Komunikasi perusahaan atau corporate communication adalah cara-cara organisasi berkomunikasi dengan bermacam kelompok orang. Komunikasi korporat merupakan cara untuk membangun komunikasi dalam organisasi-organisasi. Dalam komunikasi korporat menghubungkan antara aplikasi teori komunikasi yang membuat hubungan komunikasi korporat dan strategi korporat perusahaan keseluruhan (Paul A. Argenti, 2010).
Apa yang dimaksud dengan komunikasi perusahaan (corporate communication) ?
Komunikasi perusahaan atau corporate communication merupakan cara komunikasi yang digunakan oleh organisasi selain marketing communication. Di sini Van Riel membedakan antara corporate communication dengan marketing communication. Hal ini dengan jelas diutarakan Van Riel di bukunya “Essentials of Corporate communication: Implementing practices for effective reputation management”, dengan pernyataannya sebagai berikut :
“Corporate communication encompasses marketing communications, organizational communications, and management communications. By “corporate communication”, we mean a coherent approach to the development of communications in organizations, one that communication specialists can adopt to streamline their own communications activities by working from a centrally coordinated strategic framework. Corporate communication adopts a “corporate” point of view. Derived from the latin “corpus” meaning “body” or “the whole”, it invites communication specialists to focus, first and foremost, on the problems of the organization as a whole. Corporate communication therefore addresses the fulfilment of organizational objectives. Developing a corporate communication perspective does not require establishing a new function in organizations.” (van Riel, 2010)
Corporate communication termasuk juga marketing communication, manajemen komunikasi. Dengan “corporate communication”, berarti kita melakukan pendekatan yang koheren untuk pembangunan komunikasi dalam organisasi, spesialis komunikasi dapat mengadopsi untuk merampingkan kegiatan mereka sendiri komunikasi dengan bekerja dari kerangka kerja strategis pusat terkoordinasi.
Corporate communication mengadopsi kata dengan sudut pandang “corporate”. Berasal dari bahasa Latin “corpus” yang berarti “tubuh” atau “keseluruhan”, yang membuat spesialis komunikasi untuk fokus, pertama dan terutama, masalah organisasi secara keseluruhan. Corporate communication menunjukan atas pemenuhan tujuan organisasi. Mengembangkan perspektif komunikasi perusahaan tidak memerlukan membangun fungsi baru dalam organisasi”. (Van Riel, 2010)
Sedangkan menurut Grunig dan Hunt (1984) dalam bukunya, Four Models of Public relations yang dikutip dari buku Strategi Public relations (Silih Agung Wasesa dan Jim Macnamara, 2010) menjelaskan corporate communication adalah
“Komunikasi perusahaan adalah mengenai komunikasi dua arah asimetris atau simetris untuk memersuasi/membujuk audiensi (misalnya untuk mengubah sikap, pembelian barang atau jasa, hidup sehat, dll) atau untuk membentuk relationship/hubungan”.
Oleh karena itu, komunikasi perusahaan atau corporate communication adalah wadah untuk pengiriman pesan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap khalayaknya, dengan beberapa khalayak yang dimilikinya seperti yang telah disebutkan di atas, perusahaan dapat memilih ingin mempublikasikan dirinya terhadap konstituen yang mana yang dituju. Apabila untuk mendapatkan citra dan membangun image, maka khalayak yang dituju adalah publik di luar perusahaan. Akan tetapi, apabila ingin membangun identitas yang kuat di dalam perusahaan maka khalayak yang dituju adalah yang ada di dalam perusahaan, dan untuk demikian diperlukan sistem komunikasi internal yang baik dalam proses penyampaian pesan, agar tujuan perusahaan dapat dicapai.
Menurut Firsan Nova (2009) tujuan kegiatan public relations adalah membangun kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi stakeholders perusahaan guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi.
Tujuan kegiatan public relations dapat dikelompokkan sebagai berikut.
Performance objective
Public relations merupakan kegiatan komunikasi yang mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya (stakeholders), melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas, serta citra perusahaan di mata stakeholders.
Support of consumer market objective
Kegiatan public relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitik beratkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap, dan persepsi konsumen terhadap produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan. Hasil identifikasi kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk menerapkan strategi/pendekatan yang sesuai.
