Apa yang dimaksud dengan koordinasi?

Ekonomi & Bisnis Manajemen
1

Koordinasi

Koordinasi merupakan perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur

2

Koordinasi adalah penyatupaduan gerak dari seluruh potensi dan unit-unit organisasi atau organisasi-organisasi yang berbeda fungsi agar secara benar-benar mengarah pada sasaran yang sama guna memudahkan pencapaiannya dengan efisien.

Koordinasi diperlukan karena:

  • Suatu unit tak mungkin dapat berfungsi dengan baik tanpa dibantu oleh unit yang lain.

  • Tiap unit berkewajiban mendukung pelaksanaan fungsi unit lainnya bila seluruh organisasi ingin bergerak dengan lancar dan efektif melaksanakan tugasnya mencapai tujuan.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat enam unsur yang terkandung dalam usaha koordinasi, yaitu:

  1. Unit-unit
    Unit-unit adalah kelompok-kelompok kerja di dalam suatu organisasi yang tentunya mempunyai fungsi yang berbeda.

  2. Sumber-sumber atau potensi
    Sumber-sumber atau potensi yang ada pada unit-unit suatu organisasi atau pada organisasi-organisasi adalah tenaga kerja, keterampilan dan pengetahuan personilnya, teknologi, anggaran serta fasilitas kerja lainnya.

  3. Kesatupaduan
    Kesatupaduan artinya terdapat pertautan atau hubungan di antara sesamanya sehingga mewujudkan suatu integritas atau suatu kesatuan yang kompak.

  4. Gerak kegiatan
    Gerak kegiatan adalah segala daya upaya, segala sesuatu tindakan yang dikerjakan oleh pejabat-pejabat maupun kelompok kerja dalam melakukan tugasnya.

  5. Keserasian
    Keserasian berarti adanya urutan-urutan pengerjaan sesuatu yang tersusun secara logis, sistematis atau dilakukan dalam waktu yang bersamaan akan tetapi tidak menimbulkan duplikasi, perjumbuhan maupun pertentangan.

  6. Arah yang sama atau sasaran
    Arah yang sama dalam hal ini sebagai pedoman adalah sasaran yang sudah ditetapkan. Segala potensi itu diarahkan ke sasaran yang satu itu juga, sehingga tak terjadi penyimpangan.

Ruang Lingkup Koordinasi

Terdapat 4 ruang lingkup koordinasi ditinjau dari sudut-sudut bidangnya menurut Terry, yaitu:

  1. Koordinasi dalam individu
    Dari sudut pandang manajemen, koordinasi jenis ini merupakan koordinasi yang paling tidak penting tapi kemampuan seorang individu untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu dengan baik akan bergantung kepada suksesnya ia mengkordinasikan kegiatan-kegiatannya sendiri

  2. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok
    Contoh yang paling jelas mengenai koordinasi ini adalah suatu kesebelasan sepak bola. Tanpa koordinasi sulit bagi kesebelasan tersebut untuk memenangkan pertandingan.

  3. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan
    Contoh koordinasi ini adalah kegiatan badan pegawai dalam mencari calon pegawai dan melatih pegawai-pegawai baru untuk bagian produksi dan bagian penjualan. Agar pelatihan dapat sukses, maka manajer kepegawaian harus menentukan atau mengetahui sumber kebutuhan pegawai yang tepat dari bagian produksi dan bagian penjualan dalam hubungannya dengan hal-hal seperti jumlah, kecakapan yang diperlukan, latar belakang calon yang dikehendaki dan waktu pelatihan agar mereka siap untuk pekerjaan. Calon-calon manakah yang dicari dan jenis serta jumlah pelatihan yang diberikan kepada mereka harus sewaktu-waktu disesuaikan dengan apa yang diperlukan oleh bagian masing- masing di mana calon-calon akan ditempatkan.

