IT Portfolio Management (ITPM) adalah
“Kombinasi dari berbagai tool dan metode yang digunakan untuk mengukur, mengontrol, dan meningkatkann return dari investasi IT dan pengeluaran perusahaan pada umumnya untuk memenuhi tujuan-tujuan bisnis tanpa melebihi sumber daya yang telah tersedia atau melebihi batas lain”
Apa yang dimaksud dengan IT Portfolio Management ?
Manajemen proyek TI adalah hal yang penting. Terutama ketika sumber daya dibatasi dan tujuan bisnis cenderung berubah. Diperlukan sistem yang tepat sehingga manajer bisa menyelaraskan proyek dan sumber daya untuk tujuan strategis.
Sistem manajemen proyek TI yang hanya memonitor kemajuan dan laporan saja tidak cukup. Diperlukan alat pendukung keputusan yang tepat untuk memprioritaskan dalam permintaan secara efektif, memilihproyek yang tepatdan mengelolaportofolioproyek TI dalam bisnis (Prifling, 2009).
Sudah menjadi tugas CIO untuk merasionalisasikan pilihan investasi dan mampu mengelola ‘portofolio mix’ aset TI untuk mengoptimalkan nilai bisnis perusahan.
Informasi yang harus diketahui oleh CIO adalah sebagai berikut (Urusov, 2005) :
Oleh karena itu, seorang CIO harus mengadopsi metodologi manajemen portofolio dimana memungkinkan kategorisasi dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien untuk semua aset TI (termasuk aset manusia).
Proses manajemen portofolio harus memberikan data analitis yang cukup untuk mendukung prioritas sarana dan urutan pengembangan dan pemanfaatan aset TI. Manajemen portofolio harus ditetapkan pada sebuah kerangka kerja berbasis toolset yang menyediakan analisa peng-ambilan keputusan untuk menyeimbangkan risiko investasi dan biaya dengan nilai bisnis.
Toolset diperlukan agar CIO dapat mengartikulasikan dengan jelas timbal balik manfaat risiko bisnis yang relevan dan memastikan proyek didanai dengan tepat, pada saat yang tepat, dan pada tingkat investasi yang tepat.
Didalam Portofolio Manajemen Proyek TI, yang dilakukan adalah meportofolio investasi. Tujuan dilakukannya portofolio TI adalah untuk memaksimalkan keuntungan dari sumber daya yang terbatas pada tingkat risiko yang dapat diterima dan terukur.
Manajemen portofolio proyek terbentuk dari unsur-unsur berikut (Calderini et al., 2005) :
Fase-fase utama dari proses manajemen portofolio proyek dapat dibagi menjadi sepuluh “langkah” logis. Namun, sebelum proses dawali, harus diiliki pemahaman yang jelas dari dua bidang mendasar, yaitu (Wideman,2007):
Sepuluh langkah yang harus dipertimbangkan dalam proses manajemen portofolio adalah sebagai berikut:
Proses manajemen Portofolio Proyek TI terdiri dari serangkaian kegiatan yang terdiri dari tugas yang saling terkait. Seperti yang disarankan oleh (Project Management Institute, 2006), kegiatan dilaksanakan di tiga subproses:
Kegiatan tersebut dijelaskan dalam Tabel dibawah ini
| Sub Proses | Aktifitas | Tujuan |
|---|---|---|
| Proses penyelarasan kelompok | Identifikasi | Buat daftar up-to-date dari yang sedang berlangsung dankomponenbaru yang akandikelola melalui manajemen portofolio. |
| Kategori | Grup mengidentifikasi komponen ke dalam kelompok-kelompok bisnis yang relevan dimana seperangkat filter keputusan dan kriteria dapat diterapkan untuk evaluasi, prioritas pemilihan, dan keseimbangan. | |
| Evaluasi | Kumpulkan semua informasi untuk mengevaluasi komponen, dengan tujuanmembandingkannya agar memudahkan proses seleksi. | |
| Seleksi | Menghasilkan daftar singkat komponen berdasarkan rekomendasi evaluasi dan kriteria seleksi organisasi. | |