Dari sekian banyak tugas yang diemban oleh seorang public relations, tujuan yang ingin dicapai dalam bidang public relations adalah komunikasi internal dan komunikasi eksternal. (Firsan Nova, 2009)
Komunikasi internal (personil/anggota institusi)
Komunikasi eksternal (masyarakat)
Menurut Ruslan, dikutp dari buku crisis public relations (Firsan Nova, 2009) strategi atau kegiatan corporate communcation atau yang lebih dikenal dengan bauran public relations, adalah sebagai berikut (Ruslan,2002).
Publications
Setiap fungsi dan tugas public relations adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas PR adalah menciptakan berita untuk publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers/wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.
Event
Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis event :
Calender event
Calender event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu, seperti menyambut hari raya Idul Fitri, hari Natal, Tahun Baru, hari Ulang Tahun, dan sebagainya.
Special event
Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen tertentu di luar acara rutin dari program kerja PR, seperti peluncuran produk baru (product launching), pembukaan kantor, pabrik baru, jalan baru, dan sebagainya.
Moment event
Event atau acara yang bersiifat momentum atau lebih khusus lagi, misalnya menyambut pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga menghadapi millenium.
News (menciptakan berita)
Berupaya menciptakan berita melalui press release, news letter, bulletin, dan lain-lain. Untuk itulah seorang PR harus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.
Community involvement (kepedulian pada komunitas)
Keterlibatan tugas sehari-hari seorang public relations adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyrakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations and humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.
Inform or image (memberitahukan atau meraih citra)
Ada dua fungsi utama dari public relations, yaitu memberikan informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.
Lobbying and negotiation
Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang PR. Tujuan lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) atau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelngsungan bisnis perusahaan.
Social responsibility (tanggung jawab sosial)
Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas public relations menunjukan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan di mata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan. Bentuknya beragam seperti peduli banjir, memberi beasiswa, santunan, dan masih banyak lagi.
Inti tugas Public relations menurut Kustadi Suhandang dalam bukunya (2012) adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik. Berdasarkan adanya dua jenis publik bagi suatu badan atau perusahaan (publik intern dan ekstern), maka tujuan Public Relations pun diarahkan melalui dua macam tugas, yaitu di dalam dengan sebutan internal Public Relations, dan di luar dengan sebutan eksternal Public Relations.
Dengan kata lain, Public Relations mengemban tugas atas tujuannya tadi, yaitu berkomunikasi ke dalam dengan publik intern, dan keluar dengan publik ekstern.
1. Internal Corporate Communication
Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannnya terhadap perusahaan. Untuk dapat menciptakan keadaan itu semua, kiranya perusahaan, melalui kebijakasanaan Internal Public Relationsnya. Antara lain perusahan mengadakan :
Pengumuman-pengumuman
Melalui papan penerangan bisa diumumkan setiap program kerja atau kebijaksanaan pimpinan dalam perusahaan itu. Juga bisa dikemukakan hasil-hasil yang telah dicapai perusahaan dan yang masih harus diusahakan pencapaiannya. Biasanya terbatas pada perstiwa-peristiwa yang bersifat insidental saja, seperti kapan diadakan rapat kerja.
Buku pegangan pegawai
Program kerja secara rinci bisa dipelajari masing-masing pegawai melalui buku pegangan pegawai. Buku ini menjelaskan mengenai tujuan pokok perusahaan, kebijaksanaan pimpinan untuk mencapai tujuan itu, pembagian kerja tiap sektor usaha dalam perusahaan.
Kontak pribadi
Komunikasi antar pegawai, baik vertkial maupun horizontal perlu dilakukan untuk lebih mengenal dan mendalami isi hati masing-masing pegawai. Sudah tentu kontak pribadi dalam arti saling tegur atau menghargai dalam batas-batas kesopanan dan kesusilaan.
Pertemuan-pertemuan berkala
Secara berkala hendaknya diadakan pertemuan-pertemuan dimana masing- masing dapat mengeluarkan pendapat dan isi hatinya. Dalam forum tersebut atasan mengemukakan segala kebijaksanaan yang ditempuh dalam melaksanakan program kerja perusahaan, serta menjelaskannya. Demikian pula masing-masing pegawai lainnya diberi kesempatan untuk memberikan tanggapan-tanggapan dan pendapatnya.