  4. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia
    Kegiatan perusahaan secara keseluruhan harus sesuai dengan berbagai kekuatan di luar perusahaan. Hal ini meliputi perusahaan lain, tindakan peraturan pemerintah, dan kedudukan perekonomian nasional dan perekonomian dunia. Tidak ada perusahaan yang dapat berdiri sendiri. Perusahaan itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan dari luar.

Jenis-Jenis Koordinasi

Secara teoritis, koordinasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

  1. Berdasarkan ruang lingkupnya

    • Koordinasi internal, yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu organisasi.

    • Koordinasi eksternal, yaitu koordinasi antar pejabat dari berbagai organisasi atau antar organisasi.

  2. Berdasarkan arahnya

    • Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit yang mempunyai tingkat hierarki yang sama dalam suatu organisasi dan antar pejabat dari organisasi-organisasi yang sederajat atau antar organisasi yang setingkat.

    • Koordinasi vertikal, yaitu koordinasi antara pejabat-pejabat dan unit- unit tingkat bawah oleh pejabat atasannya atau unit tingkat atasnya langsung, juga cabang-cabang suatu organisasi oleh organisasi induknya.

    • Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi antar pejabat atau unit yang berbeda fungsi dan berbeda tingkatan hierarkinya.

    • Koordinasi fungsional, yaitu koordinasi antar pejabat, antar unit atau antar organisasi yang didasarkan atas kesamaan fungsi atau karena koordinatornya mempunyai fungsi tertentu.

  3. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 6 Tahun 1988

    • Koordinasi fungsional, yaitu koordinasi antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat.

    • Koordinasi instansional, yaitu koordinasi antara beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.

    • Koordinasi teritorial, yaitu koordinasi antara dua atau lebih wilayah dengan program tertentu.

Prinsip Koordinasi

Untuk menciptakan koordinasi tersebut, dalam bukunya, Sughanda (1991) menuliskan ada beberapa prinsip yang perlu diterapkan, antara lain:

  1. Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang harus dicapai sebagai arah kegiatan bersama.

  2. Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.

  3. Adanya ketaatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap bagian tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan.

  4. Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang bekerja sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu saat tertentu, termasuk masalah-masalah yang dihadapi masing-masing.

  5. Adanya koordinator yang dapat memimpin dan menggerakkan serta memonitor kerja sama tersebut serta memimpin pemecahan masalah bersama.

  6. Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada koordinator sehingga koordinator dapat memonitor seluruh pelaksanaan kerja sama dan mengerti masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh semua pihak.

  7. Adanya saling menghormati terhadap wewenang fungsional masing-masing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling bantu.

Syarat-Syarat Koordinasi

Ada 9 syarat untuk mencapai koordinasi yang efektif menurut Tripathi dan Reddy, yaitu:

  1. Hubungan langsung
    Koordinasi dapat lebih mudah dicapai melalui hubungan pribadi langsung di antara orang-orang yang bertanggung jawab. Melalui hubungan pribadi langsung, ide-ide, cita-cita, tujuan-tujuan, pandangan- pandangan dapat dibicarakan dan salah paham, apabila ada, dapat dijelaskan jauh lebih baik daripada melalui metode apapun lainnya.

  2. Kesempatan awal
    Koordinasi dapat dicapai lebih mudah dalam tingkat-tingkat awal perencanaan dan pembuatan kebijaksanaan. Misalnya, sambil mempersiapkan rencana itu sendiri harus ada konsultasi bersama. Dengan cara demikian tugas penyesuaian dan penyatuan dalam proses pelaksanaan rencana menjadi lebih mudah.

  3. Kontinuitas
    Koordinasi merupakan suatu proses yang berkelanjutan dan harus berlangsung pada semua waktu mulai dari tahap perencanaan. Oleh karena koordinasi merupakan dasar struktur organisasi, maka koordinasi harus berlangsung selama perusahaan melaksanakan fungsinya.