| Prioritas | Ranking komponen dalam masing-masing kategori strategis atau pendanaan, waktu investasi atau resiko terhadap profil kriteria yang ditetapkan. | |
| Patokan Portofolio | Kembangkan komponen portofolio gabungan yang mempersyaratkan potensi terbesar, secara kolektif mendukung inisiatif strategis organisasi dan dalam rangka mencapai tujuan strategis. | |
| Otorisasi | Secara formal mengalokasikan sumber daya keuangan dan manusia yang dibutuhkan untuk pengembangan kasus bisnis atau menjalankan komponen yang dipilih dan secara resmi mengkomunikasikan keputusan portofolio. | |
| Proses Komponen | Eksekusi proyek dan pelaporan | Mengembangkan kasus bisnis atau menjalankan komponen yang dipilih menggunakan berbabagi langkah metodologi manajemen proyek yang didefinisikan dan disusun untuk memungkinkan pemilihan dan menyeimbangkan portofolio pada fase transisi. Selain itu, pendekatan manajemen proyek harus disesuaikan dengan profil risikoproyek (McFarlan, 1981). |
| Laporan dan review portpolio | Kumpulkan indikator kinerja, menyediakan, dan meninjau portofolio sesuai pada frekuensi yang telah ditentukan, untuk memastikan keselarasan strategi organisasi dan pemanfaatan sumber daya efektif. | |
| Proses pemantauan dan pengendalian kelompok | Perubahan strategi | Memungkinkan proses manajemen portofolio untukmerespon perubahan strategi. |
Berdasarkan ketiga sub proses yang ada, redesain manajemen portofolio proyek TI dijelaskan dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
Tahap identifikasi dipicu oleh munculnya kebutuhan bisnis, misalnya pengebangan layanan baru, integrasi sistem, penggantian solusi, dan lain-lain. Ini diformalkan dalam dokumen yang bernama Change Request (CR) untuk tim TI yang ditugaskan sesuai dengan keahlian mereka.
Untuk menyelaraskan portofolio dengan strategi bisnis, diusulkan untuk mendeteksi dan mengevaluasi proyekproyek potensial dengan menggunakan pendekatan berdasarkan Balanced Scorecard (BSc) dan Strategy Maps yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton (2000).
Strategy Maps dibangun untuk setiap Strategic Business Unit (SBU) dan ini digunakan untuk menyaring proyek potensial tergantung pada kontribusi mereka terhadap tujuan strategis perusahaan.
Evaluasi, mendefinisikan harapan dan pengukuran kinerja. IT PPM adalah alat pengelolaan yang baik serta pendekatan control rekonfigurasi diusulkan dalam proses.
Di perusahaan TI pendekatan tata kelola didasarkan pada kepercayaan. Berdasarkan pengamatan dan diskusi dengan tim TI, diputuskan untuk tidak meminta pelanggan untuk menyediakan angka-angka keuangan yang mencerminkan nilai proyek melainkan menilai dampak proyek sehubungan perubahan proses bisnis, seperti yang disarankan (Applegate, 2005).
Prioritas dan Seleksi, Proyek yang dipilih berdasarkan perkiraan"politik" keuangan dan pentingnya permintaan klien.
Prioritas ditetapkan berdasarkan perbandingan proyek-proyek yang sedang berjalan dan potensi lainnya. Pemilihan proyek sesuai dengan kontribusi global dalam mencapai tujuan bisnis bersama perspektif BSc.
Pemilihan ini dibuat berdasarkan kemungkinan paling cocok antara identifikasi himpunan proyek dan lingkup kontribusinya dalam hal faktor keberhasilan bisnis. Diusulkan untuk memprioritaskan proyek-proyek berdasarkan dampak dan risiko.
Skor proyek diberi bobot sesuai dengan criteria yang mencerminkan orientasi strategis dari SBU.
Keseimbangan portofolio berfokus pada ketersediaan sumber daya (tenaga kerja, keahlian, infrastruktur teknis) dan optimalisasi beban kerja. Keseimbangan portofolio adalah fase kritis terhadap menciptakan nilai tambah (McFarlan, 1981).
