Lingkungan internal organisasi merupakan semua variabel yang ada di dalam organisasi itu sendiri dan variabel-variabel tersebut menghasilkan produk dari suatu proses. Lingkungan internal adalah bagian dari proses dalam organisasi yang menghasilkan produk organisasi.
Apa yang dimaksud dengan lingkungan internal organisasi ?
Lingkungan internal, menurut Robbins, adalah bagian dari lingkungan yang mempunyai relevansi secara langsung bagi organisasi dalam mencapai tujuannya. Lingkungan internal adalah bagian dari lingkungan yang menjadi perhatian manajemen, karena terdiri dari konstituensi kritis yang secara positif atau negatif mempengaruhi keefektifan pelaksanaan tugas suatu organisasi.
Menurut Daft, elemen-elemen lingkungan internal adalah semua sektor yang berinteraksi langsung dengan organisasi dan mempunyai pengaruh langsung terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Dengan demikian, lingkungan internal memiliki ciri di mana interaksinya dengan organisasi atau organisasi bersifat langsung sehingga pengaruhnya pada langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan juga bersifat langsung.
Konstituensi kritis yang dimaksud di atas merupakan faktor-faktor kunci (key factors) yang pada satu sisi dapat merupakan sumber daya untuk keunggulan kompetitif dan pada sisi lainnya dapat merupakan kelemahan organisasi. Keunggulan kompetitif adalah sesuatu yang potensial dimiliki organisasi dibandingkan dengan sesuatu yang dimiliki pesaing ataupun organisasi yang lain. Sedangkan kelemahan adalah sesuatu yang tidak mampu dilakukan organisasi atau organisasi tidak memiliki kapasitas untuk melakukannya sementara pesaing mempunyai kapasitas untuk hal tersebut.
Wheelen dan Hunger menyatakan bahwa lingkungan internal terdiri dari struktur (structure), budaya (culture) dan sumber daya (resources). Lingkungan internal perlu dianalisis untuk mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses) yang ada dalam organisasi/organisasi. Struktur adalah bagaimana organisasi diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang dan arus kerja. Struktur sering juga disebut rantai perintah dan digambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi. Budaya merupakan pola keyakinan, pengharapan, dan nilai-nilai yang dibagikan oleh anggota organisasi. Norma-norma organisasi secara khusus memunculkan dan mendefinisikan perilaku yang dapat diterima anggota dari manajemen puncak sampai karyawan operatif. Sumber daya adalah aset yang merupakan material dasar produksi barang dan jasa organisasi. Aset ini dapat meliputi keahlian seseorang, kemampuan, dan bakat manajerial seperti aset keuangan dan fasilitas pabrik dalam wilayah fungsional.
Menurut Wright, lingkungan internal organisasi merupakan sumber daya organisasi (the firm’s resources) yang akan menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi. Sumber daya organisasi ini meliputi sumber daya manusia (human resources) seperti pengalaman, kemampuan, pengetahuan, keahlian, dan pertimbangan lain dari seluruh pegawai organisasi. Lingkungan internal juga meliputi sumber daya organisasi (organizational resources) seperti proses dan sistem organisasi, termasuk strategi organisasi, struktur, budaya, manajemen pembelian material, produksi, operasi, keuangan, riset dan pengembangan, pemasaran, sistem informasi dan sistem pengendalian. Selanjutnya meliputi pula sumber daya fisik (physical resources) yang terdiri dari pabrik dan peralatan, lokasi geografis, akses terhadap material, jaringan distribusi dan teknologi.
Apabila organisasi dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya tersebut, maka ketiga jenis sumber daya di atas (sumber daya manusia, sumber daya organisasi dan sumber daya fisik) akan memberikan suatu sustained competitive advantage (keunggulan bersaing yang berkelanjutan), sebagaimana tampak dalam Gambar berikut ini:
Gambar Route to sustained competitive advantage Sumber: Wright, 1996.
Optimalisasi ketersediaan sumber daya tersebut merupakan konsep teori daya saing organisasi sebagai korelasi langsung di antara beberapa faktor produksi, yakni sumber daya manusia yang berkualitas, kontinuitas ketersediaan sumber daya pendukung organisasi serta faktor-faktor eksternal organisasi yang turut memberikan kontribusi dalam menentukan arah kebijakan organisasi sehingga memiliki kemampuan keunggulan yang berkelanjutan. Dalam perkembangan terakhir teori manajemen disebutkan, bahwa suatu organisasi dapat dipandang sebagai sistem terbuka (open system), sebab dalam kehidupannya organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Khususnya lingkungan internal, menurut Tosi dan Caroll, juga Arnold dan Feldman, bahwa perubahan pada setiap variabelnya akan mempengaruhi secara langsung proses/kehidupan seluruh organisasi.
Model elemen-elemen lingkungan internal digambarkan oleh Wheelen dan Hunger sebagai berikut:
Gambar Model elemen-elemen lingkungan internal. Sumber : Wheelen & Hunger, 2000
Dalam menganalisis sumber-sumber daya yang ada di lingkungan internal tidak hanya sumber keuangan, fisik dan sumber daya manusia di setiap bagian dalam organisasi, akan tetapi kemampuan dari orang-orang di dalam organisasi juga diformulasilan dan diimplementasikan. Sumber daya-sumber daya ini dianggap sebagai kekuatan-kekuatan yang mendukung keputusan strategis.