  4. Dinamisme
    Koordinasi harus secara terus menerus diubah mengingat perubahan-perubahan lingkungan baik intern maupun ekstern. Dengan kata lain koordinasi itu jangan kaku. Koordinasi dapat menemukan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan baru yang pada waktunya dapat menambah masalah. Koordinasi akan meredakan masalah-masalah apabila timbul. Koordinasi yang baik sekali akan mengetahui secara dini dan mencegah kejadiannya.

  5. Tujuan yang jelas
    Tujuan yang jelas itu penting untuk memperoleh koordinasi yang efektif dalam suatu perusahaan. Manajer-manajer bagian harus diberi tahu tentang tujuan perusahaan dan diminta agar bekerja untuk tujuan bersama perusahaan. Suatu tujuan yang jelas dan diberitahukan secara efektif kepada kepala-kepala bagian dimaksudkan untuk menghasilkan keselarasan tindakan.

  6. Organisasi yang sederhana
    Struktur organisasi yang sederhana memudahkan koordinasi yang efektif. Penyusunan kembali bagian-bagian dapat dipertimbangkan untuk memiliki koordinasi yang lebih baik di antara kepala-kepala bagian. Pelaksanaan pekerjaan dan fungsi yang erat berhubungan dapat ditempatkan di bawah beban seorang pejabat pimpinan apabila hal ini akan mempermudah pengambilan tindakan yang diperlukan untuk koordinasi. Disarankan agar semua bagian yang saling berhadapan dapat dipercayakan kepada seorang atasan bersama untuk menjamin koordinasi yang lebih baik. Suatu sub bagian merupakan suatu contoh jenis pengelompokkan ini. Suatu sub bagian membuat koordinasi lebih mudah dan membantu penyesuaian yang cepat terhadap perubahan lingkungan.

  7. Perumusan wewenang dan tanggung jawab yang jelas
    Faktor lain yang memudahkan koordinasi adalah definisi wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk masing-masing individu dan bagian. Wewenang yang jelas tidak hanya mengurangi pertentangan di antara pegawai-pegawai yang berlainan, tapi juga membantu mereka dalam pelaksanaan pekerjaan dengan kesatuan tujuan. Selanjutnya, wewenang yang jelas membantu manajer dalam memelihara orang-orang bawahan bertanggung jawab atas pelanggaran pembatasan-pembatasan.

  8. Komunikasi yang efektif
    Komunikasi yang efektif merupakan salah satu persyaratan untuk koordinasi yang baik. Melalui saling tukar informasi secara terus menerus, perbedaan-perbedaan individu dan bagian dapat diatasi dan perubahan- perubahan kebijaksanaan, penyesuaian program-program, program- program untuk waktu yang akan datang dan sebagainya dapat dibicarakan. Melalui komunikasi yang efektif tindakan-tindakan atau pelaksanaan- pelaksanaan pekerjaan yang bertentangan dengan tujuan-tujuan perusahaan dapat dihindarkan dan kegiatan-kegiatan keseluruhan staf dapat diarahkan secara harmonis menuju ke pelaksanaan tujuan perusahaan yang telah ditentukan.

  9. Kepemimpinan dan supervisi yang efektif
    Suksesnya koordinasi banyak dipengaruhi oleh hakikat kepemimpinan dan supervisi. Kepemimpinan yang efektif menjamin koordinasi kegiatan orang-orang, baik pada tingkat perencanaan maupun pada tingkat pelaksanaan. Pemimpin yang efektif membuat kepercayaan terhadap orang-orang bawahan dan memelihara juga semangat kerja mereka. Sesungguhnya, kepemimpinan yang efektif merupakan metode koordinasi yang paling baik dan tidak ada metode lain yang dapat menggantikannya.

