Business Intelligence atau BI adalah proses, teknologi, dan aplikasi yang umumnya digunakan untuk melakukan analisis data terstruktur (structured data) yang ada di internal perusahaan.
Apa yang dimaksud dengan Inteligensi Bisnis atau Business Intelligence ?
Inteligensi Bisnis (IB) adalah sekumpulan teknik dan alat untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi IB dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat kesempatan strategi bisnis yang baru.
Tujuan dari IB yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut. Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka panjang. Teknologi IB menyediakan riwayat, pandangan sekarang dan prediksi dari operasi bisnis.
Fungsi-fungsi umum dari teknologi inteligensi bisnis adalah pelaporan, pemrosesan analisis daring, analitis, penggalian data, penggalian proses, pemrosesan kejadian kompleks, manajemen performansi bisnis, pengukuran, penggalian teks, analitis prediktif dan analitis preskriptif. IB dapat digunakan untuk mendukung sejumlah besar keputusan bisnis mulai dari operasi sampai strategis. Keputusan operasi termasuk penempatan dan harga produk. Keputusan strategis termasuk prioritas, tujuan dan arah pada tingkat yang lebih luas. Pada semua kasus, IB lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan “inteligensi” yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal manapun.
Istilah “Inteligensi Bisnis” awalnya ditemukan oleh Richar Millar Devens dalam “Cyclopedia of Commercial and Business Anecdotes” pada tahun 1865. Devens menggunakan istilah tersebut untuk menjelaskan bagaimana seorang bankir, Sir Henry Furnese, mendapatkan profit dengan memainkan informasi tentang lingkungannya, sebelum kompetitornya. “Sepanjang Holandia, Flanders, Perancis, dan Jerman, dia memelihara rentetan inteligensi bisnis yang komplet dan sempurna. Berita-berita dari banyak pertempuran pertama kali diterima olehnya, dan jatuhnya Namur menambah keuntungannya, berkat penerimaan paling awal dari berita.” (Devens, (1865), p. 210).
Kemampuan untuk mengumpulkan dan bereaksi berdasarkan informasi yang diterima, suatu kemampuan yang Furnese sangat handal, sampai sekarang masih menjadi jantung dari IB. Dalam artikel tahun 1958, peneliti dari IBM Hans Peter Luhn menggunakan istilah inteligensi bisnis. Dia menggunakan definisi kamus Webster tentang inteligensi: "kemampuan untuk memahami hubungan mendalam dari fakta yang ada dengan suatu cara sebagai panduan aksi terhadap tujuan yang diinginkan.
Seringkali aplikasi IB menggunakan data yang dikumpulkan dari suatu gudang data (GD) atau dari pasar data, dan konsep dari IB dan GD terkadang digabungkan sebagai “IB/GD” (atau “BI/DW”) [8][9] atau “IBGD”. Suatu gudang data mengandung salinan dari data analitis yang memfalisitasi pendukungan keputusan. Namun, tidak semua layanan gudang data untuk inteligensi bisnis, tidak juga semua aplikasi inteligensi bisnis membutuhkan sebuah gudang data. Untuk membedakan antara konsep dari inteligensi bisnis dan gudang data, Forrester Research mendefinisikan inteligensi bisnis dengan satu atau dua cara:
Menggunakan definisi luas: “Inteligensi Bisnis adalah suatu kumpulan metodologi, proses, arsitektur, dan teknologi yang mengubah data mentah menjadi informasi yang bermakna dan berguna digunakan untuk mendapatkan strategi yang lebih efektif dan taktis, dan wawasan operasional dan pengambilan-keputusan.”
Di bawah definisi ini, inteligensi bisnis juga mengikutkan teknologi seperti integrasi data, kualitas data, penggudangan data, manajemen data-master, analitis konten dan teks, dan banyak lainnya yang terkadang pasar menyatukannya ke segmen “Manajemen Informasi”. Oleh karena itu, Forrester mengacu pada persiapan data dan penggunaan data sebagai dua bagian yang terpisah tetapi pada segmen yang berkaitan dekat dari susunan arsitektur inteligensi-bisnis. Forrester mendefinisikan pasar inteligensi-bisnis yang lebih kecil sebagai, "… mengacu hanya pada lapisan paling atas dari susunan arsitektural IB seperti pelaporan, analitis dan dasbor.