Model manajemen portofolio mempunyai komponen-komponen sebagai berikut :
Dalam penelitiannya, (Urusov, 2005) menjelaskan bahwa model manajemen portofolio yang menggunakan pendekata manajemen Portofolio TI merupakan proses yang kompleks. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya harus memenuhi persyaratan-persyaratan berikut :
Penggunaan model ini juga memungkinkan para pengguna untuk
Sumber :
Manajemen Portofolio Teknologi Informasi atau Information Technologi Portofolio Management (ITPM) menyediakan sarana untuk memantau dan mengelola semua investasi Teknologi Informasi didalam Organisasi sehingga manfaat, biaya dan risiko tiap-tiap investasi dapat dievaluasi. Dengan dilakukannya evaluasi pada setiap investasi Teknologi Informasi, maka pimpinan dapat menentukan apakah investasi tersebut berkontribusi secara signifikan terhadap kinerja organisasi atau tidak (Schniederjans, Hamaki dan Schniederjans, 2004).
Didalam manajemen portofolio teknologi informasi, organisasi tidak melihat setiap proyek TI secara terpisah, tetapi setiap proyek tersebut merupakan satu bagian yang utuh sesuai dengan visi misi organisasi.
Menurut Maizlish dan Handler (2005), ITPM adalah sebuah kerangka kerja dan alat yang menghasilkan korelasi positif antara jumlah dana yang diinvestasikan dalam TI dan peningkatan produktivitas.
Sebaliknya, menurut Verhoef (2008) ITPM berfokus pada masalah pengelolaan nilai investas TI
untuk prsose bisnis organisasi.
Selanjutnya, ITPM akan memberikan pandangan yang menyeluruh terkait total Investasi TI dan membantu pengeluaran organisasi di masa depan (Symons, et al., 2005).
Selain itu, ITPM dibutuhkan apabila sumber daya yang ada didalam perusahaan terbatas dan manajer tidak secara bebas dapat melakukan investasi TI, walaupun menurutnya investasi TI yang akan dilakukannya membawa lebih banyak manfaat bagi organisasi (Gliedman, 2002; Gliedman, Leaver and Sedov, 2010). Batasan-batasan tersebut misalnya ; keuangan, sumber daya manusia, sumber daya yang ada di sistem dan atau tantangan-tantangan bisnis lainnya.
Kondisi seperti itu pastinya terjadi di seluruh organisasi yang ada, karena tidak ada organisasi yang mempunyai sumber daya yang tidak terbatas.
Dengan berkembangnya penggunaan teknologi informasi pada organisasi, konsep portofolio manajemen-pun juga digunakan pada bidang Teknologi Informasi. Seperti halnya investasi finansial, Investasi pada bidang Teknologi Informasi didalam sebuah organisasi dapat dipahami bukan sebagai portofolio keuangan, melainkan sebagai Portofolio Teknologi Informasi yang berisi investasi-investasi dengan tujuan manajemen yang berbeda, mulai dari level Operasional sampai level strategis (Weill dan Broadbent, 1998; Schniederjans, dan Hamaker dan Schniederjans, 2004; Maizlishand Handler, 2005; Cho dan Shaw, 2009).
Pada awal perkembangannya, Manajemen Portofolio Teknologi Informasi, investasi TI dipisahkan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan mereka capai. Dimensi-dimensi yang ada adalah sebagai berikut :
These managerial objectives were specified, derived and extended from research by Weill (1992) and came to be referred to as: (i)
Transactional IT, (ii) Strategic IT, and (iii) Informational IT. The managerial objectives
or dimensions created form the basis and focus of interest for the present research. Note
that in the evolution of research, the nomenclature changed, with the operational part
becoming Transactional IT, managerial control Informational IT and strategic planning
IT Strategy. From this point on, the terminology used will be the latter, presented here.
Selanjutanya, Tujuan manajerial atau dimensi ini lebih dispesifikkan, diderivasi dan diperluas menjadi : (i) Transaksional TI , (ii) Strategis TI, dan (iii) Informasi TI. Weill (1992)
Terdapat perubahan nomenklatur dimensi yang ada dimana bagian operasional dirubah menjadi Transaksional TI, kontrol manajerial dirubah menjadi Informasi TI dan perencanaan strategis
dirubah menjadi Strategi TI.
Selanjutnya, dimensi-dimensi tersebut dilengkapi melalui penelitian yang dilakukan oleh Mirani dan Lederer (1998), dimana :
Dimensi strategis : fokus pada bagaimana merubah produk yang dihasilkan oleh organisasi atau bagaimana cara organisasi bersaing dengan para kompetitor yang ada.
