© Dictio 2017 - 2019, Inc. All Rights Reserved. Terms of Use | About Us | Privacy Policy


Apa yang dimaksud dengan koordinasi?

Koordinasi

Koordinasi merupakan perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur

Koordinasi adalah penyatupaduan gerak dari seluruh potensi dan unit-unit organisasi atau organisasi-organisasi yang berbeda fungsi agar secara benar-benar mengarah pada sasaran yang sama guna memudahkan pencapaiannya dengan efisien.

Koordinasi diperlukan karena:

  • Suatu unit tak mungkin dapat berfungsi dengan baik tanpa dibantu oleh unit yang lain.

  • Tiap unit berkewajiban mendukung pelaksanaan fungsi unit lainnya bila seluruh organisasi ingin bergerak dengan lancar dan efektif melaksanakan tugasnya mencapai tujuan.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat enam unsur yang terkandung dalam usaha koordinasi, yaitu:

  1. Unit-unit
    Unit-unit adalah kelompok-kelompok kerja di dalam suatu organisasi yang tentunya mempunyai fungsi yang berbeda.

  2. Sumber-sumber atau potensi
    Sumber-sumber atau potensi yang ada pada unit-unit suatu organisasi atau pada organisasi-organisasi adalah tenaga kerja, keterampilan dan pengetahuan personilnya, teknologi, anggaran serta fasilitas kerja lainnya.

  3. Kesatupaduan
    Kesatupaduan artinya terdapat pertautan atau hubungan di antara sesamanya sehingga mewujudkan suatu integritas atau suatu kesatuan yang kompak.

  4. Gerak kegiatan
    Gerak kegiatan adalah segala daya upaya, segala sesuatu tindakan yang dikerjakan oleh pejabat-pejabat maupun kelompok kerja dalam melakukan tugasnya.

  5. Keserasian
    Keserasian berarti adanya urutan-urutan pengerjaan sesuatu yang tersusun secara logis, sistematis atau dilakukan dalam waktu yang bersamaan akan tetapi tidak menimbulkan duplikasi, perjumbuhan maupun pertentangan.

  6. Arah yang sama atau sasaran
    Arah yang sama dalam hal ini sebagai pedoman adalah sasaran yang sudah ditetapkan. Segala potensi itu diarahkan ke sasaran yang satu itu juga, sehingga tak terjadi penyimpangan.

Ruang Lingkup Koordinasi


Terdapat 4 ruang lingkup koordinasi ditinjau dari sudut-sudut bidangnya menurut Terry, yaitu:

  1. Koordinasi dalam individu
    Dari sudut pandang manajemen, koordinasi jenis ini merupakan koordinasi yang paling tidak penting tapi kemampuan seorang individu untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu dengan baik akan bergantung kepada suksesnya ia mengkordinasikan kegiatan-kegiatannya sendiri

  2. Koordinasi antara individu-individu dari suatu kelompok
    Contoh yang paling jelas mengenai koordinasi ini adalah suatu kesebelasan sepak bola. Tanpa koordinasi sulit bagi kesebelasan tersebut untuk memenangkan pertandingan.

  3. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu perusahaan
    Contoh koordinasi ini adalah kegiatan badan pegawai dalam mencari calon pegawai dan melatih pegawai-pegawai baru untuk bagian produksi dan bagian penjualan. Agar pelatihan dapat sukses, maka manajer kepegawaian harus menentukan atau mengetahui sumber kebutuhan pegawai yang tepat dari bagian produksi dan bagian penjualan dalam hubungannya dengan hal-hal seperti jumlah, kecakapan yang diperlukan, latar belakang calon yang dikehendaki dan waktu pelatihan agar mereka siap untuk pekerjaan. Calon-calon manakah yang dicari dan jenis serta jumlah pelatihan yang diberikan kepada mereka harus sewaktu-waktu disesuaikan dengan apa yang diperlukan oleh bagian masing- masing di mana calon-calon akan ditempatkan.

  4. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan macam-macam peristiwa dunia
    Kegiatan perusahaan secara keseluruhan harus sesuai dengan berbagai kekuatan di luar perusahaan. Hal ini meliputi perusahaan lain, tindakan peraturan pemerintah, dan kedudukan perekonomian nasional dan perekonomian dunia. Tidak ada perusahaan yang dapat berdiri sendiri. Perusahaan itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kekuatan-kekuatan dari luar.

Jenis-Jenis Koordinasi


Secara teoritis, koordinasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

  1. Berdasarkan ruang lingkupnya

    • Koordinasi internal, yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu organisasi.

    • Koordinasi eksternal, yaitu koordinasi antar pejabat dari berbagai organisasi atau antar organisasi.

