Istilah manajemen kepegawaian (personnel management) atau administrasi kepegawaian yang digunakan di bidang pemerintahan di Amerika Serikat, di Indonesia digunakan dalam bidang pemerintahan dan bidang bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration is the art of selecting new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and quantity of output and service are obtained from the working force,
(administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum).
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro, meliputi berikut ini.
-
Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
-
Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
-
Penarikan tenaga kerja yang baik.
-
Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
-
Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
-
Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
-
Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
-
Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
-
Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.
Glen O. Stahl (1986) merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasi. Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian, menurut Glen O. Stahl, meliputi:
- penentuan yurisdiksi;
- pengusahaan tenaga kerja;
- pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian;
- pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, serta pemberhentian dan keluhan-keluhan;
- pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan dan program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, serta rekreasi dan latihan jabatan;
- penyelenggaraan riset kepegawaian;
- penyelenggaraan latihan jabatan;
- pelaksanaan sistem pensiun pegawai;
- pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyarakat;
- pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:
- analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
- rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
- training;
- penggajian;
- employee counselling;
- personnel relations;
- disiplin dan moral;
- catatan kepegawaian.
Burhannudin A. Tayibnapis (1994) memberi batasan administrasi kepegawaian sebagai upaya untuk memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal pada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, cakap dan terampil, serta jujur dan berdisiplin dalam melaksanakan tugas-tugas pokok pemerintahan dan pembangunan.
Upaya untuk memperoleh pegawai tersebut dilakukan melalui perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap pengadaan pegawai, pembinaan, gaji dan kesejahteraan, pemberhentian, serta kegiatan mengintegrasikan kepentingan pemerintah dan pegawai selaku perorangan.
Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel Administration memberikan definisi administrasi kepegawaian sebagai seni memperoleh, memajukan, dan memelihara kecakapan serta kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Pada sisi lain, Paul Pigors, Charles A. Myers, dan Thomas G. Spates (1976) berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya. Jadi, memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.
Di samping itu, untuk organisasi, mereka menjadi bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum. Kalau dicermati, rumusan ini lebih ditekankan pada dua hal:
-
administrasi kepegawaian didasarkan suatu tata cara dari mana diperoleh sudut pandang dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja;
-
administrasi kepegawaian yang bagus membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