Pertemuan berkala itu biasanya terbatas pada rapat kerja rutin. Didalamnya dibicarakan laporan mengenai kegiatan kerja yang sudah dan yang akan dilaksanakan. Kemudian mengadakan penilaian-penilaian yang dapat dijadikan bahan acuan dalam membuat rencana kerja selanjutnya. Dengan demikian rapat kerja atau pertemuan itu terbatas pada bidang operasional perusahaan. Namun demikian, bisa juga dibicarakan hal-hal lain yang menyangkut soal kesejahteraan para pegawai, misalnya, pendidikan pegawai, dan lain-lain permasalahan dalam perusahaan itu, yang sekiranya perlu dipecahkan bersama.
Kotak suara
Untuk menampung pendapat para bawahan yang tidak berani mengemukakan pendapatnya dalam forum pertemuan, bisa diadakan kotak suara yang setiap saat bisa diisi oleh suara-suara pegawai secara tertulis.
Laporan kepada pemegang saham
Khusus mengenai pertanggungjawaban dalam bidang keuangan, perlu dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para pemegang saham. Pertemuan itu sudah tentu diselenggarakan atau diatur oleh petugas Public Relations. Dengan acara tersebut secara psikologis para pemegang saham merasa diikutsertakan dalam membina perusahaannya, dan meyakini akan kegunaan uangnya bagi perusahaan.
Hiburan dan darmawisata
Pertemuan lain yang bersifat rileks perlu pula diselenggarakan petugas Public Relations. Untuk memupuk rasa akrab dan setia kawan, serta relasi kekeluargaan di antara para pegawai dan keluarganya perlu diadakan pertemuan-pertemuan dalam bentuk hiburan dan darmawisata.
Olah raga
Kekompakan dalam suatu tim kerja perlu dikembangkan, antara lain dengan penyaluran bakat masing-masing pegawai ke dalam suatu tim kerja yang bersifat rekreasi, seperti olah raga. Disamping membawa efek keakraban, tim-tim olahraga juga dapat membawa nama perusahaan ke tengah-tengah masyarakat. Secara tidak langsung merupakan alat promosi atau pun iklan dalam mencari dan memperluas publik bagi perusahaannya. Melalui pertandingan-pertandingan persahabatan dapat diharapkan bertambah banyaknya publik ekstern dari perusahaan itu.
Study tour dan pelatihan
Guna meningkatkan keterampilan dan pengetahuannya, para pegawai perusahaan pun perlu diberi pendidikan tambahan. Bagi para petugas operasional, pendidikan bisa diberikan dalam bentuk study tour atau peninjauan ke tempat-tempat atau perusahaan lain yang lebih tinggi mutunya daripada perusahaan sendiri. Demikian pula tugas belajar pada sekolah-sekolah kejuruan untuk pegawai-pegawai tertentu dapat membantu meningkatkan kualitas pegawai tersebut.
Hadiah-hadiah dan penghargaan
Terhadap para pegawai yang menunjukkan prestasi dan atau kondite terbaik, baik dalam kerja sehari-hari maupun dalam kegiatan lainnya yang menguntungkan perusahaan, seyogianya diberikan hadiah-hadiah atau penghargaan.
Klinik dan apotek bagi kesejahteraan pegawai
Ada baiknya di komplek perusahaan itu didirikan klinik atau tempat berobat. Kalau memungkinkan, dapat pula dilengkapi dengan apotek dan ambulan.
Tempat-tempat ibadah
Bagi penanaman moral dan mental yang baik pada para pegawainya, hendaknya perusahaan menyediakan pula tempat-tempat ibadah. Dimana siraman rohani melalui agama dapat diselenggarakan secara rutin atau pun insidental.
Tempat-tempat pendidikan
Untuk mendidik anak-anak pegawai perlu juga kiranya didirikan sekolah- sekolah khusus oleh perusahaan. Untuk ketentraman pikiran, baik pegawai itu sendiri maupun keluarganya, perusahaan dapat menyediakan sekolah- sekolah khusus untuk anak-anak pegawainya. Minimal taman kanak-kanak dan sekolah dasar sembilan tahun. kalau perlu dan memungkinkan, ada baiknya dilengkapi dengan transportasi.