Bersaing disini dapat dilakukan dengan cara meberikan keuntungan kepada pelanggan, seperti misalnya memberikan produk yang kompetitif, melakukan penyelarasan produk, dan peningkatan hubungan pelanggan;
Dimensi informasional : fokus pada penyediaan infrastruktur informasi dan komunikasi untuk organisasi, dengan memberikan beberapa manfaat dalam hal akses, kualitas dan fleksibilitas informasi
Dimensi Transaksional : fokus pada manajemen operasional organisasi dan membantu mengurangi biaya, sehingga dapat memberikan keuntungan dengan cara melakukan efisiensi pada komunikasi, pengembangan sistem dan proses bisnis.
Selanjutnya, yang dimulai oleh penelitian Broadbent dan Weill (1997) terdapat penambahan dimensi baru yaitu dimensi Infrastruktur, sehingga terdapat empat dimensi dalam Manajemen Portofolio Teknologi Informasi, yaitu ; Infratruktur, Transaksional, Informasional dan Strategis.
Berikut penjelasan tiap-tiap dimensi yang ada pada Manajemen Portofolio Teknologi Informasi, menurut Weil dan Aral (2006).
Dimensi Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur TI adalah dasar atau pondasi dari portofolio, dan sejak infrastruktur adalah dasar dari kapabilitas TI, maka keahlian teknis dan manajerial sangat dibutuhkan dalam rangka untuk memberikan layanan teknologi informasi yang andal.
Investasi pada infrastruktur ini dibagi ke seluruh layanan TI yang digunakan oleh aplikasi-aplikasi yang ada didalam organisasi: misalnya server, jaringan, laptop dan database pelanggan.
Infrastruktur yang ada akan memberikan manfaat terhadap organisasi, seperti melakukan integrasi bisnis proses, meningkatkan fleksibilitas proses bisnis dan meningkatkan kemampuang proses bisnis, mengurangi biaya TI di setiap unit bisnis dan mengurangi biaya TI dari waktu ke waktu dengan melakukan standardisasi.
Dimensi Transaksional Teknolog Informasi
Dimensi transaksional memproses dan melakukan otomatisasi transaksi-transaksi yang berulang dan transaksi dasar pada organisasi.
Tujuannya adalah untuk memotong biaya dengan mengganti tenaga kerja dengan mesin, atau bekerja dengan jumlah volume transaksi yang lebih besar dengan kecepatan yang lebih cepat serta menurunkan biaya unit, atau meningkatkan produktivitas.
Sistem transaksional dibangun dan bergantung pada kapasitas infrastruktur yang andal.
Dimensi Informasi Teknolog Informasi
Tingkatan portofolio TI lainnya adalah informasi, yang menyediakan informasi untuk
manajemen dan pimpinan organisasi.
Biasanya, hal ini mendukung manajemen kontrol, pengambilan keputusan, perencanaan, komunikasi dan akuntansi.
Investasi yang dilakukan pada dimensi ini akan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi,misalnya keuangan, pelaporan kemajuan organisasi, kepatuhan organisas dan analisis organisasi.
Hal ini akan memberikan manfaat seperti peningkatan kontrol didalam organisasi, kecerdasan yang lebih baik, Integrasi yang lebih baik , kualitas informasi dan waktu siklus informasi yang lebih baik pada organisasi.
Pada tingkat yang sama dengan dimensi informasi TI , terdapat dimensi strategis, di mana
tujuan dimensi ini sedikit berbeda dengan dimensi-dimensi lainnya yang ada pada portofolio.
Investasi pada dimensi strategi dibuat untuk mendapatkan keunggulan kompetitif atau, lebih umum lagi, untuk memposisikan perusahaan di pasar dengan cara meningkatkan penjualan atau memperluas pangsa pasar.
Automate Teller Machine (ATM) adalah kasus keberhasilan strategis penggunaan TI pada tahun 1980-an. Citibank, pelopor penggunaan ATM secara besar-besaran di New York, mengubah proses bisnis Bank selamanya
Berikut adalah gambar dimensi-dimensi yang ada pada manajemen portofolio teknologi informasi.
Gambar Dimensi-dimensi pada manajemen portofolio teknologi informasi. Sumber: Weill and Broadbent, 1998; Aral and Weill, 2004; Weill and Aral, 2006.
