Sepengetahuan saya dalam proses rantai suplai terdapat proses yang dinamakan cycle view. Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan cycle view?
Proses-proses dalam Cycle view of supply chain (pandangan siklus rantai pasokan) dibagi menjadi serangkaian siklus, masing-masing dilakukan melalui berbagai tahapan siklus. Semua proses tersebut dapat dipecah menjadi empat siklus proses, yaitu :
- Customer order cycle (Siklus pesanan pelanggan)
- Replenishment cycle (Siklus pengisian)
- Manufacturing cycle (Siklus manufaktur)
- Procurement cycle (Siklus pengadaan)
Pandangan siklus rantai pasokan sangat berguna ketika mempertimbangkan keputusan operasional karena secara jelas menentukan aturan dan tanggung jawab masing-masing anggota rantai pasokan. Deskripsi proses terperinci dari rantai pasokan dalam tampilan siklus memaksa perancang rantai pasokan untuk mempertimbangkan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung proses ini. Pandangan siklus rantai pasokan berguna, misalnya, ketika menyiapkan sistem informasi untuk mendukung operasi rantai pasokan, karena kepemilikan proses dan tujuan didefinisikan dengan jelas.
Customer order cycle (Siklus pesanan pelanggan)
Siklus pesanan pelanggan terjadi pada antarmuka pelanggan / pengecer dan mencakup semua proses yang terlibat langsung dalam menerima dan mengisi pesanan pelanggan. Biasanya, siklus ini terjadi antara pelanggan dan pengecer terutama yang melibatkan pemenuhan permintaan pelanggan. Interaksi pengecer dengan pelanggan dimulai ketika pelanggan datang atau kontak dimulai dan berakhir ketika pelanggan menerima pesanan.
Proses yang terlibat dalam siklus pesanan pelanggan meliputi :
1. Kedatangan pelanggan
Istilah “kedatangan pelanggan” mengacu pada kedatangan pelanggan di lokasi di mana ia memiliki akses ke pasar pilihannya untuk membuat keputusan tentang pembelian. Titik awal untuk rantai pasokan apa pun adalah kedatangan pelanggan. Contoh :
- Pelanggan masuk ke supermarket untuk melakukan pembelian
- Pelanggan memanggil pusat pemasaran jarak jauh pesanan melalui pos
- Pelanggan menggunakan web atau tautan elektronik ke formulir pemesanan surat
Dari perspektif rantai pasokan, aliran utama dalam proses ini adalah kedatangan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memfasilitasi kontak antara pelanggan dan produk yang sesuai, sehingga kedatangan pelanggan berubah menjadi pesanan pelanggan.
Di supermarket, memfasilitasi pesanan pelanggan mungkin melibatkan mengatur arus pelanggan dan tampilan produk. Di pusat pemasaran jarak jauh, itu bisa berarti memastikan bahwa pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama. Ini juga berarti memiliki sistem sehingga perwakilan penjualan dapat menjawab pertanyaan pelanggan dengan cara mengubah panggilan menjadi pesanan. Di situs web, sistem utama dapat dicari kemampuannya dengan alat-alat seperti personalisasi yang memungkinkan pelanggan untuk dengan cepat menemukan dan melihat produk yang menarik bagi mereka.
2. Entri pesanan pelanggan
Istilah “entri pesanan pelanggan” mengacu pada pelanggan yang memberi tahu pengecer, produk apa yang ingin mereka beli dan pengecer mengalokasikan produk ke pelanggan. Tujuan dari proses entri pesanan pelanggan adalah untuk memastikan bahwa entri pesanan cepat, akurat, dan dikomunikasikan ke semua proses rantai pasokan lainnya yang terpengaruh olehnya.
Di supermarket, entri pesanan dapat berupa pelanggan yang memuat semua barang yang ingin mereka beli ke gerobak mereka. Di pusat telemarketing atau situs web perusahaan pemesanan surat, entri pesanan melibatkan pelanggan yang memberi tahu pengecer barang dan jumlah yang mereka pilih.
3. Pemenuhan pesanan pelanggan
Selama proses ini, pesanan pelanggan diisi dan dikirim ke pelanggan. Tujuan dari proses pemenuhan pesanan pelanggan adalah untuk mendapatkan pesanan yang benar kepada pelanggan pada tanggal jatuh tempo yang dijanjikan dengan biaya serendah mungkin.