2. Eksternal Corporate Communication
Bagi suatu perusahaan, hubungan dengan publik di luar perusahaannya merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seorang insan atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain, seperti halnya suatu perusahaan, tidak akan mungkin bisa hidup kalau dia tidak bisa mendatangkan bahan baku, kemudian menyalurkan dan memasarkan hasil produksinya.
Mengenai komunikasi langsung dengan publik di luar perusahaan, dapat dilakukan melalui publisitas, periklanan, demonstrasi, propaganda, promosi penjualan, pameran, penerbitan, pamflet dan brosur, mengisi siaran radio ataupun televisi dan film. Konferensi pers, penerbitan majalah, open house (menerima atau mengundang tamu), dan usaha publikasi lainnya yang mengarah pada pengenalan, penerimaan dan simpati publik (luar) terhadap perusahaan sehingga rasa kekeluargaan dan kesediaan hidup bersama serta kerja sama, antara masyarakat umumnya dan publik khususnya dengan perusahaan, dapat tercapai.
3 Publisitas (publicity)
Publisitas merupakan komunikasi kepada publik melalui media massa atau langsung secara face to face, dan tidak memerlukan suatu bayaran. Baik dari pihak komunikator maupun dari pihak media massa yang bersangkutan. Berbeda dengan berita, publisitas dibuat (dalam bentuk berita) berdasarkan keinginan seseorang atau badan (perusahaan) untuk memberitahukan kegiatan usahanya. Sedangkan berita (news) adalah pemberitahuan atas dasar keinginan orang-orang untuk diberitahu. Karenanya, publisitas pun harus mengandung kegiatan unsur- unsur berita yang menarik sehingga semua media massa menyiarkannya. Karena tidak diadakan pembayaran, maka bisa saja redaksi media massa tidak menyiarkannya, dengan alasan beritanya kurang menarik perhatian umum. Atau meskipun disiarkan, bisa saja diadakan pemotongan terhadap tubuh beritanya.
Dalam hal ini publicity-man (penulis publisitas) terpaksa harus patuh pada kekuasaan redaksi, tidak seperti pada periklanan. Pada periklanan justru sebaliknya, redaksi harus patuh pada keinginan pemasang iklan. Redaksi tidak dibenarkan memotong pesan iklannya, sebab pemasang iklan membayar ongkos pemasangan iklannya itu.
4. Periklanan (Advertising)
Periklanan merupakan salah satu teknik untuk memperluas pasar dan meningkatkan penjualan, sehingga menguntungkan produsen atau penjual. Sedangkan dalam bidang komunikasi, periklanan merupakan suatu proses atau kegiatan komunikasi yang melibatkan pihak-pihak sponsor (pemasang iklan), media massa, agen periklanan (biro iklan). Periklanan merupakan salah satu teknik komunikasi massa dengan membayar ruangan atau waktu yang disediakan media oleh si pemasang iklan (perorangan, perusahaan, atau organisasi) untuk memperkenalkan barang, jasa, gagasan kepada publik.
5. Demonstrasi
Hal yang bisa mempercepat pengaruh terhadap khalayak sasaran adalah demonstrasi. Dalam hal ini penglihatan, pendengaran, dan pemikiran publik bisa terkonsolidasi seketika sehingga menimbulkan suatu penilaian yang bisa mendorong ke arah tindakan publik yang positif atau pun negatif dengan cepat. Karenanya, demonstrasi yang baik sudah tentu akan membangkitkan perhatian publik, kemudian menimbulkan rasa tertarik, karena saat itu publik melihat fakta yang ada, yang dibuktikan dengan percobaan-percobaan serta dijelaskan dengan peragaan-peragaan, sehingga bisa mendorong mereka untuk mengambil keputusan akan membeli barang yang didemonstarsikan.
6. Propaganda
Agar publik menerima apa yang disodorkan kepadanya secara sugestif, perusahaan atau petugas Public Relations hendaknya melaksanakan propaganda.
