Dalam era globalisasi yang sangat kompetitif ini, organisasi perlu menghasilkan kinerja yang berkualitas tinggi agar dapat mencapai kesuksesan. Sama halnya dengan manajemen proyek, para manajer proyek perlu belajar menerapkan cara-cara yang terbaik dalam rencana strategis agar hasil yang memuaskan dapat dicapai. Rencana strategis untuk manajemen proyek dalam bahasan ini memiliki arti pengembangan dari metodologi standar manajemen proyek yang sudah disesuaikan dengan masing-masing lingkungan organisasi.
Sebagai bagian dari rencana strategis untuk manajemen proyek, maturity model mengidentifikasi langkah-langkah yang perlu di ambil, item pekerjaan yang perlu diselesaikan, dan urutan kegiatan yang perlu dilaksanakan serta memiliki hasil yang dapat diukur dan berarti. Tujuan dari model ini, pada dasarnya adalah menyediakan kerangka untuk meningkatkan hasil bisnis dari organisasi dengan melakukan penilaian terhadap kekuatan dan kelemahan organisasi manajemen proyek, membandingkan dengan organisasi yang hampir sama dan mengukur korelasi antara tingkat manajemen proyek dan juga kenyataan kinerja proyek.
Maturity model berasal dari Software Engineering Institute’s Capability Model (CMM). CMM merupakan suatu model kematangan kemampuan (kapabilitas) proses yang dapat membantu pendefinisian dan pemahaman proses-proses suatu organisasi. SEI (Software Engineering Institute) Departmen Pertahanan Amerika Serikat di Universitas Carnegie Mellon di Pittsburgh lah yang pertama kali memulai pengembangan pada tahun 1986.
Pada awalnya CMM ditujukan sebagai suatu alat untuk secara objektif menilai kemampuan kontraktor pemerintah untuk menangani proyek perangkat lunak yang diberikan. Model ini juga dapat diterapkan sebagai model umum yang membantu pehaman kematangan kapabilitas proses organisasi di berbagai bidang walaupun berasal dari bidang pengembangan perangkat lunak.
Maturity Model secara umum biasanya memiliki ciri sebagai berikut:
- Tingkatan kematangan tersebut dicirika dengan beberapa persyaratan tertentu yang harus diraih
- Tingkatan-tingkatan yang ada disusun secara sekuensial, mulai dari tingkat inisial sampai pada tingkat akhiran (tingkat akhir merupakan tingkat kesempurnaan)
- Proses pengembangan dari suatu organisasi disederhanakan dan dideskripsikan dalam wujud tingkatan dalam jumlah tertentu.
Selama pengembangan, sang entitas bergerak maju dari satu tingkat ke tingkatan berikutnya tanpa boleh melewati salah satunya, melainkan bertahap dan berurutan.
Konsep manajemen proyek system informasi ditekankan pada tiga faktor, yakni manusia, masalah, dan proses. Faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek dalam pekerjaan system informasi. Pentingnya factor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (system informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karir, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
Model kematangan manajemen manusia membatasi area praktik berikut kunci bagi masyarakat perangkat lunak: rekruitmen, seleksi, manajemen untuk kerja, pelatihan, kompensasi, perkembangan karir, desain kerja, dan organisasi dan perkembangan tim/kultur. Organisasi mencapai tingkat kematangan yang tinggi dalam area manajemen manusia memiliki kemiripan yang lebih tinggi dari implementasi praktik rekaya perangkat lunak yang efektif.
Sebelum memulai projek, kita memerlukan untuk mengidentifikasi obyektifikasi dan ruang lingkupnya, pemecahan alternative harus dipertimbangkan, teknik dan batas pun harus didefinisikan. Tanpa informasi ini tidak mungkin melakukan estimasi biaya yang dipertanggungjawabkan dan akurat, penilaian yang efektif terhadap resiko, merinci secara realistis tugas-tugas proyek, atau jadwal proyek yang dapat dikelola yang memberikan indikasi kemajuan yang berarti.
Proses perangkat lunak memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak dapat dibangun. Sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang dapat diaplikasikan pada semua proyek perangkat lunak, tanpa mempedulikan ukuran dan kompleksitasnya. Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda tugas-tugas, milestone, kemampuan penyampaian dan jaminan kualitas memungkinkan aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakterisitik proyek perangkat lunak serta kebutuhan tim proyek. Akhirnya aktivitas pelindung seperti jaminan kualitas perangkat lunak, manajemen konfigurasi perangkat lunak, dan pengukurannya melapisi model proses yang ada. Aktivitas pelindung tidak tergantung pada satu aktivitas kerangka kerja dan ada pada keseluruhan proses.