Di supermarket, pelanggan melakukan proses ini. Di sebuah perusahaan pemesanan melalui pos, proses ini mencakup memilih pesanan dari inventaris, mengemasnya, dan mengirimkannya ke pelanggan. Semua inventaris perlu diperbarui, yang dapat mengakibatkan dimulainya siklus pengisian ulang. Secara umum, pemenuhan pesanan pelanggan terjadi dari inventaris pengecer. Namun, dalam skenario build-to-order, pemenuhan pesanan dilakukan langsung dari lini produksi pabrikan.
4. Menerima pesanan pelanggan
Selama proses ini, pelanggan menerima pesanan dan mengambil kepemilikan. Catatan penerimaan ini diperbarui dan pembayaran selesai. Di supermarket, penerimaan terjadi di kasir. Untuk perusahaan pemesanan lewat pos, penerimaan terjadi ketika produk dikirim ke pelanggan.
Replenishment cycle (Siklus pengisian)
Siklus pengisian terjadi pada antarmuka pengecer / distributor dan mencakup semua proses yang terlibat dalam pengisian inventaris pengecer. Ini dimulai ketika pengecer memesan untuk mengisi kembali persediaan untuk memenuhi permintaan di masa depan. Siklus ini serupa dengan siklus pesanan pelanggan kecuali bahwa pengecer sekarang menjadi pelanggan. Tujuan dari siklus pengisian adalah untuk mengisi kembali persediaan di pengecer dengan biaya minimum sambil memberikan ketersediaan produk yang tinggi.
Proses yang terlibat dalam siklus pengisian meliputi :
1. Pemicu pesanan eceran
Karena pengecer memenuhi permintaan pelanggan, persediaan habis dan harus diisi ulang untuk memenuhi permintaan di masa mendatang. Aktivitas utama yang dilakukan pengecer selama siklus pengisian adalah merancang kebijakan pengisian atau pemesanan yang memicu pesanan dari tahap sebelumnya.
Tujuan ketika menetapkan perintah pengisian kembali adalah untuk memaksimalkan profitabilitas dengan memastikan skala ekonomi dan menyeimbangkan ketersediaan produk dan biaya penyimpanan inventaris. Hasil dari proses pemicu pesanan ritel adalah pembuatan pesanan pengisian ulang yang siap untuk diteruskan ke distributor atau pabrikan.
2. Entri pesanan eceran
Proses ini mirip dengan entri pesanan pelanggan di pengecer. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa pengecer sekarang, pelanggan menempatkan pesanan yang disampaikan kepada distributor. Ini dapat dilakukan secara elektronik atau oleh media lain. Inventaris atau produksi kemudian dialokasikan ke pesanan eceran. Tujuan dari proses entri pesanan ritel adalah bahwa pesanan dimasukkan secara akurat dan disampaikan dengan cepat ke semua proses rantai pasokan yang dipengaruhi oleh pesanan.
3. Pemenuhan pesanan eceran
Proses ini sangat mirip dengan pemenuhan pesanan pelanggan, kecuali bahwa itu terjadi di distributor. Perbedaan utama adalah ukuran setiap pesanan, karena pesanan pelanggan cenderung jauh lebih kecil daripada pesanan pengisian ulang. Tujuan dari pemenuhan pesanan ritel adalah untuk mendapatkan pesanan pengisian ulang kepada pengecer tepat waktu sambil meminimalkan biaya.
4. Menerima pesanan eceran
Setelah pesanan pengisian tiba di pengecer, pengecer harus menerimanya secara fisik dan memperbarui semua catatan inventaris. Proses ini melibatkan aliran produk dari distributor ke pengecer serta pembaruan informasi di pengecer dan aliran dana dari pengecer ke distributor. Tujuan dari proses penerimaan pesanan ritel adalah untuk memperbarui persediaan dan menampilkan dengan cepat dan akurat dengan biaya serendah mungkin.
Manufacturing cycle (Siklus manufaktur)
Siklus pembuatan biasanya terjadi pada antarmuka distributor / pabrikan (atau pengecer / pabrikan) dan mencakup semua proses yang terlibat dalam pengisian kembali persediaan distributor (atau pengecer). Siklus ini dipicu oleh pesanan pelanggan (seperti halnya dengan Dell), pesanan pengisian ulang dari pengecer atau distributor (pemesanan Wal-Mart dari P&G), atau oleh perkiraan permintaan pelanggan dan ketersediaan produk saat ini di gudang barang jadi pabrik.