Propaganda merupakan kegiatan persuasif untuk mempengaruhi seseorang, suatu kelompok, atau orang banyak, dengan dasar-dasar psikologis agar menerima suatu ide atau hal yang pada waktu tertentu belum diterima, atau belum dianggap bermanfaat, untuk kemudian menggerakkan mereka agar bertingkah laku atau berbuat sesuai dengan apa yang diharapkan.
7. Pameran
Tujuan utama dari pameran adalah mengundang publik untuk mengenal, melihat, dan mengerti akan hal-hal mengenai kegiatan perusahaan, terutama sekali hasil produksinya. Dengan demikian suksesnya pameran adalah terciptanya peningkatan kuantitas penjualan barang-barang produksi perusahaan tersebut. Disamping peningkatan pengetahuan publik akan barang-barang keperluannya. Meningkatkan pengetahuan publik berarti pula ikut menciptakan kesejahteraan hidupnya dalam masyarakat.
Menurut kegiatannya, dalam pameran dikenal istilah-istilah :
Banquet, berasal dari bahasa Perancis yang berarti bangku panjang. Arti figuratif dari istilah ini adalah suatu pertemuan ramah-tamah dimana hadirin duduk menghadapi bangku (maksudnya: meja) panjang yang penuh dengan makanan. Biasanya diselingi pula dengan pidato atau penerangan tentang pembuatan makanan yang dipertontonkan. Setiap penonton diberi kesempatan untuk membeli dan mencicipi di tempat itu juga.
Bazar, berasal dari bahasa Persia yang berarti suatu tempat dimana dipertontonkan barang-barang untuk dijual.
Exhibition, yaitu penyajian sesuatu yang dipertontonkan kepada umum, terutama sekali hasil karya seni, hasil bumi, kerajinan tangan, dan sebagainya.
Exposition, pameran yang mempunyai arti hampir sama dengan eksibisi. Hanya bedanya, dalam eksposisi dilengkapi dengan demonstrasi mengenai bagaimana cara membuat, atau menghasilkan barang-barang yang dipamerkan itu.
Fair, berasal dari bahasa latin feria yang berarti libur. Secara figuratif fair dimaksudkan dengan suatu tempat dimana dipamerkan barang-barang untuk dijual, dan dilaksanakan secara berkala. Biasanya disertai juga dengan hiburan dan pertunjukkan lain yang bersifat hiburan.
Festival, berasal dari bahasa latin festivus yang berarti waktu untuk berpesta pora seperti peringatan ulang tahun sesuatu tempat, atau sesuatu hal yang dirayakan dengan pesta pora.
Show, adalah mempertunjukkan sesuatu untuk ditonton, agar dikenal. Bentuk show biasanya lebih kecil daripada eksibisi atau eksposisi.
Berdasarkan macam barang yang dipertunjukkan, pameran terbagi dalam bentuk sebagai berikut :
Pameran lokal, yaitu pameran yang objeknya terdiri dari barang-barang hasil industri dari suatu daerah tertentu.
Pameran nasional, lebih luas dari pameran lokal. Disini terdapat barang- barang yang dihasilkan oleh negeri-negeri tertentu.
Pameran internasional, merupakan pameran yang diikuti oleh berbagai negara. Dari tiap-tiap negara dipamerkan beberapa macam barang produksi atau hasil industrinya.
Menurut sifat dan tujuannya, pameran dibagi lagi menjadi :
Pameran vertikal, dimana dipamerkan barang-barang yang sejenis jadi terbatas pada lingkup suatu industri atau yang ada hubungannya dengan industri tersebut. Contohnya pameran industri pesawat terbang, pameran industri alat-alat pertanian, dan sebagainya.
Pameran horizontal, pameran dari segala macam barang (produksi). Misalnya pada pameran pembangunan dipertunjukkan segala macam barang yang dihasilkan para pengusaha atau instansi terkait, disamping diperlihatkan pengembangan produksinya.
Trade-Show, pameran yang semata-mata ditunjukkan untuk memperoleh reaksi dalam perdagangan. Tidak untuk umum. Dalam hal ini para pengusaha dibidang barang yang dipamerkan atau yang bergerak dibidang bahan baku dan distribusinya diundang untuk ikut sebagai peserta pameran atau peninjau.
Customer-show, pameran yang diadakan khusus untuk penjualan kepada umum. Dalam hal ini kehadiran publik dan atau masyarakat luas sangat diharapkan.