Hambatan Koordinasi

Ada empat jenis sikap dan gaya kerja yang berlainan yang cenderung timbul di antara berbagai bagian organisasi yang menyukarkan penciptaan koordinasi menurut Lawrence dan Lorsch dalam Sughanda (1991), yaitu:

  1. Perbedaan dalam orientasi kepada sasaran khusus
    Hal ini terjadi karena orang-orang dari bagian (unit) yang berbeda akan mengembangkan pandangan-pandangannya sendiri tentang apa yang paling baik bagi organisasi. Bagi para penjual dari suatu organisasi perusahaan umpamanya, keragaman hasil produksi harus lebih diutamakan dari pada kualitas. Seorang pegawai pembukuan mungkin akan menganggap bahwa pengawasan biaya adalah lebih penting dari apapun juga agar organisasi berhasil. Sedangkan manajer marketing akan menganggap bahwa desain produk justru lebih penting kalau organisasi perusahaan mau berhasil.

  2. Perbedaan dalam orientasi waktu
    Beberapa anggota organisasi seperti umpamanya manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang perlu segera ditangani dalam waktu yang singkat, sedangkan para anggota tim peneliti mungkin perhatiannya akan lebih tertuju kepada masalah-masalah yang akan memakan waktu bertahun-tahun untuk diatasinya.

  3. Perbedaan dalam orientasi hubungan antar pribadi
    Dalam beberapa kegiatan organisasi seperti produksi, mungkin orang-orang dalam cara berkomunikasinya relatif lebih ringkas, tajam dan bernada tinggi, dan dalam membuat keputusan akan lebih cepat, sangat cekatan agar segala sesuatu tetap terus berjalan. Sedangkan pada unit-unit lain tampak sebaliknya, dalam berkomunikasi akan santai-santai saja, di mana tiap orang didorong untuk mengeluarkan pendapat, berbicara dan berdiskusi.

  4. Perbedaan dalam formalitas struktur
    Setiap jenis unit di dalam organisasi mungkin mempunyai perbedaan-perbedaan cara dan tolak ukur dalam menilai kemajuan pencapaian sasaran dan dalam memberi ganjaran kepada para pelaksana. Misalnya pada bagian produksi, tolak ukur akan dinyatakan secara eksplisit dalam bentuk biaya, kualitas dan jadwal sehingga didapat ukuran yang tepat bagi setiap kriteria. Akan tetapi di dalam bagian personalia tolak ukur pelaksanaan tugas mungkin akan dirumuskan secara lebih umum sehingga ketepatannya di dalam mengukur dan menilai pegawai akan kurang sempurna.

3

Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Koordinasi merupakan kegiatan untuk mengimbangi dan menggerakan tim dengan membeikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan ini dilakukan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Koordinasi atau dalam bahasa Inggris coordination, berasal dari bahasa latin, yakni cum yang berarti berbeda-beda, dan ordinare yang berarti penyusunan atau penempatan sesuatu pada keharusannya. Dalam kamus besar Indonesia, koordinasi diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yg akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.

Menurut Ndraha dalam bukunya yang berjudul Kybernology, Koordinasi dapat didefinisikan sebagai proses penyepakatan bersama secara mengikat berbagai kegiatan atau unsur yang berbeda-beda sedemikian rupa sehingga di sisi yangsatu semua kegiatan atau unsur itu terarah pada pencapaian suatu tujuan yangtelah ditetapkan dan di sisi lain keberhasilan yang satu tidakmerusak keberhasilan yang
lain.

Koordinasi merupakan usaha mengadakan kerjasama yang erat dan efektif antara aparat penegak hukum. Pelaksanaan koordinasi dapat dilakukan sesuai dengan lingkup dan arah sebagai berikut:

  1. Koordinasi Menurut Lingkupnya
    Koordinasi menurut lingkupnya terdiri dari internal dan eksternal. Internal adalah koordinasi antar pejabat atau antar unit dalam satu organisasi dan eksternal yaitu koordinasi antar pejabat dari bagian organisasi atau antar organisasi.

