Apa yang dimaksud dengan Business Process Management?

Komputer Sistem Informasi
1

Pendahuluan

Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi.

Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar-benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan 1 minggu yang lalu, 1 hari yang lalu, atau bahkan 1 jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.

Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.

Definisi

Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan. BPM membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow. BPM meningkatkan kualitas proses bisnis melalui penyediaan mekanisme feedback yang lebih baik. Review yang berkesinambungan dan real-time akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.

Manajemen Proses Bisnis yang efektif dan efisien dapat menghasilkan nilai-nilai kompetitif bagi perusahaan. Proses bisnis yang dikelola dengan baik akan mampu menumbuhkan peluang. Namun perusahaan terkadang kurang memahami dan tidak mampu mengontrol proses bisnis yang dimilikinya. Pihak manajemen mungkin telah berhasil membuat prosedur yang ideal untuk menjalankan proses bisnisnya, tapi pada kenyataannya, implementasi di lapangan dapat sangat berbeda dari apa yang telah dirancang sebelumnya. Pada pelaksanaan suatu proses bisnis kadang terjadi redundansi, ketidakefisienan, stagnasi, dan berbagi kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak dapat diantisipasi sebelumnya. Bisnis yang tidak tangkas dalam mengontrol proses bisnis yang dimilikinya cenderung akan menghalangi usaha perusahaan dalam mencapai sasaran yang diinginkan.

Komponen Utama BPM

Setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama, yaitu :

1. Pemodelan

Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.

2. Pengintegrasian

BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.

3. Pengawasan

Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.

4. Optimalisasi

Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk
meningkatkan efisiensinya.

Business Process Management Life Cycle

Kegiatan pengelolaan proses bisnis dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori, seperti design, modeling, execution, monitoring, dan optimization.

  • Design

Proses Desain meliputi baik identifikasi proses yang ada dan desain “to-be” proses. Bidang fokus termasuk representasi dari aliran proses, faktor-faktor di dalamnya, alert & pemberitahuan, escalations, Standar Operasional Prosedur, Service Level Agreements, dan tugas serah mekanisme.

Desain yang baik mengurangi jumlah masalah selama masa proses. Apakah atau tidak proses yang ada dianggap, tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan bahwa desain teoritis yang benar dan efisien disiapkan.

Peningkatan diusulkan bisa dalam manusia ke manusia, manusia ke sistem, dan alur kerja sistem-ke-sistem, dan mungkin menargetkan regulasi, pasar, atau tantangan kompetitif yang dihadapi oleh perusahaan.

Proses yang ada dan desain proses baru untuk berbagai aplikasi akan harus melakukan sinkronisasi dengan demikian tidak akan mempengaruhi bisnis dalam outage besar. Bisnis seperti biasa adalah standar yang harus dicapai ketika desain proses untuk beberapa sistem dianggap.

  • Modeling

Modeling mengambil desain teoritis dan memperkenalkan kombinasi variabel (misalnya, perubahan sewa atau biaya bahan, yang menentukan bagaimana proses bisa beroperasi dalam keadaan yang berbeda).

Hal ini juga melibatkan menjalankan “apa-jika analisis” pada proses: “Bagaimana jika saya punya 75% dari sumber daya untuk melakukan tugas yang sama?” “Bagaimana jika saya ingin melakukan pekerjaan yang sama untuk 80% dari biaya saat ini”? .

  • Execution

Salah satu cara untuk mengotomatisasi proses adalah untuk mengembangkan atau membeli aplikasi yang mengeksekusi langkah-langkah yang diperlukan dari proses, namun, dalam prakteknya, aplikasi ini jarang mengeksekusi semua langkah dari proses akurat atau benar-benar. Pendekatan lain adalah dengan menggunakan kombinasi perangkat lunak dan campur tangan manusia, namun pendekatan ini lebih kompleks, membuat proses dokumentasi sulit.

Sebagai respon terhadap masalah ini, perangkat lunak telah dikembangkan yang memungkinkan proses bisnis penuh (seperti yang dikembangkan dalam kegiatan proses desain) untuk didefinisikan dalam bahasa komputer yang dapat langsung dieksekusi oleh komputer. Sistem akan menggunakan layanan di aplikasi yang terhubung untuk melakukan operasi bisnis (misalnya menghitung rencana pembayaran untuk pinjaman) atau, ketika langkah terlalu rumit untuk mengotomatisasi, akan meminta masukan manusia.Dibandingkan dengan salah satu dari pendekatan sebelumnya, langsung melaksanakan proses definisi dapat lebih mudah dan karena itu lebih mudah untuk memperbaiki. Namun, mengotomatisasi definisi proses membutuhkan infrastruktur yang fleksibel dan komprehensif, yang biasanya aturan keluar menerapkan sistem ini dalam warisan lingkungan TI.