Cultural-show, pameran yang bertujuan menyebarkan suatu gagasan. Disini tidak diadakan penjualan barang, melainkan lebih banyak informasi yang bersifat mendidik.
8. Promosi Penjualan (Sales promotion)
Sales promotion memberi keuntungan dengan merangsang laju penjualan barang-barang yang lama tidak terjual. Bagi pembelinya merupakan insentif atas pembelian yang dilakukannya. Pada dasarnya, promosi dimaksud ditujukan pada konsumen terakhir (pemakai produknya), atau perantara (pengecer, grosir, atau distribusi), atau kedua-duanya. Bagi konsumen terakhir program promosi dilakukan melalui media massa. Sedangkan personal selling digunakan pada tempat-tempat penjualan, umumnya di toko-toko eceran.
9. Konperensi Pers
Pers merupakan media massa yang efektif untuk komunikasi dengan banyak orang. Disamping itu pers juga dikenal juga sebagai media kontrol sosial dari masyarakat. Karena itu untuk berhubungan dengan masyarakat atau publik di luar perusahaan, pers merupakan salah satu media yang paling ampuh untuk dipakai. Pelaksanaannya dapat dilakukan dengan mengundang para wartawan atau pemimpin redaksi dari berbagai media cetak dan elektronik.
10. Penerbitan majalah perusahaan (House Organ)
Informasi langsung dari pihak perusahaan kepada publik di luar perusahaan dapat juga disampaikan melalui majalah khusus yang diterbitkan oleh perusahaan, dan biasa disebut house organ. Sudah tentu isinya isinya tiada lain semua peristiwa ataupun informasi yang berkenaan dengan kebijaksanaan maupun kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan publik.
11. Menerima Tamu (Open House)
Memperkenalkan perusahaan dapat pula dilaksanakan dengan cara mengundang dan menerima tamu untuk keperluan perniagaan. Dalam kesempatan itu segala macam kegiatan perusahaan dapat diperkenalkan. Dari proses produksinya sampai ke keadaan gedungnya, bahkan kalau perlu administrasinya pun bisa diperlihatkan.
Tugas apa saja yang diserahkan kepada purel, dalam penyelenggarannya perlu melalui empat tahap, demi suksesnya pekerjaan. Terutama dalam menyelenggarakan tugas yang menyangkut biaya, pentahapan itu penting, karena dengan pentahapan itu bisa diperoleh hasil sebanyak-banyaknya dengan biaya yang seminimal mungkin. (Onong U. Effendy, 2009)
Berikut keempat tahapan metode pekerjaan purel :
Penelitian (Research)
Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut-pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin, jangan sampai di kemudian hari ternyata ada sesuatu yang tertinggal, yang untuk mendapatkannya diperlukan lagi waktu, tenaga, dan biaya.
Perencanaan (Planning)
Dalam tahap ini PRO melakukan menyusunan daftar masalah. Dengan adanya daftar tersebut akan dapat dilakukan pemikiran dengan cepat untuk mengatasinya dan sekaligus menentukan orang-orangnya yang akan menggarap pelaksanaannya nanti. Semua masalah yang mungkin dihadapi kelak ditulis dan disusun dengan rapih dan jelas. Perencanaan ini perlu dipikirkan secara matang, oleh karena kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya pekerjaan purel keseluruhannya. Perencanaan berpijak pada data dan fakta yang diperoleh pada tahap penelitian tadi.
Pelaksanaan (Action)
Setelah rencananya cukup matang dan disetujui oleh semua pihak terkait, maka tiba waktunya untuk mengadakan pelaksanaan kerja dalam hal mewujudkan rencana itu. Kegiatan yang memadukan tenaga kerja (skill), alat kerja, informasi, uang, tempat, dan waktu kerja, sehingga akhirnya mewujudkan produk yang dinamakan hasil kerja, penempatan tenaga kerja, dan kegiatan untuk menggerakkan para pelaksana agar mau dan mampu bekerja mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Evaluasi (Evaluation)
Tujuan utama dari evaluasi ialah untuk mengetahui apakah kegiatan purel benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Jadi evaluasi penting sekali. Tanpa penilaian, tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan purel yang telah berlangsung. Seperti dalam tahap-tahap lainnya, dalam tahap evaluasi ini pun PRO hendaknya bekerja teliti dan seksama. Dalam hubungan ini kejujuran merupakan faktor yang penting. Semua data harus faktual. PRO tidak boleh memberikan tafsiran, apalagi menyelewengkan fakta. Publik semakin kritis. Mereka akan mengetahui ketidakjujuran PRO. Jika terjadi demikian, kegiatan PRO tidak fungsional, malah sebaliknya disfungsional, dan jika disfungsional akan ttimbul efek bumerang. PRO tidak dipercaya lagi. Jadi, hendaknya berhati-hati terhadap publik sebagai sasaran kegiatan Purel.