  2. Koordinasi Menurut Arahnya
    Koordinasi menurut arahnya terdiri dari horizontal dan vertical. Horizontal yaitu koordinasi antar pejabatatau antar unit yang mempunyai tingkat hierarki yang sama dalam suatu organisasi dan agar pejabat dari organisasi-organisasinya yang sederajat atau organisasi yang setingkat. Vertikal yaitu koordinasi antara pejabat-pejabat dan unit-unit tingkat bawah oleh pejabat atasannya atau unit tingkat atasannya langsung, juga cabang-cabang suatu organisasi oleh organisasi induknya.

Koordinasi dengan konteks pelaksanaannya dapat dikelompokkan menjadi koordinasi formal dan informal, sebagai berikut:

  1. Koordinasi Formal
    Koordinasi formal adalah koordinasi yang dilaksanakan seara formal atau resmi dan harus mengacu pada ketentuan atau peraturan yang menghubungkan relasi antar kedua organisasi atau lembaga tersebut.

  2. Koordinasi Informal
    Koordinasi Informal adalah koordinasi yang tidak dilaksanakan secara formal, tetapi bersifat fleksibel dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi secara bersama-sama.

4

Menurut Ismail Solihin (2009), karateristik pertama dari organisasi adalah adanya koordinasi upaya dari sumber daya manusia yang terlibat dalam organisasi. Penggabungan yang terkoordinasi dengan baik akan menghasilkan sesuatu yang jauh lebih baik dibandingkan upaya perseorangan.

Hasibuan (2009) berpendapat bahwa adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.

Menurut Yohanes Yahya (2006), koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Menurut Handoko (2003), koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen-departemen atau bidang-bidang fungsional) pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efesien dan efektif.

Menurut G.R Terry dalam Hasibuan (2009) berpendapat bahwa koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut Manullang (2008) koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas diantara unit-unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.

Menurut Richard L. Daft (2011) koordinasi (coordination) mengacu pada kualitas kolaborasi di antara departemen.

5

Koordinasi berasal dari kata coordination, co dan ordinare yang berarti toregulate. Dari pendekatan empirik yang dikaitkan dengan etimologi, koordinasi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat (equal in rank or order, of the same rank or order, not subordinate) untuk saling memberi informasi dan mengatur (menyepakati) hal tertentu (Ndraha, 2003).

Secara normatif, koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan, menyerasikan, menyelaraskan, dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan yang spesifik atau berbeda-beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu. Sedangkan secara fungsional, koordinasi dilakukan guna untuk mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja (Ndraha, 2003)

Koordinasi menurut Awaluddin Djamin dalam Hasibuan (2011) diartikan sebagai suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Dengan demikian koordinasi dapat diartikan sebagai suatu usaha yang mampu menyelaraskan pelaksanaan tugas maupun kegiatan dalam suatu organisasi.

Ciri-ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat (1989) menjelaskan ciri-ciri koordinasi adalah sebagai berikut :

  1. Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu koordinasi adalah menjadi wewenang dan tanggung jawab daripada pimpinan. Dikatakan bahwa pimpinan berhasil, karena ia telah melakukan koordinasi dengan baik.

  2. Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama. Hal ini disebabkan karena kerjasama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan sebaik-baiknya.

  3. Koordinasi adalah proses yang terus menerus (continues process). Artinya suatu proses yang berkesinambungan dalam rangka tercapainya tujuan organisasi.

  4. Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan karena koordinasi adalah konsep yang diterapkan didalam kelompok, bukan terhadap usaha individu tetapi sejumlah individu yang berkejasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

  5. Konsep kesatuan tindakan adalah inti daripada koordinasi. Hal ini berarti bahwa pimpinan harus mengatur usaha-usaha/tindakan-tindakan daripada setiap kegiatan individu sehingga diperoleh adanya keserasian di dalam sebagai kelompok dimana mereka bekerjasama.

  6. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose). Kesatuan usaha/tindakan meminta kesadaran/pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok dimana mereka bekerja.

