Apa yang dimaksud dengan Enterprise Content Management ?

Enterprise Content Management System (ECMS) adalah teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyampaikan isi atau muatan dokumen dari konten yang terkait dengan proses organisasi.

Apa yang dimaksud dengan Enterprise Content Management ?

sumber : https://13206-presscdn-0-35-pagely.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2014/02/content-management-benefits.jpg

Pendahuluan

Manajemen konten perusahaan atau enterprise content management (ECM) adalah proses untuk mengorganisir dan menyimpan dokumen dari sebuah organisasi, atau konten lainnya yang berhubungan dengan proses organisasi tersebut. Istilah ini bisa juga mencakup pada strategi, metode dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola konten dalam daur hidupnya.

Definisi

Association for Information and Image Manajemen (AIIM) Internasional, asosiasi global untuk manajemen konten perusahaan, mendefinisikan istilah ECM pada tahun 2000. AIIM telah menyempurnakan pengertian ECM beberapa kali sebagai suatu refleksi terhadap perluasan lingkupnya dari waktu ke waktu dan pentingnya manajemen informasi :

Akhir Tahun 2005

Manajemen konten perusahaan adalah teknologi yang digunakan untuk mengambil, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan enyampaikan kontn dan dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi.

Awal 2006

Manajemen konten perusahaan adalah teknologi yang digunakan untuk menangkap, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan enyampaikan kontn dan dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi. Alat dan strategi ECM memungkinkan pengelolaan informasi tidak terstruktur dari suatu organisasi, dimanapun informasi tersebut berada.

Awal 2008

Enterprise Content Management (ECM) adalah strategi, metode, dan alat-alat yang digunakan untuk menangkap, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan menyampaikan konten dan dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi. Alat dan strategi ECM memungkinkan pengelolaan informasi tidak terstruktur dari suatu organisasi, dimanapun informasi tersebut berada. [[1]](http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx)

Awal 2010

Enterprise Content Management (ECM) adalah strategi, metode, dan alat-alat yang digunakan untuk mengambil, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan menyampaikan konten dan dokumen yang berkaitan dengan proses organisasi. ECM mencakup pengelolaan informasi dalam seluruh lingkup perusahaan apakah informasi yang dalam bentuk dokumen kertas, file elektronik, aliran cetak database, atau bahkan email. [[1]](http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx)

Sejarah ECM

Teknologi yang meliputi ECM saat ini merupakan turunan dari electronic document management system (EDMS) yang sudah ada sekitar akhir tahun 1980 dan awal 1990. Produk asli EDMS merupakan produk yang berdiri sendiri, dan menyediakan satu fungsi dalam empat macam bidang: imaging, workflow, document management, atau ERM (enterprise report management).

Adopter EDMS awalnya menggunakan sebuah imaging berskala kecil dan sistem alur kerja, dan hanya memungkinkan untuk satu departemen saja. Teknologi EDMS pertama yang berdiri sendiri memiliki tujuan untuk menghemat waktu atau untuk meningkatkan akses informasi dengan mengurangi penyimpanan kertas, sehingga menyediakan akses yang lebih cepat untuk mencari informasi.

Kemudian pada tahun 2001, industry mulai menggunakan istilah manajemen konten perusahaan atau enterprise content management (ECM) yang lebih merujuk pada sistem yang lebih terintegrasi.

Pada tahun 2006, Microsoft dan Oracle ikut bergabung untuk mengembangkan content management. Microsoft menawarkan produk keluarga yaitu SharePoint[2], dan Oracle dengan Oracle Content Management[3]. Selain dua produk tersebut, ECM juga tersedia open source.

Tujuan ECM

ECM bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola informasi, yaitu dengan cara menyerdehanakan penyimpanan, keamanan, kontrol versi, proses routing, dan retensi. Manfaat yang akan didapat adalah adanya peningkatan efisiensi, control yang lebih baik, dan biaya yang murah.

Karakteristik

Manajemen konten termasuk ECM, manajemen konten web (WCM), sindikasi konten, dan manajemen asset media. Manajemen konten perusahaan bukan suatu bentuk solusi sistem tertutup. Oleh karena itu, bersamaan dengan document lifecycle management atau dokumentasi daur hidup teknologi, ECM merupakan salah satu sistem yang dapat mengerti semua istilah untuk berbagai teknologi dan vendor.

Ulrich Kampffmeyer menyaring ECM ke tiga kunci pokok yang membedakan solusi tersebut dari manajemen konten web[4]:

  • Perusahaan manajemen konten sebagai middleware integrative
  • Komponen perusahaan manajemen konten sebagai jasa yang independen
  • Perusahaan manajemen konten sebagai repositori yang seragam intuk semua jenis informasi

Komponen

ECM memiliki lima komponen dan teknologi yang pertama kali didefinisikan oleh AIIM sebagai capture (menangkap), manage (mengelola) , store (menyimpan), preserve (melestarikan) , dan deliver (menyampaikan).

  • Capture

    Capture termasuk mengkonversi informasi dari dokumen kertas ke format elektronik melalui scanning. Capture juga digunakan untuk mengumpulkan file elektronik dan informasi ke dalam struktur yang konsisten untuk manajemen.
  • Manage

    Manage atau mengelola terdiri dari 5 pengaplikasian tradisional :
    • Dokumen manajemen (DM)
    • Kolaborasi
    • Manajemen konten web
    • Manajemen catatan
    • Alur kerja dan manajemen bisnis proses (BPM)

    Kelima kategori tersebut saling berhubungan satu sama lain dan dikombinasikan dalam pengaplikasiannya, namun dapat juga digunakan secara terpisah.

  • Store

    Store atau penyimpanan merupakan tempat dimana informasi yang tidak dibutuhkan, diperlukan, atau yang diperlukan dalam jangka panjang disimpan sementara.
  • Preserve

    Preserve atau pelestarian melibatkan penyimpanan jangka panjang, keamanan dan statik cadangan, serta informasi ynag tidak berubah.
  • Deliver

    Komponen terakhir adalah deliver, dimana ECM menyajikan informasi dari komponen manage, store, dan komponen preservasi.
Referensi

[1] http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx
[2] https://www.knowledgelake.com/why-microsoft-sharepoint-content-management
[3] http://www.oracle.com/us/products/middleware/content-management/ecm-11g-new-ds-077617.pdf
[4] Ulrich Kampffmeyer, “ECM — Herrscher über Information”. Computerwoche, CW-exktraKT, Munich, September 24th, 2001.