Inteligensi bisnis dan analitis bisnis terkadang digunakan bergantian, tetapi ada definisi alternatif. Salah satu definisi membedakan keduanya, menyatakan bahwa istilah inteligensi bisnis mengacu pada mengoleksi data bisnis untuk menemukan informasi terutama lewat mengajukan pertanyaan, laporan, dan proses analitis daring. Analitis bisnis, di sisi lain, menggunakan alat statistik dan kuantitatif untuk pemodelan yang prediktif dan bisa dijelaskan. Dalam definisi alternatif, Thomas Davenport, profesor manajemen dan teknologi informasi di Babson College berargumen bahwa inteligensi bisnis seharusnya dibagi menjadi querying, pelaporan, Pemrosesan analitis daring (Online analytical processing - OLAP), sebuah alat “peringatan”, dan analitis bisnis. Dalam definisi ini, analitis bisnis adalah bagian dari IB yang berfokus pada statistik, prediksi, dan optimisasi, bukan melaporkan fungsionalitas.
Perbandingan dengan Inteligensi Kompetitif
Walaupun istilah inteligensi bisnis terkadang sinonim untuk inteligensi kompetitif (karena keduanya mendukung pembuatan keputusan), IB menggunakan teknologi, proses, dan aplikasi untuk menganalisis data terstruktur dan proses bisnis yang umumnya internal, sementara inteligensi kompetitif mengumpulkan, menganalisis dan menyebarluaskan informasi dengan fokus topik pada pesaing perusahaan. Jika dipahami secara luas, inteligensi bisnis bisa mengikutkan bagian dari inteligensi kompetitif.
Komitmen dan dukungan dari senior manajemen menurut Kimball dkk., adalah kriteria yang paling penting dalam penilaian. Hal ini dikarenakan memiliki manajemen yang mendukung, membantu melewati permasalahan yang dihadapi dalam proyek. Namun, seperti yang Kimball dkk. katakan: “Bahkan rancangan sistem GD/IB yang paling elegan pun tidak dapat mengatasi minimnya dukungan [manajemen] bisnis”. Sangatlah penting bahwa personil yang berpartisipasi dalam proyek memiliki visi dan ide tentang keuntungan dan kerugian dari implementasi sistem IB.
Dukungan bisnis yang baik harus memiliki pengaruh kuat dalam organisasi dan harus berhubungan baik dalam organisasi. Ideal bila pendukung bisnis menuntut tetapi juga harus mampu bersikap realistik dan suportif jika implementasi menghadapi keterlambatan atau kekurangan. Sokongan manajemen juga harus mampu mengasumsikan akuntabilitas dan bertanggung jawab terhadap kegagalan dan kemunduran dari proyek. Dukungan dari berbagai anggota manajemen memastikan proyek tidak gagal jika salah seorang keluar dari grup utama. Namun, banyaknya manajer yang bekerja sama dalam proyek bisa juga berarti akan adanya kepentingan berbeda yang mencoba menarik proyek ke arah yang berbeda, seperti jika suatu departemen menginginkan pengaruh penggunaan yang lebih kuat pada sisinya.
Masalah ini bisa diatasi dengan analisis yang spesifik dari awal terhadap wilayah bisnis yang menguntungkan implementasi kesemuanya. Semua pemegang saham dalam proyek harus berpartisipasi dalam analisis dengan tujuan supaya mereka merasakan kepemilikan dari proyek dan untuk menemukan kesamaan. Permasalahan manajemen yang lain yang harus dihadapi sebelum memulai implementasi yaitu jika pendukung bisnis terlalu agresif. Jika individu manajemen terbawa oleh kemungkinan-kemungkinan penggunaan IB dan mulai menginginkan implementasi GD atau IB untuk memasukan beberapa kumpulan data yang berbeda yang pada tahap perencanaan awal tidak diikutkan. Namun, karena implementasi tambahan dari data tambahan bisa menambah jumlah waktu dari rencana semula, akan lebih bijak untuk memastikan orang dari manajemen sadar dari aksi mereka.
Karena keterkaitan yang dekat dengan senior manajemen, hal penting yang harus diperhatikan sebelum proyek dimulai adalah apakah ada kebutuhan bisnis dan apakah jelas keuntungan bisnis dengan melakukan implementasi. Kebutuhan dan keuntungan dari implementasi terkadang diarahkan oleh kompetisi dan keinginan untuk mendapatkan keuntungan di pasar. Alasan lain untuk pendekatan berbasis-bisnis untuk implementasi IB adalah akuisisi organisasi lain untuk memperbesar organisasi awal terkadang menguntungkan untuk mengimplementasikan GD atau IB dengan tujuan untuk membuat pengawasan yang lebih.