Fungsi Koordinasi

Menurut Handayaningrat (1989) menjelaskan fungsi koordinasi adalah sebagai berikut :

  1. Sebagai salah satu fungsi manajemen, disamping adanya fungsi perencanaan, penyusunan pegawai, pembinaan kerja, motivasi dan pengawasan. Dengan kata lain koordinasi adalah fungsi organik dari pimpinan.

  2. Untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja dari berbagai komponen dalam organisasi. Kelancaran mekanisme prosedur kerja harus dapat terjamin dalam rangka pencapaian tujuan organisasi dengan menghindari seminimal mungkin perselisihan yang timbul antara sesama komponen organisasi dan mengusahakan semaksimal mungkin kerjasama di antara komponen-komponen tersebut.

  3. Sebagai usaha yang mengarahkan dan menyatukan kegiatan yang mengandung makna adanya keterpaduan (integrasi) yang dilakukan secara serasi dan simultan/singkronisasi dari seluruh tindakan yang dijalankan oleh organisasi, sehingga organisasi bergerak sebagai kesatuan yang bulat guna melaksanakan seluruh tugas organisasi yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Hal itu sesuai dengan prinsip koordinasi, integrasi, dan singkronisasi.

  4. Sebagai faktor dominan dalam kelangsungan hidup suatu organisasi pada tingkat tertentu dan ditentukan oleh kualitas usaha koordinasi yang dijalankan. Peningkatan kualitas koordinasi merupakan usaha yang perlu dilakukan secara terus menerus karena tidak hanya masalah teknis semata tetapi tergantung dari sikap, tindakan, dan langkah dari pemegang fungsi organik dari pimpinan.

  5. Untuk melahirkan jaringan hubungan kerja atau komunikasi. Jaringan hubungan kerja tersebut berbentuk saluran hubungan kerja yang membutuhkan berbagai pusat pengambilan keputusan dalam organisasi. Hubungan kerja ini perlu dipelihara agar terhindar dari berbagai rintangan yang akan membawa organisasi ke situasi yang tidak berfungsi sehingga tidak berjalan secara efektif dan efisien.

  6. Sebagai usaha untuk menyelaraskan setiap tindakan, langkah dan sikap yang terpadu dari para pejabat pengambil keputusan dan para pelaksana.

Tujuan Koordinasi

Tujuan Koordinasi menurut Taliziduhu Ndraha dalam bukunya yang berjudul Kybernology (2003), yaitu :

  1. Menciptakan dan memelihara efektivitas organisasi setinggi mungkin melalui sinkronisasi, penyerasian, kebersamaan, dan kesinambungan, antar berbagai dependen suatu organisasi.

  2. Mencegah konflik dan menciptakan efisiensi setinggi-tinginya setiap kegiatan interdependen yang berbeda-beda melalui kesepakatan-kesepakatan yang mengikat semua pihak yang bersangkutan.

  3. Menciptakan dan memelihara iklim dan sikap saling responsif-antisipatif di kalangan unit kerja interdependen dan independen yang berbeda-beda, agar keberhasilan unit kerja yang satu tidak rusak oleh keberhasilan unit kerja yang lain, melalui jaringan informasi dan komunikasi efektif.

Unsur-unsur Koordinasi

Unsur-unsur Koordinasi menurut Inu Kencana (2002) adalah sebagai berikut :

  1. Pengaturan

  2. Sinkronisasi

  3. Kepentingan Bersama

6

Hasibuan (2006) berpendapat bahwa : “Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi”.

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatankegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen-departemen atau bidang-bidang fungsional) pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif (Handoko 2003).