  2. Berdasarkan arahnya

    • Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit yang mempunyai tingkat hierarki yang sama dalam suatu organisasi dan antar pejabat dari organisasi-organisasi yang sederajat atau antar organisasi yang setingkat.

    • Koordinasi vertikal, yaitu koordinasi antara pejabat-pejabat dan unit- unit tingkat bawah oleh pejabat atasannya atau unit tingkat atasnya langsung, juga cabang-cabang suatu organisasi oleh organisasi induknya.

    • Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi antar pejabat atau unit yang berbeda fungsi dan berbeda tingkatan hierarkinya.

    • Koordinasi fungsional, yaitu koordinasi antar pejabat, antar unit atau antar organisasi yang didasarkan atas kesamaan fungsi atau karena koordinatornya mempunyai fungsi tertentu.

  3. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 6 Tahun 1988

    • Koordinasi fungsional, yaitu koordinasi antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat.

    • Koordinasi instansional, yaitu koordinasi antara beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.

    • Koordinasi teritorial, yaitu koordinasi antara dua atau lebih wilayah dengan program tertentu.

Prinsip Koordinasi


Untuk menciptakan koordinasi tersebut, dalam bukunya, Sughanda (1991) menuliskan ada beberapa prinsip yang perlu diterapkan, antara lain:

  1. Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang harus dicapai sebagai arah kegiatan bersama.

  2. Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak, termasuk target dan jadwalnya.

  3. Adanya ketaatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap bagian tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan.

  4. Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang bekerja sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu saat tertentu, termasuk masalah-masalah yang dihadapi masing-masing.

  5. Adanya koordinator yang dapat memimpin dan menggerakkan serta memonitor kerja sama tersebut serta memimpin pemecahan masalah bersama.

  6. Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada koordinator sehingga koordinator dapat memonitor seluruh pelaksanaan kerja sama dan mengerti masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh semua pihak.

  7. Adanya saling menghormati terhadap wewenang fungsional masing-masing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling bantu.

Syarat-Syarat Koordinasi


Ada 9 syarat untuk mencapai koordinasi yang efektif menurut Tripathi dan Reddy, yaitu:

  1. Hubungan langsung
    Koordinasi dapat lebih mudah dicapai melalui hubungan pribadi langsung di antara orang-orang yang bertanggung jawab. Melalui hubungan pribadi langsung, ide-ide, cita-cita, tujuan-tujuan, pandangan- pandangan dapat dibicarakan dan salah paham, apabila ada, dapat dijelaskan jauh lebih baik daripada melalui metode apapun lainnya.

  2. Kesempatan awal
    Koordinasi dapat dicapai lebih mudah dalam tingkat-tingkat awal perencanaan dan pembuatan kebijaksanaan. Misalnya, sambil mempersiapkan rencana itu sendiri harus ada konsultasi bersama. Dengan cara demikian tugas penyesuaian dan penyatuan dalam proses pelaksanaan rencana menjadi lebih mudah.

  3. Kontinuitas
    Koordinasi merupakan suatu proses yang berkelanjutan dan harus berlangsung pada semua waktu mulai dari tahap perencanaan. Oleh karena koordinasi merupakan dasar struktur organisasi, maka koordinasi harus berlangsung selama perusahaan melaksanakan fungsinya.

  4. Dinamisme
    Koordinasi harus secara terus menerus diubah mengingat perubahan-perubahan lingkungan baik intern maupun ekstern. Dengan kata lain koordinasi itu jangan kaku. Koordinasi dapat menemukan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan baru yang pada waktunya dapat menambah masalah. Koordinasi akan meredakan masalah-masalah apabila timbul. Koordinasi yang baik sekali akan mengetahui secara dini dan mencegah kejadiannya.

  5. Tujuan yang jelas
    Tujuan yang jelas itu penting untuk memperoleh koordinasi yang efektif dalam suatu perusahaan. Manajer-manajer bagian harus diberi tahu tentang tujuan perusahaan dan diminta agar bekerja untuk tujuan bersama perusahaan. Suatu tujuan yang jelas dan diberitahukan secara efektif kepada kepala-kepala bagian dimaksudkan untuk menghasilkan keselarasan tindakan.

  6. Organisasi yang sederhana
    Struktur organisasi yang sederhana memudahkan koordinasi yang efektif. Penyusunan kembali bagian-bagian dapat dipertimbangkan untuk memiliki koordinasi yang lebih baik di antara kepala-kepala bagian. Pelaksanaan pekerjaan dan fungsi yang erat berhubungan dapat ditempatkan di bawah beban seorang pejabat pimpinan apabila hal ini akan mempermudah pengambilan tindakan yang diperlukan untuk koordinasi. Disarankan agar semua bagian yang saling berhadapan dapat dipercayakan kepada seorang atasan bersama untuk menjamin koordinasi yang lebih baik. Suatu sub bagian merupakan suatu contoh jenis pengelompokkan ini. Suatu sub bagian membuat koordinasi lebih mudah dan membantu penyesuaian yang cepat terhadap perubahan lingkungan.