Aturan bisnis telah digunakan oleh sistem untuk memberikan definisi untuk mengatur perilaku, dan mesin aturan bisnis dapat digunakan untuk mendorong proses eksekusi dan resolusi.

  • Monitoring

Pemantauan meliputi pelacakan proses individu, sehingga informasi tentang negara mereka dapat dengan mudah dilihat, dan statistik terhadap kinerja satu atau lebih proses dapat disediakan. Sebuah contoh dari pelacakan adalah mampu menentukan status pesanan pelanggan (misalnya urutan tiba, menunggu pengiriman, faktur dibayar) sehingga masalah dalam operasinya dapat diidentifikasi dan diperbaiki.

Selain itu, informasi ini dapat digunakan untuk bekerja dengan pelanggan dan pemasok untuk meningkatkan proses mereka terhubung.Contoh statistik adalah generasi tindakan pada seberapa cepat pesanan pelanggan diproses atau berapa banyak pesanan yang diproses di bulan lalu. Langkah-langkah ini cenderung masuk ke dalam tiga kategori: waktu siklus, tingkat kecacatan dan produktivitas.

Tingkat pemantauan tergantung pada informasi apa bisnis ingin mengevaluasi dan menganalisa dan bagaimana bisnis ingin itu harus dimonitor, secara real-time, dekat real-time atau ad-hoc. Di sini, pemantauan kegiatan usaha (BAM) memperluas dan memperluas alat pemantauan umumnya diberikan oleh BPMS.

Pertambangan proses adalah kumpulan metode dan alat yang berkaitan dengan proses monitoring. Tujuan dari proses penambangan adalah untuk menganalisis log peristiwa diekstrak melalui proses monitoring dan membandingkan mereka dengan apriori model proses.Pertambangan Proses memungkinkan analis proses untuk mendeteksi perbedaan antara pelaksanaan proses aktual dan apriori model sekaligus untuk menganalisis kemacetan.

  • Optimization

Optimasi proses termasuk mengambil informasi kinerja proses dari pemodelan atau pemantauan fase, mengidentifikasi potensial atau aktual kemacetan dan peluang potensi penghematan biaya atau perbaikan lainnya, dan kemudian, untuk menerapkan perangkat tambahan dalam desain proses. Secara keseluruhan, ini menciptakan nilai bisnis yang lebih besar.

  • Re-engineering

Ketika proses menjadi terlalu berisik dan optimasi tidak mengambil output yang diinginkan, dianjurkan untuk kembali insinyur siklus seluruh proses. BPR telah menjadi bagian integral dari organisasi untuk mencapai efisiensi dan produktivitas di tempat kerja.

BPM suite

Forrester Research , Inc mengenali ruang BPM Suite melalui tiga lensa yang berbeda:

  • manusia-sentris BPM
  • integrasi-centric BPM (Enterprise Service Bus)
  • dokumen-sentris BPM (Manajemen Kasus Dinamis)

Namun, integrasi-sentris dan dokumen-sentris persembahan mandiri telah matang menjadi terpisah, pasar mandiri yang mencakup BPM plus banyak lagi.

Gartner Magic Quadrant terbaru (diterbitkan September 27, 2012) mengidentifikasi 10 komponen inti yang cerdas BPM suite, termasuk analisis prediktif dan kuat aturan manajemen.

Ada empat komponen penting dari BPM Suite:

  • Proses Engine – platform yang kuat untuk pemodelan dan melaksanakan proses aplikasi berbasis, termasuk aturan bisnis

  • Business Analytics – memungkinkan para manajer untuk mengidentifikasi masalah bisnis, tren, dan peluang dengan laporan dan dashboard dan bereaksi sesuai

  • Content Management – menyediakan sistem untuk menyimpan dan mengamankan dokumen elektronik, gambar, dan file lainnya

  • Kolaborasi Tools – menghilangkan hambatan komunikasi intra dan antar departemen melalui forum diskusi, ruang kerja yang dinamis, dan papan pesan

Kelebihan Business Process Management

Apa sebenarnya yang akan diperoleh perusahaan yang memanfaatkan solusi BPM dalam mengelola dan mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya? Keuntungan dari pemanfaatan solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) antara lain:

  1. Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis yang dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut, memonitor jalannya proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan melakukan perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan performansinya.

  2. Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan status.

  3. Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

  4. BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan proses alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada bisnis yang bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.

  5. BPM dapat meningkatkan daya respon bisnis melalui kemampuan untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan real-time.

  6. BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu proses bisnis.

  7. BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.

  8. Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan sumber daya. Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan pada sebuah proses.

[details=Referensi]* Business process management - Wikipedia