Menurut G.R Terry dalam Hasibuan (2006) berpendapat bahwa koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut E. F. L. Brech dalam bukunya, The Principle and Practice of Management yang dikutip Handayaningrat (2002) Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Sedangkan menurut G. R. Terry dalam bukunya, Principle of Management yang dikutip Handayaningrat (2002) koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron atau teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi :

  1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
  2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
  3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut

Berdasarkan defenisi di atas maka dapat disebutkan bahwa koordinasi memiliki syarat-syarat yakni :

  1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian.
  2. Rivalry, dalam organisasi besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba
  3. Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.
  4. Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

Selanjutnya koordinasi memiliki sifat-sifat sebagai berikut :

  1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
  2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
  3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas di dalam suatu perusahaan atau organisasi agar mempunyai keselarasan di dalam mencapai tujuan yang ditetapkan, pengkoordinasian dimaksudkan agar para manajer mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya lain yang dimiliki organisasi tersebut. Kekuatan suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan.

Tipe-tipe koordinasi

Umumnya organisasi memiliki tipe koordinasi yang dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan atau kondisi-kondisi tertentu yang diperlukan untuk melaksanakan tugas agar pencapaian tujuan tercapai dengan baik. Hasibuan (2006) berpendapat bahwa tipe koordinasi di bagi menjadi dua bagian besar yaitu koordinasi vertikal dan koordinasi horizontal. Kedua tipe ini biasanya ada dalam sebuah organisasi. Makna kedua tipe koordinasi ini dapat dilihat pada penjelasan di bawah ini:

  1. Koordinasi vertikal (Vertical Coordination) adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unitunit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Tegasnya, atasan mengkoordinasi semua aparat yang ada di bawah tanggung jawabnya secara langsung. Koordinasi vertikal ini secara relatif mudah dilakukan, karena atasan dapat memberikan sanksi kepada aparat yang sulit diatur.

  2. Koordinasi horizontal (Horizontal Coordinatiori) adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat. Koordinasi horizontal ini dibagi atas interdisciplinary dan interrelated. Interdisciplinary adalah suatu koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan, dan menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya. Sedangkan Interrelated adalah koordinasi antar badan (instansi) beserta unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantung atau mempunyai kaitan secara intern atau ekstern yang levelnya setaraf. Koordinasi horizontal ini relatif sulit dilakukan, karena koordinator tidak dapat memberikan sanksi kepada pejabat yang sulit diatur sebab kedudukannya setingkat.

Faktor – Faktor yang mempengaruhi koordinasi

Hasibuan (2006), berpendapat bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi koordinasi sebagai berikut:

  1. Kesatuan Tindakan
    Pada hakekatnya koordinasi memerlukan kesadaran setiap anggota organisasi atau satuan organisasi untuk saling menyesuaikan diri atau tugasnya dengan anggota atau satuan organisasi lainnya agar anggota atau satuan organisasi tersebut tidak berjalan sendiri-sendiri. Oleh sebab itu konsep kesatuan tindakan adalah inti dari pada koordinasi. Kesatuan dari pada usaha, berarti bahwa pemimpin harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha dari pada tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil. Kesatuan tindakan ini adalah merupakan suatu kewajiban dari pimpinan untuk memperoleh suatu koordinasi yang baik dengan mengatur jadwal waktu dimaksudkan bahwa kesatuan usaha itu dapat berjalan sesuai dengan waktu yang telah dirncanakan.

  2. Komunikasi
    Komunikasi tidak dapat dipisahkan dari koordinasi, karena komunikasi, sejumlah unit dalam organisasi akan dapat dikoordinasikan berdasarkan rentang dimana sebagian besar ditentukan oleh adanya komunikasi. Komunikasi merupakan salah satu dari sekian banyak kebutuhan manusia dalam menjalani hidup dan kehidupannya. “Perkataan komunikasi berasal dari perkataan communicare, yaitu yang dalam bahasa latin mempunyai arti berpartisipasi ataupun memberitahukan” Dalam organisasi komunikasi sangat penting karena dengan komunikasi partisipasi anggota akan semakin tinggi dan pimpinan memberitahukan tugas kepada karyawan harus dengan komunikasi. Dengan demikian komunikasi merupakan hubungan antara komunikator dengan komunikan dimana keduanya mempunyai peranan dalam menciptakan komunikasi.