  7. Perumusan wewenang dan tanggung jawab yang jelas
    Faktor lain yang memudahkan koordinasi adalah definisi wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk masing-masing individu dan bagian. Wewenang yang jelas tidak hanya mengurangi pertentangan di antara pegawai-pegawai yang berlainan, tapi juga membantu mereka dalam pelaksanaan pekerjaan dengan kesatuan tujuan. Selanjutnya, wewenang yang jelas membantu manajer dalam memelihara orang-orang bawahan bertanggung jawab atas pelanggaran pembatasan-pembatasan.

  8. Komunikasi yang efektif
    Komunikasi yang efektif merupakan salah satu persyaratan untuk koordinasi yang baik. Melalui saling tukar informasi secara terus menerus, perbedaan-perbedaan individu dan bagian dapat diatasi dan perubahan- perubahan kebijaksanaan, penyesuaian program-program, program- program untuk waktu yang akan datang dan sebagainya dapat dibicarakan. Melalui komunikasi yang efektif tindakan-tindakan atau pelaksanaan- pelaksanaan pekerjaan yang bertentangan dengan tujuan-tujuan perusahaan dapat dihindarkan dan kegiatan-kegiatan keseluruhan staf dapat diarahkan secara harmonis menuju ke pelaksanaan tujuan perusahaan yang telah ditentukan.

  9. Kepemimpinan dan supervisi yang efektif
    Suksesnya koordinasi banyak dipengaruhi oleh hakikat kepemimpinan dan supervisi. Kepemimpinan yang efektif menjamin koordinasi kegiatan orang-orang, baik pada tingkat perencanaan maupun pada tingkat pelaksanaan. Pemimpin yang efektif membuat kepercayaan terhadap orang-orang bawahan dan memelihara juga semangat kerja mereka. Sesungguhnya, kepemimpinan yang efektif merupakan metode koordinasi yang paling baik dan tidak ada metode lain yang dapat menggantikannya.

Hambatan Koordinasi


Ada empat jenis sikap dan gaya kerja yang berlainan yang cenderung timbul di antara berbagai bagian organisasi yang menyukarkan penciptaan koordinasi menurut Lawrence dan Lorsch dalam Sughanda (1991), yaitu:

  1. Perbedaan dalam orientasi kepada sasaran khusus
    Hal ini terjadi karena orang-orang dari bagian (unit) yang berbeda akan mengembangkan pandangan-pandangannya sendiri tentang apa yang paling baik bagi organisasi. Bagi para penjual dari suatu organisasi perusahaan umpamanya, keragaman hasil produksi harus lebih diutamakan dari pada kualitas. Seorang pegawai pembukuan mungkin akan menganggap bahwa pengawasan biaya adalah lebih penting dari apapun juga agar organisasi berhasil. Sedangkan manajer marketing akan menganggap bahwa desain produk justru lebih penting kalau organisasi perusahaan mau berhasil.

  2. Perbedaan dalam orientasi waktu
    Beberapa anggota organisasi seperti umpamanya manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang perlu segera ditangani dalam waktu yang singkat, sedangkan para anggota tim peneliti mungkin perhatiannya akan lebih tertuju kepada masalah-masalah yang akan memakan waktu bertahun-tahun untuk diatasinya.

  3. Perbedaan dalam orientasi hubungan antar pribadi
    Dalam beberapa kegiatan organisasi seperti produksi, mungkin orang-orang dalam cara berkomunikasinya relatif lebih ringkas, tajam dan bernada tinggi, dan dalam membuat keputusan akan lebih cepat, sangat cekatan agar segala sesuatu tetap terus berjalan. Sedangkan pada unit-unit lain tampak sebaliknya, dalam berkomunikasi akan santai-santai saja, di mana tiap orang didorong untuk mengeluarkan pendapat, berbicara dan berdiskusi.

  4. Perbedaan dalam formalitas struktur
    Setiap jenis unit di dalam organisasi mungkin mempunyai perbedaan-perbedaan cara dan tolak ukur dalam menilai kemajuan pencapaian sasaran dan dalam memberi ganjaran kepada para pelaksana. Misalnya pada bagian produksi, tolak ukur akan dinyatakan secara eksplisit dalam bentuk biaya, kualitas dan jadwal sehingga didapat ukuran yang tepat bagi setiap kriteria. Akan tetapi di dalam bagian personalia tolak ukur pelaksanaan tugas mungkin akan dirumuskan secara lebih umum sehingga ketepatannya di dalam mengukur dan menilai pegawai akan kurang sempurna.