkelanjutan adalah membangun budaya yang memungkinkan para manajer, tim kerja dan individu karyawan bertanggung jawab terhadap perbaikan proses bisnis berkelanjutan dan bertanggungjawab terhadap keterampilan mereka sendiri, kompetensi dan kontribusinya terhadap organisasi.
Memberi perhatian terhadap pertumbuhan berkelanjutan
Manajemen kinerja member perhatian terhadap upaya untuk menciptakan budaya dimana pembelajaran dan pengembangan organisasion dan individual merupakan proses berkelanjutan. Budaya ini berarti memberikan sarana untuk mengintegrasikan belajar dan bekerja sehingga semua orang bisa belajar dari keberhasilan yang telah dicapai dan berani menghadapi tantangan yang melekat pada kegiatan kerja sehari-hari.
Memberi perhatian pada komunikasi
Manajemen kinerja memberi perhatian terhadap iklim komunikasi yang memungkinkan terciptanya dialog berkelanjutan antara manajer dan anggota tim mereka dalam rangka untuk mendefinisikan harapan dan berbagi informasi tentang misi, nilai dan tujuan organisasi. Iklim komunikasi ini diharapkan bisa membentuk pemahaman yang sama tentang apa yang harus dicapai dan pemahaman tentang kerangka kerja untuk mengelola dan mengembangkan sumberdaya manusia dalam rangka untuk memastikan bahwa semua yang diinginkan tersebut akan tercapai.
Memberi perhatian terhadap para pemangku kepentingan
Manajemen kinerja pada intinya berupaya untuk memberi perhatian dan memberi kepuasan pada kebutuhan dan harapan seluruh pemangku kepentingan organisasi termasuk: pemilik, manajemen, karyawan, pelanggan, pemasok dan masyarakat umum. Secara khusus, karyawan diperlakukan sebagai mitra bagi perusahaan yang kepentingannya dihormati, pendapatnya dicari dan mendengarkan, dan didorong untuk berkontribusi pada perumusan tujuan dan rencana kerja tim mereka dan rencana kerja bagi dirinya sendiri. Manajemen Kinerja harus menghormati kebutuhan individu dan tim serta organisasi, menginga bahwa diantara mereka tidak selalu sejalan.
Memberi perhatian terhadap keadilan dan transparansi
Ada empat prinsip etika yang seharusnya mengatur kegiatan proses manajemen kinerja. Keempat tersebut adalah:
- Menghormati individu
- Saling menghormati
- Keadilan Prosedural
- Transparansi dalam pengambilan keputusan
Sumber : Achmad Sobirin, MBA, Ph.D., Konsep Dasar Kinerja dan Manajemen Kinerja