Perusahaan yang mengimplementasikan IB biasanya organisasi yang besar dan multinasional dengan cabang yang beragam. Solusi IB yang dirancang baik menyediakan pandangan konsolidasi dari kunci data bisnis yang tidak ada di tempat lainnya di dalam organisasi, memberikan manajemen visibilitas dan kontrol terhadap pengukuran yang sebelumnya tidak ada.
Beberapa pertimbangan harus dibuat dengan tujuan supaya sukses mengintegrasikan penggunaan dari sistem inteligensi bisnis dalam sebuah perusahaan. Pada akhirnya sistem IB harus diterima dan digunakan oleh pengguna supaya bernilai bagi perusahaan. Jika usabilitas dari sistem sangat buruk, para pengguna bisa frustasi dan menghabiskan banyak waktu memahami bagaimana cara menggunakan sistem atau mungkin tidak benar-benar bisa menggunakan sistem. Jika sistem tidak memberikan nilai tambah bagi misi pengguna, mereka tidak menggunakannya.Untuk meningkatkan penerimaan pengguna terhadap suatu sistem IB, disarankan untuk mengkonsultasikan pengguna bisnis pada tahap awal siklus GD/IB, sebagai contohnya pada fase pengumpulan kebutuhan. Hal ini bisa menyediakan wawasan terhadap proses bisnis dan apa yang pengguna butuhkan dari sistem IB.
Ada beberapa metode untuk mengumpulkan informasi ini, seperti kuesioner dan sesi wawancara. Saat mengumpulkan kebutuhan dari pengguna bisnis, departemen IT lokal juga harus diikutkan untuk menentukan sampai mana kemungkinan memenuhi kebutuhan bisnis berdasarkan data yang ada. Menggunakan pendekatan berpusat pada pengguna selama tahap perancangan dan pengembangan bisa meningkatkan kesempatan adopsi bagi pengguna sistem IB. Selain berfokus pada pengalaman user yang diberikan oleh aplikasi IB, juga memungkinkan memotivasi pengguna menggunakan sistem dengan menambahkan elemen kompetisi. Kimball menyarankan mengimplementasikan suatu fungsi pada portal situs IB di mana laporan tentang penggunaan sistem bisa ditemukan. Dengan melakukan hal tersebut, manajer bisa melihat bagaimana departemennya bekerja dan membandingkan dirinya dengan yang lainnya dan hal ini bisa memacu mereka untuk mendorong staf mereka menggunakan sistem IB lebih sering.
Sebuah portal Inteligensi Bisnis (portal IB) adalah akses antarmuka utama untuk aplikasi gudang data (GD) dan Inteligensi Bisnis (IB). Portal IB adalah impresi pertama bagi pengguna dari sistem GD/IB. Biasanya berbentuk aplikasi peramban, di mana pengguna memiliki akses ke semua layanan sistem GD/IB, laporan dan fungsi analitis lainnya. Portal IB harus diimplementasikan supaya mudah digunakan bagi pengguna aplikasi GD/IB untuk melakukan panggilan terhadap fungsionalitas dari aplikasi. Fungsi utama dari portal IB adalah untuk menyediakan sebuah sistem navigasi dari aplikasi GD/IB. Hal ini berarti portal harus diimplementasikan supaya pengguna memiliki akses terhadap semua fungsi dari aplikasi GD/IB. Cara paling umum untuk merancang portal adalah dengan menyesuaikannya dengan proses bisnis dari organisasi di mana aplikasi GD/IB dirancang, dengan cara tersebut portal dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunannya. Portal IB harus mudah digunakan dan dipahami, dan jika bisa memiliki tampilan yang sama dengan aplikasi lainnya atau isi situs dari aplikasi organisasi GD/IB yang dirancang (konsistensi).
Berikut ini adalah daftar fitur yang diperlukan bagi portal web secara umum dan portal IB secara khusus:
1. Terpakai
Pengguna harus dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dalam alat IB.
2. Kaya isi
Portal tidak hanya alat pencetakan laporan, ia harus berfungsi lebih seperti saran, bantuan, informasi pendukung dan dokumentasi.
3. Bersih
Portal harus dirancang supaya mudah dipahami dan tidak terlalu kompleks sehingga membingungkan pengguna.
4. Terbaru
Portal harus diperbarui secara teratur.
5. Interaktif
Portal harus diimplementasikan supaya mudah bagi pengguna menggunakan fungsinya dan mendorong mereka menggunakan portal. Skalabilitas dan kostumisasi membuat pengguna dapat menyesuaikan portal sesuai kebutuhan mereka.
6. Berorientasi Nilai
Sangat penting bahwa pengguna merasakan bahwa aplikasi GD/IB memiliki sumber nilai yang patut dipakai.