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas(strategi). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
Agar dapat mencapai suatu tujuan, proyek perlu suatu perencanaan yang terencana dengan baik. Dengan cara memberikan sasaran dan tujuan proyek sekaligus membuat administrasi dan program, supaya dapat diterapkan. Dengan tujuan, untuk memenuhi segala syarat yang ditentukan dalam batasan waktu, termasuk biaya, mutu dan keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dikerjakan dengan cara melakukan studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan dalam lingkup Manajemen Proyek (didalamnya termasuk waktu, biaya, mutu, sumberdaya, keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sistem informasi dan resiko).
Organisasi merupakan sebuah system yang saling berkaitan, saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Pada umumnya tujuan dari setiap anggota organisasi pada dasarnya adalah sama. Didalam sebuah organisasi terdapat beberapa elemen, yakni:
- Tujuan, yang dimana tujuan dalam organisasi ini harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
- Anggota, sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
- Posisi, setiap individu yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
- Pekerjaan, setelah mendapatkan posisi mereka akan mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan posisi mereka masing-masing.
- Struktur, organisasi yang baik ialah organisasi yang berstruktur. Struktur organisasi ini lah yang mengatur hubungan kerja dan pelaksanaan kerja antar setiap orang yang ada di dalam organisasi tersebut.
- Lingkungan luar, menjadi elemen yang sangat penting dan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi.
Proses manajemen proyek system informasi dibagi menjadi tiga bagian, yakni pendefinisian, perencanaan, dan pelaksanaan. Pada bagian pendefinisian (defining) dilakukan pendefinisian sasaran, tujuan, dan factor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari semua pihak yang berkepentingan. Pendefinisiannya terdiri dari nama proyek, deskripsi secara jelas tentang proyek tersebut, tujuan dan estimasi waktu beserta biaya yang dipikirkan secara matang.
Pada tahap perencanaan system dapat dikelompokan dalam tiga proses utama, yaitu:
-
Merencanakan proyek-proyek system:
• Mengkaji tujuan , perencanaan strategi dan taktik perusahaan
• Menetapkan sasaran proyek-proyek system
• Menetapkan kendala proyek-proyek system
• Membuat laporan perencanaan system
• Meminta persetujuan manajer -
Mempersiapkan proyek:
• Membentuk team analisis
• Mengumumkan proyek pengembangan system -
Mendefinisikan proyek yang dikembangkan, melakukan studi untuk mencari alternative terbaik yang layak untuk dikembangkan:
• Mengidentifikasikan sasaran proyek
• Melakukan studi kelayakan
• Membuat usulan proyek
• Meminta persetujuan manajer
Setelah melakukan dua tahapan diatas, selanjutnya masuk ke dalam tahap pelaksanaan. Tahap ini merupakan implementasi dari proyek planning dengan cara melakukan koordinasi antar anggota team dengan resources yang lain untuk mengerjakan proyek agar dihasilkan sebuah produk.
Dalam tahap ini juga dibutuhkan adanya pengendalian. Pengendalian (controlling) dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan atau kesalahan dari yang telah direncanakan. Manajer mengawasi setiap pihak yang berhubungan dengan proyek tsb lalu melakukan koreksi jika diperlukan. Selanjutnya dibutuhkan juga proses penyerahan dan persetujuan. Proses terakhir ini berupa persetujuan antar developer dengan pemberi proyek secara formal untuk menunjukan bahwa proyek telah selesai dan dibuat sesuai dengan kesepatan di awal.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh elemen elemen yang dapat dikategorikan sebagai berikut :
- Senior Manager, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
- Project Manager (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
- Practitioners, adalah orang-orang berkemampuan teknis yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk sistem informasi (program aplikasi), misal; Programmer, System Analyst.
- Customer, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
- End User, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.
Referensi
- Crawford, J. K. (2006). The Project Management Maturity Model. 50-58.
- Kerzner, H. (2005). Using The Project Management Mautirity Models. Canada: John Wiley & Sons.
- Project Management Maturity Model