Sampai 1970-an, lingkungan bisnis membutuhkan lebih dari sekadar fungsi humas sederhana. Fungsi PR tidak mampu menampung berita-berita seiring banyaknya media yang semakin canggih. Fokus PR mulai bergeser kepada membentuk departemen-departmen komunikasi korporat secara efektif untuk memenuhi infrastruktur perusahaan seperti desain, periklanan, komunikasi internal, hubungan media, pemerintah, manajemen krisis, dsb. Menurut survei- survei terakhir, corporate communication mengawasi fungsi-fungsi komunikasi yang terdiri dari:
Paul A. Argenti (2010) menjelaskan fungsi-fungsi corporate communication sebagai berikut :
1. Identitas, Citra, Reputasi
2. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan / CSR
Corporate Social Responsbility adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya (namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas, dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan. CSR berhubungan erat dengan “pembangunan berkelanjutan”. Ada argumentasi bahwa suatu perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk jangka panjang.
3. Hubungan Media
Media merupakan sebuah konstituen sekaligus saluran yang memberikan investor, karyawan, dan konsumen informasi mengenai dan membentuk citra dari sebuah perusahaan.
4. Komunikasi Pemasaran
Departemen komunikasi pemasaran mengkoordinasi dan mengatur publisitas yang berhubungan dengan produk baru atau yang telah ada dan juga berurusan dengan aktivitas yang berhubungan dengan konsumen. Departemen komunikasi pemasaran juga dapat mengatur iklan korporat.
5. Sistem Komunikasi Internal
Sistem komunikasi internal merupakan usaha kolaborasi antara departemen komunikasi korporat dan sumber daya manusia. Topik-topik ini meliputi paket tunjangan karyawan hingga tujuan strategis perusahaan. Tipe komunikasi ini memerlukan keahlian para komunikator korporat yang kuat dan memiliki koneksi baik dengan manajemen senior dan proses strategi korporat.
6. Hubungan investor
Hubungan investor saat ini telah mengambil alih fungsi finansial, dari sekedar angka menjadi cara angka-angka tersebut dikomunikasikan kepada berbagai konstituen.
7. Hubungan Pemerintah
Hubungan pemerintah berkonsentrasi khususnya pada efek-efek positif dan negatif dari kebijakan dan perubahan kebijakan. Juga memonitor pergeseran- pergeseran dalam ideologi dan agenda pemerintah. Dengan mengetahui pemerintah dan terlibat di dalam perkembangan kebijakan peraturan, bisnis dapat melindungi diri mereka dengan lebih baik dari regulasi-regulasi yang merusak, di sisi lain mengambil keuntungan dari peluang positif yang dibentuk oleh regulasi pemerintah.
8. Komunikasi Krisis
Saat ini banyak perubahan dalam teknologi dan kemajuan media, krisis korporat apapun diliput dalam hitungan beberapa jam oleh media nasional dan internasional, web/internet, yang mendokumentasikan dan mengkritik tiap gerak- gerik perusahaan. Semakin canggihnya lingkungan media, juga tekanan baru pada teknologi dalam bisnis, telah menciptakan kebutuhan akan respon yang semakin canggih terhadap krisis.
Menurut Agung Wasesa (2010) perbedaan fungsi internal dan eksternal PR adalah:
Internal :
Eksternal :
Dari perbedaan fungsi internal dan eksternal PR, internal PR sangat berperan dalam proses meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan melalui kegiatan event gathering. Sehingga dari kegiatan event gathering tersebut karyawan dapat menggambarkan citra yang baik terhadap perusahaan.