Hal ekstrem dalam siklus manufaktur adalah pabrik baja terintegrasi yang mengumpulkan pesanan yang cukup mirip untuk memungkinkan pabrik memproduksi dalam jumlah besar. Dalam hal ini, siklus manufaktur bereaksi terhadap permintaan pelanggan (disebut sebagai proses penarikan/push). Ekstrem lainnya adalah perusahaan produk konsumen yang harus memproduksi untuk mengantisipasi permintaan.
Proses yang terlibat dalam siklus manufaktur meliputi :
1. Kedatangan pesanan dari gudang barang jadi, distributor, pengecer atau pelanggan
Selama proses ini, gudang atau distributor barang jadi menetapkan pemicu pesanan pengisian ulang berdasarkan perkiraan permintaan masa depan dan persediaan produk saat ini. Pesanan yang dihasilkan kemudian dikirim ke pabrik. Dalam beberapa kasus, pelanggan atau pengecer dapat memesan langsung dari produsen. Dalam kasus lain, produsen mungkin memproduksi untuk menyimpan produk jadi di gudang. Dalam situasi terakhir, pesanan dipicu berdasarkan ketersediaan produk dan perkiraan permintaan di masa depan. Proses ini mirip dengan proses pemicu pesanan ritel dalam siklus pengisian ulang.
2. Penjadwalan produksi
Proses ini mirip dengan proses entri pesanan dalam siklus pengisian ulang, di mana persediaan dialokasikan untuk pesanan. Selama proses penjadwalan produksi, pesanan (atau pesanan yang diperkirakan) dialokasikan untuk rencana produksi. Mengingat jumlah produksi yang diinginkan untuk setiap produk, pabrikan harus memutuskan urutan produksi yang tepat. Jika ada beberapa lini, pabrikan juga harus memutuskan produk mana yang akan dialokasikan ke setiap lini. Tujuan dari proses penjadwalan produksi adalah untuk memaksimalkan proporsi pesanan yang terisi tepat waktu sambil menekan biaya.
3. Manufaktur dan pengiriman
Proses ini setara dengan proses pemenuhan pesanan yang dijelaskan dalam siklus pengisian ulang. Selama fase pembuatan dari proses, pabrikan memproduksi sesuai jadwal produksi. Selama fase pengiriman dari proses ini, produk dikirim ke pelanggan, pengecer, distributor, atau gudang produk jadi. Tujuan dari proses pembuatan dan pengiriman adalah untuk membuat dan mengirimkan produk pada batas waktu yang dijanjikan dengan memenuhi persyaratan kualitas dan menekan biaya.
4. Menerima di distributor, pengecer, atau pelanggan
Dalam proses ini, produk diterima di distributor, gudang barang jadi, pengecer, atau pelanggan dan catatan inventaris diperbarui. Proses lain yang terkait dengan penyimpanan dan transfer dana juga terjadi.
Procurement cycle (Siklus pengadaan)
Siklus pengadaan terjadi pada antarmuka pabrikan / pemasok dan mencakup semua proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa bahan tersedia untuk pabrikasi agar terjadi sesuai jadwal. Selama siklus pengadaan, pabrikan memesan komponen dari pemasok yang mengisi ulang persediaan komponen. Hubungannya sangat mirip dengan antara distributor dan produsen dengan satu perbedaan signifikan.
Jika pesanan pengecer / distributor dipicu oleh permintaan pelanggan yang tidak pasti, pesanan komponen dapat ditentukan dengan tepat setelah pabrik memutuskan jadwal produksi yang akan ditentukan. Pesanan komponen tergantung pada jadwal produksi. Karena itu, penting agar pemasok dikaitkan dengan jadwal produksi pabrik. Tentu saja, jika tenggang waktu pemasok panjang, pemasok harus berproduksi untuk memperkirakan, karena jadwal produksi pabrik mungkin tidak diperbaiki sejauh itu sebelumnya.
Dalam praktiknya, mungkin ada beberapa tingkatan pemasok, masing-masing memproduksi komponen untuk tingkat berikutnya. Siklus yang sama kemudian akan mengalir kembali dari satu tahap ke tahap berikutnya.
Cycle view of supply chain jelas mendefinisikan proses yang terlibat dan pemilik setiap proses. Pandangan ini sangat berguna ketika mempertimbangkan keputusan operasi karena menetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota rantai pasokan dan hasil yang diinginkan untuk setiap proses.
Reference:
”The 21st Century Retail Supply Chain: The Key Imperatives for Retailers”, Abeerden Report, 2009.