Lingkungan organisasi perlu dianalisis. Hal ini karena lingkungan merupakan faktor kontekstual penting yang mempunyai dampak terhadap kinerja perusahaan/organisasi. Faktor-faktor kontekstual lainnya yang mempengaruhi kinerja yaitu, teknologi, ketidakpastian, strategi dan kompetensi.
Dalam keadaan percepatan perubahan lingkungan yang tinggi akan mengarah dan menghasilkan ketidakpastian lingkungan yang semakin tinggi pula, sehingga menyulitkan manajemen dalam mendapatkan informasi yang relevan, valid, akurat dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, melalui pengertian yang terintegrasi mengenai lingkungan internal maupun eksternal, perusahaan/organisasi dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mengerti kondisi saat ini serta memprediksi masa yang akan datang.
Lingkungan internal terdiri dari struktur ( structure ), budaya ( culture ) dan sumber daya ( resources) . Lingkungan internal perlu dianalisis untuk mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses) yang ada dalam organisasi/perusahaan.
Struktur adalah bagaimana institusi diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewenang dan arus kerja. Struktur sering juga disebut rantai perintah dan digambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi.
Budaya merupakan pola keyakinan, pengharapan, dan nilai-nilai yang dibagikan oleh anggota organisasi. Norma-norma organisasi secara khusus memunculkan dan mendefinisikan perilaku yang dapat diterima anggota dari manajemen puncak sampai karyawan operatif.
Sumber daya adalah aset yang merupakan material dasar produksi barang dan jasa organisasi. Aset ini dapat meliputi keahlian seseorang, kemampuan, dan bakat manajerial seperti aset keuangan dan fasilitas pabrik dalam wilayah fungsional.
Dalam mengukur elemen-elemen lingkungan internal, faktor-faktor yang berpengaruh antara lain :
Struktur Organisasi , yaitu menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Demikian pula pendapat yang dikemukakan oleh Ivancevich dan Matteson: “ An Organization’s structure is the formal pattern of activities and interrelationship among the various subunits of the organization “. Struktur organisasi mencakup faktor-faktor :
Kompleksitas: menggambarkan tingkat differensiasi yang ada dalam organisasi (tingkat spesialisasi, pembagian kerja dan sejauh mana unit-unit organisasi tersebar)
Formalitas: sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur.
Sentralisasi: upaya organisasi untuk mempertimbangkan di mana letak dari pusat mengambilan keputusan.
Perilaku Pegawai/Karyawan : pengaruh perilaku pegawai terhadap efektivitas adalah penting. Pada kenyataannya para anggota organisasi mungkin merupakan faktor pengaruh yang paling penting atas efektivitas, karena perilaku pegawai tersebut yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi.
Perilaku pegawai merupakan proses penilaian efektivitas organisasi yang meliputi tiga dimensi. Dimensi yang pertama ialah optimasi tujuan yang akan dicapai; yang kedua ialah: berkaitan dengan interaksi antara organisasi dengan keadaan sekitarnya; dan yang ketiga adalah; penekanan pada peranan perilaku pegawai dalam proses pencapaian tujuan dan efektivitas sebuah organisasi.
Menurut beberapa ahli, perilaku pegawai meliputi :
Tujuan: setiap individu yang bekerja di organisasi mempunyai tujuan untuk dapat memenuhi kebutuhannya.
Motivasi: kesediaan karyawan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi ke arah tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu yang tercermin pada prestasi kerja.
Sikap: pernyataan atau pertimbangan evaluatif baik yang menguntungkan atau tidak mengenai objek, orang atau peristiwa.
Nilai-nilai: keyakinan-keyakinan dasar bahwa suatu cara perilaku atau keadaan akhir dari eksistensi akhir yang harus lebih dapat diterima oleh individu atau sosial dibandingkan perilaku atau keadaan akhir dari eksistensi yang berlawanan atau kebalikan.
Kemampuan: kapasitas yang dimiliki setiap individu untuk mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan.
Peranan Manajemen : peranan seorang pimpinan dalam setiap aktivitas organisasi, harus memiliki kemampuan dan pengetahuan secara organisasional. Dengan kata lain peranan pimpinan dalam kapasitas manajemen merupakan upaya untuk memotivasi bawahan, mengerjakan kegiatan orang lain, memilih saluran informasi yang paling efektif dan memecahkan konfliks antara anggota di dalam organisasi.
Peranan manajemen menurut beberapa ahli meliputi faktor-faktor sebagai berikut :
Peran antar pribadi: seorang pimpinan dituntut untuk menjalankan tugas-tugasnya yang sifatnya seremonial.
Peran informasional: sampai tingkat tertentu, semua pimpinan menerima, membagi dan mengumpulkan informasi dari organisasi di luar organisasi mereka
Peran keputusan: pimpinan mempunyai peran yang sangat vital yaitu sebagai penentu pengambilan pilihan dan pembuat keputusan.
Gaya kepemimpinan (leadership style): pola perilaku yang dilakukan oleh seorang pimpinan pada waktu berupaya mempengaruhi aktivitas orang lain.